ボランティア参加に関するメールとレポートを管理する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

Volunteers for Salesforce (V4S) の自動メール送信のしくみを把握する。
テンプレートを使用して手動でボランティアに一括メールを送信する。
ダッシュボードを使用してボランティアの活動状況を把握する。

ボランティアメールの自動化

ボランティアに支援活動を簡単に行ってほしいということであれば、必要なときに必要な情報をボランティアに提供することが非常に重要です。

とはいえ、そうしたメールをすべて管理するには時間がかかります。幸いなことに、Volunteers for Salesforce (V4S) には一般的なボランティアメッセージのすべてのメールテンプレートが事前設定されています。

適切なタイミングでメール送信をトリガーする自動化も含まれています。システム管理者は、組織で別の操作が必要な場合は自動化の無効化や変更ができます。

まず、すべての V4S メールテンプレートを見てみましょう。

[設定] から、[クイック検索] ボックスにメールテンプレートと入力し、[Classic メールテンプレート] を選択します。
[フォルダー] ドロップダウンリストから、[Volunteer Email Templates (ボランティアメールテンプレート)] を選択します。V4S テンプレートの完全なリストが表示されます。
(架空の) 非営利団体 No More Homelessness (NMH) のボランティアコーディネーターである Enoch はボランティアの Peter を NMH の Bullard House でのシフトに割り当てたところであるため、[Volunteer Job Signup Thank You (ボランティアジョブサインアップへのお礼)] をクリックします。

このメールテンプレートを見てみましょう。

差し込み項目のあるメールの HTML のプレビュー

このテンプレートは、テキストと V4S のオブジェクトと項目からデータを取り込む差し込み項目で構成されています。Peter が実際に受信するメールは次のようになります。ボランティアジョブの説明、シフト時間、ジョブの場所を記した Peter へのリマインダーメール

もちろん、独自のメール通知テンプレートを作成することも可能です。既存のメールテンプレートを変更して画像、書式設定などを追加することで、もっとボランティアの注意を引き付け、役立つ内容にすることもできます。詳細は、「リソース」セクションの「Configure Email Notifications and Email Templates (メール通知とメールテンプレートを設定する)」を参照してください。

メモ

このメールを送信するワークフロールールの変更や新しいワークフロールールの作成を行う場合は、「リソース」セクションに記載されているドキュメントとヘルプリンクを参照してください。

ボランティアに手動でメールを送信する

自動化は素晴らしいことですが、急いでボランティアにメールを送信しなければならないこともあります。たとえば NMH では、イベントがキャンセルされた場合、追加の情報を提供する場合、シフトが近づいていることを知らせる場合などにボランティアにメールを送信します。V4S は、このようなメッセージを送信するのに役立ちます。

では、Enoch と一緒に、シフトが近づいていることをボランティアに知らせるメールを送信しましょう。

ここでも、これまで例として使用してきた個人、キャンペーン、ジョブ、シフトのデータを入力していなければ、自分の組織の対応するデータを使用できます。ただし、ちょっと待ってください。手順に従って [送信] をクリックすると、有効なメールアドレスを持つ選択済みのボランティアに Salesforce からメールが送信されます。つまり、実際の受信箱にメールが実際に送信されてしまいます。注意して進めてください。

[ボランティア] アプリケーションの [シフトカレンダー] タブをクリックします。
ボランティアが割り当てられたシフトをクリックして、ボランティアシフトレコードを開きます。
ボランティアシフトレコードで、クイックアクションバーのメニュー矢印 () をクリックし、[ボランティアの一括メール送信] をクリックします。このオプションはボランティアジョブレコードにもありますが、ボランティアジョブレコードから処理すると、ボランティアジョブのすべての関連シフトに割り当てられているすべてのボランティアにメールが送信されます。
[ボランティアの一括メール送信] ページでは、送信しようとしているメールの詳細を微調整できます。各項目を確認し、詳細を入力してみましょう。
1. 送信者: ボランティアからの返信の受信者を選択します。Enoch は NMH のボランティアコーディネーターである自分の名前を選択します。
2. 状況が設定されているボランティアにメール送信: メールの送信先を特定の状況 ([確認済み] や [未登録ボランティア (数)] など) が設定されたボランティアに制限できます。Enoch は [確認済み] を選択します。
3. 個人を 1 回のみ含める: このオプションにより、個人に同じメールが複数回送信されるのを防止します。多くのシフトにサインアップしている個人もいるため、ボランティアジョブレコードから [ボランティアの一括メール送信] を使用している場合に便利です。ここでは、Enoch はこのオプションを選択しません。
4. 各メールの活動を記録: このオプションにより、ボランティアの個人レコードにリンクされた活動レコードが作成されます。Enoch は、どのメールが誰に送信されたかを追跡するため、このオプションをオンにします。
5. Choose a template type (テンプレートの種類を選択): 選択するオブジェクトは、メールテンプレートの基になるオブジェクトと一致する必要があります。Enoch は [ボランティアシフト] を選択します。
6. メールテンプレート: 送信するメールテンプレートを選択します。Enoch が [Volunteer Shift Reminder (ボランティアシフトアラーム)] テンプレートを選択すると、項目の下にプレビューが表示されます。
[送信] をクリックします。

このように、ボランティア全員に最新情報を伝えることができます。

ボランティアレポートとダッシュボードを表示する

V4S には、ボランティアプログラムに関してさまざまな種類の情報が提供されるレポートとダッシュボードが用意されています。これらのレポートとダッシュボードを使用してボランティアの動向を分析し、どこにボランティアを重点的に投入すべきかを判断できます。

V4S には、ボランティア募集中のジョブリスト、トップボランティア、今後のシフト予定、先月のボランティア参加者など、25 種類以上のレポートが用意されています。(全レポートのリストについては、「リソース」セクションに記載されているドキュメントのリンク先を参照してください。)

V4S にはまた、多くの貴重なデータが表示される便利なダッシュボードもあります。では、Volunteers ダッシュボードを見てみましょう。

[ダッシュボード] タブをクリックします。
[すべてのダッシュボード] をクリックします。
[Volunteers ダッシュボード] を見つけて選択します。

ダッシュボードが表示されます。

[Volunteer Leaderboard (ボランティアランキング表)]、[Top Volunteers by Recent Hours (直近ボランティア時間の上位ボランティア)] 表、[Volunteer Hours by Month (月ごとのボランティア時間)] 棒グラフと [Total Hours This Year (今年の総時間数)]、[Total Volunteers This Year (今年のボランティア総数)]、[Unique Volunteers This Year (今年のボランティアのユニーク数)] の各ゲージが表示された [Volunteers ダッシュボード]

これでダッシュボードを表示できました。V4S によってボランティア管理に関するあらゆる管理タスクがどのように合理化できるかを見てきました。今度はぜひ自分の組織で V4S を使用し、どれほど素晴らしいかを直接体験してください。