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レポートとダッシュボードを使用したデータの分析

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。
  • Lightning Experience と Salesforce Classic でレポートとダッシュボードがどう違うかを説明する。
  • Lightning Experience のレポートとダッシュボードを作成および参照する。
  • レポートおよびダッシュボードでコラボレーションする。

Lightning Experience のレポートおよびダッシュボードの概要

Lightning Experience にはパイプラインとケースの追跡に使用するレポートとダッシュボードが含まれており、いつでも商談の成立やケースのクローズなどに利用できます。

作成する場合でも参照する場合でも、Lightning Experience のレポートとダッシュボードはより強力で使いやすく、外観も改良されています。まず使ってみてください。商談レポートを作成して 1 日の活動を計画しましょう。オープンケースを追跡するダッシュボードをもとに次回のチームミーティングを主導しましょう。使用開始の参考として、次の動画をご覧ください。

レポートおよびダッシュボードの場所

まず重要なのは、お気に入りのレポートとダッシュボードがどこにあるか見つけることです。[レポート] タブと [ダッシュボード] タブはどちらも Lightning Experience にありますが、その動作は Salesforce Classic のときとは少し違います。

Salesforce Classic では、[レポート] タブにアクセスすると、レポートとダッシュボード両方のリストが表示されます。そこから、任意のレポートまたはダッシュボードの作成、検索、表示、編集、削除ができます。[ダッシュボード] タブにアクセスすると、最後に操作していたダッシュボードが自動的に表示され、リストビューは使用できません。

Lightning Experience では、[レポート] タブにアクセスすると、最近使用したレポートのリストが表示されます。[ダッシュボード] タブにアクセスすると、最近使用したダッシュボードのリストが表示されます。[ダッシュボード] をクリックしたらダッシュボードのリストが表示される方が理にかなっていると思いませんか?

[レポート] タブと [ダッシュボード] タブは、レポートとダッシュボードの検索、作成、表示のような一般的な作業を最適化するために全面的に見直されました。こんな感じです!

Lightning Experience の [ダッシュボード] タブ

新しい [レポート] タブと [ダッシュボード] タブでは、次の操作を行うことができます。

  • ナビゲーションバーの [レポート] 項目と [ダッシュボード] 項目からレポートとダッシュボードにアクセスします (1)。
  • 新規レポートを作成するには [新規レポート] をクリックし、新規ダッシュボードを作成するには [新規ダッシュボード] をクリックします。新規フォルダを作成するには [新規フォルダ] をクリックします (2)。
  • [レポート] タブと [ダッシュボード] タブで リストビューのカスタマイズ をクリックして列を表示または非表示にします (3)。名前とフォルダは必須ですが、その他の列はすべて省略可能です。

    [レポート] タブでの列の表示または非表示

  • ダッシュボードを表示するには、その名前をクリックするか、ヘッダーをクリックしてリストビューを並び替えます。列の仕切りをドラッグして列のサイズを変更します。列のアクション をクリックして、長い名前、タイトル、日付を折り返すかクリップするかを選択します (4)。

    列のサイズ変更テキストの折り返しまたはクリップ

  • 編集、登録、削除など他のアクションを実行するには、その他のアクション をクリックします。レポートやダッシュボードを別のフォルダに移動するには、[移動] をクリックします (5)。
  • ダッシュボードの他のビューを表示するには、範囲またはリストフォルダを変更します。たとえば、自分が作成したダッシュボードを探していて、それが [最近] リストに表示されない場合、[自分が作成] をクリックして見つけます (6)。

Salesforce Classic ですでに使用しているレポートとダッシュボードの場所

もうおわかりですね! Salesforce Classic で作成したすべてのレポートとダッシュボードは、Lightning Experience で完全な互換性があります。同様に、Lightning Experience で作成したレポートとダッシュボードは Salesforce Classic で互換性があります ...

... 例外があります。これは重要です ...

