レポートとダッシュボードを使用したデータの分析

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

レポートとダッシュボードの関係を理解する。
Lightning レポートを作成および参照する。
Lightning ダッシュボードを作成して表示する。

レポートとダッシュボードとは

レポートとダッシュボードは、主要なビジネス評価指標に関する質問に答えることで、パイプラインやケースの追跡、商談の成立、ビジネスの方向性の確認を支援します。求める情報を提供するレポートを作成し、見つけ出したデータから魅力的なビジュアルストーリーを引き出すためのダッシュボードを追加します。

レポートの作成

Lightning Experience でお気に入りのレポートを見つける方法がわかったので、新しいレポートを作成しましょう。[分析] タブで [作成] | [レポート] を選択するか、または [レポート] タブで [新規レポート] をクリックします。レポートタイプ (ここでは [商談] にしましょう) を選択し、[レポートを開始] をクリックします。レポートタイプによってレポートで使用できる項目とオブジェクトが決まるため、慎重に選択してください。

[レポートを開始] ボタンが表示されている [レポートの作成] ウィンドウ

レポートビルダーが開き、これでデータのグループ化、絞り込み、グラフ作成を開始する準備が整いました。次の図は、Lightning Experience レポートビルダーでデータを分析する方法の概要を示しています。

番号付きのコールアウトが示されたレポートビルダーの例

レポートのレコードを絞り込んで、必要な情報が表示されるようにします (1)。
メニューバーで、アクションを元に戻したりやり直したり、グラフを表示または非表示にしたり、レポートを実行したりします (2)。
レポートの名前を変更します (3)。
レポートグラフを作成してカスタマイズします (4)。
行と列をグループ化します (5)。グループ化はチャートやその他の重要なレポートおよびダッシュボード機能に必要なため、すべてのレポートに少なくとも 1 つのグループ化を追加することをお勧めします。
レポートの列を追加または削除します (6)。
バケット列を追加して、定義した条件に基づいてレコードをグループ化するか、または概要または行レベルの数式を使用して、レポートデータを評価します (7)。
選択した列に対してアクションを実行します (8)。
行数、詳細行、小計、総計を表示または非表示にします (9)。

レポートの参照

参照というのはあまり適切な言葉ではありません。確かに、レポートを参照して、経時的に成立した商談の金額などを把握できます。ただし、単なる参照よりもはるかに多くのことができます。

レポートグラフ、レポートテーブル、切り替えオプション、選択された検索条件が表示されているレポートの例。

レポート実行ページでレポートを参照中に実行できる操作としては、次のようなものがあります。

個々のレコードを確認し、各列ヘッダーをクリックして並び替えます (1)。
レポートにグラフが含まれている場合は、対話型グラフにマウスポインターを置いて、詳細を表示します (2)。
切り替えでワークスペースをカスタマイズします (3)。グラフまたは [条件] パネルを表示または非表示にします。レポートを更新して最新の情報を表示します。
[編集] をクリックして、レポートビルダーでレポートを編集します (4)。または、アクションメニュードロップダウンアイコンをクリックしてレポートをコピー、保存、登録、エクスポート、または削除します。
レポートの検索条件を変更します (5)。検索条件をクリックして編集します。標準の検索条件以外であれば、検索条件の削除もできます。検索条件を編集したら、必ず [適用] をクリックします。

レポートを永続的に変更して同僚を混乱させないか気にする必要はありません。レポートの参照中に加えた変更は、その他のアクションをクリックして [保存] を選択しない限り保存されません。

印刷についてはどうでしょうか。Lightning Experience でレポートを印刷するには 2 つの方法があります。1 つはブラウザーの印刷機能を使用する方法です。もう 1 つは、フォーマット済みレポートをエクスポートする方法で、アクションメニュードロップダウンアイコンをクリックし、[エクスポート] | [フォーマット済みレポート] | [エクスポート] を選択します。レポートは .xlsx ファイルとしてダウンロードされます。ファイルを開いて印刷します。

ダッシュボードの作成

ダッシュボードとは、組織のレコードの主要な総計値とトレンドを視覚的に表示するものです。

いくつかレポートを作成したら、それらをダッシュボードにまとめましょう。[分析] タブで [作成] | [Lightning ダッシュボード] を選択するか、または [ダッシュボード] ダブで [新規ダッシュボード] をクリックします。

