メモとファイルの操作

• 拡張メモを作成し、複数のレコードに添付する。
• Salesforce Files で自分のファイルをすべて見つける。

メモをその場で作成

Salesforce Classic では、メモの作成は、レコードの [メモ & 添付ファイル] 関連リストか、フィードの Chatter パブリッシャーに結び付けられています。Lightning Experience では、どこからでも新規メモを開始できます。

すでに説明したように、メモは [グローバルアクション] メニューとユーティリティバーから作成できます。ナビゲーションバーにも [メモ] 項目が表示されます。この Lightning Experience オプションについてはこの後すぐに説明しますが、使用しているアプリケーションに [メモ] 項目が含まれている場合、そこからもメモを作成できます。

操作中のレコードに自動的に関連付けられるメモを作成するのも簡単です。レコードのアクションメニューで [新規メモ] を探すか、[メモ] 関連リストで [新規] ボタンを使用します。

2 つのメモ関連リスト

レコードの関連リストが二重に見えませんか?

大丈夫、あなたの目は確かです。拡張メモと従来のメモはうまく共存できません。そのため、レコードに対して作成する拡張メモは、[メモ] 関連リストにあります。従来のメモツールを使用してレコードに対して以前作成したメモは [メモ & 添付ファイル] 関連リストにあります。

メモの新しいホームページ

[メモ] ホームページにようこそ。これは、Lightning Experience でのみ使用可能な素晴らしい機能の 1 つです。ナビゲーションバーから使用できる [メモ] は、レコードに関連するかどうかに関係なく、参照権限のあるすべてのメモにアクセスし、管理するためのハブです。

このホームページには複数のリストビューが含まれており、自分と共有されているメモを含む、特定のメモを簡単に見つけることができます。リストビューのメモをクリックすると、そのメモを表示または更新できます。

以前のバージョンのメモを呼び出して、変更内容を確認したり、以前のバージョンに戻したりすることさえできます。

ファイルハブ

まず、[ファイル] ホームから始めます。ここからすべてのファイルを一元管理できます。[ファイル] ホームには、ナビゲーションバーの [ファイル] 項目からアクセスします。

• 所有しているか、アクセス権を持つすべてのファイルにアクセスできます。検索条件を使用して、表示されるファイルのリストを変更できます (1)。
• ライブラリとライブラリ内のファイルにアクセスできます (2)。ライブラリによって、コンテンツを整理し、同僚とコンテンツを共有できます。ライブラリ内にフォルダーを作成して、コンテンツをさらに整理することもできます。
• ファイルを検索することもできます (3)。
• 新しいファイルを Salesforce Files にアップロードして (4)、レコードに添付したり、同僚、グループ、または顧客と共有したりできます。Microsoft® PowerPoint® のプレゼンテーション、Excel スプレッドシートから、Adobe® PDF、画像、音声ファイルや動画ファイルまで、あらゆるファイル形式がサポートされます。
• ファイルリストから個々のファイルを直接操作できます (5)。
• ファイルプレビュープレーヤーでファイルを表示できます (6)。このプレーヤーには、表示中のファイルのダウンロード、共有、または削除、ファイルの新しいバージョンのアップロード、ファイルの詳細の編集、ファイルへの公開リンクの生成、全画面モードのプレゼンテーションへの切り替えを行うためのコントロールが含まれます。 

レコードのファイルの管理

商談、取引先、またはその他のレコードにファイルを添付する必要がありますか? 使い慣れた [メモ & 添付ファイル] 関連リストを使用する必要はもうありません。これからは [ファイル] 関連リストを使用しましょう。

[ファイル] 関連リストを使用してレコードにファイルを添付するには、2 つのオプションがあります。

• ファイルがコンピューター上にある場合、すばやくアップロードできます。1 つのファイルを、または複数のファイルをまとめて、レコードの [ファイル] 関連リストカードにドラッグするだけです! さらに、アップロードされたファイルは自動的に Salesforce Files に追加されるため、手元のレコードだけではなく、Lightning Experience のどこからでもアクセスできるようになります。 
• [ファイル] 関連リストでは、ライブラリ内のファイル、Google Drive や Box のような外部リポジトリなど、Salesforce Files 内のアクセス権のあるすべてのファイルにもアクセスできます。Salesforce Files からファイルを添付するには、[ファイル] 関連リストで、[ファイルを追加] をクリックします。 

