支援者、ToDo、行動、メールの管理

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• 活動タイムラインで活動履歴を表示し、絞り込む。
  
• ToDo を作成し、更新する。
  
• カレンダーの行動とメールを使用して、効率的に作業する。
  

活動タイムラインを使用した最新情報の把握

取引先責任者、取引先責任者、商談レコードの右側には、資金調達に非常に役立つ活動タイムラインがあります。 

活動タイムラインでは、特定の見込み支援者、支援者、世帯で何が起きているかを、組織内のさまざまなメンバーがやり取りを行っている場合でも簡単に確認できます。

タイムラインはセクションごとに分割されています。最初に [今後 & 期限切れ] セクションがあり、完了する必要のある ToDo を確認できます。また、過去の活動を月ごとに整理した折りたたみセクションもあります。 

活動に関する詳細を表示するには、活動の横にある詳細矢印 () をクリックします。詳細が不要になったら再度矢印をクリックすると詳細が折りたたまれます。または、セクションの上にある [すべて展開] をクリックすると、すべての活動の詳細が表示されます。

予定されている ToDo が多数ある場合は、[Upcoming & Overdue (今後 & 期限切れ)] セクションの [View More (さらに表示)] をクリックすると、このレコードのすべての ToDo リストを表示できます。

最も重要な活動を見つける

短い間でも支援者 (取引先責任者レコードまたは世帯レコードのいずれか)、または特定の支援依頼 (商談レコード) に取り組んでいれば、活動タイムラインにはさまざまな活動が入り交じっている可能性があります。探している詳細をすばやく見つけるにはどうすれば良いでしょうか?

非営利団体 No More Homelessness (NMH) の開発ディレクターである Aniyah は、別の NMH 資金調達担当者が見込み支援者に送信した特定のメールを見つけようとしています。検索条件機能を使用すれば、検索を絞り込むことができます。活動種別と日付範囲で絞り込むことで、すぐに必要な詳細を見つけることができます。

リストを確認しながら、活動を更新することもできます。[Activity (活動)] の行から をクリックすると編集オプションが表示されます。

または、ToDo を完了したら、チェックボックスをクリックして完了とマークできます。

Aniyah が支援者および助成金ポートフォリオ全体にわたって自分が実行する必要があるすべての ToDo の完全なリストを表示したい場合はどうすれば良いでしょうか? 実際、彼女は 1 日の始めに Salesforce にログインして ToDo の完全なリストを確認したいと思っています。

ToDo リストの表示と更新

再度言いますが、エンゲージメント計画を開始すると、一連の ToDo が自動的に作成され、自分とチームメンバーに割り当てられます。 

自分に割り当てられたすべての ToDo は、Salesforce と NPSP で簡単に見つけて管理できます。[ToDo] タブをクリックするか、アプリケーションランチャー () で [ToDo] を見つけて選択するか、Lightning Experience ホームページの [My Tasks (私の ToDo)] リストから [Viewo All (すべて表示)] をクリックするだけで、アプリケーション、オブジェクト、レコードにわたる自分の ToDo を管理できます。

分割ビュー表示の ToDo リストでは、左の列でリスト全体を閲覧し、右の列で選択した ToDo の詳細を確認できます。ToDo をクリックして開くと、関連情報が表示されます。 

詳細ビューにはいくつかのクイックアクションがあり、ToDo を効率的に更新できます。 をクリックしてオプションを確認します。ToDo が完了したら、[完了としてマーク] をクリックしてリストにチェックマークを入れ、[状況] 項目を自動的に更新します。 

また、ToDo は添付先のレコードの活動タイムラインにも表示され、そこで編集もできます。

カレンダーでの行動の管理

ToDo と同じように、NPSP ではカレンダーにも専用のタブがあり、スケジュールをすばやく把握できます。このタブが表示されていない場合は、アプリケーションランチャー () から [Calendar (カレンダー)] を見つけて選択できます。

カレンダービューボタン () をクリックすると、1 日、1 週間、または 1 か月のみを表示したり、行動のテーブルリストビューを表示したりできます。

新しい行動を作成するには、[新規行動] をクリックするか、行動の開始日時をクリックします。開始日時と終了日時がすでに入力された [新規行動] インターフェースが開きます。行動の詳細を入力して [保存] をクリックします。

カレンダーは共有することができ、同僚のカレンダーを自分のカレンダーから参照できます。共有カレンダーでは、いつ行動が重なっているかを簡単に確認できます。

同僚がカレンダーを参照するときには、表示される詳細はデフォルトのアクセスレベルによって決まります。自分のスケジュールの詳細が特定の同僚に対してより多くまたは少なく表示されるようにするには、カレンダーの [My Events (行動)] のメニュー矢印ボタン () をクリックし、[Share Calendar (カレンダーを共有)] をクリックします。Salesforce システム管理者は共有できる詳細を制限できます。

