パスと Kanban による支援依頼プロセスの視覚化

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

  • パスと Kanban の両方の視覚化の利点を説明する。
  • リストビューでレコードのフェーズまたは状況を追跡する。
  • Kanban ビューでレコードを更新し、検索条件を使用し、グラフを表示する。

前の単元では、エンゲージメント計画についてと、見込み支援者のエンゲージを深める移行に関する活動の管理について詳しく説明しました。移行管理の大部分は、見込み支援者や支援者に新しい支援や定期的な支援の増額を依頼できると思われる状態にしていくことです。実際の支援依頼と支援を管理するプロセスは、NPSP で商談オブジェクトを使用して管理されます。パスと Kanban の 2 つの Salesforce 機能は、資金調達の支援依頼プロセスをより効果的に管理できるように設計されています。

パスによる支援依頼プロセスの追跡

パスはシンプルなツールで、支援者や助成金提供者が支援依頼プロセスのどこにいるかを一目で確認できます。簡易インジケータとして、1 つの商談について、自分が今どこにいて、これからどこに向かうのかを視覚化できます。パスによって管理されるプロセスは組織がカスタマイズできるため、下の画像とはパスが異なることがあります。新しい商談を作成するときに NPSP で、[Major Donor (大口支援者)] レコードタイプを選択すると、[Major Donor (大口支援者)] のプロセスとパスが表示されます。

商談レコードの [重要な項目]、[成功へのガイダンス]、[フェーズを完了としてマーク] オプション

パスウィンドウの [重要な項目] (1) では、レコードを開いたときに最も必要とされる情報が強調表示されるため、重要なデータを見つけるためにタブを切り替えたり、スクロールしたりする必要がありません (ただし、表示される内容はシステム管理者によってカスタマイズ可能)。職務や組織にまだ慣れていない場合は、[成功へのガイダンス] (2) (パスの各ステップに表示) を参考にしてすぐに仕事に慣れることができるため、重要な活動を見落とすことがなくなります。これもシステム管理者がカスタマイズできるため、資金調達チームやボランティア向けに固有のガイダンスを提供できます。パスを使用してレコードの状況を直接更新するには、[フェーズを完了としてマーク] (3) をクリックしてレコードをパスの次のステップに進めます。

以前の状況に後退する必要がある場合や、スキップして先に進む場合は、簡単に別の状況を選択できます。パスの移動先のステップをクリックし、[現在のフェーズとしてマーク] をクリックします。

[現在のフェーズとしてマーク] ボタンが強調表示されたパスの詳細。

パスは、商談のフェーズとプロセス (Salesforce ではセールスプロセスと呼ばれます) の視覚表現です。NPSP には、いくつかの資金調達プロセスが標準で含まれています。パスは、選択した商談レコードタイプに応じて異なります。たとえば、新しい商談を作成するときに [助成金] レコードタイプを選択すると、パスのフェーズには、[Prospecting (見込み客の探査)] (進行中)、[LOI Submitted (LOI 提出済み)] (進行中)、[Application Submitted (申請書提出済み)] (進行中)、[Withdrawn (取り下げ)] (不成立)、[Awarded (獲得)] (成立) が含まれます。レコードタイプごとに各パスをカスタマイズできます。

[助成金] レコードタイプのパスが強調表示された商談の詳細

パスは 1 つの支援依頼を管理するのに適していますが、資金調達を行うほとんどの人は、同時に複数の商談に取り組んでいます。では、日常の活動をすばやく確認し、優先順位をつけるにはどうすればよいでしょうか? Salesforce と NPSP には、見込み支援者への支援依頼作業に役立つ 2 つの主要機能、リストビューKanban ビューがあります。

リストビューを使用した有効な支援者と見込み支援者に対する取り組み

リストビューは、自分にとって最も重要なレコードを並び替え、セグメント化し、優先度付けし、分析するための優れた方法です。リストビューにはオブジェクトのホームページからアクセスします。Salesforce のほとんどのオブジェクトで使用できますが、この単元では商談オブジェクトに焦点を絞ります。

[商談] タブをクリックすると、[商談] リストビューページが表示されます。リストビューのドロップダウンメニューをクリックすると、[最近参照したデータ] や [今月クローズ] などの標準リストビューとカスタムリストビューにアクセスできます。(プロのヒント: ドロップダウンの横にある固定アイコンをクリックすると、固定を解除するまでそのリストビューがデフォルトになります。) 

リストビューのドロップダウンメニューと固定ボタン

ページ上部のリストビューツールを使用して、リストに表示される内容をさまざまな方法でカスタマイズできます。

[リストビューコントロール] メニュー

[リストビューコントロール] メニュー (1): クリックすると、リストビューの作成、名前変更、コピー、共有など、リストビューアクションにアクセスできます。リストに表示する項目を選択し、適用した検索条件を編集することもできます。

