アウトリーチと認証の受入を管理する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• 住民がライセンスと許可を申し込む方法を説明する。
  
• 公共 Web ポータルで実行できるさまざまなアクションを要約する。
  
• 公的機関のレビュー担当者のタスクを挙げる。
  
• 公的機関のレビュー担当者の業務に役立つライセンスおよび許可アプリケーションの機能を説明する。
  

シンプルになったコンプライアンス

規制要件の鍵を握るのは情報です。そのため、公共セクターソリューションには、市民が適切な認証情報を適切なタイミングで見つけられる、使い勝手の良い Web ポータルが含まれています。Web ポータルを使用することで、起業しようとする人や申込者は、関連するさまざまなプロセスをすばやく理解して、申込書を送信し、ライセンスや許可の申請、検査結果、是正措置の状況を追跡することもできます。

たとえば、Cosville という町の住人である Susan Adams は、ビーチの近くにサロンとスパを開業するためにビジネスライセンスを申請する必要があります。最初のステップとなるのは、ビジネスを立ち上げるためにどの規制当局に連絡する必要があるのかを把握することです。

Susan のような事業主は、多くの場合、地方行政機関からのビジネスライセンスと職業ライセンスを必要とします。地方自治体は、事業が適用法や規制を遵守していることを確認するために、保健許可、消防許可証、看板許可、その他の認証を承認する必要があります。住民が必要なライセンスや許可をすべて 1 か所で確認できたら便利だと思いませんか?

Web ポータルを使用すれば、Susan のような住民は自分のビジネス種別に必要なすべてのライセンス、許可、連動許可のリストを簡単に見つけることができます。

また、住民は申込の追跡、関連ドキュメントのアップロード、認証の管理も、このポータルから直接行うことができます。

メモ: Licenses and Permits (ライセンスおよび許可) サイトテンプレートを使用して、住民と情報共有やコラボレーションができる Web ポータルをすばやく作成できます。詳細は、「Build a License and Permit Experience Cloud Site in Public Sector Solutions (公共セクターソリューションでのライセンスと許可の Experience Cloud サイトの構築)」を参照してください。

Web ポータル

まず、住民が自治体のオンラインポータルを使用して、さまざまなライセンスや許可の関連情報を見つけ、申込書を送信する方法について説明します。

[License and Permits (ライセンスおよび許可)] ドロップダウンメニューから、住民は規制要件を参照し、ライセンスや許可の申込または更新ができます。

たとえば、公開ポータルから、Susan は理容師の職業ライセンス、施設ライセンス、消防許可、保健許可などの申込を行うことができます。

事前スクリーニング

起業する事業主は、ユーザーアカウントを登録した後、事業に関する一般的な情報を入力します。[Assess Your License and Permit Needs (ライセンスおよび許可のニーズを評価)] オプションを選択すると、動的フォームに記入できるようになります。

このフォームは、事前スクリーニングプロセスを通じて住民を案内し、ビジネス種別に必要なすべてのライセンスと許可に関する情報を提供します。

動的フォームによって、各申込種別の情報収集が合理化されます。事前スクリーニングモジュールで質問に答えていくと、希望するライセンスを取得するために必要な申込のリストが Web ポータルで判断されます。

フォームに入力すると、事前スクリーニングの結果が表示されます。

この画面で、住民は必要な申込、コンプライアンスの要件、検査に合格するためのその他のステップを知ることができます。

たとえば、Susan は、サロンとスパの事業について、次の主要なライセンスと許可を取得する必要があることを知ります。

• 新規ビジネスライセンス: [Board of Barbering and Cosmetology (理容・美容委員会)] の [Salon Establishment License (サロン設立ライセンス)]
  
• 専門職または職業ライセンス: [Department of Medicine (薬剤局)] の [Manicurist License (ネイリストライセンス)]
  
• 各種許可: [Department of Building Inspection (建築検査局)] の看板許可、消防許可、保健許可。
  

ライセンスと許可の申込

[Apply for a License or Permit (ライセンスまたは許可を申請)] をクリックして、申込フォームに入力します。

Sunshine Spa and Salon の申込フォームを次に示します。

また、住民は、完了する必要があるステップ全体を確認できます。これは、回答に基づいて動的に変化します。

ビジネスライセンスを申し込む際、[Permit Dependency (許可の連動関係)] をクリックすると、親の連動許可とライセンスを表示できます。

この階層には、許可の要件、ライセンスの取得にかかる時間、関連する規制局などの詳細が含まれます。便利ですね。

たとえば、Susan は、ビジネスライセンスと個人の職業ライセンスを申請する必要があることを知ります。個人ライセンスの申込時に、Susan はすでに修了している必須の Courses and Examinations (講座と試験) に関する情報も入力します (「Barbering and Cosmetology Health and Safety Course (美容・理容安全衛生コース)」など)。各ライセンスまたは許可の申込に、あらゆる関連ドキュメントを添付ファイルとしてアップロードできます。

ライセンスと許可の状況

[My Dashboard (私のダッシュボード)] ビューを使用して、住民に申込の状況を表示できます。住民は、[View License and Permit Status (ライセンスおよび許可の状況を表示)] を選択して、申込と現在の状況を示すリストを表示できます。

