ジョブのシフトを作成し、ボランティアを割り当てる

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• ボランティアシフトを作成する。
• ボランティアをシフトに割り当てる。
• イベント終了後にボランティア時間を調整する。

シフトを作成する

ここまでで、ボランティアレコード構造の最初の 2 つのレベルを作成しました。

• 構造の最上位レベルであるキャンペーン。架空の非営利団体 No More Homelessness (NMH) の場合、これは Welcome Home イベントです。
• 構造の第 2 レベルであるボランティアジョブ。この例では、設営クルー、ウェイター、バーテンダー、撤収クルーです。

あとは、構造の第 3 レベルであるボランティアシフトを作成するだけです。

ボランティアシフトとは、ボランティアが必要とされる日付と時間のことです。NMH の Welcome Home イベントには次のシフトがあります。

Volunteers for Salesforce (V4S) では、シフトは関連付けられたボランティアジョブレコード内に表示されるため、ジョブレコードを開いて最初のシフトを作成しましょう。

1. キャンペーンレコードで、[関連] タブをクリックして [ボランティアジョブ] 関連リストを表示します。
2. 関連リストで [Welcome Home - Setup Crew (Welcome Home - 設営クルー)] をクリックします。
   
   
3. ボランティアジョブレコードの [関連] タブをクリックします。
4. [ボランティアシフト] 関連リストで [新規] をクリックします。
   
   
5. 必須項目に入力します。ボランティアコーディネーター Enoch と同じ手順を実行している場合は、次のように設定します。
   • 開始日時: イベントの日の午後 4 時
   • 所要時間 (時間): 2
   • 必要なボランティア人数: 2。この値によって、Web サイトでこのシフトにサインアップできる人数が決まります。この値は、ボランティアジョブレコードとキャンペーンレコードに積み上げ集計されます。
6. [保存] をクリックします。

設営クルーのボランティアシフトがボランティアジョブレコードの [ボランティアシフト] 関連リストに表示されます。クリックしてシフトの詳細を確認します。

最初のシフトを作成できました。イベントの残りのシフトも作成しましょう。

他のシフトを作成する

2 つのウェイターシフト (午後 6 ～ 8時と午後 8 ～ 10 時) をそれぞれ別個に作成します。

今回は、キャンペーンの詳細ページでボランティアジョブを探すのではなく、[ボランティアジョブ] タブで探してください。どちらのルートを使用してもジョブに移動できます。

1. ボランティアアプリケーションの [ボランティアジョブ] タブをクリックします。作成したジョブは、[Recent Volunteer Jobs (最近のボランティアジョブ)] リストビューに表示されます。
2. [Wait Staff (ウェイター)] ボランティアジョブをクリックします。
3. [関連] タブをクリックします。
4. [ボランティアシフト] 関連リストで [新規] をクリックします。
5. 必須項目に入力します。Enoch は次の情報を入力します。
   1. 開始日時: イベントの日の午後 6 時
   2. 所要時間 (時間): 2
   3. 必要なボランティア人数: 2
6. [保存] をクリックします。

午後 8 ～ 10 時の 2 つ目のシフトを作成するには、ボランティアジョブで行ったのと同じようにボランティアシフトをコピーします。

1. ボランティアジョブレコードの関連リストで、作成したばかりのボランティアシフトレコードをクリックします。
2. クイックアクションバーのメニュー矢印 () をクリックし、[コピー] をクリックします。
3. [開始日時] をイベントの日の午後 8 時に変更します。
4. [保存] をクリックします。

作成したシフトを表示するには、ウェイターのボランティアジョブに戻り、[関連] タブをクリックします。

お疲れ様でした。Enoch は同じ手順に従って 2 つのバーテンダーシフトと 1 つの撤収クルーシフトも作成します。

シフトカレンダーでシフトを確認する

Welcome Home イベントのすべてのシフトを作成した後に、ボランティアアプリケーションのシフトカレンダーでシフトを確認できます。カレンダーを使用すれば 1 か所にすべてのボランティアシフトが表示されるため便利です。では、実際に試してみましょう。

