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Outlook インテグレーションと Einstein 活動キャプチャを設定する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。
  • 要件とその他の設定上の考慮事項を挙げる。
  • Microsoft® Outlook® とのインテグレーションを設定する。
  • Einstein 活動キャプチャを設定する。

設定の準備

Microsoft® Outlook® とのインテグレーションと Einstein 活動キャプチャの設定は難しくはありませんが、少し時間がかかります。また、あなたが Microsoft Exchange のシステム管理者ではない場合は、Exchange システム管理者と協力することもできます。

Ursa Major のシステム管理者である Maria Jimenez は、実際に設定を始める前に、Outlook インテグレーションと Einstein 活動キャプチャのシステム要件を確認しました。

要件

サポートの詳細
Outlook インテグレーション
Einstein 活動キャプチャ
エディション
  • Essentials
  • Group
  • Professional
  • Enterprise
  • パフォーマンス
  • Unlimited
  • 開発者
Lightning Experience と Salesforce Classic で使用できます。
  • Essentials
  • Professional
  • Enterprise
  • パフォーマンス
  • Unlimited
Lightning Experience で使用できます。
ユーザライセンス
標準 Salesforce ライセンスに加え、Sales Cloud, Service Cloud、または Lightning Platform の購入が必要です。
標準 Salesforce ライセンスと購入した Sales Cloud で最大 100 ユーザがサポートされます。Einstein 活動キャプチャで 100 を超えるユーザを設定するには、Sales Cloud Einstein、Inbox、または High Velocity Sales の有料アップグレードが必要です。
メールサーバ
次のいずれかが必要です。
  • オンプレミスの Exchange 2019、2016、または 2013
  • Office 365® と連携する Exchange Online
Salesforce を Outlook と統合するには、Exchange サーバの設定、およびサーバの設定に関する一般的な知識が必要です。Salesforce システム管理者と Exchange システム管理者が協力してインテグレーションを設定します。
次のいずれかが必要です。
  • Exchange Server 2016 または 2013
  • Office 365 と連携する Exchange Online
  • Exchange のハイブリッド展開 (キャプチャ機能のみをサポート)
メールクライアント
次のいずれかが必要です。
  • Windows 10 バージョン 1903 以降で実行される Office バージョン 16.0.11629 以降。Office 365 および Office 2019 (1 回限りの購入) (小売) を含む最新の安定バージョンを推奨
  • Outlook 2013、Outlook 2016、または Outlook 2019 のボリュームライセンスバージョン。これらのバージョンに対するサポートは、2021 年 12 月に終了します。2021 年末以降も引き続き Outlook インテグレーションを使用する場合は、Outlook と Windows の最新バージョンへのアップグレードを今すぐ計画してください。
  • Outlook on the web
  • MacOS の Outlook for Mac 2019 または 2016 (最新の安定バージョン)
該当なし
ブラウザ
Outlook on the web ユーザについては、Salesforce からの Cookie を許可する次のいずれかのブラウザ
  • Google Chrome™ の最新の安定バージョン
  • Mozilla® Firefox® の最新の安定バージョン
  • Apple® Safari® 10 以降 (最新の安定バージョンを推奨)
  • Microsoft Edge の最新の安定バージョン (Windows のみ)

該当なし
データストレージ
データは Microsoft サーバと Salesforce サーバにのみ保存されます。お客様が Inbox にアップグレードすると、一部のデータは Salesforce Amazon Web Service サーバに保存されます。
データは Microsoft サーバ、Salesforce サーバ、および Amazon Web Service に保存されます。

Outlook インテグレーションと Einstein 活動キャプチャのハンズオンが必要な場合

このモジュールでは、受講者が Salesforce システム管理者であり、Outlook インテグレーションと Einstein 活動キャプチャを設定するための適切な権限を有していることを想定しています。Salesforce システム管理者でなくても大丈夫です。このまま読み進み、本番組織で管理者がこれらの手順をどのように実行するのかを学習しましょう。Trailhead Playground で次の手順を実行しないでください。Outlook インテグレーションと Einstein 活動は Trailhead Playground では使用できません。

Outlook インテグレーションの設定

  1. 設定アイコン をクリックし、[設定] を選択します。
  2. [クイック検索] ボックスに「Outlook」と入力し、[Outlook インテグレーションおよび同期] を選択します。
  3. Outlook インテグレーションをオンにします。 Outlook インテグレーションをオンにする設定が強調表示された画面
  4. [Outlook で拡張メールを使用] がオンになっていてメールが標準メッセージオブジェクトとして記録されることを確認し、[メール to Salesforce] を有効にします。このように設定すると、営業担当は Outlook メールとその添付ファイルを Salesforce メールとして追加 (または記録) できるようになります。行動とその添付ファイルも Salesforce レコードとして追加できます。Einstein 活動キャプチャを使用すると、メールと行動のキャプチャ機能により、Outlook のメールと行動が関連 Salesforce レコードの活動タイムラインに自動的に追加されます。
  5. 営業担当に Microsoft Outlook でインテグレーションを設定する手順を伝えます。

