連絡先データの管理

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• データ保持設定のオプションを把握する。
• 連絡先を削除した場合の影響を見極める。

データ保持

Marketing Cloud Engagement では大量のデータを処理できますが、データエクステンションに適切な保持制限を構成すると、あらゆることが効率的に実行されます。データをどの程度の期間保持する必要があるかを考慮し、データエクステンションを作成するときに保持ポリシーを設定します。Contact Builder から、レコード数が 1 億件未満のデータエクステンションにデータ保持ポリシーを適用することができますが、事前に計画することをお勧めします。

データ保持のオプション:

データ保持設定を構成するときは、データとそのデータのユースケースの両方を検討することが重要です。Marketing Cloud Engagement はあらゆる顧客情報を保存する汎用的なストレージ手段として設計されていないため、データモデルをどのように設定するかについて戦略的になる必要があります。たとえば、データを継続的に更新する必要があり、最新情報が外部システムに存在する場合は、Marketing Cloud Engagement に履歴レコードを保持するのではなく、各送信の前にデータを再インポートするデータモデルを設定する必要があります。 

保持制限を超えたデータは完全削除され、パーソナライズとセグメンテーションの持続的なニーズに応じた数のレコードが維持されます。デフォルトでは、データエクステンション保持ポリシーにより、データエクステンションが 6 か月間使用されないと削除されます。削除プロセスは夜間に実行されます。

では、データに使用できる保持設定を見てみましょう。

• 削除オプション:
  • 個別のレコード。このオプションが選択されている場合、データエクステンションは保持されますが、データエクステンション内の個別のレコードが削除されます。
  • すべてのレコード。このオプションが選択されている場合、データエクステンションは保持されますが、データエクステンション内のすべてのレコードが削除されます。
  • すべてのレコードとデータエクステンション。このオプションが選択されている場合、データエクステンションそのものとデータエクステンション内のレコードが削除されます。
• 期間オプション:
  • 後。データエクステンションが作成されてから削除されるまでの待機日数を入力します。
  • インポート時に期間をリセット。新規インポート後に保持期間が延長されます。
  • 日付。削除する特定の日付を選択します。

データ保持設定を適切なインポートアクション (追加、更新、上書きなど) と併用すると、マーケティングのオートメーションを有用かつ最新の状態で維持することができます。

連絡先削除プロセス

連絡先は可能な限り削除しないようにします。連絡先を削除すると、連絡先のトラッキングデータや、その連絡先に関するすべてのことが失われます。エンゲージしていない購読者を削除したいときは、連絡先を削除するのではなく、個々のチャネルで購読を取り消すことをお勧めします。エンゲージしていない購読者を削除したいときは、別のジャーニーやエクステンションに移動することを検討してください。また、Einstein エンゲージメントスコアリングを使用して、より良いエンゲージメントを促進することもできます。

個々の連絡先を手動で削除することも、連絡先のリストを削除することもできますが、連絡先削除機能を有効にしておく必要があります。 

削除した連絡先が再度取り込まれることがないように、削除済み連絡先ログを維持することをお勧めします。また、連絡先を再インポートすることになったときに、連絡先が購読や購読取り消しを行ったチャネルがわかるように、連絡先の設定のバックアップを作成しておきます。CAN-SPAM のコンプライアンスにおいてこうした情報は重要です。Email Studio に関連する連絡先を Marketing Cloud Engagement アカウントから削除することができますが、この削除によって連絡先情報が Marketing Cloud Engagement から完全に削除されるわけではありません。連絡先が購読を取り消したメールアドレスにメッセージが届くことがないように、Salesforce ではこの情報を保持する必要があります。

デフォルトで 2 日 (カスタマイズ可能) の削除期間があり、この間は Contact Builder が連絡先情報をチャネルアプリケーションに表示しません。人々をいち早く削除する必要がある場合は、この期間を変更できます。削除プロセスでは送信可能データエクステンションの購読者しか削除されないため、送信不能データエクステンションに購読者データがある場合は、連絡先を検索して削除する必要があります。非表示期間はできるだけ短くすることをお勧めします。

連絡先を削除する場合のオプション:

• API を使用した連絡先削除
  • 連絡先 ID や連絡先キーまたはリストを使用して連絡先を削除できます。下記のリンクから、REST API のドキュメントを参照してください。
• UI での連絡先削除
  • [すべての連絡先] から連絡先を選択して、[削除] をクリックします。
  • 連絡先を削除するためには、その連絡先が送信可能データエクステンションまたはモバイルリストに記載されている必要があります。このいずれかのソースの削除を選択すると、リストの全員が削除され、関連付けられている連絡先データもすべて削除されます。

削除時の操作順序

連絡先を削除する場合、連絡先が非表示状態から削除フェーズに移行されます。この動作によって、アカウントとすべての送信可能データエクステンションから連絡先が完全に削除されます。この動作を元に戻すことはできません。非表示の期間は、連絡先に関する特定の情報を確認することも、その連絡先に送信することも、その連絡先をインポートすることもできません。連絡先がクエリから取り除かれ、最終的に削除されます。送信不能データエクステンションの購読者データは自力で削除する必要があります。

削除が完了した後は、データソースを使用して連絡先を元に戻すことができます。ユーザーリードの場合や、連絡先がジャーニーに追加されている場合は、その連絡先が [すべての連絡先] セクションにも追加されます。 

SendLog に関する注意事項

SendLog には集計トラッキングデータが記録されます。たとえば、10 人に送信した後で、その 1 人を削除したとします。削除した特定の人に送信したかどうかを確認する術はありませんが、削除後も、10 人に送信したことは表示されます。つまり、引き続き集計データは表示できますが、削除した連絡先のデータは確認できません。

ベストプラクティス

• データエクステンションの作成時に保持設定を構成します。
• すべての連絡先情報を直接 Marketing Cloud Engagement に保存しないでください。
• 再取り込みを防ぐために、削除済み連絡先のログを維持します。

次は、Contact Builder が、Sales Cloud や Service Cloud など、Salesforce の他のプラットフォームからその他のデータをどのように取り込むのかを見ていきます。 

リソース

• Salesforce ヘルプ: データ保護とプライバシー
• Salesforce ヘルプ: 連絡先削除のベストプラクティス