イネーブルメントサイト学習者の権限を管理する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• 会社のイネーブルメント計画にとってコンテンツコレクションにどのような価値があるのかを説明する。
• コンテンツコレクションと権限セットがどのように連携するかを説明する。
• コンテンツコレクションのユースケースを挙げる。

イネーブルメントサイトで Salesforce システム管理者が行うその他のタスク

Pure Aloe の Salesforce システム管理者である Joseph の様子を見てみましょう。Joseph は、コンテンツを作成して公開するために連携するさまざまなロールに対して権限セットを作成しました。また、会社のイネーブルメントサイトを設定し、ユーザーのログイン情報を検証する認証プロバイダーを設定して、さらに会社のブランドスタイルガイドルールも実装しました。 

ですが、イネーブルメント計画にはまだ注意が必要である重要な部分があります。それは学習者です。

イネーブルメントサイトは、コンテンツを見つけて受講するユーザーが利用するためのものです。 

Salesforce システム管理者は、学習者がイネーブルメントサイトのコンテンツにアクセスする権限を確保する責任があります。システム管理者は、コンテンツ作成者と緊密に連携し、さまざまな学習者グループがそれぞれに適したコンテンツにアクセスできるように計画を設計して実装します。

コンテンツコレクションを計画する

学習者によってイネーブルメント要件は異なります。ある特定の分野、チーム、地域に属するユーザーは、そのユーザーに特化したコンテンツにアクセスする必要があります。学習者は仕事を抱えており、適切なコンテンツを探すことに時間を取られたくありません。 

Pure Aloe では、イネーブルメント計画を専門とするコンテンツ作成者である Romina が、いくつかの特定のグループを対象にしたいと考えています。

• 翌会計年度に向けて積極的な目標を掲げている営業チーム
• ケース管理のために新しいシステムの導入を進めているサポートチーム
• ロールを問わず、会社のリモートワークやウェルネスポリシーについて常に最新情報を把握する必要がある Pure Aloe の全従業員。

各グループが確実に適切なコンテンツにアクセスできるようにするには、Romina はどうしたらよいでしょうか?

そこで Joseph が救いの手をさしのべます。Salesforce システム管理者は、コンテンツコレクション (特定の学習者のみがアクセス権限を持つコンテンツのグループ) を作成できます。Romina は Joseph に依頼して、さまざま利用者のために個別のコンテンツコレクションを作成してもらうことができます。

コンテンツ権限アシスタントの概要

権限については、「Enablement Site Basics (イネーブルメントサイトの基本)」モジュールとこのモジュールの両方でかなり学習してきました。ご存じのように、権限は複雑なものです。Salesforce にはデータアクセスとデータ共有のための複数のメカニズムがあります。システム管理者がこの特定のプロジェクトに着手できるように、Salesforce はコンテンツ権限アシスタントを構築しました。

Salesforce 組織の [設定] から、[クイック検索] ボックスにイネーブルメントと入力し、イネーブルメントサイト (myTrailhead) の下の [コンテンツ権限アシスタント] を選択します。

[コンテンツ権限アシスタント] ページには、コンテンツコレクションの作成と権限の更新を行うためのガイド付きのワークフローが用意されています。

計画リソースを確認する

アシスタントの最初の 2 つのステップには、コンテンツの権限とコレクションに関する役立つ情報へのリンクが用意されています。コンテンツコレクションと権限セットの作成を開始する前に、このようなリソースを参照して、イネーブルメント計画を実装する際にすぐに利用できるように手元に置いておくことをお勧めします。

まず、この単元で説明している例と類似する例を紹介して、プロセスを説明している動画を確認してください。以下で、同じ動画をご覧いただけます。

次に、Salesforce ヘルプでコンテンツコレクションの例や詳細なハウツーガイドを参照してください。 

システム管理者権限を更新する

準備ができたら、Salesforce システム管理者が次を行うための権限セットを持っていることを確認してください。

• イネーブルメントサイト (myTrailhead) 権限セットライセンスを使用する
• 「コンテンツコレクションを管理」システム権限と「すべてのコンテンツを参照」システム権限を有効にする

これには見覚えがありませんか? 「イネーブルメントサイトの公開に関するロールの権限を管理する」単元では、イネーブルメントサイトシステム管理者にこのような要件を満たす権限セットを作成する方法の例を学習しました。このような要件がある権限セットの作成方法について復習する必要がある場合は、その単元に戻ってください。

コンテンツコレクションを作成する

コンテンツコレクションの作成を開始するには、[設定] の [コンテンツコレクション] ページを使用します。このページは、「コンテンツコレクションを管理」権限を有効にすると利用できるようになり、組織内のすべてのコンテンツコレクションのリストビューが表示されます。このページにはいくつかの方法でアクセスできます。

