検索機能の活用
学習の目的
この単元を完了すると、次のことができるようになります。
- インスタント結果で最近使ったデータを見つける。
- 全文検索の結果で適切なレコードを見つける。
新しいグローバル検索の概要
検索は Salesforce で最もよく使用される機能です。毎日度々検索を実行しているなら、検索を最大限に活用する方法を学習しましょう。この単元では、Salesforce Classic に慣れている方向けに Lightning Experience の検索について概要を説明します。その後、レコードをより短時間で見つけて時間を節約できるように、Lightning Experience の一般的な検索シナリオをいくつか紹介します。
Salesforce Classic では、おそらくグローバル検索ドロップダウンメニューで最近使ったデータから検索することに慣れていたのではないでしょうか? それは便利かもしれませんが、少し制限があります。
Lightning Experience では、グローバル検索ドロップダウンメニューが不可欠な生産性ツールとして効果を発揮します。検索ボックスをクリックすればすぐに、「インスタント結果」のリストからより迅速にレコードを見つけることができます。
では、順に見ていきましょう。検索ボックスをクリックすると、最近使ったデータ 5 件のリストが表示されます。項目を選択すると、そのレコードページに直接移動します。
検索語の入力を開始すると、他のオプションも表示されます。
- 全文検索 — 検索可能なオブジェクトで語を検索し、[上位の結果] ページに移動します。
- 特定オブジェクトの全文検索 — 現在のオブジェクト内で検索し (検索可能な場合)、オブジェクトの検索結果ページに移動します。
- 推奨レコード — 検索語に一致する名前を持つレコードが最大 5 件表示されます。レコードには、最近使ったデータ、最も頻繁に使用するオブジェクトの項目、現在のオブジェクトの項目が含まれます。項目を選択すると、そのレコードページに移動します。
検索対象のオブジェクトがわかっていますか? 秘密なのによく知られている (けれども絶対効果がある) ヒントをお教えしましょう。グローバル検索ボックスの横にあるドロップダウンリストを使用して、検索を特定のオブジェクトに絞り込むことができます (1)。ドロップダウンリストをクリックし、オブジェクト名の入力を開始します。または、リストをスクロールして探しているものを見つけます。特に頻繁に使用するオブジェクトが最上部に表示され (2)、その後に検索可能なオブジェクトがアルファベット順で表示されます (3)。
すべてのオブジェクトの検索に戻すには、ドロップダウンリストで [すべて] を選択します。
適切なレコードを見つけるには、インスタント結果では不十分なこともあります。そのため、Salesforce では、Lightning Experienceの検索結果ページを Salesforce Classic 形式に忠実に設計しながら、外観を一新し、よりわかりやすくしました。
両方の検索結果ページを見ると、引き続き次の操作を実行できることに気付くでしょう。
- 最も頻繁に使用されるオブジェクトから [上位の結果] を 1 つのページに表示する (1)。
- 左側の [検索結果] ペインからオブジェクト ([取引先責任者] (2) など) を選択してオブジェクトのすべての結果を表示する。オブジェクトが表示されない場合は、[表示件数を増やす] (3) をクリックします。
- ヘッダーをクリックして検索結果を並び替える (4)。
ただし、Salesforce Classic から改善されていなければ Lightning Experience とは言えません。他にも次のような機能強化が行われて検索結果の絞り込みがより使いやすくなっています。
- 列幅の調整とテキストの切り捨てまたは折り返しができます。
- 検索結果を取引先、ケース、取引先責任者、ダッシュボード、ファイル、ナレッジ記事、リード、メモ、商談、人、ToDo、カスタムオブジェクトに絞り込むことができます。Lightning Experience では、検索条件オプションが左側のペインにあり、検索結果の領域がより広くなっています。
特定の検索条件が見つからない場合、システム管理者が検索結果のレイアウトを設定するときに絞り込みに使用できる項目を決定している可能性があります。検索結果ページに表示される列でのみ絞り込みが可能です。 - 検索にスペル修正が含まれている場合、メモが表示されます。
- 結果の並び替え方法がわかります (順序の変更もできます)。
Lightning Experience の検索では、レコードをより迅速に見つけることができます。もちろん、Salesforce Classic に慣れている場合、[すべて検索]、全オブジェクトを対象とする検索条件、固定、サイドバー検索がどうなったかも知りたいでしょう。Lightning Experience の検索で変更された機能と使用できない機能についての詳細は、この単元の末尾の「リソース」セクションを参照してください。
検索の詳細
Lightning Experience の検索について概要を把握できたので、一般的な検索シナリオをいくつか見ていきましょう。
今日はこの後、重要なミーティングが予定されており、出席者に関する情報を急いで探す必要があるとします。検索ボックスをクリックすると、インスタント結果のドロップダウンに最近使ったデータのリストが表示されます。目的の人物が表示されないため、入力を開始します。
入力に伴い、検索語と一致するレコードが提案されます。ありました! これが探していたレコードです。
その日のうちに、ミーティングがどうなったかをチームに知らせる必要があります。[グループ] ページを表示するためのクリック操作で時間を無駄にせずに、どこからでも適切なグループを見つけることができます。検索ボックスの横にあるドロップダウンリストをクリックし、「グループ」と入力し、[グループ] 項目を選択すると、検索をグループレコードのみに絞り込むことができます。簡単ですね。
1 日の仕事を終えて退出する前に、ファイルを別のチームメンバーと共有する必要があることを思い出しました。検索時に、ファイルにごく一般的な名前を付けていたことに気付きました。そのため、目的のファイルを見つけるために結果を絞り込みます。
検索結果の [ファイル] ビューに検索条件オプションが表示されます。所有者が自分で、PDF であり、最終変更日が今日であると指定します。大量のファイルの中から適切なファイルが表示されました!
実際の操作を詳しく見るには、この単元の「リソース」セクションにある動画をご覧ください。
ルックアップについてのクイックメモ
組織が Salesforce Classic でルックアップを使用してレコードを関連付けている場合、さまざまなルックアップ条件すべてを学習することは、控えめに言っても難しいとご存じでしょう。幸い、Lightning Experience ではルックアップがよりシンプルで強力になりました。適切なレコードを検索して関連付ける操作も簡単になりました。
確認のために、次の画面は、おそらくこれまで使い慣れていたルックアップ検索です。
Lightning Experience では、Salesforce Classic の高度なルックアップ検索の優れた機能をいつでもすべての検索可能なオブジェクトに対して使用できます。このルックアップ検索の動作は、グローバル検索とよく似ています。
- 検索語の入力を開始すると、一致する最近使ったデータまたはレコードを提案するインスタント結果が表示されます。
- Enter キーを押してフルルックアップ検索を実行すると、検索可能な項目がすべて検索されます。
- スペル修正などの検索機能が適用されます(検索するオブジェクトによっては、適用されない検索機能もあります。詳細は、Salesforce ヘルプの「検索結果に表示される検索語のバリエーションは?」を参照してください。
- フル検索結果は関連性で並び替えられ、最も関連性の高い結果が先頭に表示されます。
- フル検索結果は、列ヘッダーをクリックするか、関連性で並び替えることができます。
検索は、毎日頻繁に使用する機能です。そのため、小さな生産性向上の積み重ねが大きな違いになります。組織に大量のデータがあっても、Lightning Experience で検索に加えられた改善すべてと、そのしくみを理解することで、かつてなく迅速で容易な操作が可能になります。必要なレコードをさっそく検索してみましょう!
