プロセスマッピングのツールとソフトウェアを使用する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

ビジネスプロセスマッピングのツールとソフトウェアを特定する。
シンプルなプロセスマップを作成する手順を説明する。
プロセスマッピングのベストプラクティスを理解する。

ビジネスプロセスマッピング: ツールとソフトウェア

プロセスマッピングにあまり慣れていない場合、専用ソフトウェアを使用したり、会社が余分な支出を負担したりせずにプロセスマップを作成することは理にかなっています。プロセスマップの作成に慣れてきたら、長期的なニーズやビジネスの規模に応じて、プロセスマッピングソフトウェアの購入を検討することをお勧めします。どのソフトウェアやツールがあなたと会社に適しているかを判断する前に、まずどのような機能が必須であるかを特定する必要があります。特定のソフトウェアをお勧めすることはしませんが、これから始める場合に役立つと思われるものを簡単に見ていきましょう。

ドラッグアンドドロップ方式のインターフェースこれは、迅速に設定する必要がある場合に最適です。プロセスマップの使用を開始する方法を学ぶために多くの時間を費やす必要はありません。
フォーマット機能。前の単元で確認したように、プロセスマッピングには言語があります。フォーマット機能を備えたソフトウェアを使用すれば、より簡単に作業できます。
セキュリティとバージョン管理プロセスは貴重な資産であるため、誰が変更できるかを制御し、バージョン管理を行う必要があります。
公開機能と共有機能この機能は、ビジネスの複数のさまざまな部分にわたって、またはさまざまなステークホルダーとマッピングを共有する必要がある場合に便利です。共有や公開のプロセスが容易になるため、Web ベースのソフトウェアツールは共有と公開にも理想的です。
直感的なデザイン特に、プロセスマッピングの作成経験が浅い場合は、選択するソフトウェアにはこのような直感的なタイプのデザインが最適です。

ビジネスプロセスマッピングの手順

準備はよいですか? プロセスマップの作成手順の主な概要は次のとおりです。

マップする必要のあるプロセスを特定する。どこから始めるかを決定します。プロセスが上手く実行されていないのか、プロセスが顧客に直接影響を及ぼしているのか、いずれにせよ、どのプロセスから始める必要があるかを決定し、名前を付けて、取りかかります。
成功するチームを編成する。誰がチームに参加する必要があるのかを特定する。すべての人の意見が必要です。そのため、時間を取って、プロセスに適したチームであることを確認します。適切なチームには、プロセスを管理し、プロセスについて意見を述べることができるメンバーが含まれている必要があります。
必要な情報をすべて収集する。ここで答えを出しておく必要のある質問は、次のとおりです。
- プロセスの始まりと終わりはどこか?
- プロセスの始まりと終わりの間に、どのようなステップが必要か?
- プロセスの入力と出力は何か?
- 誰が、いつ、何をする必要があるのか?
プロセスマップを作成する。最初から最後までのステップの順番に着目して、プロセスマップを描きます。
プロセスマップを分析する。確認するマップを作成したら、プロセスマップを精査し、プロセス内の非効率な部分やボトルネックを特定します。どの部分に改善の余地があるか、どのステップを削除できるか、自問自答してください。
より適切な新規のステップを作成する。プロセスの改善は、まず小規模に実施することから始めます。改善が見られたら、より多くの利用者が対象になるように規模を拡大してみてください。
プロセスを管理する。改善された新しいプロセスがどのように機能しているか、さらに最適化が必要かどうかを監視します。

プロセスマッピングのベストプラクティス

プロセスマップを作成する正しい方法は 1 つだけではありません。すべての状況やビジネスは異なっています。以下に、組織のプロセスマップを作成する際に考慮すべきベストプラクティスをいくつか紹介します。

ビジネスプロセスマッピングを適切なタイプのプロセスに適用する。意思決定の方法を反映したプロセスは、ステップが限定されているため、マッピングに最適なプロセスではない場合があります。また、時間をかけても最大の効果を得られない可能性もあります。すべての過程を文書化することを忘れないでください。プロセスも重要ですが、そこに至る経緯も重要です。
プロセスマッピングの焦点を明確にする。プロセスステップを特定する前に、プロジェクトとマップを限定できるように、まずは開始地点と終了地点を特定します。プロセスの非効率性は、プロセス自体の外側にあることもあります。その場合、交差する (二次的な) プロセスも見直すことが重要になります。
熟練者にプロセスのマッピングを依頼する。現在、マッピングのトレーニングを受けた担当者がいない場合は、外部のサポートを検討してください。
マップを検証する。マップを作成した直後に、ステークホルダーと一緒にマップを見直して、マップが適切であることを確認します。
完全にマッピングされるまでは、プロセスを修正しない。「ありのまま」の状態を完全に定義します。そうすることで、全体像を捉え、変更をより的確に伝えることができます。
適切なチームを編成する。プロセスを使用する人はエキスパートです。関係が近すぎてプロセスを変更できない人もいるため、適切に全体を把握できるエキスパートの意見に耳を傾けることが重要です。エキスパートは、そのプロセスが機能するかどうかを決める最良のリソースとなります。
シンプルにする。社内の誰もが読んで理解できるように、プロセスマップはできるだけ簡単でシンプルなものにしてください。全員がプロセスを理解できれば、プロセスにより簡単に従うことができるようになり、また、何か問題がある場合や調整が必要な場合にもフィードバックを提供しやすくなります。可能であれば、ビジネスプロセスマッピングソフトウェアを使用して、リアルタイムで共同作業を行います。
ステークホルダーと協力する。プロセスをマッピングする際には、重要な情報やステップを見落とさないようにできるだけ早い段階ですべての主要なステークホルダーに参加してもらいます。

プロセスマッピングはビジネスプロセスの視覚的表現を作成するものです。ビジネスアナリストにとって、これはプロセスを合理化し、ビジネスユニットを連携させるための重要なツールになります。プロセスマップとは何か、どのように作成を開始すればよいかがわかったところで、いよいよ自社のプロセスマップの作成に取りかかりましょう。