賢い時間管理

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

  • 時間監査を実行する。
  • 今すぐ行う ToDo と後で行う ToDo に優先順位を付ける。

新しい現実の把握

現在、多くのものが変化しています。その中には時間の過ごし方も含まれます。新しい責任や仕事が発生する場合があります。子供がいる場合は、学校に行く代わりに家にいるので、勉強を順調に進められるように手伝う必要があるかもしれません。家庭内の他の人の世話をしたり、家を消毒するためにいつもより余分に掃除することもあるでしょう。 

家庭または会社で、他の人と共有する責任がある場合は、今がこれらの新しい需要について話し合うときです。今すぐ行う必要があることと、後でもよいことを区別しましょう。責任を共有するすべての人の間で作業をどのように分担してバランスを取るかを話し合いましょう。 

この単元では、大切な人や自分の世話ができるように、時間を効果的に管理するためのヒントを紹介します。

時間監査の実行

生産性を最大限に高めたいと思うのであれば、時間管理に真剣に取り組む必要があります。最初のステップは、自分がどのように時間を過ごしているかを調べることです。1 日の一瞬一瞬をどのように使っているかを知るには、時間監査を実行します。 

時間監査とは、その名のとおり自分が行っているすべてのことを詳細に記録する方法で、これを 1 週間分行います。1 枚の紙を用意するかスプレッドシートを作成し、1 日中 30 分ごとに何を行っているかをメモします。または、時間追跡アプリケーションを使用することもできます。選択肢のリストについては「リソース」セクションを参照してください。

活動ごとに時間を追跡し、どこに時間が費やされているかを発見している人

どこに時間を費やしているかがわかれば、時間がかかる ToDo が最大の投資回収率 (ROI) をもたらしているかどうかを判断できます。

優先順位の設定

では、その ROI を実現する適切な項目に重点を置いているかどうかを知るにはどうすればよいでしょうか? それは ABC 123 で簡単に調べることができます。

ABC 123 は、どの ToDo を最初に行い、どの ToDo を後で行うかを選択する方法です。ABC 123 を使用すると、各 ToDo について、全体的な目標に対する影響と完了に要する時間を考慮できます。 

全体的な目標への影響

A — 大きい

B — 中くらい

C — 小さい

完了までの時間

1 — 短い

2 — 中くらい

3 — 長い

ToDo リストの各項目に値 (A1、B2、C3 など) を割り当てます。そして、A1 項目から始めてリストに優先順位を付けます。A1 項目は、目標への影響が大きく、短時間で完了するので最初に実行します。C3 項目は、目標への影響が小さく、長時間かかるので最後に実行します。

行き詰まりの解消

どれだけ ToDo リストを工夫して時間を管理しても、1 つの ToDo に行き詰まることがあります。それを解消するにはどうすればよいでしょうか? 成功のための次のヒントを試してください。

  1. プロジェクトが遅れていることを早い段階で他の人に知らせる。
  2. 期日を延期できるかを調べる。
  3. 頭を休め、後でもう一度取り組む。

ヒントに対応する画像

3 つ目のヒントを侮ってはいけません。ときには短い休憩を取るだけで、戻ってきたときに何時間も悩んでいた問題を解消できることがあります。

時間管理アプリケーション

ここまでで、戦略やヒントを学習しました。次は、時間管理によって生産性を維持するために使用できるアプリケーションを見ていきましょう。

アプリケーション

方法

理由

Salesforce アプリケーション
  • Chatter でコミュニケーションを行う。
  • Quip でコラボレーションを行う。
  • ToDo を優先順位付けして整理する。
会話や ToDo を頭の中ではなくツールの中で管理する。
カレンダーライブアプリケーション
  • 1 日の始めに ToDo を計画する。
  • 誰にも邪魔されない時間をカレンダーに設定する。
  • 明確な議題と目標を持ってミーティングに臨む。
何を実行すべきか、いつ実行するかを正確に知る。

まとめ

ここまでで、時間を管理するための次のような良いアイデアが得られました。 

  • 時間監査を実行する。
  • ABC 123 を使用して何が最も重要かの順位を付ける。
  • 行き詰まりを解消する戦略を確認する。
  • テクノロジを利用する。

次の単元では、メールとカレンダーを使いこなす方法について詳しく見ていきます。

リソース