レイアウトアイコン (2): クリックすると、リストの表示を標準テーブルビューまたは Kanban ビューに切り替えることができます。選択したビューに合わせてアイコンが変化します。Kanban については、後ほどさらに詳しく説明します。

更新アイコン (3): クリックすると、ページ全体を再読み込みするよりも速くリストの最新ビューを取得できます。

編集アイコン (4): クリックすると、リストの項目を更新できます。リストの最初の編集可能な項目に移動します。編集された項目は、変更の保存を促すために黄色で強調表示されます。

グラフアイコン (5): クリックすると、リストデータが簡単で理解しやすい画像に変換され、割合やトレンドなどの役に立つ情報が表示されます。

検索条件アイコン (6): クリックすると、検索条件を追加、変更、または削除して、リストビューに表示されるレコードの絞り込みや拡大を行うことができます。

リストビューの作成

NMH の開発ディレクターの Aniyah は、自分が管理しているすべての進行中の (まだ獲得していない) キャピタルキャンペーンの支援依頼を表示することを望んでいます。カスタムリストビューを設定して、NMH のキャピタルキャンペーンに関連付けられている支援依頼レコード (商談) をすばやく見つけて管理したいと考えています。 

Aniyah がリストビューを作成する手順を見てみましょう。

  1. [商談] タブを選択します。
  2. リストビューコントロールから、[新規] を選択します。

[新規] ボタンが強調表示された商談リストビューコントロール。

3.リストに名前を付けます。

4.[すべてのユーザがこのリストビューを表示できる] を選択します。この例では、リストビューを自分だけに表示して非公開にする場合は、[自分のみがこのリストビューを表示できる] を選択できます。ただし彼女は、担当役員も [リストビューコントロール] メニューからこのリストビューにアクセスできるようにしたいため、[すべてのユーザがこのリストビューを表示できる] を選択します。

5.[保存] をクリックします。

[新規リストビュー] 作成フォーム

現在、リストビューには、種別にかかわらず、すべての商談が表示されています。ここで、[検索条件] パネルを使用できます。いくつかの検索条件を設定して、進行中のキャピタルキャンペーン商談のみをセグメント化しましょう。

検索条件アイコンとメニューが強調表示された [Open Capital Campaign Opportunities (進行中のキャピタルキャンペーン商談)] リストビュー。

6.[検索条件を追加] をクリックします。[項目] ドロップダウンメニューから、項目、演算子、絞り込む値を選択します。

進行中の商談のみを表示するには、[項目] ドロップダウンメニューから [フェーズ] を選択し、[次の文字列と一致しない] 演算子を選択し、[不成立] と [商談成立] を選択します。次に、ビューを個人支援者のみに限定するために、[商談レコードタイプ] によって絞り込み、レコードタイプが [大口商談] と一致する商談のみを選択します。最後に、NMH ではすべてのキャピタルキャンペーン商談に命名規則が使用されているため、最後の検索条件を追加できます。[商談名] で [次の文字列を含む] 演算子と「Capital」の値を使用して絞り込みます。

[項目]、[演算子]、[値] 項目を含む検索条件フォームが表示されたリストビュー

7.[完了][保存] の順にクリックします。

商談のセグメントに絞り込まれたリストビュー

すばらしい! リストがキャピタルキャンペーンの進行中の依頼のみに絞り込まれました。リストビュードロップダウンリストに新しいビューが表示され、以降はリストから選択できるようになります。これで、Aniyah とチームは、キャンペーンの見込み支援者の状況をすばやく確認できるようになりました。

リストビューのカスタマイズ

Aniyah はカスタムリストビューを作成し、検索条件を追加しましたが、さらにできることがあります。たとえば Aniyah は、[完了予定日] を左端に移動し、いくつかの列を削除したり追加したりしたいと考えています。 

リストビューに表示される項目をカスタマイズする手順を見てみましょう。

  1. リストビューコントロールから、[表示する項目を選択] を選択します。

[表示する項目を選択] が強調表示された [リストビューコントロール] メニュー。

2.不要な項目を [参照可能項目] 領域から削除し、必要な項目を追加します。項目の位置を変更するには、[参照可能項目] リストの横にある上下矢印を使用します。この例では、Aniyah は [取引先名] を削除し、[主取引先責任者] と [確度] を [参照可能項目] リストに追加します。次に、[完了予定日] をリストの一番上に移動して、最初に表示されるようにします。

リストビューのカスタマイズフォーム、[表示する項目を選択]