ダッシュボードに名前を付けて作成した後、ダッシュボードビルダーが空白のキャンバスとして表示されます。これで優れた分析を作成する準備ができました。

ダッシュボードはコンポーネントから構成され、それぞれのコンポーネントは、ソースレポートからのデータをテーブル、グラフ、または評価指標として表します。

コンポーネントを追加するには、[+ コンポーネント] をクリックし、[レポートを選択] メニューからレポートを選択します。
[コンポーネントの追加] ウィンドウで表示形式を選択し、コンポーネントのプロパティを設定します。グラフと評価指標の表示オプションは、ソースレポートに 1 つ以上のグループが含まれる場合に使用できます。
コンポーネントを追加したら、視覚的なインパクトを最大限に引き出して魅力的なストーリーとなるように、サイズを変更したり、ダッシュボード上での配置を調整したりします。
表示されるデータを絞り込むには、[+ 検索条件] をクリックして、項目と検索条件値を選択します。

ダッシュボード全体に適用されるプロパティを設定するには、プロパティアイコンをクリックします。

ダッシュボードの名前と説明を変更します。
ダッシュボードを別のフォルダーに移動して、表示モードのオプションを設定します。
[ダッシュボードグリッドサイズ] で、12 列 (デフォルト) または 9 列のレイアウトを選択します。
[【Dashboard Theme and Palette｜ダッシュボードのテーマとパレット】] で、ダッシュボードのすべてのコンポーネントに適用されるライトまたはダークテーマとカラーパレットを選択します。特定のコンポーネントでのみ別のテーマを使用する場合は、そのコンポーネントのプロパティを編集します。

表示モード、グリッドサイズ、テーマの設定が表示されたダッシュボードプロパティウィンドウ。

ダッシュボードの表示

ダッシュボードの表示中にできることについて説明します。

番号付きのコールアウトが示されたダッシュボードの例。

ダッシュボードを他のユーザーとして表示する (1)。ダッシュボードビルダーでダッシュボードをダッシュボード閲覧者として表示するように設定されていて、閲覧者 (あなた) に誰としてダッシュボードを表示するかの変更が許可されていれば、変更できます。[変更] をクリックして、他のユーザーとしてダッシュボードを表示します。
更新、編集、コラボレーションを行う (2)。ダッシュボードデータの更新などの一般的な作業をツールバーから実行します。
ソースレポートを表示します (3)。コンポーネントのソースレポートを参照するには、[レポートの表示] をクリックします。グラフ検索条件を含む、ダッシュボードに適用されている検索条件が、ソースレポートに適用されます。
グラフを対話型で操作する (4)。グラフ区分にマウスポインターを置いて詳細を表示します。グラフ区分またはデータポイントをクリックすると、選択した検索条件が適用されたソースレポートが表示されます。
コンポーネントを展開する (5)。画像を大きくする場合は、をクリックしてコンポーネントを展開します。ミーティングでデータをプレゼンテーションする場合に効果を発揮します!

フィードと登録を使用したチーム内での最新情報の共有

レポートとダッシュボードは、売上目標達成やケースのクローズなど、計画された目標についてコラボレーションをするのに最適です。フィードや登録を使用してチーム内で簡単に最新情報を共有できます。

Salesforce システム管理者がレポートとダッシュボードのフィード追跡をオンにすると、各レポートおよびダッシュボードにそれぞれのフィードが表示されます。開くには、[コラボレーション] ボタンコラボレーションするをクリックします。フィードでは、ユーザーやグループをメンションして全員の意思統一を図ることができます。

特定のコンポーネントについて注意を引いたり、質問したりするために、ダッシュボードの参照中にコンポーネントのスナップショットをフィードに投稿することもできます。

ダッシュボードコンポーネントを共有するには、まずをクリックしてコンポーネントを展開します。次に、コラボレーションするをクリックして投稿を作成し、[共有] をクリックします。

登録を使用すると、設定したスケジュールに従ってレポートやダッシュボードが更新され、自動的にメールで送信されます。月曜日の朝に営業担当のミーティングがあって、商談パイプラインの最新情報を報告する必要がある場合は、Sales Pipeline ダッシュボードに登録し、月曜日の午前 8 時に更新するように設定します。オフィスに出勤したときには、ダッシュボードがすぐに使用できる状態でメールの受信箱に入っています。ミーティングの前にチームが確認できるようにするには、チームも登録しましょう。

[登録の編集] ウィンドウ。