重要

重要

Lightning Experience で作成したダッシュボードは、Salesforce Classic では編集できません。

Salesforce Classic ダッシュボードビルダーで処理するには列と対話型グラフの数が多すぎるためです。さらに、Lightning Experience ダッシュボードビルダーを使用して Salesforce Classic で作成したダッシュボードを編集して保存すると、それ以降、Salesforce Classic でそのダッシュボードは編集できなくなります。これも重要なことなので繰り返します。

重要

重要

Salesforce Classic でダッシュボードを作成し、それを Lightning Experienceで編集して保存すると、Salesforce Classic では編集できなくなります。それ以降は Lightning Experience で編集する必要があります。

レポートには完全な上位および下位互換性があるのに対し、Lightning Experience でのダッシュボードの作成は、ケーキを焼くのに少し似ています。焼いたら、それを再び材料に戻すことはできません(食べることはできるので食べましょう)。

レポートの作成

Lightning Experience でお気に入りのレポートを見つける方法がわかったので、新しいレポートを作成しましょう! [レポート] タブから、[新規レポート] をクリックします。ご覧ください。Lightning Experience のレポートビルダーです。

Lightning Experience のレポートビルダー

では、レポートタイプを選択しましょう(商談はいかがですか?)。次に、[続行] をクリックします。

これで、データのグループ化、絞り込み、グラフ作成を開始する準備が整いました。次の図は、Lightning Experience レポートビルダーでデータを分析する方法の概要を示しています。

Lightning Experience のレポートビルダー

  • レポートのレコードを絞り込んで、必要な情報が表示されるようにします (1)。
  • メニューバーで、アクションを元に戻したりやり直したり、グラフを表示または非表示にしたり、レポートを実行したりします (2)。名前変更、説明の追加、フォルダの変更を行うには [プロパティ] をクリックします (3)。
  • レポートグラフをカスタマイズします (4)。
  • 行と列をグループ化します (5)。
  • レポートの列を追加または削除します。左側の項目ペインから、使用可能な項目を検索します (6)。
  • バケット列を追加して、定義した条件に基づいてレコードをグループ化します。集計項目列を使用して、レポートデータを論理的および数学的に評価します (7)。
  • 列メニューから、並び替え、グループ化、集計、バケット化、整理にすばやくアクセスします (8)。
  • 切り替えボタンを使用して、行数、詳細行、小計、総計を表示または非表示にします (9)。

レポートの参照

参照は適切な言葉ではないかもしれません。確かに、レポートを参照して、経時的に成立した商談の金額などを把握できます。ただし実際には、単なる参照よりもはるかに多くのことができます。レポートを実行した後、次のような画面が表示されます。

Lightning Experience でレポートを参照する

これで、データの操作を開始できます。検索条件の編集、グラフの追加、小計の表示を、一切レポートビルダーを開かずに実行できます。レポートの参照時に実行できる操作として次のようなものがあります。

  • 個々のレコードを確認し、各列ヘッダーをクリックして並び替えます (1)。
  • 対話型グラフにマウスポインタを置いて、詳細を表示します (2)。
  • 一連の切り替えでワークスペースをカスタマイズします (3)。グラフ (レポートグラフを表示または非表示にする) または [条件] パネル ([条件] パネル) を表示または非表示にします。レポートを更新して最新の情報を表示します (更新)。レポートのプロパティを編集します (レポートのプロパティ)。
  • [編集] をクリックして、レポートビルダーでレポートを編集します (4)。または、アクションメニュードロップダウンアイコン (アクションメニュードロップダウンアイコン) をクリックしてレポートをコピー、保存、登録、エクスポート、または削除します。
  • レポートの検索条件を変更します (5)。検索条件をクリックして編集します。標準の検索条件以外であれば、検索条件の削除もできます。検索条件を編集したら、必ず [適用] をクリックします。

レポートを永続的に変更して同僚を混乱させないか気になりますか? 心配は無用です! レポートの参照中に加えた変更は、その他のアクション をクリックして [保存] を選択しない限り保存されません。

印刷についてはどうでしょうか。Lightning Experience でレポートを印刷するには 2 つの方法があります。1 つは単にブラウザの印刷機能を使用する方法です。もう 1 つは、フォーマット済みレポートをエクスポートする方法で、アクションメニュードロップダウンアイコン (アクションメニュードロップダウンアイコン) をクリックし、[エクスポート] | [フォーマット済みレポート] | [エクスポート]を選択します。レポートは .xlsx ファイルとしてダウンロードされます。ファイルを開いて印刷します。

