支援者ポートフォリオの管理

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

  • リストビューを使用して見込み支援者をすばやく整理する。
  • キャンペーンオブジェクトを介してアドバンスメントイニシアチブを評価する。
  • レポートとダッシュボードを使用して主要業績指標を測定する。

支援者リレーションを管理するときには、何をなぜ優先するかを理解することが重要です。そこで役に立つのが Salesforce のリストビュー、キャンペーン、レポートです。

リストビューを使用した支援者ポートフォリオの整理と優先度設定

アドバンスメントの作業の多くは優先度の設定によって決まります。「やること」リストと「やった方がよいこと」リストには終わりがないように思えます。そのため、リストビューを使用してアドバンスメントチームや支援開拓チームの負担を軽減します。リストビューでは優先度設定の条件を設定し、その条件に基づいてカスタムリスト (商談や取引先責任者のリストなど) を作成できます。

作成したリストビューを使用して、戦略的コミュニケーション、レコードの編集、作業負荷の管理などさまざまなタスクに集中的に取り組むことができます。

大口支援責任者の Rachel Noble はコロラド州デンバー地域の見込み支援者と会うための準備をしています。

大口支援責任者の Rachel Noble は、リストビューを使用して担当する支援者の特定のグループに取り組んでいます。最近重点的に行っているのは、コロラド州デンバー地域の Cloudy 同窓会に所属する見込み支援者の審査です。そのためにデンバー地域の郵便番号を持つすべての取引先責任者のリストビューを作成しました。この特定のリストから取引先責任者を「Touching Base (Denver)」 (連絡 (デンバー)) という新しいキャンペーンに追加して、メールで連絡を開始できるようにしました。

次の手順に従って Rachel と同じようなリストビューを作成します。

  1. [リストビューコントロール] で、[新規] を選択します。
    [リストビューコントロール] から、[新規] を選択します。

  2. リストに名前を付けます。Rachel はこのリストに Touching Base (Denver) (連絡 (デンバー)) という名前を付けます。[API 参照名] は自動的に生成されますが、編集することもできます。
  3. このリストビューを自分のみが参照可能か、すべてのユーザが参照可能か、またはユーザグループが参照可能かを選択します。Rachel はこのリストを非公開にしておきたいため、[自分のみがこのリストビューを表示できる] を選択します。
  4. [保存] をクリックします。

    Rachel の新しいリストビューの基本情報詳細

  5. [検索条件] パネルが表示されます。[所有者別に絞り込み] をクリックし、[すべての取引先責任者] または [私の取引先責任者] を選択します。Rachel は [すべての取引先責任者] を選択します。
  6. [完了] をクリックします。
  7. 検索条件を追加および設定し、条件を満たすレコードのみを表示します。絞り込む項目と選択した演算子に応じて、異なるオプションが表示されます。[検索条件を追加] をクリックします。
    1. 絞り込む項目、演算子、および値を選択します。
      選択した項目の種別に応じて、値を選択または入力できます。Rachel は絞り込む項目として [取引先: 住所 (郵送先) 郵便番号]、演算子として [次の文字列を含む]、値としてデンバー都市圏の郵便番号を選択します。
    2. [完了] をクリックします。

これで、絞り込まれた取引先責任者のリストができたため、Rachel はこのリストを参照して見込み支援者と会う準備を整えることができます。[すべての取引先責任者] の長いリストを延々とスクロールしたり、個人の名前を思い出そうとする必要がなくなりました。

キャンペーンを使用したアフィニティレベルと関心度の発見

リストビューを使用して取引先責任者のリストを選定できたら、キャンペーンは、それらの見込み支援者、その関心事、支援の可能性について詳細に知るのに最適な手段です。[キャンペーンメンバー] 関連リストを使用してキャンペーンへの新規メンバーの追加や現在のメンバーの編集または削除ができます。

