OmniStudio Document Generation の紹介

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• ドキュメント生成のいくつかの課題を説明する。
  
• 自社で OmniStudio Document Generation を使用する利点を挙げる。
  
• このソリューションによってビジネス課題がどのように解決されるかを説明する。
  

ドキュメント生成の課題

Candace Evans をご紹介します。Candace は、お客様仕様のスタイリッシュで履き心地の良いカスタムスニーカーを製造する Cloud Kicks という企業の営業担当です。彼女は社内の営業活動を主導すると共に、Salesforce システム管理者と協力して、セールスプロセスを改善しています。

Candace とその営業チームは優れた仕事振りで、 毎月多くの商談を成立させていますが、商談の成立には何十ものドキュメントが伴います。つまり、チームは多数の見積、提案、契約を生成してお客様に送信する必要があります。

Candace のチームはドキュメント生成に関していくつかの課題に直面しています。それは次のことを行う必要があるためです。

• すべてのドキュメントを手動で作成する。
  
• 名前、日付、注文詳細などの同じ情報を何度も入力する。
  
• いくつかのドキュメントテンプレートを使用し、テンプレートバージョンを管理する。
  
• ドキュメントが正確であることを検証する。
  
• 法令遵守を管理し、ドキュメントに適切な条項や修正条項が含まれていることを確認する。
  

このような手動プロセスに業務時間の多くを取られることが彼女の悩みです。Candace はそれよりもお客様と話をして、営業目標を達成したいと思っています。

幸い、Cloud Kicks は、ドキュメント生成機能を高めて事務処理を自動化するために OmniStudio Document Generation を購入しました。このソリューションがあれば、優れたカスタマーエクスペリエンスを実現して、市場を支配することも可能です。

このモジュールでは、Candace のチームが OmniStudio Document Generation を利用してドキュメント生成の課題を克服し、デジタルトランスフォーメーションを実現する方法を見ていきます。機能、一般的なユースケース、ドキュメント生成プロセスに注目します。

ソリューション

OmniStudio Document Generation では、契約、提案、見積、請求といったビジネスに不可欠なデジタルドキュメントを動的かつ明瞭に作成、管理できます。定義済みのカスタマイズされたテンプレートを使用することで、Candace はスピード、精度、一貫性、正確性をもってドキュメントを作成できます。

OmniStudio Document Generation では、Microsoft Word や PowerPoint などのテキストベースのファイルを他のデータソースとマージして、ドキュメントを作成します。また、Salesforce の業種ユースケース向けのオンデマンド機能と一括機能の両方がサポートされています。使用可能な出力形式には .docx、.pptx、.pdf があります。

OmniStudio Document Generation アプリケーションを見てみましょう。次に示すのは Acme 取引先の見積レコードのスクリーンショットです。ここからさまざまな種類のドキュメントを生成できます。

見積ドキュメントを作成するために、Candace は見積レコードから [Generate Document (ドキュメントを生成)] (1) を選択します。そうすると、Candace が選択した出力形式に応じてカスタマイズされた見積ドキュメントが作成されます。新しいドキュメントは [Notes and Attachments (メモと添付ファイル)] セクション (2) に表示されます。

課題を克服する

Cloud Kicks のような企業が OmniStudio Document Generation を活用すれば、障害を取り除き、業務を大幅に改善できます。以下の方法を検討します。

• ドキュメント生成の高速化: 簡単かつ正確に、より多くのドキュメントを作成します。
  
• バージョン管理: ドキュメントテンプレートの複数のバージョンを管理します。 
  
• 売主側契約: 各種 Salesforce オブジェクトからマージしたデータを使用してカスタマイズした売主側契約を作成します。売主側契約は収益を生成する合意であるため、慎重な監視と管理を行うだけの価値があります。
  
• 詳細な提案ドキュメント: 定義済みの視覚形式でデータのセグメントをマージする詳細な提案ドキュメントを作成します。
  
• 統合見積: 強力なドキュメント生成機能によって複雑な見積を生成します。
  
• 複数レポート: シンプルなものから複雑なものまで、複数のレポートドキュメントを生成します。
  

次の単元では、OmniStudio Document Generation の機能をさらに詳しく学習します。