カレンダーの共有に加えて、システム管理者はカスタマイズを追加して、ユーザーが公開カレンダーを作成できるようにすることができます。公開カレンダーは、組織内の他のユーザー、グループ、特定のロールと共有できます。公開カレンダーは、グループ活動や共有リソース (イベントや会議室など) のスケジュールや管理に役立ちます。公開カレンダーを使用するには、システム管理者に問い合わせてください。  

カレンダービューに複数のカレンダーが表示されていて見づらい場合は、[私のカレンダー] または [他のカレンダー] のカレンダー名の横にある色別ボックスをクリックすると、そのカレンダーを非表示にできます。そのカレンダーを再表示するには、ボックスを再度クリックします。

カレンダーにデータを行動として表示

Salesforce でのカレンダーの便利な使用方法として、データをカレンダーの行動として表示することができます。たとえば、Aniyah は、カレンダーにチーム全体の近日中の支援依頼 (商談レコード) の期日を表示したいと考えています。

Aniyah がこの情報を追跡するためのカレンダーを作成する手順を追ってみましょう。

1. [My Calendars (私のカレンダー)] で、カレンダーオプションの歯車ボタン () をクリックします。
   
2. [新しいカレンダー] をクリックします。
   
   
3. カレンダーの基となるオブジェクトを選択します。Aniyah は、近日中の助成金やその他の支援依頼の期日を表示したいので、[商談] オブジェクトを選択します。
   
   
4. カレンダーの名前、日時の項目、その他の設定を次のように指定します。
   

1. カレンダー名: Solicitation Close Dates (支援依頼の完了予定日)
2. 開始用の項目: 完了予定日 (日付)
   
3. 終了用の項目: 完了予定日 (日付)
   
4. 条件の適用: すべての商談 (この項目は、選択したオブジェクトのリストビューから入力されます。より具体的な別の検索条件を使用する場合は、選択リストから既存のリストビューを選択してください。)
   
5. 表示する項目名: 名前
   
   

5. [保存] をクリックします。
   

これで、Aniyah は今後予定されている期限をすべて追跡できるようになりました。 

支援依頼の準備に忙しい 1 週間になりそうですね。これで状況を考慮して計画し、完璧な依頼文を作成する時間を確保することができます。

メールの送信と記録

メールは非営利団体が関係者とコミュニケーションを行う主要な手段ですが、重要な詳細や情報が個人の受信トレイで失われることがあります。CRM でメールを記録すれば、支援者とのコミュニケーションをフォローする必要のあるすべてのユーザーがメールにアクセスできるようになります。

NPSP にメールを統合するには多くの方法があり、Gmail、Outlook、その他のツールを統合するためのアプリケーションがあります。使用できるインテグレーションについての詳細は、システム管理者に問い合わせてください。

また、Salesforce と NPSP から直接メールを作成して送信することもできます。おそらく最もよく使用するオプションは、レコードの [活動] パネルと [グローバルアクション] メニューです。

レコードの [活動] パネルからメールを送信するには、次の手順を実行します。

1. 取引先責任者、世帯取引先、商談など、メールを関連付けるレコードに移動します。
   
2. [Activity (活動)] パネルの をクリックします。
   
3. 件名、本文、添付ファイル、追加の受信者など、メッセージの詳細を入力します。メールはゼロからを入力することも、テンプレートと差し込み項目を使用して作成することもできます。また、必要に応じて、そのメールを他のレコードに関連付けることも可能です。
   
4. 送信する前にメールがどのように表示されるかを確認する場合は、[My Calendars (活動)] パネルの [Preview email (メールをプレビュー)] ボタン () をクリックします。
   
5. [送信] をクリックします。
   

メールを関連付けたいレコードに移動したくない場合は、任意のページで をクリックします。Salesforce システム管理者がメールの送信をグローバルアクションにしている場合は、[メール] をクリックできます。表示されるインターフェースには、[活動] パネルにあるものと同じメールツールがすべて用意されているので、あとは受信者を追加するだけです。

どのような方法でメールを送信しても、メールは活動タイムラインに表示され、チームの全員が確認できます。たとえば、Aniyah がお礼メールを送信しただけで、支援候補者のレコードにある残りのメール、電話、ToDo に応じて記録されます。

エンゲージメント計画、ToDo、メール、行動はすべて、依頼のみを目指して構築されます。

次の単元では、支援依頼プロセスを管理するためのツールを説明し、関わる人が見込み支援者から支持者、さらに支援者へと移行していることを確認します。

リソース

• Trailhead: Nonprofit Success Pack を使用した関係者とのメールコミュニケーション
• Salesforce ヘルプ: Activities: Tasks, Events, and Calendars (活動: ToDo、行動、カレンダー)
• Salesforce ヘルプ: Calendar Views in Lightning Experience (Lightning Experience のカレンダービュー)
• Salesforce ヘルプ: Use Calendars to Track and Visualize Dates in Salesforce Objects in Lightning Experience (Lightning Experience でのカレンダーを使用した Salesforce オブジェクトの日付の追跡と視覚化)
• Salesforce ヘルプ: Salesforce を介したメールの送信