成功するプロボノプロジェクトの計画

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• 組織のミッションと活動について学ぶ。
• 組織の Salesforce に関する経験を評価する。
• 組織と一緒に明確な期待事項を設定する。
• プロボノプロジェクトの現実的な目標を確認する。

慎重に始めて後で加速

Salesforce の特別な力を使って世界を変えたいでしょう? 空から急降下して窮地を救う場合でも、何らかの推奨を行う場合でも、最初は慎重に進めることをお勧めします。事前に少し計画するだけで、後々、あなたも相手の組織も時間を節約し、問題を減らすことができます。計画フェーズの主要な活動は、組織との最初の計画ミーティングです。少なくとも 1 時間を確保して組織とプロジェクトの目標について話し合います。 

最初のミーティングの議題については、この単元で後ほど詳しく説明します。まず、あなたに宿題があります。

宿題をする

最初のミーティングの前に、組織の Web サイトを探索して、その組織が何をし、誰にサービスを提供し、どのように資金を調達しているかをざっくりと把握します。必ず、組織の Web サイトで次の情報を確認します。

• ミッションとビジョン
• リーダーと理事
• 提供するプログラムとサービス
• 年次報告書と年次会計報告書
• ニュースレターとソーシャルメディア

組織の Web サイトに賛助者に関するストーリーがあったら目を通してください! ストーリーや証言から組織の活動がいきいきと伝わるため、ミッションに心から共鳴することができます。

最初のミーティングやそれ以降のミーティングで、必ずスタッフに組織のミッションと活動について彼ら自身の言葉で説明するように頼みましょう。さまざまな部門のスタッフに依頼することで、微妙な違いが数多くあることもわかります。これは、自分自身の調査でわかったことを明確化するのにも役立ちます。

必ず、最初のミーティングの 1 ～ 2 週間前には計画前の質問を組織に送信して、ミーティングを最大限に活用できるようにします。送信する質問のサンプルについては、「Resource Guide for Pro Bono Volunteers」 (プロボノボランティアのためのリソースガイド) を参照してください。

宿題が終わったので、最初の計画ミーティングの前に適切なマインドセットを身に付ける必要があります。 

カスタマーサクセスマインドセットを身に付ける

David Everitt、リードソリューションエンジニア、Salesforce: 「非営利団体が Salesforce を活用できるようにするのは簡単です。鍵となるのは、彼らの活動のしくみを正確に理解し、時間を取って彼らがシステムを容易に使用できるようにすることです。」

カスタマーサクセスマインドセットを身に付けるとは、組織の長期的な成功を他の何よりも優先することです。  たとえば、何としても Apex の経験を積みたいのに、自分なしでは組織はコードを維持できないことがわかっているとします。あなたの最優先事項は組織の成功であるため、宣言型ツール (コードではなくクリック操作) を使用して作業を行うことを決め、組織にその使用方法のトレーニングをします。

また、コーチの役割を果たすことでもあります。あなたは、組織が初めて出会った外部の技術者かもしれません。組織に Salesforce で変更を行う方法を説明して少し励ますと、彼らは自信を持ち、このプラットフォームでさらに素晴らしいことができるようになります。

宿題が終わり、カスタマーサクセスマインドセットを身に付けたので、組織とミーティングをする準備ができました。 

全体像を把握する

最初のミーティングでは、組織が Salesforce を使用してミッション、活動、戦略的目標をどうサポートするかを明確にします。組織がデータの管理に使用している他のシステムについてと、それらのシステムを Salesforce に置き換える予定があるかどうかも質問します。さらに、組織の技術レベルも大まかに掴んでおきます。 

最初のミーティングでは、次のような質問をいくつかするとよいでしょう。

• 戦略的目標と現在の優先事項のうち、CRM ソリューションに依存するのはどれですか?
• 現在、どのように Salesforce を使用しています? どのプロセスを Salesforce 内で管理していますか?
• 他にどのようなシステムをデータやプロセスの管理に使用していますか?
• 今後 Salesforce で何をしたいですか?
• Salesforce を使用しているのは誰ですか? どの程度容易に使用していますか?
• 全般的に、組織のテクノロジー経験はどの程度ですか?

