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ToDo、行動、メールの管理

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

  • 活動タイムラインで活動履歴を確認する。
  • ToDo を更新する。
  • カレンダーの行動を効率的に操作する。
  • Lightning Experience でメールを送信できる 2 つの場所を識別する。

活動タイムライン

Salesforce Classic で取引先責任者や商談などのレコードを参照するときには、[活動予定] または [活動履歴] 関連リストを使用して活動を把握します。

Salesforce Classic の活動関連リスト

Lightning Experience では、それらのリストの詳細は、よりインテリジェントな方法で活動タイムラインに表示されます。

活動コンポーザとその活動タブ

活動タイムラインは、表示中のレコードに関連するあらゆる活動の主制御センターのようなものです。さまざまな関連リストに移動して概要を把握するのではなく、すべてが 1 か所にあり、処理中のレコードに直接表示されます。

しかも、Lightning Experience のみの機能です。

最新の活動を把握

同僚が不在で、戻ってくるまでその取引先に対処するとします。顧客から電話がかかってきたら、状況をどう把握すればよいのでしょうか?

または、自分が不在だったとします。戻ったときに、自分がいない間に何があったかを把握する必要があります。

どちらの場合も、活動タイムラインが役に立ちます。

有効な活動と過去の活動が表示された活動タイムライン

では、この顧客で何があったかを確認する方法をいくつか見てみましょう。

まず目に付くのは、活動タイムラインが [今後 & 期限切れ] (1) と過去の月 (2) に分かれていることです。これにより、予定されている活動とすでに行われた活動を確認できます。ボタン (3) をクリックすると、月を展開したり、閉じたりできます。

活動に関する詳細を表示するには、活動の左にある展開ボタン (4) をクリックします。詳細が不要になったら再度ボタンをクリックすると閉じます。または、[すべて展開] (5) をクリックすると、すべての活動の詳細が表示されます。

[さらに表示] (6) をクリックすると、さらに活動予定が表示されます。

最も重要な活動を見つける

短い間でも取引先、商談、またはその他のレコードに取り組んでいれば、おそらく活動タイムラインにはさまざまな活動が入り交じっていることでしょう。探している詳細を見つけるにはどうすればよいでしょうか?

活動タイムラインの表示を絞り込む

検索条件機能を使用して検索結果を絞り込みます。活動種別と日付範囲で絞り込むことで、すぐに主要な詳細を見つけることができます。

その他の活動タイムライン機能

活動タイムラインには他にも多くの機能があります。

活動タイムラインから活動の詳細を変更する

リストを確認しながら、活動を更新できます。活動の行で、ドロップダウン矢印をクリックすると、編集オプションが表示されます。

または、ToDo を完了したら、チェックボックスをクリックして完了とマークできます。

Lightning Experience を探索していくと、活動タイムラインのさまざまな使用方法が見つかります。

ToDo と ToDo リスト

Salesforce Classic には、ホームページの [私の ToDo] リスト以外に [ToDo] タブはありません。

Salesforce Classic のホームページにある ToDo リストを表示する

ただし、特定の取引先責任者や取引先に関して予定している ToDo だけでなく、ToDo リスト全体の内容を確認したい場合もあります。さらに、毎回ホームページに移動することなく、どのページからでも ToDo リストに直接移動できたら素晴らしいと思いませんか?

Lightning Experience の ToDo ページなら簡単にできます。

Lightning Experience の [ToDo] ホームページ

アクセスしやすく、ToDo の作成や既存の ToDo の管理をすべてここで行うことができます。[ToDo] タブをクリックするか、Lightning Experience ホームページの [私の ToDo] から [すべて表示] をクリックします。

ToDo を最新の状態に維持

ToDo リストのもう 1 つの優れた点は、左側にリストを表示しながら、右側に選択した ToDo の詳細を展開して表示できることです。

ToDo ページの左側にはリストビュー、右側には詳細ビューが表示される

左側で ToDo をクリックすると、その情報が右側に表示されます。

Lightning Experience で ToDo に対して実行可能なアクション

Lightning Experience の詳細ビューでは、ドロップダウンをクリックするだけで複数のクイックアクションにアクセスでき、ToDo を効率的に更新できます。状況の変更、優先度の変更、編集、削除が可能です。

または、[完了としてマーク] をクリックすると、ToDo を完了としてマークできます。任意のリストビューから ToDo を完了としてマークすることもできます。もちろん、ToDo は表示中のレコードの活動タイムラインにも表示され、そこで編集もできます。

カレンダー

Salesforce Classic には、予定を知らせるカレンダーが含まれます。

Salesforce Classic のホームページのカレンダー

一方、Lightning Experience のカレンダーはさらに進化して、常に効率よく作業ができるようにします。

Lightning Experience のカレンダー

[カレンダー] タブではまず、スケジュールにアクセスしやすいことに気付くでしょう。

行動の作成もすばやく簡単にできます。[新規行動] をクリックするか、行動の開始日時をクリックし、行動の終了時刻までカーソルをドラッグします。開始日時と終了日時がすでに入力された [新規行動] ダイアログボックスが開きます。行動の詳細を入力して [保存] をクリックします。

予定されているスケジュールに注目したい場合や、小さいラップトップ画面をすっきりさせたい場合は、カレンダーのサイドパネルを表示または非表示にするボタン をクリックしてカレンダーのサイドパネルを非表示にします。サイドパネルを元に戻すには、同じボタンをもう一度クリックします。

その他のカレンダーの表示

Lightning Experience で特に便利なのは、カレンダーを共有して、同僚のカレンダーを自分のカレンダーで参照できることです。さらに、ユーザリストを使用して複数のカレンダーを同時に追加できます。[カレンダーを追加] ダイアログボックスに検索カテゴリとしてユーザリストが表示されない場合は、システム管理者にユーザリストカレンダーを設定するよう依頼してください。

