つながりを築いてチームを鼓舞する
学習の目的
この単元を完了すると、次のことができるようになります。
- 最重要ヒントを使用して、適切な 1 対 1 ミーティングを実施する。
- 直属部下に 1 対 1 ミーティングをリードさせる。
素晴らしい 1 対 1 ミーティングを実施するための最重要ヒント
「優れた 1 対 1 ミーティングの要素はわかったが、実践できるヒントが欲しい」と思っているかもしれませんね。これから説明します。これらのヒントは、あなたと直属部下が、4 つの要素を実現する 1 対 1 ミーティングを設けるのに役立ちます。
では、Salesforce の 1 対 1 ミーティングの最重要ヒントを確認しましょう。
- 定期的にミーティングを行う
- 直属部下に 1 対 1 ミーティングをリードさせる
- 日常会話で始める
- 出席する
- 聞く
- 優先事項について意思統一を図る
- 期待事項を設定して事前に準備する
- フィードバックを共有する
- サポートを提供する
- フォローアップする
まず、チームと気持ちを通じ合わせたり、チームに刺激を与えたりするのに役立つヒントを説明します。次の単元では、意思統一、フィードバックの提供などについての最重要ヒントを紹介します。
定期的にミーティングを行う
処理しきれないほどのミーティングや仕事でスケジュールがいっぱいであることは承知しています。ですが、カレンダーに 30 ～ 60 分の時間枠を設け、それを守ることには、毎朝のコーヒーやお茶と同じく、譲歩できない不可侵さがあるべきなのです。
「私は直属部下と毎週ミーティングを行うことを約束しています。1 対 1 ミーティングをしない週は一度もありません。」— Salesforce、エグゼクティブマーケティング & コミュニケーション、シニアディレクター、Meghan Gendelman
予想外のことが起こり、予定を変更しなければならない場合もあるでしょう。問題ありません。そのときは、必ずミーティングを再スケジュールしてください。築き上げた信頼とミーティングの重要性を損なわないようにする必要があります。
直属部下に 1 対 1 ミーティングをリードさせる
マネージャーとして最も重要な責任の 1 つは、直属部下のキャリアの進展をサポートすることです。その方法の 1 つが、1 対 1 ミーティングを直属部下にリードさせることです。これには、議題の作成、事前のメール、Quip、またはその他のコラボレーションツールによる議題の共有が含まれます。あなたは直属部下の考えを理解でき、直属部下にとってはコミュニケーション、計画、および優先順位付けのスキルを向上させるための機会となります。どのようなキャリアの進展を目指していたとしても、あらゆる役割を効果的に果たす上でこれらのスキルは不可欠です。
そうは言っても、直属部下には指針を提供した方がよいでしょう。あなたが自分の直属の部下との 1 対 1 ミーティングに備えて実践していることに関して、ヒントを伝えます。
「1 対 1 ミーティングは、楽しくて刺激を与えてくれるものであるべきです。」— EMEA、カスタマーサクセス部門、RVP (Regional Vice President)、Simon Macklin
マネージャーとの 1 対 1 ミーティングの準備方法についてのヒントは、One-on-One-Meetings パックに含まれているワークシートを参照してください。
日常会話で始める
家族や友人との会話を思い浮かべてください。どのようなトピックであれ、友好的な挨拶や「今日の調子はどう?」といった言葉で会話が始まりますよね。1 対 1 ミーティングにも同じことが言えます。
「1 対 1 ミーティングで私が最初にすることは、直属部下の調子を尋ねることです。チーム全員のことに心から関心を持ち、大切に思っています。以前は 1 対 1 ミーティングの最後に個人的な話をしていましたが、逆に今では最初に話しています。とても重要なことだからです。」— Salesforce、エグゼクティブマーケティング & コミュニケーション、シニアディレクター、Meghan Gendelman
直接本題に入りたいと思うでしょうか、代わりに親しみを感じさせる日常会話から始めてください。直属部下の一日、週末、家族、興味について尋ねます。満足できる生活が送れているのかを確認し、親身になって耳を傾けます。
最初に次のような質問をします。
- 調子はどうですか?