この時点で「Lightning Experience のレポート実行ページでできないことはあるのか?」と疑問がわいていませんか? そういえば、フライドポテトは作れませんね。さらに、Salesforce Classic でレポートを参照していた場合は、次の Lightning Experience での違いについて知っておく必要があるでしょう。次の検索条件は、レポートの作成または編集時には使用できますが、レポート表示時の [条件] パネルには表示されません。検索条件が表示されなくても、レポートは引き続き絞り込まれます。

  • 行制限の検索条件
  • 履歴項目の検索条件
  • クロス条件
  • 標準の検索条件 (日付、選択リスト、および文字列検索条件を除く)

ダッシュボードの作成

いくつかレポートを作成したら、それらをダッシュボードにまとめましょう。Lightning Experience ダッシュボードビルダーは、Salesforce Classic ダッシュボードビルダーから大幅に改善されています。使用を開始するには、[ダッシュボード] タブで、[新規ダッシュボード] をクリックします。

ダッシュボードに名前を付けて作成した後、ダッシュボードビルダーが空白のキャンバスとして表示されます。これで優れた分析を作成する準備ができました。

  • コンポーネントと検索条件の追加、プロパティの編集、保存

    空白のキャンバスに入力するには、ツールバーから開始します。

    コンポーネントを追加するには、[+ コンポーネント] をクリックし、大幅に改善された [レポートを選択] メニューからレポートを選択します。[最近] ビューから簡単にレポートを見つけることができます。各コンポーネントでは、ソースレポートのデータがグラフ、テーブル、または総計値として表示されます。

    ソースレポートを選択する

    新規検索条件を追加するには、[+ 検索条件] をクリックし、項目と検索条件値を選択します。Lightning Experience では、最大 50 個の検索条件値を追加できます。対して、Salesforce Classic では 10 個です。

    Lightning Experience で検索条件を追加する

    不要な編集を元に戻します (元に戻す)。鉛筆に消しゴムが付いているのはこのためです! 次に、やり直します (やり直し)。鉛筆で書けるのはこのためです!

    ダッシュボードのプロパティを編集するには、プロパティ をクリックします。プロパティメニューから、ダッシュボード名と説明の変更、別のフォルダへのダッシュボードの移動、[次のユーザとして参照] オプション (Salesforce Classic では実行ユーザ) の設定ができます。

    ダッシュボードのプロパティ

    Lightning Experience に限り、ダッシュボードのテーマ (背景色) とグラフの色をカスタマイズすることもできます。

    ダッシュボードのテーマとグラフの色を変更する

  • ダッシュボードコンポーネントまたは検索条件の編集

    ソースレポートを変更する場合は、コンポーネントの種類を切り替えるか、グルーピングまたは基準を変更して、編集 をクリックします。コンポーネントを削除するには、[X] をクリックします。

    ダッシュボードコンポーネントを編集する

    検索条件がコンポーネントに与える影響を変更するには、検索条件 をクリックします。次に、ソースレポートから検索条件にする互換性のある項目を選択します。

  • 9 列 x 無制限の行

    Lightning ダッシュボードの下には、行が無制限の 9 列レイアウトがあります。コンポーネントの境界をドラッグして、複数列および複数行にわたってサイズを変更できます。コンポーネントをダッシュボード内でドラッグアンドドロップします。別のコンポーネントが「邪魔している」場合、そのコンポーネントは自動的に新しい位置に移動します。創造的なダッシュボードのレイアウトを作成してみましょう。

  • Lightning テーブル (ダッシュボードコンポーネント)

    Lightning Experience のみで使用可能な新しいダッシュボードコンポーネントでは、ダッシュボードに改良されたテーブルを配置できます。どう改良されたのでしょうか? 次のとおりです。

    • 最大 10 列および 200 行。
    • 列はソースレポートのレポートタイプから表示されます。つまり、テーブルに表示する項目をソースレポートに追加する必要がありません。
    • Chatter の写真と条件付き強調表示が表示されます。
    • Lightning テーブルはダッシュボード検索条件との互換性があります。
    • Lightning テーブルでレコードをグループ化および測定できます。たとえば、フェーズごとに金額合計と平均確度を表示します。