[ファイル] 関連リストを介してレコードに添付した各ファイルに対して、充実した Salesforce Files 機能のすべてをすぐに利用できます。たとえば、ファイルの新しいバージョンのアップロード、ファイルの詳細の編集、人、グループ、ライブラリとのファイルの共有などができます。[ファイル] 関連リストカードで [すべて表示] をクリックすると、完全な関連リストが表示されます。

ファイルアクセス権限、ファイルのプライバシー設定、ファイルサイズ制限についての詳細は、Salesforce ヘルプの「ファイルのアップロードと共有」を参照してください。

ファイルの共有

コンテンツのコラボレーションを促進するため、Salesforce Files では組織のワークフロー全体でファイルの共有が可能です。共有オプションには、[ファイル] ホーム、[ファイル] 関連リスト、ファイルプレビュープレーヤー、ファイルレコードの詳細ページ、および Chatter フィードからアクセスできます。

適切な利用者と簡単にファイルを共有できます。次にいくつか例を見てみましょう。

• 特定のユーザーやグループ ファイルで共有アクションを使用できる場合、参照できるユーザーやグループを指定できます。各ユーザーまたはグループに「閲覧者」または「コラボレーター」ファイル権限を割り当てます。閲覧者は、ファイルの閲覧、ダウンロード、および再共有 (許可されている場合のみ) を行うことができます。コラボレーターは、これらに加えて、ファイル権限の変更、ファイルの編集、そして新しいバージョンのアップロードを行うことができます。 
• より多くの利用者やレコード より多くの利用者やレコード: メイン Chatter フィードへの投稿やコメント、あるいはレコードのフィードにファイルを添付することができます。
• 顧客や社外の人 [公開リンク] アクションを使用可能な場合、ファイルを外部の利用者と安全に共有できます。公開リンクとは、リード、顧客、パートナー、および同僚など、外部 (または内部) の受信者に送信しても安全な、暗号化された URL です。受信者はファイルの閲覧とダウンロードができますが、コラボレーターにはなれません。リンクはいつでも削除でき、その時点からファイルへのアクセスはできなくなります。 

その他のコンテンツタイプに関する考慮事項

Lightning Experience では、Salesforce Classic の古い種類のファイルは、部分的にしかサポートされないか、まったくサポートされない場合があります。次の機能を使用する場合、それぞれに留意点があります。

• レコードの添付ファイルは、実際にはファイルではないため、自動的に Salesforce Files や [ファイル] 関連リストで使用可能にはなりません。システム管理者が添付ファイルを Salesforce Files に変換するためのオプションがあります。ただし、既存の添付ファイルは引き続き [メモ & 添付ファイル] 関連リストから表示およびダウンロードできます。Lightning Experience では新規添付ファイルを作成できません。
• [ドキュメント] タブは Lightning Experience には対応していませんが、Lightning Experience で [ドキュメント] のファイルにアクセスする必要がある場合は、ファイルをダウンロードしてから、[ファイル] ホームのアセットライブラリにアップロードすることをお勧めします。例外は、メールテンプレートでドキュメントを添付ファイルとして使用している場合です。これらのファイルは、しばらくは [ドキュメント] に残してください。
• Salesforce CRM Content: ライブラリのフォルダーとファイルは、Lightning Experience の Salesforce Files から使用できます。他のファイルと同様に、これらの共有や操作が可能です。ただし現在、次のようないくつか制限があります。
  • 各自の組織の設定によっては、ライブラリを作成または管理するために Salesforce Classic に切り替える必要のある場合があります。このオプションがない場合は、Salesforce システム管理者にお問い合わせください。
  • Lightning Experience ではコンテンツ配信は使用できませんが、リンクの共有はサポートされています。