1. ボランティアアプリケーションで [シフトカレンダー] タブをクリックします。
2. 矢印ボタンを使用して、作成したシフトの月までスクロールします。
3. [日] ボタンをクリックすると、シフトの詳細が表示されます。
   
   
4. 各シフトの上にマウスポインターを置くと、確認済みのボランティア人数と、引き続き募集中のボランティア職の数が表示されます。まだボランティアシフトを設定したばかりであるため、確認済みのボランティアはすべて 0 です。

お疲れさまでした。資金調達イベント、ボランティアジョブ、シフトを追跡するためのレコードを作成しました。次はボランティアを見つけましょう。

ボランティアをシフトに割り当てる

V4S を使用すると、ジョブとシフトを Web サイトで宣伝して、ボランティアが自分でサインアップできます。その方法は「V4S を使用したボランティア管理のための Web サイトインテグレーション」モジュールで説明します (「リソース」セクションのリンク参照)。ここでは、ボランティアを手動で入力する方法を見ていきましょう。

ボランティアをシフトに割り当てると、Salesforce でボランティア時間レコードが作成されます。このレコードはボランティアシフトレコードと取引先責任者レコードに関連付けられています。ボランティア時間レコードを使用して、ボランティアの時間を追跡できます。そのボランティアが実際に出席したかどうかも含まれます。これは重要な情報です。

NMH には素晴らしいボランティアのグループがいるため、ほとんどの場合、シフトがすぐに埋まります。Web サイトで Welcome Home イベントを発表していないというのに、もうすでに次のボランティアが決まっています。

• 設営クルー: Peter Delauranti、Tiffany Chan
• ウェイター: Jan O'Toole、Chris O'Toole、Mario Gonzales、Dylan Fernandez
• バーテンダー: Claire Henry、Mitch Krohn
• 撤収クルー : Shin Shin Hsia、Nathan Booker

そこで、ボランティア時間レコードを使用して、この素晴らしいボランティアをシフトに割り当てる必要があります。ボランティア時間の一括編集機能を使用して、この人々をサインアップしましょう。Enoch と同じ手順を実行している場合は彼のボランティアの名前を使用しても、自分の組織のボランティアを入力してもかまいません。

1. シフトカレンダーで、[Setup Crew (設営クルー)] ボランティアシフトをクリックします。
2. [Setup Crew (設営クルー)] ボランティアシフトレコードで [関連] タブをクリックします。
3. [ボランティア時間] 関連リストの [ボランティア時間の一括編集] をクリックします。
   
   
4. [ボランティア時間の一括編集] ページが表示されました。では、設営クルーを入力しましょう。[取引先責任者] 列の最初の行に、名前 Peter Delauranti を入力します。検索アイコンをクリックして Peter や他の個人を検索することもできます。ボランティアの取引先責任者レコードがまだない場合は、先に作成する必要があります。
5. Peter の [状況] を [確認済み] に変更します。NMH では、ボランティアにサインアップした人に [確認済み] 状況を使用します。その人がボランティア活動を終了すると、NMH は [状況] を [完了] に変更します。
6. 次の行に名前 Tiffany Chan を入力 (または検索して選択) します。
7. Tiffany の [状況] を [確認済み] に変更します。
8. [保存] をクリックします。編集が完了するたびに忘れずに [保存] をクリックしてください。

設営クルーが割り当てられました。次は、ウェイターを入力しましょう。ボランティア時間の一括編集機能では、ウィンドウを離れずに異なるシフトの時間を割り当てられます。では、実際に試してみましょう。

1. [ボランティアジョブ] ドロップダウンリストから、[Wait Staff (ウェイター)] のジョブを選択します。
2. [ボランティアシフト] ドロップダウンリストから午後 6 時のシフトを選択します。
   
