メールとカレンダーを使いこなす

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

メールの受信トレイが制御不能なノンストップの ToDo リストのように感じられるときがあります。さらに、どのメールにも緊急にすぐ返信する必要があるように思われることもあります。カレンダーが、自分の都合に合わない時間のミーティングでいっぱいになり、日常業務が妨げられることもあるでしょう。

この単元では、メールやカレンダーに振り回されるのではなく、この 2 つを活用する方法を見出します。

必須の活動はすべてカレンダーに記す必要があります。たとえば、顧客への電話、仕事のミーティング、1 対 1 の会話などが含まれます。他方、食事休憩、運動、個人の時間などもカレンダー上に確保します。日々の行動を見直し、次の方法を実践してカレンダーを最大限に活用します。

必須の活動のための時間を確保する: 顧客への電話、仕事のミーティング、1 対 1 の会話がすべてカレンダーに記入されていることを確認します。
個人的な時間を確保する: 休憩、食事、私用 (家事、運動、トレーニングセッション、仮想の集まりなど) のための時間も忘れずに確保します。
必須の活動を公開する: あなたが非常に多忙で時間を必要とされる人であれば、必須の予定を公開して誰もが詳細を確認できるようにすることで、「この時間には予定を入れないでください」とはっきりマークします。
タイムゾーンと勤務時間を設定する: ほとんどのカレンダーアプリケーションには、勤務時間とタイムゾーンを設定する機能があります。これらを更新して、あなたの時間をいつ予約できるかが同僚にわかるようにします。
業務を行うための時間を確保する: ロールによっては、業務を行うために邪魔されない時間が必要な場合があります。カレンダーに集中時間を設定し、毅然とした態度でその時間を維持します。

役割に応じて、リーダーと話し合い、ミーティングを行わない「ノー中断デー」を毎週設定します。これは特に、エンジニア、クリエイティブスタッフ、ライターなど、集中して活動に取り組む時間が必要な役割にとって役立ちます。

会社全体が「ノー中断デー」にコミットできない場合でも、社内の特定のロールやチームに対して設定することを検討できます。

読み間違いではありません。1 日を通じてメールに返信する代わりに、1 日に何度かメールを読んで返信する時間をスケジュールすることを考慮します。これも役割によって異なります。役割によっては実行不可能な場合もあります。

試してみる場合は、次のようにします。

メールをチェックする時間になったら、重要なのは、受信トレイにそのままにしておくのではなく、何らかの行動をとることです。

削除: アクションを実行する必要がないメッセージはごみ箱に入れます。

登録解除: フォローする必要のないメーリングリストの登録を解除します。

行動: 数分でできることであれば、その作業をただちに実行します。

返信: 短時間で返信できる場合は、ただちに返信します。

転送: 対処を任せる人にメッセージを転送します。

効率化: 簡潔で明確にすることで、全員の時間を節約します。

カレンダーとメールを活用することで、自分の生産性を高めることができます。

仕事の手法を変革し、時間を管理し、より効果的にカレンダーとメールを活用する方法を学習しました。こうした手法を実践すれば自身の生産性が高まり、さらにさまざまな効果がもたらされます。