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Salesforce を Microsoft Outlook と統合した場合のメリットについて学ぶ

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。
  • 営業担当が Microsoft® Outlook® と Salesforce を使用してプロスペクトと案件を操作する方法を要約する。
  • 営業担当が 2 つのアプリケーションに重複してセールスデータを入力していることを認識する。
  • Salesforce と Outlook の統合により、営業担当の生産性が向上することを説明する。

営業担当の生産性を高める手段

営業担当は Outlook を使用しています。Salesforce も使用しています。そろそろ、Outlook と Salesforce を一緒に使用してもいいのではないでしょうか? McKinsey & Company によると、営業担当は 1 日の時間のうち最大 28% をメールとカレンダーに費やしています。これは、新興のソーラー企業 Ursa Major Solar, Inc. で働く営業担当の Erin と Lance にも当てはまります。彼らにとって、Salesforce データを多くの時間を費やす場所に取り込めることは重要です。

Outlook と Salesforce を統合すると、営業担当が 2 つのアプリケーションの切り替えやデータ入力にかかる時間を減らすことができます。営業チームは、Salesforce レコードに関連する重要なメールでの会話を追跡することもできます。こうしたメリットは、次の点で営業担当に役立ちます。
  • 2 つのアプリケーションへの重複データ入力にかかる時間をなくすことができる。
  • 重要な Outlook メールメッセージと関連する Salesforce レコードに 1 か所でアクセスでき、見込み客や顧客向けに対象を絞って意味のあるメールコミュニケーションを作成することが容易になる。
  • 最重要事項、つまり営業にもっと集中できる。
Erin と Lance は、Outlook と Salesforce の両方を使用しています。どのように 2 つのアプリケーションを使用しているか確認しましょう。

 

営業担当が Outlook を使用する理由

営業担当は以前から Outlook に時間を費やしています。何の作業をしているのか見てみましょう。
営業担当の作業 なぜでしょうか?
メールメッセージを送信する メールは、プロスペクトに働きかけ、関係を進展させるための簡単で効果的な方法です。
連絡先を維持管理する Outlook の連絡先 (取引先責任者) は、営業担当の名刺ファイルのように機能します。
ミーティングと予定をスケジュールする 営業担当は、日々の計画や重要なイベント (行動) のスケジュールなどでカレンダーに大きく依存しています。

営業担当が Salesforce を使用する理由

Ursa Major が Salesforce を購入したのは、強力な営業ツールだからです。見事な判断ですね! 営業担当は Salesforce を使用してプロスペクトと商談に関する情報を追跡しています。営業チームが Salesforce を何に使用しているのかもっと詳しく見てみましょう。
営業担当の作業 なぜでしょうか?
リードと取引先責任者を維持管理する 営業担当はリードと取引先責任者を他の重要な Salesforce レコード (取引先や商談など) に関連付けます。
ミーティングと予定をスケジュールする 営業担当とそのマネージャーは、Salesforce カレンダーを利用して、営業関連のミーティングや予定を管理しています。

営業担当は、これらの行動を他の重要な Salesforce レコードにも関連付けています。

パイプラインの案件を追跡する 営業担当は Salesforce の商談を使用して案件を追跡します。商談は、営業チームが (ここでも) 他の重要な Salesforce レコードに関連付けます。
未解決のケースについて知る 営業のすべてがうまくいくとは限りません。営業担当にとって、顧客が会社に記録した問題を知ることは役に立ちます。営業担当が何かを売ろうとするとき、事前に問題について知っておくことは特に重要です。

重複作業が問題である理由

なぜ重複作業について知ることが重要なのでしょうか? それは、営業担当が Salesforce で行っているのと同じ作業の一部を Outlook でも行っているからです。Ursa Major の営業担当 Erin と Lance は、両方のアプリケーションを頻繁に使用して取引先責任者を追跡し、ミーティングと予定をスケジュールし、ToDo を追跡しています。

Outlook と Salesforce の重複を示すベン図

この重複作業によってシステム管理者と営業担当にどのような問題がもたらされるのか見てみましょう。
  • コンテキストの切り替えと 2 か所でのデータメンテナンスで時間が失われる。コンテキストを切り替えるだけでも、営業担当は営業モードからツール管理モードに変わらなければなりません。
  • データ誤入力の確率が高くなる。営業担当が Outlook と Salesforce の両方にデータを入力すると、間違える確率が高くなります。Erin が Outlook に連絡先 (取引先責任者) を入力し、Salesforce でも再度入力したとき、不注意で間違えていますね。これは良くないです。 Outlook と Salesforce でスペルが違う名前
Erin のデータ誤入力のようなミスは、データ品質を低下させ、会社の評判を損なうことさえあります。ここで最も重要なのは、Erin の営業努力を、Outlook と Salesforce 間でセールスデータを最新に維持することで消耗してはいけないという点です。

Outlook とのインテグレーションによる営業担当へのメリット

Outlook インテグレーションを使用すると、営業担当は Outlook でより多くの作業を行うことができます。さらに、Einstein 活動キャプチャを追加すると、営業担当は煩雑な作業から解放され、営業活動に専念できます。ここでは、営業担当に提供できる機能の概要を確認しましょう。

Outlook インテグレーション機能 役に立つ理由
Outlook で関連する Salesforce コンテンツを表示して関連付ける 営業担当は Outlook メールから営業先で何が起こっているかコンテキストを把握できます。さらに最も重要なのは次の点です。
  • 営業担当は関連するメールを営業サイクルに追加し、同僚が Salesforce で状況を把握できるようにします。
  • 営業チーム内での Salesforce 採用数を増やすことができます。
Outlook で Salesforce 機能にアクセスする 営業担当は Outlook を離れずに次の操作を行うことができます。
  • Salesforce レコード (リード、商談、取引先、取引先責任者などに加え、カスタムオブジェクトに基づくレコードも含む) を作成する。
  • メールメッセージとカレンダーの非定期の行動を複数の Salesforce 取引先責任者と、ToDo やメールメッセージを受け付けるその他の Salesforce レコードに関連付ける。
  • Salesforce レコード (カスタムオブジェクトに基づくレコードを含む) を検索する。
Einstein 活動キャプチャ機能 役に立つ理由
取引先責任者と行動を同期する 営業担当は、最も必要とするときに最新の取引先責任者およびスケジュールデータにアクセスできます。データ入力が減るため、データ入力エラーも減ります。一連の行動すべてを同期することもできます。
関連する Salesforce レコードにメールと行動を表示する 営業担当がメールを送受信すると、Einstein 活動キャプチャによって関連する取引先、取引先責任者、契約、リード、商談、見積レコードの活動タイムラインにそれらのメールが自動的に追加されます。共有設定を使用すると、関連するメールと行動を他の誰が表示できるかを指定できるため、チームの連携が向上します。
重要な営業コンテキストを関連するメールと共に取得する Einstein メールインサイトのインテリジェントなデータによって、営業担当は最適なタイミングで最適な応答を送信できるようになります。たとえば、顧客からのメールが競合会社に言及していたら確認できます。その後すぐ、顧客へのフォローアップができます。
こうした機能により、営業チームの生産性は大幅に向上します。次の単元では、Outlook とのインテグレーションで営業チームの事務処理時間がどのように短縮されるかを説明します。これで営業チームは売上増加に集中できます。会社の売上が好調なら、会社全体にメリットがありますよね。

リソース

Outlook インテグレーションと Einstein 活動キャプチャについての詳細は、次のリソースを参照してください。