リストビューについて知る

学習の目的 

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• リストビューの作成方法を説明する。
• リストビューでできることを説明する。

リストビューとは?

Salesforce では、会社データと顧客データを整理し、そのデータに対してアクションを実行できます。作業に最もよく使用する場所の 1 つが、これから説明するリストビューです。

Salesforce ではデータがオブジェクト種別 (取引先責任者、ケースなど) 別にグループ化され、ナビゲーションタブとして表示されます。オブジェクトタブにはデータテーブルとアクションボタンのツールバーが表示されます。この画面はリストビューと呼ばれ、ビジネスの管理や顧客とのインタラクションに役立つ多くの価値ある情報とツールが含まれます。

データをインポートしてレコードを作成すると、行がリストビューに表示されます。[すべての項目] や [最近参照したデータ] など、デフォルトのリストビューオプションがいくつかあり、スクロールや検索ができます。 

ただし、リストビューの真の実力はカスタマイズで発揮されます。特殊なリストビューを作成して、新規リードやエスカレーション済みケースのような最もよく使用するタスクをサポートできます。さまざまなオブジェクトタブでカスタマイズした独自のリストビューを作成したら、そのリストビューを非公開にするか、組織の他のユーザーと共有するかを指定できます。 

次は、新規リストビューの作成方法を見ていきます。 

リストビューをカスタマイズする

任意のオブジェクトタブで アイコンをクリックして [リストビューコントロール] メニューを開きます。リストビューを作成するには、[新規] を選択します。リストビューに名前を付け、他のユーザーが使用できるようにするか、非公開のままにするかを選択します。リストビューを作成すると、メニューに他のオプション ([名前を変更] や [共有設定] など) も表示されます。

リストビューに表示する列をカスタマイズするには、[表示する項目を選択] を選択します。リストビューには、そのオブジェクトに関連付けられている項目を表示できます。共有ルールはリストビューに適用されるため、特定のレコードや項目へのアクセス権がないユーザーには、リストビューが公開であってもそのレコードや項目は表示されません。 

リストビューを絞り込むには、[リストの検索条件を編集] または アイコンをクリックし、検索条件ペインに条件を追加します。複雑なリレーションを入力するには、[検索条件ロジックを追加] をクリックします。 

次に例を示します。[取引先] タブで、フランスまたはスペインにあるすべての再販業者の取引先を絞り込むには、 アイコンを選択し、[検索条件を追加] を選択します。検索条件ペインで、次のように選択します。

• 項目: 種別
• 演算子: 次の文字列と一致する
• 値: 再販業者

2 つ目の検索条件を追加します。 

• 項目: 国(請求先)
• 演算子: 次の文字列と一致する
• 値: フランス

3 つ目の検索条件を追加します。

• 項目: 国(請求先)
• 演算子: 次の文字列と一致する
• 値: スペイン

次に、[検索条件ロジックを追加] をクリックし、ロジックを 1 AND (2 OR 3) に変更します。 

よく実行するタスクにリストビューを使用する

各タブで複数のリストビューをサポートできるため、複数のリストビューを作成してさまざまなタスクに使用できます。リストビューを選択するには、リストビュー名の横にある アイコンをクリックし、いずれか 1 つを選択します。検索条件、並び替え、項目数など、リストビューを表すメタデータがリストビュー名の下に表示されます。

同じビューを定期的に使用する予定なら、 アイコンをクリックし、タブのデフォルトビューとして設定します。リストビューの固定は自分のワークスペースにのみ適用されます。

リストビューを整理して絞り込んだら、レコードに対するアクションを実行できます。個々のレコードを編集、コピー、または削除するには、行の メニューをクリックします。

一部のオブジェクトタブではリストビューで一括アクションを使用できます。たとえば、[取引先責任者] タブや [リード] タブで、複数のレコードを選択してから [リストメールの送信] をクリックして個人をパーソナライズされたメールの受信者として追加できます。

• 現在のビューに含まれていないレコードを含む、リストのすべてのレコードに一括アクションを適用するには、レコードを一切選択せずに一括アクションボタンをクリックします。
• 現在のビューのすべてのレコードに一括アクションを適用するには、テーブルヘッダーのチェックボックスを選択してすべてのボックスをオンにし、一括アクションボタンをクリックします。
• 特定のレコードに一括アクションを適用するには、特定の行のチェックボックスを選択し、一括アクションボタンをクリックします。

ユースケース例

Lucinda は取引先責任者リストを常に整理整頓するために、システム管理者と協力してメール不達処理を有効化しました。これで取引先責任者情報を週次で更新できます。このタスクをしやすくするため、リストビューを作成します。 

最初に、Lucinda は [取引先責任者] タブに移動し、[リストビューコントロール] メニューを開き、[新規] を選択します。リストビューに Contacts with Bounced Emails (メール不達の取引先責任者) と名前を付け、自分だけが表示できるようにします。自分が所有していてメールアドレスがハードバウンスした取引先責任者のみを表示するために、次の検索条件を追加します。 

• [所有者別に絞り込み] [次の文字列と一致する] [私の取引先責任者]
• [メール不達] [次の文字列と一致する] [True]
• [メール不達の理由] [次の文字列と一致する] [ハードバウンス]

次に、[リストビューコントロール] メニューを開いて [表示する項目を選択] をクリックします。[名前]、[取引先名]、[メール]、[メール不達発生日] を選択します。後でこれらの項目を使用してリストビューを並び替え、個々のレコードに対してアクションを実行できます。Lucinda は毎週月曜日に取引先責任者に電話して更新された情報を要求する予定です。レコードのメールアドレスを更新すると、Salesforce によって IsBounced 値がリセットされ、その取引先責任者は [Contacts with Bounced Emails (メール不達の取引先責任者)] リストビューから削除されます。

これでリストビューの基本を理解できました。いつでもリストビューのカスタマイズや新規作成ができます。

リソース 

• Salesforce ヘルプ: Lightning Experience でのリストビューの操作
• Salesforce ヘルプ: デフォルトのリストビュー検索条件
• Salesforce ヘルプ: メール不達処理の有効化