作業の合理化とプロジェクトチャンネルのアーカイブ

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

Slack アプリを統合して、他のプラットフォームからすべてのプロジェクト作業を一元化する。
プロジェクトチャンネルが不要になったらアーカイブする。
Slack でのプロジェクト完了時にチームにガイダンスを提供する。

すべてのプロジェクト作業を合理化する

Slack は、他のすべてのプロジェクト管理ツールと一緒に切り替えて使用するもう 1 つのプラットフォームではありません。Slack を使用すると、既存の複数のソフトウェアにまたがる作業をよりスムーズに進めることができます。

プロジェクト管理ツールを連携させて、更新が行われたら Slack で即座に通知を受け取ります。お気に入りのカレンダーツールを使用して、Slack 内で会議をスケジュールします。ファイルストレージアプリから直接ドキュメントをチャンネルで共有します。電話会議アプリを使用して、チャンネルでミーティングを送信します。

チームの誰もが、Slack から切り替えなくてもビデオ通話に参加したり、カレンダーを管理したり、ファイルを共同編集したりすることができます。では、その方法を詳しく見ていきましょう。

すでに利用可能なアプリを活用する

利用可能なアプリをワークスペースに追加する手順は、次のとおりです。

Slack の左サイドバーの [App] の横にある [+] ボタンをクリックします。
利用可能なアプリをカテゴリまたは名前で検索できます。目的のアプリが見つかったら、それをクリックします。
アプリによって異なる指示に従って、アカウントをインストールまたは接続します。

デフォルトでは、ワークスペースメンバーであれば誰でもアプリをインストールできますが、オーナーと管理者はこの権限を制限することができます。アプリがワークスペースにインストールされたら、メンバーなら誰でもアプリを自分のアカウントに接続して使用できます。

Slack を最適にカスタマイズする

チームは千差万別ですが、会社全体に大きな価値をもたらすアプリの種類がいくつかあります。まだの場合は、次を検討してください。

Slack でプロジェクトの更新内容を即座に取得できるように、プロジェクト管理プラットフォームと連携させる (Asana や Trello など)。
Slack を離れることなくファイルを共有できるファイルストレージサービスを追加する (Dropbox、Box、Google ドライブなど)。
メールとカレンダーサービスを同期する (Google Workspace や Office 365 など)。
Slack から直接バーチャルミーティングを開始または参加できるように、電話会議アプリを追加する (Zoom、Cisco、Google ハングアウトなど)。

生産性を向上させる他のアプリを見つける

他のアプリを見つけてワークスペースに追加したい場合は、Slack App ディレクトリにアクセスしてください。2,000 以上のアプリがあります。

App ディレクトリからアプリをインストールする前に、アプリページからプライバシーポリシーや、セキュリティとコンプライアンス情報 (掲載されている場合) を確認できます。会社のポリシーとして必要な場合は、管理者からこの情報を請求してください。アプリをインストールする場合は、信頼できるサービスのみを選択することをお勧めします。

プロジェクトを完了してチャンネルをアーカイブする

プロジェクトが成功し、クライアントは期待どおりの成果を手に入れました。あなたは予算内に収めることができました。また、Slack でコラボレーションしたため、チーム全体の作業がスムーズに進みました。これでプロジェクトを完了することができます。チャンネルのアーカイブをはじめ、Slack でプロジェクトを完了するとはどういうことかを確認しましょう。

チャンネルをアーカイブすると、そのチャンネルは Slack ワークスペースのアクティブな会話のリストから削除され、メンバー全員がチャンネルから削除されます。このチャンネルで新しいアクティビティを行うことはできませんが、閲覧や検索がしやすいように履歴は保持されます。チャンネルの内容は、引き続きワークスペースのメンバーによる (パブリックチャンネルの場合は誰でも) 検索が可能です。

場合によっては、プロジェクトを振り返ったり、うまくいったこと、いかなかったことを確認したり、特定のワークフローを再利用したり、現在のプロジェクトの過去の情報を参照したりしなければならないことがあります。いつでも戻って必要な情報を検索できるとわかっていれば安心です。

幕引き

チャンネルをアーカイブすると、チャンネルのメンバー全員に Slackbot からメッセージが届きます。そのため、チャンネルが閉鎖される理由、メンバーが重要な情報を閲覧できる場所または問い合わせ先を説明する、締めくくりのメッセージを最後に残すことをお勧めします。

チャンネルのアーカイブは、ワークスペースの設定方法によって異なります。アーカイブするには管理者に連絡しなければならない場合があります。または、チャンネル名をクリックして [設定] タブを選択すると、すべてのメンバーのチャンネルをアーカイブできるオプションを選択できる場合があります。

チャンネルをアーカイブすると、これで最後だと感じますが、それがプロジェクトやプロジェクト管理というものです。あなたはプロジェクトをうまく管理し、Slack でのコラボレーションのベストプラクティスを奨励したのだと自信を持ってください。お疲れさまでした!