このダッシュボードから、一部しか入力していない申込を含め、保存しておいた評価や申込のフォームにアクセスすることもできます。

[ライセンスおよび許可]、[ビジネスライセンス申込書]、[個人申込書] のタブが別々に用意され、取引先名、送信日、最も重要な項目である状況などの詳細が表示されています。

承認プロセスフロー

住民が申込書を送信すると、承認プロセスフローがトリガーされ、申込書はレビュー担当者のワークフローキューに追加されます。

市役所職員がビジネスライセンス申込書をレビューするときに従う承認プロセスフローの例を次に示します。

この承認プロセスフローには、「Submitted (送信済み)」、「Application Accepted (申込受理)」、「Inspection Phase (検査フェーズ)」、「Violations Observed (違反発見)」、「Inspection Completed (検査完了)」、「Approved (承認)」、「License Issued (ライセンス発行済み)」という 7 つのフェーズが含まれています。

通常、すべての申込は一連の承認プロセスを経ます。レビュー担当者は申込者の対象資格を確認し、必要に応じて身元調査を行い、すべてのドキュメントが揃っていて手数料が処理されたことを確認します。また、すべての規制コードとポリシーが確実に遵守されるようにします。この業務では、申込者および異なる部署に所属することの多い他の承認者の両方とハイレベルな連携を行う必要もあります。

たとえば、Diego は公的機関のレビュー担当者であり、ライセンスと許可の申込書のレビューと承認を担当しています。

作業キューを表示するために、市役所職員が [Licensing and Permitting Management (ライセンスおよび許可の管理)] アプリケーションにログインします。

公共セクターコンソールのホームページで、レビュー担当者は、レビューする必要があるすべての申込書のリストが表示される [Items to Approve (未承認申請)] コンポーネントを参照できます。

このコンポーネントは信頼できるシステム管理者によって [Home (ホーム)] ページに設定されているため、レビュー担当者は各自の ToDo に簡単にアクセスできるようになっています。

Diego は、[Business License Applications (ビジネスライセンス申込書)] または [Individual Applications (個人申込書)] コンポーネントに移動して、対応が必要な申込書のリストを参照することもできます。たとえば、Diego は Susan のビジネス申込書をクリックして詳細を確認します。これで、受入フェーズが開始されました。

[Business License Application (ビジネスライセンス申込書)] レコードページで、ライセンスの種類、申込の状況、ビジネス種別、ビジネス説明、取引先の詳細などの情報を参照できます。また、申込書レコードページには [Approval Path (承認パス)] コンポーネントもあります。

このパスには、承認プロセスの各フェーズと、次のステップに進む方法を示すガイドラインが表示されます。

たとえば、Diego は、ライセンスの添付ファイルと事業主の詳細を確認し、申込の検証を完了する必要があることがわかります。レビュー時に Susan の申込書とドキュメントに誤りを見つけたため、承認プロセスを使用して申込を却下します。

その結果、Susan は却下されたことと、その理由についてメールアラートを受信します。Susan は Web ポータルにログインし、ダッシュボードで差し戻された申込書を表示します。そこで申込書を編集し、エラーを解決して再送信します。

Diego は修正された申込書をレビューし、最初のレビューフェーズの状況を完了とマークして、所見を踏まえてレビューコメントを記入します。申込書は、プロセスの次のレビュー担当者に送られ、次のステップに進みます。

公共セクターソリューションでは、プロセスに関わる市役所職員は申込の状況、ドキュメントと承認、申込履歴を常に把握できます。

ビジネスライセンス申込書レコードの [Approval History (承認履歴)] コンポーネントには、特定のレコードに対して行われたすべての承認アクションの履歴が承認者名と承認日と共に表示されます。

システム管理者は、[Hierarchical View (階層ビュー)] コンポーネントを設定して名前を付けることもできます。ここでは、コンポーネントは Unified View (統合ビュー) と呼ばれています。

[Unified View (統合ビュー)] タブには、申込に関連付けられているすべての訪問、違反、是正措置が表示されます。

システム管理者は、ビジネスライセンス申込書、個人申込書、取引先、訪問、ケースの各ページに対して [Hierarchical View (階層ビュー)] コンポーネントを設定できます。階層を形成するレコードのレベルを最大 4 つまで設定できます。階層ビューについての詳細は、「リソース」セクションのリンクを参照してください。

公共セクターソリューションを使用すれば、すべてのレビュー担当者、承認者、検査担当者、コンプライアンス担当者は、ライセンスと許可を発行または更新する前に、情報をあらゆる側面から把握することができます。検査担当者とコンプライアンス担当者に関しては、次の単元でそれぞれの役割と責任を説明します。

リソース

• Salesforce ヘルプ: Build a License and Permit Experience Cloud Site in Public Sector Solutions (公共セクターソリューションでのライセンスと許可の Experience Cloud サイトの構築)
• Salesforce ヘルプ: Approval Process for Licensing and Permitting (ライセンスと許可の承認プロセス)
• Salesforce ヘルプ: Give Reviewers a Unified View of a Business or Applicant’s Records (レビュー担当者へのビジネスまたは申込者のレコードの統合ビューの表示)