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組織で NPSP 状態チェックを実行する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

  • NPSP 状態チェックが組織の維持管理にどのように役立つかを説明する。
  • NPSP 状態チェックを実行する。
メモ

非営利団体向け Salesforce には統合プラットフォームソリューションと管理パッケージの両方が含まれます。このバッジでは、管理パッケージである Nonprofit Success Pack について説明します。その他の非営利団体向けの Salesforce ソリューションについては、「非営利団体向けの Salesforce の基本」を参照してください。

Salesforce 組織のメンテナンス

Salesforce 組織は生き物です。ユーザーがデータを追加したり、システム管理者がプロセスや機能を合理化したりしていく中で、組織は絶えず成長し変化しています。 

そして、組織もあらゆる生き物と同様に、注意を払い、ケアする必要があります。

このモジュールでは、組織の状態チェック、次回のメジャーリリースへの準備、Sandbox を使用したトレーニングや変更、Nonprofit Success Pack (NPSP) コミュニティへの貢献などの実施方法を見ていきます。

では始めましょう。

NPSP 状態チェックを実行する

皆さんの健康診断と同様に、Salesforce 組織にも定期検査を行うメリットがあります。

NPSP には、組織をスキャンしてデータや設定の矛盾やエラーを検出し、問題と思われる箇所の説明を報告する、状態チェックというツールが存在します。

大規模なデータのインポートや更新の実施後、それ以外にも四半期に 1 度以上の頻度で状態チェックを実行することをお勧めします。

では、No More Homelessness (NMH) という非営利団体の Salesforce システム管理者である Gorav Patel が、四半期に一度組織に状態チェックを実行し、NMH のレコードデータの問題を検出するところを見ていきましょう。 

  • アプリケーションランチャー (アプリケーションランチャーアイコン) で [NPSP Settings (NPSP 設定)] を見つけて、そのタブを選択します。この読み込みに数秒かかることがあります。
  • [NPSP 設定] ページで、[システムツール]、[状態チェック] の順にクリックします。
  • [Disable Record Data Health Checks (レコードデータ状態チェックを無効化)] を選択すると、レコードを無視し、NPSP 構成のみを確認できます。Gorav はレコードデータに問題がないか確認したいと考えているため、このチェックボックスをオフのままにします。
  • [状態チェックを実行] をクリックします。
    [NPSP Settings (NPSP 設定)] ページで、[NPSP Settings (NPSP 設定)] と [Health Check (状態チェック)] がハイライトされています。

状態チェックはリアルタイムで実行され、同じページに結果が返されます。状態チェックレポートにエラーが示された場合は、エラーを修正するための推奨アクションも表示されます。エラーを示す状態チェックの結果

NPSP 状態チェックでエラーが見つかった場合にすべきこと

Gorav はエラーリストを確認し、その修正に取りかかります。エラーの 1 つは、主商談取引先責任者の役割が複数設定されている商談が 2 つあり、この結果商談積み上げ集計 (支援合計など) が正しく計算されない可能性があるというものです。

メモ

エラーの理解や修正にサポートが必要な場合は、Trailblazer Communityの「Nonprofit Success Pack」グループで検索または質問することをお勧めします。

では、Gorav がエラーを修正するために、NPSP 状態チェックレポートで問題のあるレコードを見つけるところから見ていきましょう。 

  1. [レポート] タブをクリックします。
  2. [All Folders (すべてのフォルダー)] を選択し、レポートリストで [NPSP Health Check (NPSP 状態チェック)] を選択します。
  3. Opportunities with Primary Contact Roles レポートを選択します。このレポートはデフォルトで、完了予定日が過去 90 日間の商談に限定されています。必要に応じて日付検索条件を調整してください。
    Opportunities with Primary Contact Roles レポートが強調表示されている NPSP Health Check のフォルダーリスト
  4. [Opportunity ID (商談 ID)] 列のメニュードロップダウン (メニュードロップダウンボタン) をクリックします。そして、[Sort By… (並び替え...)]、[Sum of Primary (主合計)] の順にクリックすると、この列を基準に並べ替えが実行され、取引先責任者の役割が 2 つ以上設定されている商談がテーブルの上部に表示されます。Opportunities with Primary Contact Roles レポート
  5. それぞれの商談にアクセスするには、[Detail Rows (詳細行)] を選択してレポートの下部に表示し、列に表示された商談名をクリックします。
  6. 関連リストから取引先責任者役割に移動して、[Primary (主)] としてマークされているすべての役割のリストを確認します。
  7. 余分な役割を 1 つずつ編集または削除して、[主] とマークされている取引先責任者の役割が 1 つだけになるようにします。

Gorav は、NPSP 設定の [Bulk Data Processes (一括データ処理)] にある [Remove Duplicate Primary OCRs (重複主 OCR を削除)] ツールを使用して、一度に複数のエラーを修正することもできます。ただし、この場合は数分でエラーを手動で修正できます。 

リストの他の問題も修正して、状態チェックをもう一度実行します。今回はエラーがありませんでした。 

状態チェックを実行してエラーを修正することは、問題の症状を見つけるのに役立ちますが、常にエラーの根本原因を診断するようにしてください。場合によっては、修正が必要なデータインテグレーションによってエラーが引き起こされることもあります。ユーザーがデータを誤って入力していることが原因である場合には、追加トレーニングが必要と思われます。

また、NPSP 状態チェックは NPSP のみを対象としています。Salesforce 全体の組織の状態を確認するための他のツールも多数あります。「Salesforce システム管理者の基本的な習慣」バッジを参照して、組織を最適な状態に保つための重要なタスクとスキルを確認してください。

システム管理者の習慣について言えば、次の単元ではリリース準備について詳しく見ていきます。

リソース

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