支援者、ToDo、行動、メールの管理

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

  • 活動タイムラインで活動履歴を表示し、絞り込む。
  • ToDo を作成し、更新する。
  • カレンダーの行動とメールを使用して、効率的に作業する。

活動タイムラインを使用した最新情報の把握

取引先責任者、取引先責任者、商談レコードの右側には、資金調達に非常に役立つ活動タイムラインがあります。活動タイムラインでは、特定の見込み支援者、支援者、世帯で何が起きているかを、組織内のさまざまなメンバーがやり取りを行っている場合でも簡単に確認できます。

[次のステップ]、[過去の活動]、[すべて展開]、[ステップをさらに表示] が表示された活動タイムラインの詳細。

タイムラインは [次のステップ] (1)[過去の活動] (2) に分かれています。これにより、予定されている活動とすでに行われた活動を確認できます。活動に関する詳細を表示するには、活動の左にある [展開] (3) をクリックします。詳細が不要になったら再度矢印をクリックすると詳細が最小化されます。または、[すべて展開] (4) をクリックすると、すべての活動の詳細が表示されます。[ステップをさらに表示] (5) をクリックすると、さらに活動予定が表示されます。[過去の活動をさらに表示] (6) をクリックすると、さらに遡って活動が表示され、その後 [すべて表示] をクリックするとこの見込み支援者のすべての履歴が表示されます。

最も重要な活動を見つける

短い間でも支援者 (取引先責任者または世帯)、または特定の支援依頼 (商談) に取り組んでいれば、おそらく活動タイムラインにはさまざまな活動が入り交じっていることでしょう。探している詳細をすばやく見つけるにはどうすればよいでしょうか?

NMH の開発ディレクターの Aniyah は、別のスタッフが理事に送信した特定のメールを見つけようとしています。検索条件機能を使用すれば、検索を絞り込むことができます。活動種別と日付範囲で絞り込むことで、すぐに必要な詳細を見つけることができます。

検索条件オプションが表示された活動タイムラインの詳細。

リストを確認しながら、活動を更新できます。活動の行で、ドロップダウン矢印をクリックすると、編集オプションが表示されます。

クイックアクションメニューが表示された活動タイムラインの詳細。

または、ToDo を完了したら、完了チェックボックスをクリックして完了とマークできます。

ToDo の完了が表示された活動タイムラインの詳細。

ここまでは、Aniyah は個々のレコードの更新を行ってきましたが、支援者および助成金プロファイル全体にわたって自分が実行する必要があるすべての ToDo の完全なリストを表示したい場合はどうすればよいでしょうか? 実際、彼女は 1 日の始めに Salesforce にログインして ToDo リストを確認したいと思っています。

ToDo リストの表示と更新

前述のとおり、エンゲージメント計画を開始すると、一連の ToDo が自動的に作成され、チームメンバーに割り当てられます。自分に割り当てられたすべての ToDo は、Salesforce と NPSP で簡単に見つけて管理できます。[ToDo] タブをクリックするか、Lightning Experience ホームページの [私の ToDo] リストから [すべて表示] をクリックするだけで、さまざまなアプリケーション、オブジェクト、レコードにわたる自分のすべての ToDo を管理できます。

ToDo リストと詳細

ToDo リストのもう 1 つの優れた点は、左側にリストを表示しながら、右側に選択した ToDo の詳細を展開して表示できることです。ToDo をクリックして開くだけで、右側に関連情報が表示されます。詳細ビューにはいくつかのクイックアクションがあり、ToDo を効率的に更新できます。ドロップダウン矢印をクリックするだけで、そのオプションが表示されます。状況の変更、優先度の変更、編集、削除が可能です。ToDo が完了したら、[完了としてマーク] をクリックしてリストにチェックマークを入れ、[状況] 項目を自動的に更新します。ToDo は、表示中のレコードの活動タイムラインにも表示され、そこでも編集できます。

ToDo のメニューとオプション

カレンダーの行動の作成

ToDo と同じように、NPSP ではカレンダーにも専用のタブがあり、スケジュールをすばやく把握できます。

カレンダービュー

カレンダーアイコンメニューを使用すると、1 日、1 週間、または 1 か月のみを表示したり、行動のテーブルリストビューを表示したりできます。新しい行動を作成するには、[新規行動] をクリックするか、行動の開始日時をクリックし、行動の終了日時までカーソルをドラッグします。開始日時と終了日時がすでに入力された [新規行動] ダイアログボックスが開きます。行動の詳細 (繰り返しや定期的な行動など) を入力して [保存] をクリックします。

[件名]、[日付]、[説明] 項目が表示された新規イベント作成フォーム。

カレンダーは共有することができ、同僚のカレンダーを自分のカレンダーから参照できます。共有カレンダーでは、いつ行動が重なっているかを簡単に確認できます。たとえば、同僚がいつ忙しいかを調べて、1 年で最も気持ち良い天気の日に窓のない部屋に 1 日中閉じこもる行動に同僚も参加できるようにすることができます。というのは、冗談です。そんなことはしませんよね。

