定期的なイベントのあるキャンペーンを設定する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• 複数の場所で開催されるボランティアイベントを管理する。
• Volunteers for Salesforce (V4S) でタイムゾーンがどのように機能するかを説明する。

イベント、イベント、イベント

資金調達パーティのボランティア登録は、一晩に 1 か所で開催される 1 回限りのディナーであるため、比較的単純です。 

ただし、架空の非営利団体 No More Homelessness (NMH) では (そしておそらく皆さんの組織でも)、ほとんどの場合、ボランティアの追跡はもっと複雑です。NMH の Volunteers for Salesforce (V4S) の第一の用途はプログラムに関するものです。特に住宅支援ホットライン、食品サービス、キャリアカウンセリングのために使用されています。ボランティアは、多くの場所で多くの時間帯に継続的に必要とされています。

NMH のボランティアコーディネーター Enoch が複数の場所の複数のシフトで働く複数のボランティアを追跡するという大変な作業を管理するために V4S を設定する手順を見ていきましょう。

構造の重要性を再確認する

管理するボランティアイベントが 1 件でも 100 件でも、少し時間を取って Salesforce でイベントをどう構造化するかを検討すると、自分とボランティアの時間を節約し、ストレスを減らすことができます。

前の単元では、1 つの資金調達イベントに対する複数のジョブとシフトの作成だったため、構造は比較的容易に決定できました。それに対して、さまざまな場所に複数のボランティアイベントがある場合は、構造が難しそうに思えるかもしれませんが、心配はいりません。V4S を使用すれば簡単になります。特に、定期的なイベントでは威力を発揮します。

NMH が V4S で追跡するボランティアイベントを見ていきます。一見、このスケジュールは設定に時間がかかりそうですが、注意深く計画し、V4S の定期的な行動機能を使用すれば、すばやく終わらせることができます。

V4S をどのように構造化するかを決定する

それではまず、新しい構造のスケッチを作成しましょう。 

NMH では、複数の場所で開催される定期的なイベントを管理する必要があります。これらのボランティアイベントで、NMH は次の点を考慮する必要があります。

• イベントが行われる場所。
• イベントの日時。

もう言われなくてもわかっていますね。皆さんも複数の場所、時間、そして多くのボランティアへの対応が必要になることがあると思います。では、この階層化された情報すべてを、V4S のキャンペーン、ジョブ、シフトという構造にどのように当てはめればよいのでしょうか?

最上位レベルのキャンペーンから始めましょう。

前の単元では、1 つのイベントをキャンペーンとして指定しました。それは 1 日限りのイベントではうまく機能しますが、複数日に複数の場所で行われるイベントの場合、異なる構造が必要です。

V4S のキャンペーンレコードの積み上げ集計項目は、イベント数、実際の参加ボランティア人数、ボランティアの合計活動時間数など、レポートに重要なデータです。そのため、何についてレポートを作成するかを表すためにキャンペーンレベルを使用できます。たとえば、特定のプログラム領域や 1 つの組織から資金を受けているプログラムなどについてのレポートを作成できます。

NMH はプログラム領域を表すキャンペーンを設定することにしました。この例では食品プログラムを使用します。

構造内の次のレベルであるボランティアジョブについては、場所と作業を検討しましょう。NMH では、短期住居施設やフードパントリーなどの複数の場所でボランティアジョブを必要としています。ボランティアジョブレベルを使用して、都市部の施設での講義やフードパントリーでの在庫補充など、ボランティアイベントが行われる各施設での各作業を表しましょう。

最後に、ボランティアシフトで、各ボランティアイベントまたはセッションの日時を表します。

この構造のコンテキストでボランティアイベントについて考えると、Salesforce データの編成がより明確になります。

Web サイトでは、この構造は最終的に次のように表示されます。

V4S でのデータ構造が決まったため、設定を開始できます。NMH と一緒にプロセスを進める前に、タイムゾーンについて簡単に説明しましょう。

タイムゾーンを考慮する

多くの組織が、複数の州にまたがる複数の場所で複数のイベントを開催しています複数のタイムゾーンでイベントを開催する場合、ボランティアに現地タイムゾーンのイベント開始時刻が伝わらないと混乱する可能性があります。この混乱を防ぐために、各イベントの場所に基づいてイベントのタイムゾーンを設定できます。

