1 対 1 ミーティングの価値を学ぶ
学習の目的
この単元を完了すると、次のことができるようになります。
- 1 対 1 ミーティングのビジネス価値について説明する。
- 効果的な 1 対 1 ミーティングに備わる要素について説明する。
効果的な 1 対 1 ミーティングが持つ価値
Tim は、8 人の直属部下を擁する新しいマネージャーです。チームを管理する喜びは大きく、部下の能力を最大限に引き出す方法を学びたいと思っています。Akira は、10 年以上のチームの管理経験があり、チームのモチベーションを高めて奮起させる方法を探しています。
管理職に初めて就くのか何年もの経験があるのかにかかわらず、1 対 1 ミーティングはあなたと直属部下の成功を支援する優れた方法です。
このような各直属部下とのあらかじめ予定された非公式ミーティングは、場所を選びません。オフィス、会議室、歩きながら、コーヒーショップ、またはラップトップを用いてバーチャル上で行うこともできます。
1 対 1 ミーティングはなぜそれほど重要なのでしょうか? 簡単に言えば、何がチームのモチベーションを高め、意欲をかき立て、刺激を与えるのかを詳しく知るのに最適だからです。
「1 対 1 ミーティングを通じて、私たちは従業員の話を聞き、何が障害になっているかを学び、何が従業員の意欲をかき立てるのかを探っています。」— Salesforce ベルギー、ソーシャルエンジニアリング、シニアマネージャー、Carmina Coenen
何より重要なのは、1 対 1 ミーティングを定期的に実施し、直属部下とその部下の目標、成功、キャリアについて、あなたが時間と労力を投じていると示すことです。
定期的な 1 対 1 ミーティングには次の効果があります。
| エンゲージメントの向上 | マネージャーが定期的な 1 対 1 ミーティングを実施している場合、従業員が仕事に対して積極的になる可能性が 3 倍高くなります。 |
| 生産性の向上 | エンゲージメントの高い従業員は、エンゲージメントの著しく低い従業員と比べて生産性が 22% 高くなります。 |
| 障害の減少 | 直属部下と定期的にミーティングを行うマネージャーは、意思統一、サポートの提供、プロジェクトの障壁の克服に成功する可能性が高くなります。 |
これでも 1 対 1 ミーティングに時間を費やす価値があるとは納得できませんか? エンゲージメントの著しく低い従業員は、離職する可能性が 4 倍高くなります。新しい従業員の面接、採用、トレーニングに費やされる時間を考えてみてください。その時間を既存の従業員について知り、育成するために回した方が効果的です。
エンゲージメントの低い従業員のエンゲージメントを高めましょう。直属部下が生産性を最大限に高めて満足できるように支援しましょう。1 対 1 ミーティングの実施に取り組みましょう!
1 対 1 ミーティングに取り組む
マネージャーとして、従業員のためにまとまった時間を取るのは難しいと、最初は思うかもしれません。次回のリリース、お客様へのピッチ、またはマーケティングキャンペーンでチームを統率していると手一杯になりがちです。年間を通して毎週チームメンバーとのミーティングを行う規律を守ることは、マラソンの準備をするようなものです。あなたと直属部下は、42.195 キロを走りきるための定期的なトレーニング、栄養、スタミナが必要です。
ゴールにたどり着くことがいかに難しいかは皆知っています。突発的な怪我、モチベーションの低下、極度の疲労が発生するかもしれません。ランニングコーチがランナーの状態チェックをスケジュールしているように、直属部下との一貫した 1 対 1 ミーティングは直属部下が目標を追うために役立ちます。
「1 人のマラソンランナーとして私が思うのは、長距離を走りきるために水分補給をする給水所のように、1 対 1 ミーティングは目標を達成するために最善策ついて意思統一を図る方法であるということです。」— Salesforce CFO、Mark Hawkins
1 対 1 ミーティングに取り組む方法
| すべきこと | すべきではないこと |
|---|---|
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定期的に実施する Salesforce のあるマネージャーは、直属部下との 30 分間のミーティングを毎週行っています。別のマネージャーは、直属部下との 60 分間のミーティングを隔週行っています。自分にとって適した間隔を見つけましょう。 |
散発的にミーティングを行う 直属部下全員との定期的な 1 対 1 ミーティングを開始するという説明もしないまま、各員の予定表に 1 対 1 ミーティングを好き勝手に加えないでください。 |
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1 対 1 ミーティングをスケジュールするのは誰なのかを明確にする 直属部下に、こちらとの合意の上で、定期的な時間枠をスケジュールするように依頼します。必要に応じて、予期しないスケジュールの問題が発生した場合はあなたが新しいミーティング時間を提案および確定できるように、権限の編集を依頼します。 |
直属部下が 1 対 1 ミーティングを必要に応じてスケジュールするだろうと思い込む 直属部下にミーティングをスケジュールするように依頼することを忘れないでください。 |
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1 対 1 ミーティングの時間を守る 1 対 1 ミーティングに割り当てられた時間を守ります。その時間を利用して、一緒に散歩したりコーヒーを飲んだりすることもできます。1 対 1 ミーティングはあらゆる場所で行えますが、最も重要なことはミーティングに集中し、注意深くなることです。 |
1 対 1 ミーティングを再スケジュールせずにキャンセルする 1 対 1 ミーティングの予定を入れておきながら、再スケジュールせずにキャンセルしないでください。1 対 1 ミーティングがエンゲージメントと生産性にもたらす効果を忘れないでください。 |
