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チャンネルでの生産的な作業

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

  • Slack の機能を使用してコラボレーションをスピードアップし、プロジェクトチームの連携を保つ。
  • Slack をメールと統合して会話をすべて 1 か所にまとめる。

効果的なコラボレーション

Slack の優れている点は、メンバーが自然に集まり一緒に働くスタイルをサポートするように設計されているため、あなたの仕事が少しシンプルになることです。Slack の機能は、プロジェクトをスピードアップし、チームの連携を保つことを目的としています。また、クリエイティブに楽しみながら働くことができます。 

チームメンバーとの作業であなたの生産性を向上させる、おすすめの Slack 機能を紹介します。

リアク字を使用する

リアク字 (絵文字リアクション) を使用すれば、Slack のメッセージに簡単にリアクションできます 💯。

いくつか例を紹介しましょう。

  • 目のリアク字 👀 は、あなたがメッセージを見たことをチームメンバーに知らせます。
  • 緑のチェック ✅ は、問題が解決されたか、質問に回答があったことをチームメンバーに知らせます。
  • プラス ➕ は、同じリアク字にリアクションすることで、あなたが同意していることをチームメンバーに知らせます。
  • クラッカー 🎉 で、成果をお祝いします。
  • アルファベットのリアク字 🅰️、🅱️ などは、チームメンバーにいずれかのリアク字へのリアクションを促し、他に何人が同じように投票したかを即座に示すことができます。

次に例を示します。 

「チームの皆さん、こんにちは! どちらのデザインエージェンシーを使うべきだと思いますか? 🅰️  Modern Inc または 🅱️  Retro Co」

チームが楽しく意思疎通できるリアク字を使用します。チームは千差万別です。独自のリアク字規則を検討してみてください 🌈。

⚒️ ヒント:

Slack アプリのリアク字チャンネラーを使用すると、メッセージのコピーをあるチャンネルから別のチャンネルに瞬時にまとめることができます。これは、さまざまなチャンネルにまたがって広がる可能性のある特定のトピックに関する特定のメッセージを 1 つのチャンネルに集約できる優れた方法です。

会話にスレッドを使用する

スレッドを使用すれば、会話を 1 か所で続けることができます。複数のトピックを含むメールに返信すると、返信スレッドは、ばらばらの返信が 1 つの長いリストのように表示される可能性があります。Slack でスレッドを使用すると、同じチャンネル内で個々のトピックごとに会話を分割できます。

メッセージ内のスレッドアイコン 🧵 を使用して、スレッドで返信するようにチームに奨励してください。

次に例を示します。 

「チームの皆さん、こんにちは! このチラシについてどう思いますか? 🧵 で意見を聞かせてください!」

スレッドで意見が一致したら、[以下にも投稿する] チェックボックスをオンにするとチャンネル全体で簡単に共有できます。たとえば、あなたと他のチームメンバーが意思決定のためにメッセージをやり取りしているスレッドを開いている場合、結論に達したら、メッセージをチーム全体で共有することができます。

通知を使用して最新情報を入手する

各プロジェクトチャンネルを調べて最新情報を探す代わりに、最新情報がプッシュされるようにします。デフォルトでは、ダイレクトメッセージ (DM)、メンション、キーワードで通知がトリガーされます。自分が参加している会話で送信されたすべての新しいメッセージについて通知を受け取る、または一切受け取らないように通知設定を変更できます。

  1. プロファイル写真をクリックします。
  2. [環境設定] をクリックします。
  3. [環境設定] メニューの [通知] セクションが表示されていることを確認します。
  4. 必要に応じて通知設定を設定します。

常に特定のトピックについて通知を受け取りたい場合は、特定のキーワードを入力すれば、誰かがチャンネルでそのキーワードに言及するたびに通知を受け取ることができます。通知設定の [マイキーワード] フィールドにキーワードを入力できます。

チャンネル通知を設定する

ときには、特定の会話が他の会話よりも優先されることがあります。常に把握しておきたい特定のプロジェクトチャンネルの通知設定をカスタマイズできます。

  1. チャンネルを開いた状態で、上部のチャンネル名をクリックします。
  2. [メンションの通知を受け取る] など、現在の通知設定が上部に表示されます。これをクリックします。
  3. ここから、すべてのメッセージの通知を受け取るか、メンションのみの通知を受け取るかを選択できます。通知をオフまたはチャンネルをミュートできます。

プロジェクトを円滑に進めるためにリマインダーを設定する

リマインダーを使用すると、あなたやチームメンバーが重要な会議の準備をしたり、To-Do アイテムを完了したり、後で戻ってやらなければならない仕事を忘れることがありません。特定のプロジェクトタスクや繰り返し行うプロジェクトタスクを常に把握できるように、自分にリマインダーを設定します。Slackbot から、希望した時間にリマインダーの説明を含む DM が届きます。リマインダーの時間を含めなければ、選択した曜日または日付の午前 9 時に DM が届きます。

次に例を示します。

/remind me プレゼンテーションを更新する tomorrow

特定のプロジェクトタスクや繰り返し行うプロジェクトタスクを常に把握できるように、チームメンバーにリマインダーを設定します。Slackbot から、選択したメンバーに DM でリマインダーが送信されるか、指定したチャンネルにメッセージが投稿されます。

次に例を示します。

/remind @Janice to log a ticket in Salesforce for the next release at 1 PM today



/remind #proj-waterworks-marketing to update their status in the Quip sheet tomorrow 