こうした質問への回答から、プラットフォームについての組織の現状、今後どうなりたいか、組織の技術スキルを含む、全体像を把握できるはずです。全体像を把握することは、組織が多くのニーズに優先度を付けるうえで非常に重要です。 

組織の優先事項を幅広く理解できたら、プロジェクトの目標を最優先事項へと絞り込むことができます。プロジェクトの目標を定義するには、次の質問をします。

• このプロボノプロジェクトの主な目的は何ですか?
• 改善したいプロセスは何ですか?
• このプロジェクトで解決したい問題や課題は何ですか?

明確な期待事項を設定する

本来の仕事で成し遂げたプロジェクトと同様に、プロボノプロジェクトは、プロジェクトの目標、タイムライン、範囲についての認識を合わせることから始める必要があります。自分は組織のために何ができるか、経験がないことは何かをはっきりさせます。

重要なのは、自分の対応可能状況、成果物、引き渡し時期について正直であることです。1 週間に 1 ～ 2 時間しかコミットできなければ、それで問題ありません。必ず自分の対応可能状況を非営利団体に伝えます。期日を守れそうにない場合や予期しないことが発生した場合は、必ずそれを伝えます。職場のチームや有料のお客様の場合と同じです。 

プロボノスーパーヒーローであるということは、組織のために設定した期待事項を満たすということです。そのため、プロボノプロジェクトを開始する前に次のように自問してください。

• 自分がプラットフォームで容易にできること、容易にはできないことは何か?
• このプロジェクトにコミットできる時間および期間はどれくらいか?
• 対応可能状況に影響を与えそうな重要なプロジェクトや出張が近日中にあるか?
• プロジェクトの完了後に質問に答えることができるか? できる場合、いつまで答えるか?

プロジェクト中に組織で発生する可能性がある大きなイベントにも注意する必要があります。これには、資金調達ガライベント、理事会、大規模なカンファレンスなどが含まれます。これらは、プロジェクトのタイムラインに大きな影響を与える可能性があります。

プロジェクトの関係者を識別する

明確な期待事項を設定するには、プロジェクトの役割と責任範囲も明確にする必要があります。最初のミーティングで、次のことを明確にします。

• このプロジェクトの主連絡先は誰ですか?
• 担当役員は誰ですか?
• 他には誰がこのプロジェクトに関与しますか?
• 各メンバーの責任範囲はどうなりますか?
• ユーザーはどの程度容易に Salesforce を使用していますか?

組織にフルタイムの専任システム管理者がいない可能性があることに注意してください。その場合、誰がプロジェクトでシステム管理者の役割を務めるのかを明らかにする必要があります。 

運営方法と次のステップを確認する

ミーティングのまとめに入る前に、プロジェクトの運営方法をいくつか組織と確認する必要があります。定期的なチェックインミーティングをスケジュールして、その間の宿題を確認し、プロジェクトを進めることをお勧めします。少なくとも、次のことを組織と話し合います。

• 誰に最新の進行状況を伝える必要があるか?
• 全員が常に情報を把握できるようにする最適な方法は何か?
• 必要なコミュニケーションの頻度と方法はどうするか?

また、プロジェクトを完了するのに必要な最低限のアクセス権をあなたに付与することも組織に依頼します。必ず次の点を考慮します。

• Sandbox でプロジェクト全体を完了できるか?
• お客様のデータへのアクセス権が必要か?
• 組織に今すぐ共有できる関連ドキュメントがあるか?

最初の計画ミーティングが完了すると、組織が達成したいことについて基本的な理解ができます。次の単元では、現実的なプロボノプロジェクトの目標の設定方法と、ビジネスプロセスおよびユーザー要件のドキュメント化方法を学習します。