Outlook インテグレーションペインをカスタマイズする

Outlook とのインテグレーションの基本的な設定を終了した後、Maria は最適な営業環境を営業担当に提供するために機能をカスタマイズします。その方法は、次のとおりです。
  1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「Outlook」と入力し、[Outlook インテグレーションおよび同期] を選択します。
  2. [アプリケーションビルダーを使用したコンテンツのカスタマイズ] を有効にします。
  3. メールアプリケーションペインセクションで、ペインを作成し、Lightning アプリケーションビルダーを使用してコンポーネントをペインに追加し、ペインをユーザに割り当てます。Outlook に Salesforce コンテンツを表示する方法は、非常に柔軟にカスタマイズできます。Lightning アプリケーションビルダーを使用して営業担当の生産性をさらに高める方法を学習します。
メモ

メモ

Lightning メールテンプレートを作成し、アプリケーションビルダーのカスタマイズされたメールアプリケーションペインにこのテンプレートコンポーネントを追加します。営業担当は、新しくメッセージを作成することなく、テンプレートを使用してすばやくメールメッセージを作成できます。Lightning メールテンプレートを Outlook で使用する方法を学習します。

Einstein 活動キャプチャによる取引先責任者と行動の同期

込み入ったメールインテグレーション作業ももうすぐ終わりです。最後に、営業担当が Salesforce と Outlook のどちらで作業していても同じ最新の情報を見つけられるか確認します。そこで Einstein 活動キャプチャが役立ちます。Salesforce と Outlook 間で取引先責任者と行動を同期することで、営業担当は、データ入力や 2 つのアプリケーションの切り替えにかかる時間を減らし、営業活動に専念する時間を増やすことができます。ただし、Einstein 活動キャプチャでできるのは取引先責任者と行動の同期だけではありません。

ツール
説明
利点
キャプチャ機能
営業担当が送受信したメールと行動は、関連レコードの活動タイムラインに自動的に追加されます。
Salesforce レコードへのメールと行動の記録に時間を奪われることはありません。さらに、追加したメールや行動に関して後から活動が発生すると、その新しい活動が Salesforce に自動的に追加されます。
共有設定を使用すると、関連するメールと行動を誰が表示できるかを指定できるため、チームの連携が向上します。
Einstein メールインサイト
営業担当が重要な営業コンテキストを関連するメールと共に取得できるようにします。
簡単にプロスペクトや顧客とタイムリーなコミュニケーションをとれるようになります。
活動ダッシュボード
手動または Einstein 活動キャプチャで Salesforce に追加された営業活動の概要が表示されます。
活動データを視覚化し、意味のある方法 (活動所有者、活動種別、日付ごとなど) で内訳を表示できます。
活動総計値 (標準 Einstein 活動キャプチャでは使用できません)
リストビュー、ページレイアウト、レポート、トリガ、プロセスなどに活動総計値を追加すると、データには、手動または Einstein 活動キャプチャで Salesforce に追加された活動が反映されます。
営業チームに活動データの全体像を提供し、活動データに基づいてプロセスを作成できます。
推奨コネクション (標準 Einstein 活動キャプチャでは使用できません)
リードレコードと取引先責任者レコードに、見込み客との最も強いコネクションを持つ同僚が表示されます。
見込み客とつながり、新しいビジネスを見つけやすくなります。

Maria は Einstein 活動キャプチャのシステム要件を確認したところ、Ursa Major Solar の同期ニーズに適していました。追加の生産性ツールで期待を上回る価値が得られます。

メモ

メモ

Lightning Sync との違いは? 同じように取引先責任者と行動を同期する Lightning Sync について聞いたことがあるかもしれません。Winter '21 以降、Lightning Sync のサポートは変更されます。今後は、Einstein 活動キャプチャが長期的に Microsoft または Google アプリケーションと Salesforce 間の取引先責任者と行動の同期ソリューションとなります。

引き続き、Einstein 活動キャプチャはお客様のニーズに基づいて改善されていきます。新機能のリリース時期については、Salesforce リリースノートをご確認ください。

Einstein 活動キャプチャの設定

Einstein 活動キャプチャを稼働させるのは簡単です。

Einstein 活動キャプチャのようこそページ

  1. 権限セットでユーザに Einstein 活動キャプチャへのアクセス権を付与します。
  2. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「Einstein 活動キャプチャ」と入力し、[設定] を選択します。ガイド付き設定フローに従って次の手順を進めます。
    • Microsoft サーバに接続する。
    • 何を捕捉および同期するかを制御する設定を作成する。
    • ユーザを設定に割り当てる。
  3. 必要に応じて、メールと行動を捕捉する方法を制御する設定を定義します。たとえば、特定の人または会社に関連付けられたメールや行動が Einstein 活動キャプチャによって追加されないようにします。また、新しい Einstein 活動キャプチャユーザがメールと行動をどのように共有するかを選択します。
  4. 標準の Einstein 活動のみを使用する場合、メールインサイトを有効にします。アドオンライセンスで Einstein 活動キャプチャを使用する場合、メールインサイトはデフォルトで有効になります。

営業担当がさらに多くのことをできるようにするには、Outlook インテグレーションに Inbox 機能を追加して、営業担当がメールで使えるツールをさらに増やす方法を学習してください。

リソース

Outlook インテグレーションと Einstein 活動キャプチャの設定についての詳細は、次のリソースを参照してください。