優れた 1 対 1 ミーティングに必要な要素
1 対 1 ミーティングが非常に重要であることは理解できたと思いますが、優れた 1 対 1 ミーティングには何が必要でしょうか? 答えは簡単です! 最初に必要なのは、あなたの時間、注意力、サポートを提供する意欲です。これはコミットメントの部分です。
加えて、優れた 1 対 1 ミーティングには次の 4 つの要素が必要です。
- つながり
- インスピレーション
- 意思統一
- フィードバック
つながり
時間をかけてつながりを深めます。状況レポートと ToDo リストの確認をおざなりにしないでください。リラックスして「調子はどうですか?」と言葉をかけ、1 対 1 ミーティングを開始します。「週末はどう過ごしましたか?」と聞いてもよいですね。
「私のチームは家族のようなものです。メンバーのことやメンバーの生活で起こっていることを心から気にかけています。」— Salesforce ロンドン、ソリューションエンジニアリング、シニアディレクター、Ansar Ahmed
つながりを持つには、あなたが直属部下について個人的に知り、職場以外での生活も含めて気にかけていると示さなければなりません。ラップトップは持たずにお茶やランチに出かけて、期限や成果物にとらわれないで個人的な関係を築くこともできます。
チームとつながるためのちょっとした行動が、信頼と理解を得るのに役立ちます。このように関係を深めることで、全員がストレス、誤解、障害を回避できます。
つながりについては、次の単元でさらに詳しく説明します。
インスピレーション
前述のとおり、インスピレーションを与えることはコーチングとよく似ています。直属部下がスター選手になるために必要なアドバイス、ガイダンス、リソースを提供することも必要です。ただし、それだけではありません。1 対 1 ミーティングは、直属部下がストレスで疲れ切っていたり激励の言葉が必要だったりするときに、あなたが共感を表す良い機会です。これまでのキャリアを通して、あなたがどのように困難を乗り越えたのか、何を学んできたのかを話すことで、直属部下の意欲を高めます。
「1 対 1 ミーティングの最大の価値の 1 つは、従業員が何に苦労して行き詰まっているかを明らかにし、先に進む方法を見つける手助けができることです。どうすべきかを伝えるのではなく、自分で解決策を見つけ出せるように導きます。」— Salesforce、カスタマーセントリックエンジニアリング、シニアディレクター、Jon Plax
チームをコーチングして意欲を高め、成功に導く方法は、「他者のコーチングと能力開発」および「ストーリーを使用したチームの啓発」を参照してください。
意思統一
チームが共通の認識を持っていることを確認し、適切な目標を目指すことが何よりも重要です。もちろん、最新の状況確認のみに焦点を絞って 1 対 1 ミーティングをするように提案しているわけではありません。むしろ、優れた 1 対 1 ミーティングでは、従業員のプロジェクト、優先事項、およびキャリア目標についての方向性を示し、明確化します。
「1 対 1 ミーティングのおかげで、あらゆる段階での意思統一を図り、正しい方向へと進むことができます。」— Salesforce CFO、Mark Hawkins
Salesforce では意思統一が非常に重要であり、目標と戦略について社内全体で常に意思統一を図るための独自のメソッド、V2MOM を使用しています。V2MOM を使用する方法についての詳細は、「組織内の意思統一 (V2MOM)」を参照してください。
フィードバック
タイミングが良く、一貫性のあるフィードバックは、個人のパフォーマンスと会社の成功の原動力となります。多くの企業がこの点を認識し始め、年次レビューを廃止しています。フィードバックは即時性を備えることが重要であり、1 対 1 ミーティング中にフィードバックをやり取りすることがベストです。
「フィードバックするときは常に、質問形式にしています。「そこで何が起こったと思いますか?」や「それはどういう結果になりましたか?」と聞きます。こうすれば、従業員は自分で解決策を見つけ出すことできます。厳しい会話がやわらかくなり、影響力が増します」— Salesforce、エグゼクティブマーケティング & コミュニケーション、シニアディレクター、Meghan Gendelman
フィードバックは双方向であるため、1 対 1 ミーティングはあなたが何を改善できるかについてのフィードバックを受ける機会でもあります。
このすべてがまとめられた One-on-One-Meetings パック内のヒント集、『The Elements of a Great 1:1 in Action (優れた 1 対 1 ミーティングの要素の実践)』を参照してください。
まとめ
これで、定期的な 1 対 1 ミーティングを実施することが、全員のエンゲージメントの向上、生産性の向上、障害の減少につながるという確信に至ったかと思います。
次の 2 つの単元では、素晴らしい 1 対 1 ミーティングを実施できるように、Salesforce 屈指のマネージャー数人による最重要ヒントを紹介します。
リソース
- 4 Steps to Better Your Boss-Employee Relationship (上司と従業員の関係を改善するための 4 つのステップ)
- The Secret To Effective One-On-One Meetings With Direct Reports (直属部下との効果的な 1 対 1 ミーティングの秘訣)
- How to Make Your One-on-Ones with Employees More Productive (従業員との 1 対 1 ミーティングをさらに生産的にする方法)
- Cancelling One-on-One Meetings Destroys Your Productivity (1 対 1 ミーティングのキャンセルがまねく生産性の低下)
- Employees Want a Lot More From Their Managers (従業員はマネージャーに多くのことを求めている)