• [コンテンツ権限アシスタント] のステップ 4 で、[コンテンツコレクションに移動] をクリックする。
• [設定] の [クイック検索] ボックスに「Enablement (イネーブルメント)」と入力し、[コンテンツコレクション] を選択する。

前の単元で説明しましたが、システム管理者はイネーブルメントサイトのサブドメイン名の作成時に会社の最初のコンテンツコレクションを作成します。Pure Aloe の場合、Joseph は purealoe サブドメインの作成時に「All Employees」というコレクションを作成しました。[設定] の [コンテンツコレクション] ページページにアクセスすると、最初のコンテンツコレクションがすでにリストに表示されていることがわかります。 

次に、[新規コンテンツコレクション] をクリックすると、営業チームとサポートチームに対して残りのコンテンツコレクションを作成できます。

コンテンツコレクションの権限セットを作成する

イネーブルメントサイト (myTrailhead) ライセンスを使用する権限セットを作成すると、権限セットの概要ページに [イネーブルメントコンテンツコレクションアクセス] 設定が含まれ、ここで特定のコンテンツコレクションを有効にできます。その権限セットに割り当てられたユーザーは、有効化されたコンテンツコレクションにアクセスできます。

Joseph は、Pure Aloe の営業チームのメンバーが [Sales Team (営業チーム)] コンテンツコレクションのコンテンツにアクセスできるようにしたいと考えています。そこで、Joseph は次の手順を実行します。

1. イネーブルメントサイト (myTrailhead) 権限セットライセンスを使用する権限セット「Sales Team Learners (営業チームの学習者)」を作成します。
2. 権限セットの [イネーブルメントコンテンツコレクションアクセス] 設定を選択します。
3. [Sales Team (営業チーム)] コンテンツコレクションを有効化されたコンテンツコレクションのリストに追加します。

Joseph はこの手順を繰り返して、他の権限セットも作成します。

• Support Team Learners (サポートチームの学習者): [Support Team (サポートチーム)] コンテンツコレクションへのアクセス権を付与します。
• Required Learning for All Employees (全従業員向けの必須学習): [All Employees (全従業員)] コレクションへのアクセス権を付与します。

学習者を権限セットに追加する

これでようやく、特定のユーザーを各権限セットに追加できるようになりました。Joseph は、営業チームメンバーを [Sales Team (営業チーム)] コレクションに追加する役割を担っています。ユーザーの追加はいくつかの方法で行えます。

• 各ユーザーに個別に移動して、そのユーザーの [権限セットの割り当て] までスクロールし、適切な権限セットを追加する。
• 権限セットに移動して、[割り当ての管理] をクリックし、個々のユーザーをすべて選択して一度に追加する。

ユーザーを権限セットに割り当てる方法には、正解も不正解もありません。どの方法を選択するかは、会社の規模や複雑さによって異なる可能性があります。Pure Aloe は小さな会社なので、Joseph はまず個々のユーザーから始めることにしました。

1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「ユーザー」と入力し、[ユーザー] を選択します。または、[コンテンツ権限アシスタント] から、ステップ 6 で [ユーザーに移動] をクリックすることもできます。
2. 営業チームメンバーのユーザーレコードを選択します。
3. ユーザーの詳細ページで、[割り当ての編集] セクションまでスクロールし、[割り当ての編集] をクリックします。
4. 有効化された権限セットのリストに「Sales Team Learners (営業チームの学習者)」権限セットを追加します。この権限セットを使用すると、[Sales Team (営業チーム)] コンテンツコレクションへのアクセスが可能になります。

Joseph が作成した最初のコンテンツコレクションは、[All Employees (全従業員)] コレクションでした。営業チームのメンバーは [Sales Team (営業チーム)] コレクションのコンテンツにアクセスできる必要がありますが、[All Employees (全従業員)] コレクションのコンテンツにもアクセスできる必要があります。そのため、Joseph は適切な権限セットである「Required Learning for All Employees (全従業員向けの必須学習)」を有効された権限セットのリストに追加します。

営業チームの他のメンバーに対して、Joseph はこの手順を繰り返します。次に、サポートチームのメンバーにも同様の手順を実行します。

次のモジュール「イネーブルメントサイトの作成」では、学習者が受講する実際のコンテンツ (トレイル、モジュール、単元) の作成にコンテンツ作成者が着手する方法を学習します。 

リソース

• Salesforce ヘルプ: 公開に関するさまざまな役割向けに機能を有効にする
• Salesforce ヘルプ: 学習者がイネーブルメントサイトのコンテンツコレクションにアクセスできるようにする
• Salesforce ヘルプ: コンテンツコレクションの使用開始に関する考慮事項
• Salesforce ヘルプ: コンテンツコレクションの例
• Salesforce ヘルプ: 公開済みコンテンツを別のコンテンツコレクションに移行する
• Salesforce ヘルプ: 権限セット
• Salesforce ヘルプ: 権限セットライセンス