   
3. [取引先責任者] 列の最初の行に名前 Jan O'Toole を入力 (または検索して選択) します。
4. Jan の [状況] を [確認済み] に変更します。
5. [取引先責任者] 列の 2 行目に、名前 Chris O'Toole を入力 (または検索して選択) します。
6. Chris の [状況] を [確認済み] に変更します。
7. [保存] をクリックします。
8. [ボランティアシフト] ドロップダウンリストから午後 8 時のシフトを選択します。
9. これらの手順を繰り返して Mario Gonzalez と Dylan Fernandez をそのシフトのボランティアとして追加し、[状況] を [確認済み] にします。
10. 完了したら、[保存] をクリックします。

次に、バーテンダー (Claire Henry、Mitch Krohn) と撤収クルー (Shin Shin Hsia、Nathan Booker) を割り当てます。ボランティア時間の一括編集についてこれまでに学習したことをすべて活かし、ドロップダウンメニューから適切なジョブとシフトを選択します。シフトのボランティア入力が完了したら、忘れずに [保存] をクリックしてください。

ボランティアを入力できました。これで Welcome Home パーティを開催できます。

ボランティア時間を調整する

時間を早送りしましょう。イベントは終了し、大きな成功を収めました。ゲストは楽しい時を過ごし、NMH は多額の資金を集めました。

Enoch が次にしなければならないのは、ボランティアが働いた時間を調整して、ボランティアの活動の正確な記録を残すことです。

一緒に Enoch の情報を使用するか、独自のデータを入力してみましょう。ここでも、V4S の便利なボランティア時間の一括編集機能を使用します。

1. ボランティアアプリケーションで [シフトカレンダー] タブをクリックします。
2. [Setup Crew (設営クルー)] シフトをクリックします。設営クルーの [Volunteer Shift Detail (ボランティアシフトの詳細)] ページが開きます。
3. [関連] タブをクリックします。
4. [ボランティア時間の一括編集] をクリックします。
5. 実際に働いた時間に調整します。たとえば、この例の Peter Delauranti のようにボランティアが 2 時間ではなく 2.25 時間働いた場合はそのように変更します。
6. 実際に出席したボランティアの [状況] を [完了] に変更し、[保存] をクリックします。
   
   
7. [保存] をクリックします。

他のボランティアジョブとシフトについてもこのプロセスを繰り返します。それぞれを更新するたびに、[保存] をクリックします。

これで完了です!

ログアウトする前に、キャンペーンでこの一大イベントに関連付けられた素晴らしいボランティア時間をすべて確認しておきましょう。

1. ボランティアアプリケーションで [キャンペーン] タブをクリックします。
2. [Recent Campaigns (最近のキャンペーン)] リストからキャンペーンを選択します。Enoch は [Welcome Home Gala (Welcome Home パーティ)] を選択します。
3. [詳細] タブをクリックし、[ボランティア] セクションまでスクロールして、キャンペーン全体でのボランティアジョブ、シフト、完了時間の積み上げ集計を確認します。
   
   
4. [関連] タブをクリックします。
5. [Volunteer Jobs (ボランティアジョブ)] 関連リストで、[View All (すべて表示)] をクリックしてジョブごとの完了時間数を確認します。
   
   
6. 特定のジョブの詳細を表示するには、そのジョブをクリックします。レコードにはシフト数、ボランティア人数、完了時間数が含まれています。
   
   

これで、1 回限りのイベントのための V4S キャンペーン、ボランティアジョブ、ボランティアシフト、ボランティア時間の管理の基礎を理解できました。次に、このアプリケーションが役立つもう 1 つの状況である定期的なボランティアイベントの管理について学習しましょう。

これは次の単元で行います。

リソース

• Salesforce ヘルプ: Create Job Shifts (ジョブのシフトを作成する)
• Salesforce ヘルプ: Track and Identify Your Volunteers (ボランティアを追跡、特定する)
• Salesforce ヘルプ: Manage, Track, and Assign Volunteers (ボランティアの管理、追跡、割り当てを行う)
• Trailhead: V4S を使用したボランティア管理のための Web サイトインテグレーション