Salesforce キャンペーンごとに、キャンペーン中にキャンペーンメンバーが通過する各フェーズに関連する特定の [キャンペーンメンバーの状況] を定義できます。たとえば、資金調達イベントキャンペーンの場合、カスタマイズしたメンバーの状況として Invited (招待済み)、Attended (参加済み)、Donated (支援済み) を作成できます。[キャンペーンメンバーの状況] 項目を使用すると、現在各状況にあるキャンペーンメンバー数を示す [キャンペーンメンバー] 関連リストのグラフも表示できます。

キャンペーンメンバーの状況と全体的なキャンペーンパフォーマンスを追跡すると、チームはエンゲージメント活動がどの程度効果を上げているかを把握できます。同窓生リレーションか支援者を問わず、どちらのコンテキストでもエンゲージメントへのインサイトを得ることで、過去にうまくいったこと、いかなかったことに基づいて新しいキャンペーンを戦略的に計画して作成することができます。

最初に Touching Base キャンペーンを設定したとき、Rachel は [Confirmed (確認済み)] というメンバー状況を作成して、仮想または対面で会えると表明したデンバー地域のリードを追跡しています。デンバー地域への出張の約 1 か月前に Rachel はキャンペーンのメールアウトリーチを開始しました。出発日が近づいてきたため、状況が [Confirmed (確認済み)] 状況のキャンペーンメンバーを表示してルートとミーティングスケジュールの計画を立て始めます。

次の手順に従って、Rachel の Touching Base キャンペーンのようなキャンペーンを作成します。

  1. [キャンペーン] タブに移動して、[新規] をクリックします。

    [新規] をクリックして新しいキャンペーンを作成します。

  2. キャンペーンに名前を付けます。Rachel はこのキャンペーンに Touching Base (連絡) という名前を付けます。
  3. [有効] のチェックボックスをオンにします。
  4. ドロップダウンメニューでキャンペーンの種別を選択します。このキャンペーンには、Rachel は [メール] を選択します。
  5. キャンペーンの詳細を入力します。Rachel はこのメールキャンペーンの開始日と終了日を含めます。
  6. [保存] をクリックします。

    キャンペーンの詳細を入力し、[保存] をクリックします。

    これで、キャンペーンにメンバーを追加し、キャンペーンメンバーに状況を割り当てられるようになりました。

  7. キャンペーンレコードの [キャンペーンメンバー] 関連リストを見つけて [取引先責任者の追加] をクリックします。

    [キャンペーンメンバー] 関連リストの [取引先責任者の追加] をクリックして、既存のキャンペーンにメンバーを追加します。

  8. [追加] アイコンをクリックして取引先責任者を選択します。すべてのキャンペーンメンバーが追加されたら [次へ] をクリックします。
  9. 新しいキャンペーンメンバーのメンバー状況を選択します。この例では、Rachel はカスタムメンバー状況の [Confirmed (確認済み)] を選択します。
  10. [送信] をクリックします。

    ドロップダウンメニューから適切なキャンペーンメンバー状況を選択し、[送信] をクリックします。


これで、Rachel は Touching Base キャンペーンの [Confirmed (確認済み)] 状況のすべてのメンバーにパーソナライズされたメールアウトリーチを同時に送信できるようになりました。 

レポートとダッシュボードを使用したパフォーマンスの分析

「Education Cloud を使用した支援者のインサイト」モジュールですでに述べたように、優れたレポートを作成するには優れたレポート計画が不可欠です。レポートジャーニーを Salesforce データに答えてほしい具体的な質問で始め、次に関連するレポート項目を利用してその質問に答えます。

たとえば、Rachel のマネージャである Virginia Cook は、チームのさまざまなキャンペーンが現在の学年の支援にどう影響したかを知りたがっています。この特定の質問を念頭に置き、Rachel はあるキャンペーンインフルエンスレポートを Virginia と共有するレポートとして指定しました。これにより、チームは引き続き年間目標に向けて努力しながら次のステップを判断できます。

支援者管理プロセスの効率向上は、アドバンスメントチームに変革をもたらします。Rachel のリストビュー、キャンペーン、レポートの例からわかるように、Salesforce にはプロセスを合理化し、データを有意義に活用するソリューションが用意されています。

リソース