3.[保存] をクリックします。

[金額] 列ヘッダーに小さい矢印が表示されています。この矢印は、列に含まれるコンテンツの並び替えの方向を示します。ヘッダーをクリックして列を並び替えます。リストの並び替えが列の昇順または降順 (英数字) のどちらであるかを矢印が示しています。

場合によっては Aniyah は、リストを支援の推定金額が大きい順に表示したいことがあります。並び替えたい列をクリックするだけで、それを実現できます。人々に支援をお願いするのも、それと同じくらい簡単だったらいいのですが。

[金額] 列の大きいものから小さいものへと並び替えられた状態のリストビュー

リストビューを使用した一括インライン編集

これで、開発ディレクターの Aniyah は今後の支援依頼の便利なリストを完成させました (作業をすばやく見つけて追跡するために使用する多くのリストビューのうちの 1 つです)。時として彼女は、複数のレコードをすばやく更新する必要があることがあります。たとえば先週、週の大半を見込み支援者と話すことに費やした彼女は、週に 1 度の担当役員との状況確認の前に依頼の成立予定日とフェーズを更新する必要があります。幸いにも、リストビューを使用してレコードを一括編集できます。Aniyah が今後の依頼の確度を更新する手順を見ていきましょう。

Aniyah は変更したい項目をクリックし、更新を行います。変更した項目は、変更を保存するまで黄色で強調表示されます。変更がすべて完了したら [保存] をクリックし、すべての変更を一度に保存できます。簡単そうに思えますね? そのとおりです。その上、必要なときに非常に便利です。

リストビューでの一括インライン編集の注意点は、この機能はリストビューが 1 つのレコードタイプによって絞り込まれている場合のみ使用できるということです。特定のリストビュー内で一括編集ができない場合、複数のレコードタイプが含まれている可能性があります。

リストビューでの商談フェーズのインライン編集

Kanban ビューでのレコードの管理

Kanban は、日本語の「看板」のことです。Salesforce では、リストビューのレコードがカードの列として整理されたボードで、容易に作業の視覚的な追跡と更新ができます。作業すべての全体像を把握でき、商談の並び替え、集計、絞り込み、フェーズの進行を簡単に行うことができます。Kanban ビューのレコードは、リストビューに基づきます。どのリストビューでも 1 回のクリックで Kanban ビューに切り替えることができます ([最近参照したデータ] ランディングページを除く)。

Aniyah は、自分の進行中の支援依頼のワークスペースとして Kanban ビューを使用します。また、チーム、担当役員、理事会とミーティングを行うときにも便利です。Kanban ビューでは、誰でも一目で状況を理解できます。 

進行中のキャピタルキャンペーン商談の Kanban ビューを確認しましょう。

  1. [商談] タブを選択します。
  2. カスタムリストビューを選択します。Aniyah は [Open Capital Campaign Opportunities (進行中のキャピタルキャンペーン商談)] を選択します。
  3. [表示名] メニュー から、[Kanban] を選択します。

商談内の [表示名] メニューで強調表示された [Kanban] オプション

次のフェーズへの商談の移行

デフォルトでは、商談の Kanban ビューはフェーズ別に整理されています。各列が 1 つのフェーズを表します。このビューで、商談を次のフェーズに進めてみましょう。

  1. [ID] 列の任意のレコードをクリックします。
  2. マウスボタンを押したまま商談カードを別の列にドラッグします。

1 つの列から別の列へのレコードの移動が強調表示された Kanban ビュー

3.マウスボタンを放します。各フェーズの合計が自動的に更新されます。

魔法みたいですね。お客様の非営利団体がこの機能を大いに利用されることを願っています。支援者の移行を進めましょう。

レコードでのアクションの実行

[編集] メニュー項目と [活動予定はありません] 警告アイコンが強調表示された Kanban ビュー

商談レコードの詳細を編集する必要がある場合は、それも Kanban ビューで実行できます。Kanban カードの下矢印をクリックし、[編集] (1) をクリックします。レコードでどのような変更が必要でも、Kanban ビュー内で直接行うことができます。

レコードの削除や商談の所有者の変更もできます。共有設定によっては、商談の所有者のみがその商談を表示または編集できる場合があります。商談を別の同僚に引き渡す必要がある場合は、Kanban ビューで所有者を変更することによってそれを実行できます。

商談に ToDo や行動の予定がない場合、Kanban カードには警告記号 (2) が表示され、支援依頼が停滞しないように活動の設定が必要であることを知らせます。おやおや、Aniyah には、まだ仕事があるかもしれません。

Kanban ビューでは、その他にも絞り込みやグラフの表示など、さまざまなことを実行できます。Kanban ビューの機能についての詳細は、下の「リソース」を参照してください。

リソース

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