高度なルールによるブリーフケースの最適化

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• ブリーフケースのレコードを選択するための関連オブジェクトルールを設定する。
  
• ブリーフケースでカスタム数式項目を使用する
  

さらに多くのレコードの絞り込み

ブリーフケースが稼働し始めたら、チームの拡大に合わせて、可能な限り効率的に機能するようにしていきます。組織が受け付ける予定の件数や派遣作業員の人数が増えるにつれ、画一的なブリーフケースでは対応しきれなくなることがあります。技術者は、各自の現在地に基づいて、自分に直接関連する作業指示のみを表示したいと考えるようになります。幸い、それを可能にするオプションが用意されています。

その 1 つ目は関連オブジェクトルールで、 Salesforce のほかのオブジェクトとのリレーションに基づいてレコードを同期できます。たとえば、作業指示オブジェクトを参照して、場所 ID がブリーフケースユーザーの場所と一致するレコードのみを取り込むルールを設定できます。オブジェクトとユーザー間のリレーションがすでにデータモデルに反映されている場合の優れたオプションです。

2 つ目のオプションは、カスタム数式項目です。このアプローチでは、各レコードを評価し、ブリーフケースユーザーの特定の属性 (米国の州など) に一致するかどうかを判定する数式項目を作成します。特定の技術者について、数式が true に評価されると、そのレコードがブリーフケースに取り込まれます。この場合は、オブジェクトのリレーションだけに頼るのではなく、各ユーザーに表示されるレコードを計算に基づく方法で柔軟に管理できます。

関連オブジェクトルールを使用する

ブリーフケースを設定する際、検索条件は、技術者のデバイスと同期させるレコードを絞り込む優れた手段です。ただし、検索条件だけでは不十分な場合があります。適切なレコードを特定する最も正確な方法が、2 つのオブジェクト間のリレーションを用いるものである場合には、関連オブジェクトルールが適した選択肢になります。

上記の例を見てみましょう。サービスリソースオブジェクトと作業指示オブジェクトは LocationId 項目を共有しています。つまり、技術者と担当地区の作業指示との間に自然なつながりがあるということです。広範な検索条件に頼るのではなく、関連オブジェクトルールを使用してこの共有項目を活用すれば、各技術者に自分の場所に関連する作業指示のみを表示できます。

この設定を行うには、まずサービスリソースオブジェクトに、現在のユーザーでレコードを絞り込む最上位のルールを作成します。この手順は次のとおりです。

1. [設定] で、[クイック検索] ボックスにBriefcase Builder (ブリーフケースビルダー)と入力して、[Briefcase Builder (ブリーフケースビルダー)] を選択します。
   
2. [New Briefcase (新規ブリーフケース)] をクリックします。
   
3. 名前に、Work Orders by Location (場所別作業指示) と入力します。
   
4. [Developer Name (API 参照名)] 項目をクリックすると、自動的に入力されます。
   
5. [Next (次へ)] をクリックします。
   
6. [Briefcase Rules (ブリーフケースルール)] ペインで、プラスアイコン をクリックします。
   
7. 参照項目で、[Service Resource (サービスリソース)] を見つけて選択します。
   
8. 検索条件ウィンドウに、次の値を指定します。
   
   • Filter By (検索条件): User ID (ユーザー ID)
     
   • Criteria (条件): Equals (次の文字列と一致する)
     
   • Value (値): Current User ID (現在のユーザー ID)
     

これで、場所オブジェクトの関連ルール、次に作業指示オブジェクトの関連ルールを追加できます。具体的には、次の手順を実行します。

1. サービスリソースルールが選択された状態で、[Add Related Object (関連オブジェクトを追加)] をクリックします。[参照項目] で [場所 ID] をクリックします。
   
2. 場所ブリーフケースルールで、検索条件行の右側にあるゴミ箱アイコンをクリックして、デフォルトの検索条件を削除します。
   

3. 場所オブジェクトルールが選択されたままの状態で、[Add Related Object (関連オブジェクトを追加)] をクリックします。[関連リスト] で [作業指示] をクリックします。
   
4. 作業指示ブリーフケースルールで、検索条件行の右側にあるゴミ箱アイコンをクリックして、デフォルトの検索条件を削除します。
   

12. [Next (次へ)] をクリックします。
    
13. このブリーフケースに割り当てられているユーザーまたはグループを選択して、[Next (次へ)] をクリックします。
    
14. ブリーフケースに関連付けるアプリケーションを選択して、[Save (保存)] または [有効化] をクリックします。
    

これで、派遣作業員が各自のモバイルアプリケーションでレコードを確認する際、現在の州のレコードのみが表示されます。

カスタム数式項目を作成する

技術者にどのレコードを表示すべきかを決定するロジックが、単純な検索条件や関連オブジェクトルールの範疇を超えることがあります。そのような場合に役立つのがカスタム数式項目です。カスタム数式項目を使用すると、定義した数式に基づいてオブジェクトに計算データを保存できます。また、この数式を使用して、複数のオブジェクトにまたがる項目を参照することも可能です。数式項目を作成したら、ブリーフケースの検索条件の一部として使用し、同期させるレコードを的確に管理できます。

