アウトリーチと認可の受入を管理する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• 住民がライセンスと許可を申し込む方法を説明する。
  
• 公共 Web ポータルで実行できるさまざまなアクションを要約する。
  
• 公的機関のレビュー担当者のタスクを挙げる。
  
• 公的機関のレビュー担当者の業務に役立つライセンスおよび許可アプリケーションの機能を説明する。
  

シンプルになったコンプライアンス

規制要件に関して言えば、住民は適切な時点で適切な情報を必要とします。公共セクターソリューションには使いやすい Web ポータルが付属するため、起業や申込を行おうとする人が、申込書の送信や、ライセンスや許可の申請状況、検査結果、是正措置の追跡といったさまざまなプロセスをすぐに把握することができます。

Cosville の住人である Susan Adams は、ビーチのそばにサロンとスパをオープンしたいと考えています。その最初のステップは、ビジネスライセンスを申請することです。

Susan のような事業主は、ビジネスライセンスや職種資格など、地方自治体から各種のライセンスや許可を取得する必要があります。また、規制に準拠するために、市当局が承認する保健や消防関連の許可や看板設置の許可も取り付けなければなりません。必要なライセンスや許可をすべて 1 か所で確認できたら便利だと思いませんか?

Web ポータルを使用すれば、Susan のような住民は自分のビジネス種別に必要なすべてのライセンス、許可、連動許可のリストを簡単に見つけることができます。

また、住民は申込の追跡、関連ドキュメントのアップロード、認可の管理も、このポータルから直接行うことができます。

[Licenses and Permits (ライセンスおよび許可)] サイトテンプレートを使用すれば、住民と情報の共有やコラボレーションを行う Web ポータルをすばやく作成できます。詳細は、「Build a License and Permit Experience Cloud Site in Public Sector Solutions (公共セクターソリューションでのライセンスと許可の Experience Cloud サイトの構築)」を参照してください。

Web ポータル

最初に住民が自治体のオンラインポータルで各種のライセンスや許可の情報を確認して、申込書を送信します。

住民は [License and Permits (ライセンスおよび許可)] ドロップダウンメニューから、規制要件を参照して、ライセンスや許可の申込または更新を行うことができます。たとえば、Susan は理容師の免許、施設ライセンス、消防や保健関連の許可などを申請できます。

事前スクリーニング

起業する事業主は、ユーザーアカウントを登録した後、事業に関する一般的な情報を入力します。[Assess Your License and Permit Needs (ライセンスおよび許可のニーズを評価)] オプションを選択すると、動的フォームが開きます。

このフォームが事前スクリーニングとなり、住民は各自のビジネス種別に必要なライセンスと許可に関する情報をすべて把握できます。

動的フォームを利用することで各申込種別のデータ収集が効率化します。住民が事前スクリーニングの質問に答えていくと、Web ポータルに適切なライセンスの申込書が提示されます。

フォームにすべて入力すると、事前スクリーニングの結果が表示されます。

この時点で、住民は必要な申込書、コンプライアンスの要件、検査に合格するためのその他のステップを知ることができます。

Cosville のサイトに戻った Susan は、サロンとスパの事業に次の主要なライセンスと許可が必要なことを認識します。

• 新規ビジネスライセンス: [Board of Barbering and Cosmetology (理容・美容委員会)] の [Salon Establishment License (サロン設立ライセンス)]
  
• 専門職または職業ライセンス: [Department of Medicine (薬剤局)] の [Manicurist License (ネイリストライセンス)]
  
• 各種許可: [Department of Building Inspection (建築検査局)] の看板許可、消防許可、保健許可。
  

ライセンスと許可の申込

[Apply for a License or Permit (ライセンスまたは許可を申請)] をクリックして、申込フォームに入力します。

Sunshine Spa and Salon の申込フォームを次に示します。

ステップにプロセスの各フェーズが示され、各自の応答に基づいて動的に変化します。

ビジネスライセンスを申し込む際、[Permit Dependency (許可の連動関係)] をクリックすると、親の連動許可とライセンスを表示できます。

この階層には、許可の要件、ライセンスの取得にかかる時間、関連する規制局などの詳細が含まれます。便利ですね。

Susan の仕事では、ビジネスライセンスと個人のライセンスを申請する必要があります。個人のライセンスを申し込む際、Susan は [Courses and Examinations (講座と試験)] に、必須の [Barbering and Cosmetology Health and Safety Course (美容・理容安全衛生コース)] など修了済みの情報を追加します。さらに、ライセンスや許可の各申込書にすべての関連書類を添付してアップロードできます。

ライセンスと許可の状況

住民は [My Dashboard (私のダッシュボード)] ビューで、各自の申込の状況を確認できます。[View License and Permit Status (ライセンスおよび許可の状況を表示)] を選択すると、申込の一覧と現在の状況 (「送信済み」「レビュー中」「承認済み」など) が表示されます。

