従来からあることを新しい方法で行う
この単元を完了すると、次のことができるようになります。
- コラボレーションツールを利用して作業を行う。
- これまでの日常業務をデジタルで変革する。
新型コロナウイルス (COVID-19) によって、世界中の人々の日常は劇的に変化しました。対面でのミーティングや顧客の訪問などの以前の働き方は、現実に起きているこの出来事によって変革されつつあります。
このモジュールの目的は、経験したことがないこの「ニューノーマル」 (新しい常態) に対応するための実用的なヒントとガイダンスを提供することです。私たちの体験には共通点もありますが、このパンデミックによる影響は各個人で異なります。実際には、ここで説明する方法が誰にでも当てはまるわけではありません。どのガイダンスにも言えることですが、自分に該当するもほは取り入れ、そうでないものは無視していただいて構いません。
具体的には、次のことを学習します。
- 変化に適応し、これまでの業務のパターンややり方を変える方法。
- 最新の時間管理を利用して生産性を維持する方法。
- カレンダーを使用して生産性を高める方法。
業務のやり方を変えることから始めましょう。
対面ミーティングが保留になっている今、ミーティングを行う方法を考え直す必要があります。ビデオ会議ツールを使用して仮想ミーティングを設定することもできますが (会社に IT 部門がある場合は、どのツールの使用が承認されているかを問い合わせてください)、それと併せてミーティングの実施方法も見直す必要があります。仮想であっても対面であっても、これらのヒントによってミーティングの生産性が向上するというメリットがあります。
ミーティング前
| 議題を設定する。 |
事前にミーティングへの招待に議題を追加します。議題の各項目に所要時間と所有者を追加します。 |
| 事前に読んでおくドキュメントを送付する。 |
ミーティングの目標、望まれる成果、障害、必要な背景情報を理解するためのドキュメントを事前に作成して、全員の足並みをそろえます。 |
| 参加者のタイムゾーンを考慮する。 |
すべての必要な参加者が無理なく参加できる時間にスケジュールします。 |
ミーティング中
| 役割をはっきりさせる。 |
ミーティングの始めに、モデレータ、タイムキーパー、記録係を指名します。1 つの部屋にいる場合は、参加者がテーブルの周りに集まったときに誰かが自然にこれらの役割に着くことがあります。仮想ミーティングでは、始めに意図的にこれらの役割を割り当てる必要があります。 |
| クラウドベースのドキュメントツールを使用してメモを取る。 |
ミーティングの参加者全員をメモドキュメントに追加し、会議中にメモに書き込むことを勧めます。 |
| 内輪の会話や割込みを避ける。 |
仮想ミーティングでは、2 人の人が同時に話すと誰も聴き取れなくなります。アクティブリスニングを実践し、全員がそうすることを勧めます。 |
ミーティング後
| 要約を送付する。 |
メモドキュメントを全員に送信し、重要な決定事項と次のステップを強調表示します。 |
| フォローアップをスケジュールする。 |
フォローアップのミーティングが必要なアクションがあれば、すぐにスケジュールします。 |
ミーティングについてこのような追加の決まりを取り入れることで、ミーティングが全般的により効果的なものになり、会社全体の生産性が向上します。
Quip を使用して非同期に仕事をすることで、ミーティング自体を控えるのはどうでしょうか? Quip は、モバイルにも対応したクラウドベースのドキュメントコラボレーションツールです。ドキュメントやスプレッドシートの作成と共有、プロジェクト計画へのサインアップ、ToDo の割り当てをすべて 1 か所で行うことができます。すべての Quip ドキュメントにはチャットが組み込まれているため、ミーティングで行う予定だった会話を作業のすぐ横で行うことができます。
Quip では同時に複数のユーザが編集できます。また、Quip は Salesforce プラットフォームと密接に統合されています。Salesforce での Quip の使用方法の 1 つは、コミュニケーションのドラフト作成、レビュー、承認です。
たとえば、新しいツールまたはプロセスのロールアウトスケジュールの変更を発表する必要があるとしましょう。その場合、15 人もいる関係者全員とミーティングする場合もありますが、その代わりに Quip ドキュメントを使用して変更プロセスを進めることができます。
Quip ドキュメントには次のものが含まれます。
- プロジェクトの簡単な説明
- スケジュールを変更する理由の詳細な説明
- 各関係者の明確なアクション項目
- 期日
- 関係者の承認チェックリスト
プロジェクトマネージャはプロジェクトチームを Quip ドキュメントに招待し、チームはスケジュールの変更についてコラボレーションを行い、承認します。すべての関係者が承認すると、プロジェクトマネージャはその発表を Chatter に投稿します。ミーティングは必要ありません。
Quip Starter バージョンは、2020 年 9 月 30 日まで無料でお試しいただけます。
これまで同僚や顧客と直接会うことに慣れているとしたら、今こそ、Chatter、Quip、メール、インスタントメッセージアプリケーションでのコラボレーションを詳しく知るときです。そしてもちろん、携帯電話を使用します。
次の方法で連絡を取ることを試してみましょう。
- 顧客、同僚、従業員、マネージャとの 1 対 1 の仮想ミーティングをスケジュールする。
- 同僚とのグループコラボレーションチャットを主催し、ベストプラクティスやアドバイスを共有する。
- ビデオチャットやビデオ通話を使用して従業員とつながる。
- 同僚や顧客向けのオンラインコラボレーショングループを開始する。
- 自分が作成したクラウドベースドキュメントでのコラボレーションに顧客を招待する。
- すべての顧客向けの仮想ミーティングを主催し、グループ内でベストプラクティスを共有する。
これらは、Chatter、Quip、スマートフォンなどのツールを使用して働き方を変え、生産性を高める方法のほんの数例です。次は、時間を管理するための戦略について説明します。