ハドルミーティングを使用してリアルタイムで通話する

ハドルミーティングを使用すると、チーム内の誰とでも 1 対 1 で通話したり、電話会議を行ったりすることができます。プロジェクトチャンネルの外部で話し合う必要がある場合、通話するために Slack を離れる必要はありません。

チャンネルまたは DM を開きます。

  1. ハドルミーティングアイコン ハドルミーティングアイコン をクリックして、ハドルミーティングを開始します。
    1. そこから、自分のミュートやミュート解除、カメラの共有、絵文字リアクションの送信を選択できます。
  1. ハドルミーティングを終了する場合は、再度ハドルミーティングアイコンをクリックして退席します。

Slack ハドルミーティングでの画面共有

Slack の有料プランと無料プランのどちらでも、ハドルミーティング中に画面を共有して、話している内容を正確に示し、チームとすばやく認識を一致させることができます。

Slack にメールを送信する

プロジェクトで一緒に仕事をしている関係者がメールを使用する場合があるかもしれませんが、それがすべての作業を Slack に保存することの障害にはなりません。チャンネル指定のメールアドレスに送信されたメールを自動的に受信するように、チャンネルを設定することができます。チームとの確認やディスカッションのために、重要なメッセージや決定を Slack の適切なプロジェクトチャンネルに送信します。

チャンネルから直接、チャンネル指定のメールアドレスを有効にできます。

  1. チャンネル名をクリックします。
  2. [インテグレーション] タブをクリックします。
  3. [このチャンネルにメールを送信する] をクリックします。
  4. [メールアドレスを取得する] をクリックします。

関係者とのやり取りにメールを使用する場合は、会話内の関連情報をチームが参照できるように、チャンネルをカーボンコピー (cc) します。

Slack ハドルミーティングを使用してチェックインする

Slack で、オフィスでするような短いカジュアルなディスカッションを再現します。任意のチャンネルまたはダイレクトメッセージ (DM) でハドルミーティングを開始して、特定のメンバーを招待し、画面を共有してチームと一緒に作業することができます。

  1. 開始するには、チャンネルまたは DM を開きます。
  2. 次に、サイドバーの左下にあるヘッドフォンの切り替えをクリックします。#general チャンネル、赤い矢印が示す左下のヘッドフォンの切り替えとその横の作成フィールド

🛠 ヒント:

ハドルミーティングが開始されたら、マイクアイコンをクリックしてマイクをミュートしたり、画面アイコンをクリックして画面を共有したり、[メンバーを追加する] アイコンをクリックして特定のメンバーをハドルミーティングに招待したりできます。

ライブキャプションをオンにする手順は次のとおりです。

  1. 画面の左下で、話をしているメンバーの名前をクリックします。
  2. 3 つのドットのアイコンをクリックします。
  3. [キャプションをオンにする] を選択します。
メモ

ハドルミーティングは、Slack の有料プランをご利用のお客様に段階的に導入中です。すべてのワークスペースでこの機能をまだ使用できない場合は、もうしばらくお待ちください。

動画クリップを作成して共有する

Slack で録画してビデオを送信できます。チームメンバーは時間があるときに視聴して返信できます。クリップを使用して、自分の仕事を披露したり、最新情報を共有したり、チームを賞賛したり、パーソナライズしたメッセージを伝えたりすることができます。

動画クリップ付きのメッセージとマウスポインターがカメラアイコンをポイントしている画面

  1. クリップを設定するときは、まずカメラボタンをクリックします。
  2. 希望どおりの設定になっていることを確認します。
    1. カメラボタンでカメラのオン/オフを切り替えます。カメラをオフにする場合は、動画クリップを作成するために画面またはブラウザーを録画する必要があります。
    2. マイクボタンでマイクのオン/オフを切り替えます。
    3. 歯車ボタンを使用してカメラやマイクのソースを設定します。
    4. 録画する画面またはブラウザータブを設定します。動画クリップを録画するときは、カメラをオフにする場合を除いてこの手順を省略できます。
  1. [録音] をクリックします。Slack では、3 秒カウントダウンした後で録画が始まります。
  2. クリップの録画が終了したら、[停止] をクリックします。1 本の動画クリップにつき最大 3 分間録画できます。

動画クリップを録画した後でその内容を確認する機能や、必要に応じて最初からやり直す機能もあります。

🛠 ヒント:

録画中に画面やタブを切り替える必要があるときに、一時停止することも可能です。

メッセージがあとで送信されるようにスケジュールする

Slack で共有する重要なメッセージがあるけれども、送信するのに最適なタイミングではない場合は、送信をスケジュールします。将来の日時を選択すると、デスクにいても外出先でもメッセージが送信されますので安心です。

  1. 新規メッセージボタンをクリックするか、メッセージの送信先の会話を開きます。
  2. メッセージフィールドでメッセージを作成します。
  3. 紙飛行機アイコンの右にある矢印アイコンをクリックします。
  4. 送信する日時を選択します。

意図を持ってコミュニケーションを図る

チームとのコミュニケーションを開始するときは、上記のベストプラクティスを念頭に置いてください。ときには、あなたが最初にメンバーに質問をして、🅰️、🅱️ などの返信を求め、チャンネルや会話を方向付けなければならないことがあります。または、誰かに Slack ハドルミーティングを開始するように勧めることもできます。 

チャンネルの基本ルールを設定し、上記のヒントに従うと、プロジェクトをより速いペースで進めることができます。ただし、それは会話に限ったことではありません。次の単元では、プロジェクトの作業とさらに深く統合させる方法と、プロジェクトを締めくくり最良な方法について学習します。 

リソース

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