ダッシュボードから、完了済みや進行中の評価や申込のフォームにもアクセスできます。[Licenses and Permits (ライセンスおよび許可)]、[Business License Applications (ビジネスライセンス申込書)]、[Individual License Applications (個人ライセンス申込書)] の個別のタブで、取引先名や送信日のような詳細のほか、最も重要な項目である状況も確認できます。

承認プロセスフロー

住民が申込書を送信すると承認プロセスフローがトリガーされ、申込書がレビュー担当者のワークフローキューに追加されます。

以下は、市の職員がビジネスライセンス申込書をレビューするときに従う承認プロセスフローの一例です。

このフローには、「Submitted (送信済み)」「Application Accepted (申込受理)」「Inspection Phase (検査フェーズ)」「Violations Observed (違反発見)」「Inspection Completed (検査完了)」「Approved (承認済み)」「License Issued (ライセンス発行済み)」という 7 つのフェーズがあります。承認プロセスは各自の認可要件に合わせてカスタマイズできます。たとえば、一部のライセンスや許可は検査が不要なため、そのステップを省略できます。

通常、すべての申込は一連の承認プロセスを経ます。レビュー担当者は申込者の対象資格を確認し、必要に応じて身元調査を行い、すべてのドキュメントが揃っていて手数料が処理されたことを確認します。また、すべての規制コードやポリシーを遵守していることもチェックします。この業務では、申込者および異なる部署に所属することの多い他の承認者の両方とハイレベルな連携を行う必要もあります。

Diego Albert は公的機関のレビュー担当者で、送信されたライセンスや許可の申込書のレビューと承認を担当しています。

作業キューを表示するために、市役所職員が [Licensing and Permitting Management (ライセンスおよび許可の管理)] アプリケーションにログインします。

レビュー担当者の公共セクターコンソールのホームページに [Items to Approve (未承認申請)] コンポーネントが開き、レビューするすべての申込書のリストが表示されます。

Diego は、[Business License Applications (ビジネスライセンス申込書)] または [Individual Applications (個人申込書)] コンポーネントに移動して、対応が必要な申込書のリストを参照することもできます。Diego は Susan のビジネス申込書をクリックして詳細にドリルダウンし、受入フェーズが開始されたことを確認します。

[Business License Application (ビジネスライセンス申込書)] レコードページで、ライセンスの種類、申込の状況、ビジネス種別、ビジネス説明、取引先の詳細などの情報を参照できます。また、申込書レコードページには [Approval Path (承認パス)] コンポーネントもあります。

このパスには、承認プロセスの各フェーズと、次のステップに進むためのガイドラインが示されます。

公的機関のレビュー担当者である Diego は、ライセンスの添付ファイルや事業主の詳細を確認し、申込を綿密に検証する必要があります。レビュー時に Susan の申込書とドキュメントに誤りを見つけたため、承認プロセスを使用して申込を却下します。

その結果、Susan は却下されたことと、その理由についてメールアラートを受信します。Susan は Web ポータルにログインし、ダッシュボードで差し戻された申込書を表示します。そこで直接申込書を編集してエラーを解決し、再送信します。

Diego は更新された申込書をレビューし、初回のレビューフェーズの状況を完了とマークして、レビューの見解をコメント欄に記入します。申込書は、プロセスの次のレビュー担当者に送られ、次のステップに進みます。

公共セクターソリューションでは、プロセスに関わる市役所職員は申込の状況、ドキュメントと承認、申込履歴を常に把握できます。

ビジネスライセンス申込書レコードの [Approval History (承認履歴)] コンポーネントに、特定のレコードに対して実行されたすべての承認アクションの履歴が承認者名と承認日と共に表示されます。

システム管理者は、[Hierarchical View (階層ビュー)] コンポーネントを設定して名前を付けることもできます。ここでは、Tishon はコンポーネントの名前を Unified View (統合ビュー) に変更しています。

[Unified View (統合ビュー)] タブには、申込に関連付けられている訪問、違反、是正措置が表示されます。

システム管理者は、ビジネスライセンス申込書、個人申込書、取引先、訪問、ケースの各ページに対して [Hierarchical View (階層ビュー)] コンポーネントを設定できます。このコンポーネントでは、最大 4 レベルのレコードの階層構造を表示できます。階層ビューについての詳細は、「リソース」セクションのリンクを参照してください。

公共セクターソリューションを使用すれば、すべてのレビュー担当者、承認者、検査担当者、コンプライアンス担当者は、ライセンスと許可を発行または更新する前に、情報をあらゆる側面から把握することができます。検査担当者とコンプライアンス担当者については、次の単元でその役割と責任を説明します。

リソース

• Salesforce ヘルプ: Build a License and Permit Experience Cloud Site in Public Sector Solutions (公共セクターソリューションでのライセンスと許可の Experience Cloud サイトの構築)
• Salesforce ヘルプ: Approval Process for Licensing and Permitting (ライセンスと許可の承認プロセス)
• Salesforce ヘルプ: Give Reviewers a Unified View of a Business or Applicant’s Records (レビュー担当者へのビジネスまたは申込者のレコードの統合ビューの表示)