メールとカレンダーを使いこなす

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

  • 成功のためのカレンダーを設定する。
  • 生産的にメールを管理する。

メールとカレンダーの活用

メールの受信トレイが制御不能なノンストップの ToDo リストのように感じられるときがあります。さらに、どのメールにも緊急にすぐ返信する必要があるように思われることもあります。カレンダーが、自分の都合に合わない時間のミーティングでいっぱいになり、日常業務が妨げられることもあるでしょう。 

この単元では、メールとカレンダーに振り回されるのではなく、それらを活用する戦略について説明します。

カレンダーの使用

必須の活動はすべてカレンダーに記す必要があります。たとえば、顧客への電話、仕事のミーティング、1 対 1 の会話などが含まれます。ただし、食事休憩、運動、個人の時間なども含めるべきです。 

在宅勤務しているために新しく時間がかかるようになったことがあれば、日々がどのように変化しているかを確認します。そして、次の戦略を使ってカレンダーを最大限に活用します。

  • 必須の活動のための時間を確保する: 顧客への電話、仕事のミーティング、1 対 1 の会話がすべてカレンダーに記入されていることを確認します。
  • 個人的な時間を確保する: 休憩、食事、私用 (家事、運動、トレーニングセッション、仮想の集まりなど) のための時間も忘れずに確保します。
  • 必須の活動を公開する: あなたが非常に多忙で時間を必要とされる人であれば、必須の予定を公開して誰もが詳細を確認できるようにすることで、「この時間には予定を入れないでください」とはっきりマークします。
  • タイムゾーンと勤務時間を設定する: ほとんどのカレンダーアプリケーションには、勤務時間とタイムゾーンを設定する機能があります。これらを更新して、あなたの時間をいつ予約できるかが同僚にわかるようにします。
  • 業務を行うための時間を確保する: 役割によっては、業務を行うために邪魔されない時間が必要な場合があります。それらの時間をカレンダー上で設定し、きっぱりとした態度でそれを維持します。

ノー中断デーの指定

役割に応じて、リーダーと話し合い、ミーティングを行わない「ノー中断デー」を毎週設定します。これは特に、エンジニア、クリエイティブスタッフ、ライターなど、集中して活動に取り組む時間が必要な役割にとって役立ちます。 

会社全体が「ノー中断デー」にコミットできない場合でも、社内の特定の役割に対して設定することを検討できます。

メールを読むための時間のスケジュール

読み間違いではありません。1 日を通じてメールに返信する代わりに、1 日に何度かメールを読んで返信する時間をスケジュールすることを考慮します。これも役割によって異なります。役割によっては実行不可能な場合もあります。

試してみる場合は、次のようにします。

  • メールを確認するための時間をカレンダー上で確保する。
  • メール通知を無効にする。
  • 対応可能状況を同僚に知らせる。

メールの効率的な管理

メールをチェックする時間になったら、重要なのは、受信トレイにそのままにしておくのではなく、何らかの行動をとることです。 

削除: アクションを実行する必要がないメッセージはごみ箱に入れます。

登録解除: フォローする必要のないメーリングリストの登録を解除します。

行動: 数分でできることであれば、その作業をただちに実行します。

返信: 短時間で返信できる場合は、ただちに返信します。

転送: 対処を任せる人にメッセージを転送します。

効率化: 簡潔で明確にすることで、全員の時間を節約します。

カレンダーとメールを活用することで、自分の生産性を高めることができます。

生産性の向上

仕事の手法を変革し、時間を管理し、より効果的にカレンダーとメールを活用する方法を学習しました。これらの手法を実行に移すことで、この緊急時に個人の生産性を高めることができ、その先にも役立ちます。皆さんの安全と健康をお祈りしています。