同僚がカレンダーを参照するときには、表示される詳細はデフォルトのアクセスレベルによって決まります。自分のスケジュールの詳細が特定の同僚に対してより多くまたは少なく表示されるようにするには、カレンダーの [私の行動] をクリックし、[カレンダーを共有] を選択します。システム管理者は共有できる詳細を制限できることに注意してください。

[カレンダーを共有] 項目が強調表示された [私のカレンダー] の詳細。

カレンダーの共有に加えて、システム管理者はカスタマイズを追加して、ユーザが公開カレンダーを作成できるようにすることができます。公開カレンダーは、組織内の他の個人ユーザ、非公開または公開グループ、特定のロールと共有できます。公開カレンダーは、グループ活動や共有リソース (イベントや会議室など) のスケジュールや管理に便利です。公開カレンダーを使用するには、システム管理者に問い合わせてください。

1 つのカレンダーだけに集中する場合は、他のカレンダーの色別ボックスをクリックして表示を停止します。そのカレンダーを再表示するには、ボックスを再度クリックします。各カレンダーの色は、基となるオブジェクトの色です。カスタムオブジェクトにテーマがある場合、テーマによってカレンダーの色が決まります。

[私の行動] のみが表示されたカレンダービュー。

カレンダーにデータを行動として表示

Salesforce でのカレンダーの便利な使用方法として、データをカレンダーの行動として表示することができます。たとえば、NMH の開発ディレクターの Aniyah は、近日中の支援依頼 (商談) の期日を表示するカレンダーを作成したいと考えています。

Aniyah がこの情報を追跡するためのカレンダーを作成する手順を追ってみましょう。

  1. [新しいカレンダー] をクリックします。

[新しいカレンダー] ボタンが強調表示された [私のカレンダー] の詳細。

2.カレンダーの基となるオブジェクトを選択します。Aniyah は、近日中の助成金やその他の支援依頼の期日を表示したいので、[商談] オブジェクトを選択します。

[カレンダーを作成] フォーム。[商談] オブジェクトが選択されています。

3.フォームに入力して、カレンダーに表示するデータを指定します。

新しいカレンダーの作成フォーム

4.[保存] をクリックします。

商談の期日が表示されたカレンダーの週表示。

新しいカレンダーを使用して、Aniyah は予定されている期日を俯瞰できるようになりました。支援依頼の準備に忙しい 1 週間になりそうですね。これで状況を考慮して計画し、完璧な依頼文を作成するための時間を確保することができます。

メール

メールは今でも非営利団体が賛助者とコミュニケーションを行う主要な手段であり、重要な詳細や情報が個人の受信トレイで失われることがよくあります。CRM 内でメールコミュニケーションを追跡すれば、組織内でその情報を必要とする全員が情報にアクセスできるようになります。

NPSP にメールを統合するには多くの方法があり、Gmail、Outlook、その他のツールを統合するためのアプリケーションがあります。使用するインテグレーションについての詳細を知るには、システム管理者に問い合わせてください。

メールの統合以外にも、Salesforce と NPSP からメールを直接作成して送信する方法がいくつかあります。おそらく最もよく使用するオプションは、レコードの活動コンポーザと [グローバルアクション] メニューでしょう。

[メール] タブが強調表示された活動コンポーザ。

NMH の開発ディレクターの Aniyah は、近日予定されている新しい建物のツアーに関するリマインダーメールを支援者に送信する必要があります。彼女が Salesforce からメールを送信する手順を追ってみましょう。

[メール] クイックアクションをクリックしてメールコンポーザを開きます (最初に特定のレコードを表示する必要はありません)。システム管理者は表示される [グローバルアクション] のリストをカスタマイズできるため、ここに表示されているものとは異なるリストが表示される可能性があります。

[メール] が強調表示された [グローバルアクション] メニュー。

詳細を入力します。(1) 適切な人に送信されるように、[宛先] 項目に入力します。Aniyah がメールを送信すると、その取引先責任者レコードに対するアクセス権を持つ受信者全員の活動タイムラインにメールが表示されます。(2) まず気付くのは、メールを他のレコード (作業中の商談など) に関連付けられることです。この場合、メールはこの支援者に計画されているキャピタルキャンペーンの支援依頼に関連付けられています。

メールコンポーザではメッセージの送信以外のこともできます。(3) ファイルの添付、差し込み項目の挿入、テンプレートの挿入または作成、送信前のメールのプレビュー、メール内容の消去とやり直し、スペースを広げるためのメールコンポーザの拡大などを行うことができます。

メールコンポーザの詳細

最後に Aniyah は、[送信] をクリックします。担当役員を含め、開発チームでアクセス権を持つ全員が、商談を参照したときに、メールがコンテキスト内と活動タイムラインに表示されます。

メールなどの [過去の活動] が強調表示された商談の詳細。

Aniyah がキャピタルキャンペーンの見込み支援者向けエンゲージメント計画を設定し、支援者管理に関連するさまざまな ToDo や行動を管理する手順を見てきました。プロセスの中のこの時点で、彼女は、この見込み支援者に対する具体的な依頼の計画を開始しようとしています。

「販売中」の看板が出ている建物の外で、タブレットを持った Aniyah が男性に話をしている画像。

次の単元では、Aniyah が実際の支援依頼プロセスを管理するのに役立つ NPSP の主要機能を見ていきます。

リソース

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