メモとファイルの操作

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• 拡張メモを作成し、複数のレコードに添付する。
  
• Salesforce Files で自分のファイルをすべて見つける。
  

拡張メモでメモ作成を効率化

ほとんどの人が、メモを利用して情報を整理しています。Lightning Experience の拡張メモを使用すると、どこからでもより良いメモをより速く作成できます。

メモ

Salesforce システム管理者が拡張メモをオンにする必要があります。組織で拡張メモ機能が表示されない場合は、システム管理者にお問い合わせください。

では、より良いメモとはどのようなものでしょうか? Salesforce Classic の元のメモツールと、拡張メモエディターを比べればすぐにわかります。これは、従来のツールで、[メモ & 添付ファイル] 関連リストからアクセスできるバージョンです。機能は最小限のようです。

Salesforce Classic ですでに拡張メモを使用している場合でも、よりリッチでわかりやすいメモを作成するためのオプションが数多く追加されている Lightning Experience の拡張メモには利点があります。以下のようになります。まったく違いますね。

Lightning Experience の拡張メモエディターでは、次のことができます。

• アイデアが入力と同時に自動的に保存されるので、自信を持って作成できます。
  
• 太字や斜体の書式をテキストに追加して重要な詳細や意味を強調できます (1)。
  
• 情報を箇条書きや番号付き手順として整理できます (2)。
  
• 写真や画像を埋め込んで、明確さと覚えやすさを高めることができます (3)。
  

さらに、メモを複数のレコード (関連する商談、取引先、取引先責任者など) に関連付けて、重要な情報の可視性と影響を強化できます (4)。メモをグループやチームメイトと共有することもできます (5)。

メモをその場で作成

Salesforce Classic では、メモの作成は、レコードの [メモ & 添付ファイル] 関連リストか、フィードの Chatter パブリッシャーに結び付けられています。Lightning Experience では、どこからでも新規メモを開始できます。

すでに説明したように、メモは [Global Actions (グローバルアクション)] メニューとユーティリティバーから作成できます。ナビゲーションバーにも [メモ] 項目が表示されます。この Lightning Experience オプションについてはこの後すぐに説明しますが、使用しているアプリケーションに [メモ] 項目が含まれている場合、そこからもメモを作成できます。

操作中のレコードに自動的に関連付けられるメモを作成するのも簡単です。レコードのアクションメニューで [新規メモ] を探すか、[メモ] 関連リストで [New (新規)] ボタンを使用します。

2 つのメモ関連リスト

レコードの関連リストが二重に見えませんか?

大丈夫、あなたの目は確かです。拡張メモと従来のメモはうまく共存できません。そのため、レコードに対して作成する拡張メモは、[メモ] 関連リストにあります。従来のメモツールを使用してレコードに対して以前作成したメモは [メモ & 添付ファイル] 関連リストにあります。

メモの新しいホームページ

[メモ] ホームページにようこそ。これは、Lightning Experience でのみ使用可能な素晴らしい機能の 1 つです。ナビゲーションバーから使用できる [Notes (メモ)] は、レコードに関連するかどうかに関係なく、参照権限のあるすべてのメモにアクセスし、管理するためのハブです。

このホームページには複数のリストビューが含まれており、自分と共有されているメモを含む、特定のメモを簡単に見つけることができます。リストビューのメモをクリックすると、そのメモを表示または更新できます。

以前のバージョンのメモを呼び出して、変更内容を確認したり、以前のバージョンに戻したりすることさえできます。

ファイルの管理

さまざまな Salesforce ファイル管理システムの間ですべてのコンテンツを行ったり来たりさせる日々は終わりです。Lightning Experience の Salesforce Files は、ファイル、ドキュメント、およびライブラリを 1 か所にまとめて管理を容易にします。また、アクセスするファイルがビジネスフローに直接統合されるため、アプリケーションのどこからでも必要なコンテンツを入手できるようになります。この合理化されたアプローチの利点を確認しましょう。

ファイルハブ

まず、[ファイル] ホームから始めます。ここからすべてのファイルを一元管理できます。[ファイル] ホームには、ナビゲーションバーの [ファイル] 項目からアクセスします。

• 所有しているか、アクセス権を持つすべてのファイルにアクセスできます。検索条件を使用して、表示されるファイルのリストを変更できます (1)。
  
• ライブラリとライブラリ内のファイルにアクセスできます (2)。ライブラリによって、コンテンツを整理し、同僚とコンテンツを共有できます。ライブラリ内にフォルダーを作成して、コンテンツをさらに整理することもできます。
  
• ファイルを検索することもできます (3)。
  
• 新しいファイルを Salesforce Files にアップロードして (4)、レコードに添付したり、同僚、グループ、または顧客と共有したりできます。Microsoft® PowerPoint® のプレゼンテーション、Excel スプレッドシートから、Adobe® PDF、画像、音声ファイルや動画ファイルまで、あらゆるファイル形式がサポートされます。
  
• ファイルリストから個々のファイルを直接操作できます (5)。
  
• ファイルプレビュープレーヤーでファイルを表示できます。このプレーヤーには、表示中のファイルのダウンロード、共有、または削除、ファイルの新しいバージョンのアップロード、ファイルの詳細の編集、ファイルへの公開リンクの生成、全画面モードのプレゼンテーションへの切り替えを行うためのコントロールが含まれます。
  

