従来からあることを新しい方法で行う
学習の目的
この単元を完了すると、次のことができるようになります。
- コラボレーションツールを利用して作業を行う。
- これまでの日常業務をデジタルで変革する。
新しい働き方
2020 年から 2021 年にかけて COVID-19 パンデミックのために世界中のあらゆる人々が業務の遂行方法を適応させる必要に迫られました。当時は、私たちの多くが完全にバーチャルの状態でした。現在でも多数の従業員が完全リモートを継続し、多くのビジネスがハイブリッドな働き方 (何日かはリモート勤務で、何日かはオフィス勤務) を認めています。このモジュールでは、リモート勤務の場合でも、ハイブリッドスケジュールを継続している場合でも、週に 5 日オフィスにいる場合でも活用できる生産性に関する実践的なヒントとガイダンスをご紹介します。
具体的には、次のことを学習します。
- 変化に適応し、各自の業務のパターンややり方を変える方法。
- 最新の時間管理を利用して生産性を維持する方法。
- カレンダーを使用して生産性を高める方法。
では、業務を進めたり、判断を下したりする場であるミーティングから見ていきましょう。
ミーティングを最大限に活用する
対面の場合でもオンラインの場合でも、ミーティングのベストプラクティスに従えば、その生産性が向上します。ここでは、各人 (やチーム) がミーティングの準備、ミーティングの実施、フォローアップをする際に役立つヒントをご紹介します。
ミーティング前
| 議題を設定する。 | 事前にミーティングへの招待に議題を追加します。議題の各項目に所要時間と所有者を追加します。 |
|---|---|
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事前に読んでおくドキュメントを送付する。 |
ミーティングの目標、望まれる成果、障害、必要な背景情報を理解するためのドキュメントを事前に作成して、全員の足並みをそろえます。 |
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参加者のタイムゾーンを考慮する。 |
すべての必要な参加者が無理なく参加できる時間にスケジュールします。 |
ミーティング中
| 役割をはっきりさせる。 | ミーティングの始めに、モデレーター、タイムキーパー、記録係を指名します。1 つの部屋にいる場合は、参加者がテーブルの周りに集まったときに誰かが自然にこれらの役割に着くことがあります。仮想ミーティングでは、始めに意図的にこれらの役割を割り当てる必要があります。 |
|---|---|
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クラウドベースのドキュメントツールを使用してメモを取る。 |
ミーティングの参加者全員をメモドキュメントに追加し、会議中にメモに書き込むことを勧めます。 |
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内輪の会話や割り込みを避ける。 |
ハイブリッドミーティングでは、バーチャル参加者に室内の会話が聞こえなければ、バーチャル参加者が疎外されていると感じます。全員がバーチャルのミーティングでは、2 人が同時に話すと誰も聞き取ることができません。アクティブリスニングを実践し、全員がそうすることを勧めます。 |
ミーティング後
| 要約を送付する。 | メモドキュメントを全員と共有し、重要な決定事項と次のステップを強調表示します。 |
|---|---|
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フォローアップをスケジュールする。 |
フォローアップの電話をかけるアクションがある場合は、すぐにスケジュールします。 |
ミーティングに関するこうした決まりを新たに導入すれば、ミーティング全般の効率性が高まり、全社的な生産性が向上します。
ミーティングを減らす
Quip を使用して非同期に仕事をすることで、ミーティング自体を控えるのはどうでしょうか? Quip は、モバイルにも対応したクラウドベースのドキュメントコラボレーションツールです。ドキュメントやスプレッドシートの作成と共有、プロジェクト計画へのサインアップ、ToDo の割り当てをすべて 1 か所で行うことができます。すべての Quip ドキュメントにはチャットが組み込まれているため、ミーティングで行う予定だった会話を作業のすぐ横で行うことができます。
Quip では同時に複数のユーザーが編集できます。また、Quip は Salesforce プラットフォームと密接に統合されています。Salesforce での Quip の使用方法の 1 つは、コミュニケーションのドラフト作成、レビュー、承認です。
たとえば、新しいツールまたはプロセスのロールアウトスケジュールの変更を発表する必要があるとしましょう。その場合、15 人もいる関係者全員とミーティングする場合もありますが、その代わりに Quip ドキュメントを使用して変更プロセスを進めることができます。
Quip ドキュメントには次のものが含まれます。
- プロジェクトの簡単な説明
- スケジュールを変更する理由の詳細な説明
- 各関係者の明確なアクション項目
- 期日
- 関係者の承認チェックリスト
プロジェクトマネージャーはプロジェクトチームを Quip ドキュメントに招待し、チームはスケジュールの変更についてコラボレーションを行い、承認します。すべてのステークホルダーが承認すると、プロジェクトマネージャーはその発表を Slack に投稿します。ミーティングは必要ありません。
オンラインでのコラボレーション
同僚やお客様に直接会うことは必ずしも必要でなく、時間やリソースを有効活用しているとは言えないことがあります。代わりに、Slack、Quip、メール、インスタントメッセージングアプリケーションを使用してバーチャルコラボレーションを実施します。そしてもちろん、携帯電話を使用します。
次の方法で連絡を取ることを試してみましょう。
- 顧客、同僚、従業員、マネージャーとの 1 対 1 の仮想ミーティングをスケジュールする。
- 同僚とのグループコラボレーションチャットを主催し、ベストプラクティスやアドバイスを共有する。
- ビデオチャット、ビデオ通話、Slack ハドルミーティングを使用して従業員とつながる。
- 同僚やお客様のグループを対象とするオンラインコラボレーションの Slack チャンネルを開始する。
- 自分が作成したクラウドベースドキュメントでのコラボレーションに顧客を招待する。
- すべての顧客向けの仮想ミーティングを主催し、グループ内でベストプラクティスを共有する。
上記は、Slack、Quip、スマートフォンなどのツールを使用して働き方を変え、生産性を高める方法のほんの数例です。次は、各自の時間を管理する方法について説明します。