たとえば、米国の同じ州に存在する取引先のレコードのみを技術者に表示するブリーフケースを作成するとします。このためには、取引先オブジェクトに、取引先の請求先の州が現在のユーザーの州と一致するかどうかを判定するカスタム数式項目を作成します。ニューヨークの技術者がブリーフケースを開くと、ニューヨークに存在する取引先のレコードのみが表示されます。

このプロセスの設定は、主に 2 つのステップで構成されます。カスタム数式項目を作成することと、ブリーフケースの検索条件でその項目を使用して同期させるレコードを管理することです。では、1 つ目のステップを見ていきましょう。

1. [設定] から [クイック検索] ボックスにObject Manager (オブジェクトマネージャー)と入力し、[Object Manager (オブジェクトマネージャー)] を選択します。
   
2. [取引先] をクリックして取引先オブジェクトの詳細を表示します。
   
3. [項目とリレーション] をクリックして、[New (新規)] をクリックします。
   
4. [データ型] では、[数式] を選択します。
   
5. [Next (次へ)] をクリックします。
   
6. [Field Label (項目の表示ラベル)] に、Is In Current User State (現在のユーザーの州にある取引先) と入力します。
   
7. [数式の戻り値のデータ型] で [チェックボックス] を選択します。
   
8. [Next (次へ)] をクリックします。
   
9. [高度な数式] タブをクリックしてから、[項目の挿入] をクリックします。
   
10. [Insert Field (項目の挿入)] ウィンドウで、[Account (取引先)] を選択し、[Billing State/Province (都道府県(請求先))] を選択してから、[Insert (挿入)] を選択します。
    
11. [Insert Operator (演算の挿入)] をクリックし、[= Equal (= 次の文字列と一致する)] を選択します。
    
12. [Insert Field (項目の挿入)] をもう一度クリックして、[$User] を選択してから [State/Province (都道府県)] を選択し、[Insert (挿入)] をクリックします。
    
13. BillingState  =  $User.State という数式が表示されていることを確認します。

14. [Next (次へ)] をクリックします。
    
15. System Administrator (システム管理者)プロファイルにこの項目を参照するアクセス権が設定されていることを確認します。
    
16. [Next (次へ)] をクリックします。
17. 4 つのページレイアウト名のチェックボックスをすべてオンにして、[Save (保存)] をクリックします。
    

続いて、ブリーフケースを作成または編集するときに、カスタム数式項目が true かどうかを評価する検索条件を追加する必要があります。この検索条件は各レコードをチェックして、数式で true 値が返されるもの、つまり取引先の州が技術者の州と一致するレコードのみを同期します。

1. [設定] で、[クイック検索] ボックスにBriefcase Builder (ブリーフケースビルダー)と入力して、[Briefcase Builder (ブリーフケースビルダー)] を選択します。
   
2. [新規ブリーフケース] をクリックします。
   
3. 名前に、Work Orders by Location (Custom Field) (場所別作業指示 (カスタム項目)) と入力します。
   
4. [Developer Name (API 参照名)] 項目をクリックすると、自動的に入力されます。
   
5. [Next (次へ)] をクリックします。
   
6. [Briefcase Rules (ブリーフケースルール)] ペインで、プラスアイコン をクリックします。
   
7. 参照項目で、[Account (取引先)] を見つけて選択します。
   
8. [Filter (検索条件)] で、先ほど作成した Is In Current User State (現在のユーザーの州にある取引先) という表示ラベルの新しいカスタム数式項目を選択します。
   
9. [条件] で、[次の文字列と一致する] を選択します。
   
10. [Value (値)] で [True] を選択します。
    
11. [Next (次へ)] をクリックします。
    
    
12. このブリーフケースに割り当てられているユーザーまたはグループを選択して、[Next (次へ)] をクリックします。
    
13. ブリーフケースに関連付けるアプリケーションを選択して、[Save (保存)] または [有効化] をクリックします。
    

これで完成です! カスタム数式項目を使用した場所ベースのブリーフケースを設定しました。このアプローチは、データの構造やビジネスの成長に関係なく、技術者が必要とするレコードをマッチングする柔軟かつ強力な手段になります。

関連オブジェクトルールとカスタム数式項目のどちらを選ぶかは、ユースケースによって異なります。関連オブジェクトルールは、必要とするリレーションがデータモデルにすでに反映されている場合に適しています。カスタム数式項目は、ロジックが複雑な場合や、複数のオブジェクトにまたがる条件を評価する必要がある場合に細かく管理することができます。いずれにせよ、ブリーフケースを微調整し、フィールドチームが必要な情報を必要なときに確認できるツールを整えることができました。

このモジュールを通して、フィールドサービスチーム向けのオフラインブリーフケースを作成して設定する方法を学びました。まず 1 つ目のブリーフケースを構築してオブジェクトを追加し、同期時間を短縮するために検索条件を設定しました。ブリーフケースをユーザーのグループに割り当て、テストしてから有効にしました。さらに、関連オブジェクトルールやカスタム数式項目を活用して、技術者に場所固有のレコードを表示する方法も習得しました。

こうしたスキルを備えていれば、フィールドチームがオンライン、オフライン、あるいはその中間であっても、生産性を維持し、常に必要な情報を得ることができます。早速学んだことを実践し、オフラインブリーフケースがチームにもたらす変化を実感してみてください。

リソース

• Salesforce ヘルプ: Advanced Ways to Select Records for a Briefcase (ブリーフケースのレコードを選択するための高度な方法)