    Lightning テーブルは Salesforce Classic でそのダッシュボードを表示すると、表示されません。

    Lightning ダッシュボードテーブルをスクロールする

ダッシュボードの参照

ダッシュボードは、重要な情報を追跡するのに理想的な手段です。Lightning Experience では、従来のダッシュボードの便利な機能は維持し、いくつか新しいツールも追加しました。

Lightning Experience でダッシュボードを参照する

  • ダッシュボードを他のユーザとして表示する (1)

    ダッシュボードビルダーでダッシュボードをダッシュボード閲覧者として表示するように設定されていて、閲覧者 (あなた) に誰としてダッシュボードを表示するかの変更が許可されていれば、変更できます。[変更] をクリックして、他のユーザとしてダッシュボードを表示します。

  • 更新、編集、コラボレーションを行う (2)

    ダッシュボードデータの更新などの一般的な作業をツールバーから実行します。

  • ソースレポートを表示する (3)

    コンポーネントのソースレポートを参照するには、[レポートの表示] をクリックします。グラフ検索条件を含む、ダッシュボードに適用されている検索条件が、ソースレポートに適用されます。

  • グラフを対話型で操作する (4)

    グラフ区分にマウスポインタを置いて詳細を表示します。グラフ区分またはデータポイントをクリックすると、選択した検索条件が適用されたソースレポートが表示されます。

    グラフ区分またはデータポイントをクリックすると、選択した検索条件が適用されたソースレポートが表示されます。

  • コンポーネントを展開する (5)

    画像を大きくする場合は、展開 をクリックしてコンポーネントを展開します。ミーティングでデータをプレゼンテーションする場合に効果を発揮します!

    Lightning Experience でコンポーネントを展開する

フィードと登録を使用したチーム内での最新情報の共有

レポートとダッシュボードは、売上目標達成やケースのクローズなど、計画された目標についてコラボレーションをするのに最適です。Lightning Experience では、フィードや登録を使用してチーム内で簡単に最新情報を共有できます。

Salesforce システム管理者がレポートとダッシュボードのフィード追跡をオンにすると、各レポートおよびダッシュボードにそれぞれのフィードが表示されます。開くには、[コラボレーション] ボタン (コラボレーションする) をクリックします。フィードでは、ユーザやグループをメンションして全員の意思統一を図ることができます。

ダッシュボードから、特定のコンポーネントについて注意を引いたり、質問したりするために、コンポーネントのスナップショットをフィードに投稿することもできます。

フィードにダッシュボードコンポーネントを投稿する

ダッシュボードコンポーネントを共有するには、まず 展開 をクリックしてコンポーネントを展開します。次に、コラボレーションする をクリックして投稿を作成し、[共有] をクリックします。

登録を使用すると、設定したスケジュールに従ってレポートやダッシュボードが更新され、自動的にメールで送信されます。月曜日の朝に営業担当のミーティングがあって、商談パイプラインの最新情報を報告する必要がある場合は、Sales Pipeline ダッシュボードに登録し、月曜日の午前 8 時に更新するように設定します。オフィスに出勤したときには、ダッシュボードがすぐに使用できる状態でメールの受信箱に入っています。ミーティングの前にチームが確認できるようにするには、チームも登録します。

ダッシュボードへの登録

グラフはデータの地図

ここまでに、Lightning Experience のグラフが Salesforce Classic とは異なることに気付かれたかもしれません。Lightning Experience のグラフは対話型で洗練されているため、気に入っていただけると期待しています。Lightning Experience のグラフが Salesforce Classic のグラフとどう違うかを知っておくとよいでしょう。

  • レポートでは、グラフには 最大 2,000 個のグループが表示されます。ダッシュボードコンポーネントでは、折れ線グラフと棒グラフには 最大 1,000 個のグループが表示されます。その他のすべてのグラフには、最大 200 個のグループが表示されます。
  • グラフエディタでは、ユーザは次の操作を実行できません。
    • 測定単位を変更する (メートルからセンチメートルなど)
    • 5 つ以上の基準を追加する
  • Salesforce Classic で設定された円グラフは、Lightning Experience ではドーナツグラフとして表示されます。

Salesforce ではグラフの改善に継続的に取り組んでいます。今後のグラフの機能強化および機能追加については、リリースノートを必ず確認してください。