同僚の共有カレンダーを参照する

共有カレンダーでは、いつ行動が重なっているかを簡単に確認できます。たとえば、終日の行動をスケジュールする必要がある場合に、同僚がいつ忙しいかを調べて、その行動に参加できるようにすることができます。

同僚がカレンダーを参照するときには、表示される詳細はデフォルトのアクセスレベルによって決まります。自分のスケジュールの詳細が特定の同僚に対してより多くまたは少なく表示されるようにするには、[私の行動] カレンダーの横にある カレンダーオプションボタン をクリックし、[カレンダーを共有] を選択します。システム管理者は、全員が他のユーザと共有できる詳細を制限できることに注意してください。

1 つのカレンダーだけに集中する場合は、他のカレンダーの色別ボックスをクリックして表示を停止します。そのカレンダーを再表示するには、ボックスを再度クリックします。

カレンダーに Salesforce データを日付として表示

カレンダーの便利な使用方法として、Salesforce データをカレンダーの行動として表示することができます。

カレンダーで Salesforce データ (この場合は商談) を視覚化する

このスクリーンショットでは、カレンダーに商談の完了予定日が表示されています。

操作は簡単です。関心のあるデータのカレンダーを作成するだけです。

新規カレンダーを作成する

カレンダーに表示するオブジェクトを選択し、追跡するデータを表す日付項目 (保留中の完了予定日など) を選択します。

これで、今後の予定を俯瞰できるようになりました。スクリーンショットを見ると、商談の成立で忙しい週になりそうです。これで、状況を考慮していくつかのミーティングを再スケジュールすることも、いくつかの時間帯を「商談成立中」として確保することもできます。

カレンダーの動作

百聞は一見にしかずというとおり、動画を見ることによって概念を実感できます。Lightning Experience でのカレンダーの使用に関するこちらの短い動画をご覧ください。

メール

今日、多くのコミュニケーション手段がありますが、顧客は依然としてメールに大きく依存しています。それは皆さんも同じです。

どこからでもメールを送信

Salesforce Classic では、通常、[HTML メールの状況] 関連リストからメールを作成して送信します。

Salesforce Classic の [メールの送信] ボタン

ここで送信済みのメールも確認できます。

Lightning Experience では、メールを作成して送信するためのオプションが複数あります。おそらく最もよく使用するオプションは、レコードの活動コンポーザと [グローバルアクション] メニューでしょう。

Lightning Experience のメールコンポーザ

このメールコンポーザのスクリーンショットを見るとわかるとおり、Salesforce Classic と同様、レコードからメールを送信するとき、[宛先] のアドレスが自動的に入力されます。Lightning Experience でのみ、個人取引先にメールアドレスがある場合は、そのアドレスも自動的に入力されます。

取引先責任者にお礼のメモを送信する必要があることをたった今思い出したとします。[メール] クイックアクションをクリックしてメールコンポーザを開き、詳細を入力します。最初に適切なレコードを表示する必要はありません。適切な人に送信されるように、忘れずに [宛先] 項目を更新します。受信者の活動タイムラインにそのメールが表示されます。

Lightning Experience のメール機能

メールコンポーザ内には、メールをより強力にする機能がいくつもあります。

まず気付くのは、メールを他のレコード (作業中の商談など) に関連付けられることです。

メールを商談など別のレコードに関連付ける

こうすることで、商談を参照したときに、メールが活動タイムラインのコンテキスト内に表示されます。

メールコンポーザのアクション

メールコンポーザでは、ファイルの添付、差し込み項目の挿入、テンプレートの挿入または作成、送信前のメールのプレビュー、メール内容の消去とやり直し、メールコンポーザの拡張による領域の拡大など、他の機能も使用できます。

グループへのメールの送信

多くの顧客に一度にリーチする場合、グループメール (Salesforce Classic での名称は一括メール送信) を使用していました。

Salesforce Classic での一括メール送信

Lightning Experience で取引先責任者とリードに同じ機能を実行する場合は、リストメール機能を使用します。Lightning Experience では、すでに受信者のグループのみに絞り込んだリストの保存したリストビューから操作を開始します。

Lightning Experience のリストメール機能

リストメールでは、テンプレートと差し込み項目、添付ファイル (2) を含めることができ、さらに効率が向上します。[送信] をクリックする前に、必ず [確認] タブをチェックして受信者と差し込み項目が意図したとおりに表示されることを確認します。

Lightning Experience のリストメールコンポーザ

グループへのメール送信では、アウトリーチ努力の効果を高めるために多くのことができます。

メールテンプレート

Lightning Experience では、新しい種別のメールテンプレートを作成できます。Lightning テンプレートを使用することで、リッチテキストがサポートされ、容易にファイルのプレビューと共有ができます。メール添付ファイルをリンクとして送信するだけです。さらに、これらのテンプレートを簡単に最新の状態に維持できます。

Lightning Experience でメールテンプレートを選択する

ただし、レターヘッド、カスタム HTML、または Visualforce テンプレートが必要な場合、これらの機能が Lightning テンプレートで使用可能になるまで引き続き Classic テンプレートの使用が必要になる場合もあります。

Lightning Experience では、Classic の既存のテキスト、カスタム HTML、およびレターヘッドメールテンプレートに簡単にアクセスできます。ただし、編集はできません。テンプレートを選択するとき、ドロップダウンリストから [Classic テンプレート] を選択します。

実際のリストメールとメールテンプレート

まとめとして、リストメールとメールテンプレートの実際の動作を見てみましょう。次の動画では、パーソナライズされたメールをグループに送信する方法を説明します。