優先事項についての意思統一と相互フィードバック

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

チームと意思統一するために有用な質問を特定する。
役立つフィードバックを適時に直属部下に伝えて、フィードバックを受ける。
ミーティング中およびミーティングの後、直属部下をサポートする。

この単元では、1 対 1 ミーティングのヒントの中でも特に、直属部下と優先順位について意思統一を図ったり、フィードバックを交換したりするためのヒントに焦点を当てて説明します。

順調に 1 対 1 ミーティングのエキスパートへの道を歩んでいますよ!

優先事項について意思統一を図る

自分と直属部下が連携し、チームの目標に向かって同じ方向に進んでいることを確認するには、1 対 1 ミーティングが最適です。1 対 1 ミーティングでは、優先事項について意思統一を図り、詳細を検討します。

「1 対 1 ミーティングでは、やる気を起こさせ、また目標達成のために気分を一新し、元気づけることができます。」— Salesforce CFO、Mark Hawkins

以下に、1 対 1 ミーティングでの質問の例を示します。

プロジェクトの進み具合はどうですか?
今週は何をしていますか?
優先事項をうまく管理できていますか? 何か問題はありますか?
どのような障害が妨げになっていますか? その障害に対処するため、何をしていますか?
私にできるサポートはありますか?

直属部下もチームを管理している場合は、チームの状態についていくつか質問すると良いでしょう。次に例を示します。

チームの状態はどうですか?
直属部下のうち、今週の目標を達成したのは誰ですか? 目標に届かなかったのは誰ですか?
チームのメンバーに問題は発生していませんか?
楽しいボランティア活動や社外活動をチームのために計画していますか?
自分が休暇を取るとき、どの直属部下を最も信頼して代理にできますか? なぜでしょうか?
チームのモチベーションを向上させるためにどのようなことを行っていますか?

少し時間をとって、直属部下にプロジェクトのリストを作成して優先順位を付けてもらうことも検討してください。どの優先事項が最も重要であると思うかについて、自分の意見を伝えます。

期待事項を設定して事前に準備する

直属部下が 1 対 1 ミーティングの主導権を握ることがありますが、話に割り込んではいけないということはありません。あなたにも直属部下と話し合いたいことがある場合があります。その場合は、1 対 1 ミーティングの冒頭かミーティングを始める前に、話したい内容を簡単に伝えておきます。

「直属部下に 1 対 1 ミーティングの予定を伝えるときに重要な議題も付け加えて伝えておくと、ミーティングで忘れずにそのトピックについて話すことができます。」—Sriram Dinavahi、エンジニアリング担当副社長、Salesforce、ハイデラバード

事前に数分の時間を割いて、ミーティングに備えるとよいでしょう。直属部下から出された議題を見て、事前に確認が必要な質問があるかどうか考えます。自分のマネージャーの回答が必要になるかもしれません。

次のように、ミーティングで話し合いたいトピックについて、要点をまとめておくこともできます。

プロジェクトの最新情報
フィードバックのやり取り
直属部下の今後のプロジェクトまたは商談

1 対 1 ミーティングでフィードバックを共有することは、自分と直属部下がお互いに学んで成長する上で非常に有効な方法です。ただ相手の話をよく聞き、互いの意見をやり取りするためだけに時間をとっているのです。この時間に勝るものはありません。

「どの従業員も、成長してキャリアに自信を持つためには、自分がどれくらい良い仕事をしているかを知る必要があります。他人からフィードバックを受けずに、何かを改善した人はいません。」— Srinivas Tallapragada、代表取締役、テクノロジー、Salesforce

フィードバックを伝えるときは、SBI モデルを念頭に置いてください。これについては、「フィードバックの文化」モジュールで詳しく説明していますが、このモジュールをまだ読んでいない方のために説明しますと、SBI は Situation (状況)、Behavior (行動)、Impact (影響) の頭文字です。

肯定的で建設的なフィードバックを伝えるときは、次のようにします。

会話の始めに具体的な状況や背景事情について話し合います。
この状況に固有の行動について説明します。
この行動が、従業員の仕事、チーム、お客様などに及ぼす影響について説明します。

背景事情と具体的なことをフィードバックで伝えると、受け手は何をこのまま続け、何に新たに挑戦すれば良いのかがわかります。また、直属部下は、あなたのフィードバックから、優れたフィードバックとはどのようなものかを学び、落ち着いてフィードバックを受け止めることができます。

Salesforce では、新しいフィードバックアプリケーションが作成されており、マネージャーと従業員がフィードバックをいつでも伝えたり受けたりできるようになっています。従業員がリアルタイムのフィードバックをこのアプリケーションで提供し、直接ミーティングや 1 対 1 ミーティングでフォローアップすることが奨励されています。

サポートを提供する

直属部下が行き詰ったときにサポートを提供すると、直属部下は最高の仕事ができるようになり、チームが全体として成功できるようになります。

「マネージャーは、信頼関係の中での特別な存在です。1 対 1 ミーティングで何を言い、どのように話を聞き、何を質問するかは、従業員のやる気と満足感に大きく影響します。」— EMEA、カスタマーサクセス部門、RVP (Regional Vice President)、Simon Macklin

直属部下は、仕事を完了するための情報がどこにあるかというような、小さいことで支援を必要としていることがあります。スケジュールが厳しいときに何を優先すべきか、などの複雑なことで支援を必要としていることもあります。多くのサポートを行うことで、直属部下は自分で問題を解決する方法を学びます。

次のような質問をしてみてください。

何かで私のサポートが必要ですか? 時間、フィードバック、メールの返信などが必要ですか?
目標達成のために、私に何かできることはありますか?
キャリアについて助言してくれる人の紹介が必要ですか?

このような直接的な質問は、あなたが従業員のキャリアに力を注いでいることを示すだけでなく、あなたが従業員の提案を進んで採り入れようとしていることも示します。

フォローアップする

1 対 1 ミーティングが終わっても、それで完了ではありません。考慮すべき要点や成果をミーティング中にメモし、それを書面にするかメールで共有してください。直属部下にも、同じようにするように求めます。このようなメモは、週ごとのミーティングの記録となります。

1 対 1 ミーティングの間に直属部下から質問されて、それに回答できなかった場合は、後でメモを使用してフォローアップできます。これが備忘録となり、直属部下は正しい方向に進んで、必要とする回答を見つけられるようになります。支援の点では、今回と次回の 1 対 1 ミーティングの間に設定されている、重要な期限に注意してください。すべての支援を予定どおりに整然と行うことができるようにしてください。

「1 対 1 ミーティングは必ず終結させてください。Quip、メール、Chatter など、両者にとって都合の良い方法でフォローアップします。」—Sriram Dinavahi、エンジニアリング担当副社長、Salesforce、ハイデラバード

まとめ

男性がビデオ会議を通じて別の男性とハイタッチしながら、「まとめましょう」と言っています。

1 対 1 ミーティングは、単なるカレンダー上の約束ではありません。直属の部下との信頼関係を築く、貴重なビルディングブロックです。注目すべきことは、顔を会わせる (直接にしろ、カメラを通してにしろ) 時間を取ると、プロジェクトが円滑に進み、直属部下が大切にされてサポートされていると感じることです。1 対 1 ミーティングを続けて、直接顔を合わせることで自分の存在を示し、直属部下が最高の仕事をできるようにします。