- 今日はうまくいっていますか?
- 新機能
- _____ (スポーツイベント、授賞式、人気番組の第 1 話など) を観ましたか?
- ロビーで行われている資金集めのための手作りお菓子販売についてどう思いますか?
そのまま会話を続けて、直属部下についてもっと知りたい場合は、次のような質問をします。
- 何から元気をもらっていますか?
- 誰から刺激を受けていますか?
- 誰の意見を尊重しますか?
- 誰と働きたい (または働きたくない) ですか?
直属部下との共通点がいくつか見つかるかもしれません。また、これらの質問への回答から 1 対 1 ミーティングの議題トピックに速やかに話題を変えることができる場合もしばしばあります。
出席する
「出席」とはどういう意味でしょうか? もちろん、単純に会議室にいることや画面上に表示されていることではありません。細心の注意を払い、頭脳と身体の準備が共に万全であるということです。
「1 対 1 ミーティングは絶対に欠席できません。このミーティングは最優先事項です。」— Salesforce、ソリューションエンジニアリング部門、副社長 Cyril Treacy
いつもそう簡単とは限らないことはわかっています。1 対 1 ミーティングに万全の状態で出席するために、以下のようなことができます。
- 部屋に入る前、またはバーチャルミーティングに参加する前、内省やマインドフルネスのために静かな時間を取る。
- 時間どおりに到着する。遅れている場合はメッセージを送信する。
- メールや携帯電話などの気が散るものは排除する。オフまたはミュートする。
- 相手と目を合わせる。バーチャルミーティングの場合は Web カメラを使用する。
- 耳を傾け、案内とサポートを提供する用意をしておく。
- 目の前のトピックに対して、思慮に富んだ、関連性のある質問をする。
聞く
出席中についていえば、重要なのは傾聴することです。返事をするためだけではなく、理解するために傾聴しなければなりません。
「リーダーとして、多くのことに耳を傾ける必要があります。従業員が口に出して言っていること、そして口には出さないことに積極的に耳を傾けてください。」— Srinivas Tallapragada、代表取締役、テクノロジー、Salesforce
傾聴とは簡単なようですが、ミーティングの場にはいたけれども、後から何か重要な点を聞き漏らしていたことに気付いた経験は何度ありますか? (心配いりません。誰にでもあることです)。多くの場合、聞き漏らしたことを同僚に尋ねるのは簡単ですが、1 対 1 の場合、そうはいきません。これらのミーティングは、直属部下について知り、行動原理を理解する機会です。直属部下の言葉を聞いていないとなれば、1 対 1 ミーティングの場は、気まずいものとなるでしょう。
それでは、傾聴スキルを磨くにはどうすればよいのでしょうか? 能動的な聞き手になるように努めてください。つまり、直属部下 (話者) と彼らが話す体験に焦点を当てます。
次の答えを聞きます。
- 言葉 — 直属部下が話す内容とその話し方に注意を払う。
- 表現と抑揚 — 直属部下の口調、ペース、感情に注意を払う。
- 興奮と苦痛 — 直属部下を興奮させるプロジェクトおよび苦痛をもたらすプロジェクトに注意を払う。
次に、自由形式の質問をして、直属部下の話の内容について理解を深めます。たとえば、あるプロジェクトについて真の熱意を感じ取ったなら、その話をもっと詳しく聞かせてほしいと頼みます。
まとめ
これらのヒントのおかげで、1 対 1 ミーティングにどれほど集中して臨むことができるのかを知ったら、きっと驚くことでしょう。次の単元では、優先事項について意識統一を図ることから、1 対 1 ミーティング後のフォローアップまで、すべてのヒントを紹介します。