レコードのファイルの管理

商談、取引先、またはその他のレコードにファイルを添付する必要がありますか? 使い慣れた [メモ & 添付ファイル] 関連リストを使用する必要はもうありません。これからは [ファイル] 関連リストを使用しましょう。

[ファイル] 関連リストを使用してレコードにファイルを添付するには、2 つのオプションがあります。

• ファイルがコンピューター上にある場合、すばやくアップロードできます。1 つのファイルを、または複数のファイルをまとめて、レコードの [ファイル] 関連リストカードにドラッグするだけです! さらに、アップロードされたファイルは自動的に Salesforce Files に追加されるため、手元のレコードだけではなく、Lightning Experience のどこからでもアクセスできるようになります。
  
• [ファイル] 関連リストでは、ライブラリ内のファイル、Google Drive や Box のような外部リポジトリなど、Salesforce Files 内のアクセス権のあるすべてのファイルにもアクセスできます。Salesforce Files からファイルを添付するには、[Files (ファイル)] 関連リストで、[Add Files (ファイルを追加)] をクリックします。
  

[ファイル] 関連リストを介してレコードに添付した各ファイルに対して、充実した Salesforce Files 機能のすべてをすぐに利用できます。たとえば、ファイルの新しいバージョンのアップロード、ファイルの詳細の編集、人、グループ、ライブラリとのファイルの共有などができます。[ファイル] 関連リストカードで [すべて表示] をクリックすると、完全な関連リストが表示されます。

ファイルアクセス権限、ファイルのプライバシー設定、ファイルサイズ制限についての詳細は、Salesforce ヘルプの「ファイルのプライバシーと共有」を参照してください。

ファイルの共有

コンテンツのコラボレーションを促進するため、Salesforce Files では組織のワークフロー全体でファイルの共有が可能です。共有オプションには、[ファイル] ホーム、[ファイル] 関連リスト、ファイルプレビュープレーヤー、ファイルレコードの詳細ページ、および Chatter フィードからアクセスできます。

適切な利用者と簡単にファイルを共有できます。次にいくつか例を見てみましょう。

• 特定のユーザーやグループ ファイルで共有アクションを使用できる場合、参照できるユーザーやグループを指定できます。各ユーザーまたはグループに「閲覧者」または「コラボレーター」ファイル権限を割り当てます。閲覧者は、ファイルの閲覧、ダウンロード、および再共有 (許可されている場合のみ) を行うことができます。コラボレーターは、これらに加えて、ファイル権限の変更、ファイルの編集、そして新しいバージョンのアップロードを行うことができます。 
  
  
• より多くの利用者やレコード より多くの利用者やレコード: メイン Chatter フィードへの投稿やコメント、あるいはレコードのフィードにファイルを添付することができます。
  
• 顧客や社外の人 [公開リンク] アクションを使用可能な場合、ファイルを外部の利用者と安全に共有できます。公開リンクとは、リード、顧客、パートナー、および同僚など、外部 (または内部) の受信者に送信しても安全な、暗号化された URL です。受信者はファイルの閲覧とダウンロードができますが、コラボレーターにはなれません。リンクはいつでも削除でき、その時点からファイルへのアクセスはできなくなります。
   
  

その他のコンテンツタイプに関する考慮事項

Lightning Experience では、Salesforce Classic の古い種類のファイルは、部分的にしかサポートされないか、まったくサポートされない場合があります。次の機能を使用する場合、それぞれに留意点があります。

• レコードの添付ファイルは、実際にはファイルではないため、自動的に Salesforce Files や [ファイル] 関連リストで使用可能にはなりません。システム管理者が添付ファイルを Salesforce Files に変換するためのオプションがあります。ただし、既存の添付ファイルは引き続き [メモ & 添付ファイル] 関連リストから表示およびダウンロードできます。Lightning Experience では新規添付ファイルを作成できません。
  
• [ドキュメント] タブは Lightning Experience には対応していませんが、Lightning Experience で [ドキュメント] のファイルにアクセスする必要がある場合は、ファイルをダウンロードしてから、[ファイル] ホームのアセットライブラリにアップロードすることをお勧めします。例外は、メールテンプレートでドキュメントを添付ファイルとして使用している場合です。これらのファイルは、しばらくは [ドキュメント] に残してください。
  
• Salesforce CRM Content: ライブラリのフォルダーとファイルは、Lightning Experience の Salesforce Files から使用できます。他のファイルと同様に、これらの共有や操作が可能です。ただし現在、次のようないくつか制限があります。
  

• 各自の組織の設定によっては、ライブラリを作成または管理するために Salesforce Classic に切り替える必要のある場合があります。このオプションがない場合は、Salesforce システム管理者にお問い合わせください。
  
• Lightning Experience ではコンテンツ配信は使用できませんが、リンクの共有はサポートされています。
  

リソース

• ヘルプ: メモ
• ヘルプ: [Files (ファイル)] ホーム
• ヘルプ: Lightning Experience のライブラリでのフォルダーの作成
• ヘルプ: ファイルのプライバシーと共有