V4S でボランティアシフトを作成すると、Salesforce では、入力された時間が入力者のタイムゾーンであると想定されます。Salesforce 組織の従業員には、各自が Salesforce に設定したタイムゾーンでシフト時間が表示されるため、影響はありません。一方、追加手順を実行しない限り、別のタイムゾーンのボランティアには、Web サイトに正しい時刻が表示されません。 

他のタイムゾーンにいるボランティアのために、キャンペーンレコードまたはボランティアジョブレコードのいずれかでタイムゾーンを定義する必要があります。どちらにするかは次のようにして決めます。

• ボランティアキャンペーン全体が 1 つのタイムゾーン内にある場合、キャンペーンレコードで [ボランティア Web サイトのタイムゾーン] を設定します。たとえば、イベントが米国西海岸で行われる場合は、キャンペーンの [ボランティア Web サイトのタイムゾーン] は [アメリカ/ロサンゼルス] に設定されます。
• キャンペーン内のに異なるタイムゾーンのジョブがある場合、ボランティアジョブレコードで [ボランティア Web サイトのタイムゾーン] を設定します。たとえば、組織が全米で一連の資金調達イベントを主催し、複数の州でボランティアが必要だとします。カリフォルニア州のジョブなら、 [ボランティア Web サイトのタイムゾーン] を [アメリカ/ロサンゼルス] に設定します。東海岸のジョブであれば [ボランティア Web サイトのタイムゾーン] を [アメリカ/ニューヨーク] に設定します。

このように設定することで、ボランティアが Web サイトのシフト情報にアクセスすると、シフトの開始時刻が指定したタイムゾーンで表示されます。

キャンペーンを設定する

NMH に戻って、Enoch が組織のすべての食品プログラムのシフト用に最上位レベルのキャンペーンレコードを設定する手順を見ていきましょう。

1. アプリケーションランチャー () をクリックし、[ボランティア] アプリケーション見つけて選択します。
2. [キャンペーン] タブをクリックします。
3. [新規] をクリックします。
4. 選択を求められた場合は [ボランティアキャンペーン] レコードタイプを選択し、[次へ] をクリックします。
5. キャンペーン名を入力します。Enoch は Food Services と入力します。
6. [有効] オプションをオンにします。このオプションをオンにしないと、キャンペーンがシフトカレンダーや Web サイトに表示されません。
7. [種別] 項目と [状況] 項目は主にキャンペーンの絞り込みやレポートに使用されます。組織で項目をどう使用するかに基づいて選択します。レポートが正確になるように一貫性をもって使用してください。Enoch は次のように選択します。
   1. [種別] には、選択リストのカスタム値である [Services (サービス)] を選択します。
   2. [状況] には [進行中] を選択します。
8. [ボランティア Web サイトのタイムゾーン] ドロップダウンリストから、イベントが行われるタイムゾーンを選択します。NMH は米国西海岸にあるため、Enoch は [アメリカ/ロサンゼルス] を選択します。
9. [保存] をクリックします。

[キャンペーンの詳細] ページが表示されます。こんな感じです!

お疲れさまでした。第 1 レベルのボランティアイベントキャンペーンを設定できました。次の単元に進み、次のレベルである関連する定期的なジョブとシフトを作成しましょう。

リソース

• Salesforce ヘルプ: Plan a Recurring Event (定期的なイベントを計画する)
• Salesforce ヘルプ: Create a Campaign (キャンペーンを作成する)
• Salesforce ヘルプ: Volunteers for Salesforce (V4S) Documentation (Volunteers for Salesforce (V4S) ドキュメント)