コンプライアンスについて確認し、検査に備える

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• コンプライアンスおよび執行担当者が公共セクターソリューションをどのように使用しているかを説明する。
  
• ライセンスおよび許可アプリケーションを使用する主な利点について説明する。
  
• ライセンスおよび許可アプリケーションを使用して、規制コード、評価タスク、訪問を管理する方法を説明する。
  

コンプライアンスの確認

申込書のレビューが済んだら、コンプライアンスおよび執行担当者が規制ガイドラインを確認して、規制に準拠するためには何が必要かを判断します。たとえば、実地検査のようなフォローアップタスクを要することがあります。コンプライアンスおよび執行担当者は、レビューのほかに違反や苦情の有無など、収集したあらゆる情報に基づいてライセンスや許可を発行するか、キャンセル、一時停止、取り消しにするかを決定します。

Cosville のコンプライアンスおよび執行担当者である Salima Sheikh をご紹介します。

Salima の業務でとりわけ重要なのは、検査担当者から報告された違反に基づいて規制コードを適用し、該当する是正措置を決定することです。

検査訪問コンポーネント

申込書で検査が必要な場合、コンプライアンスおよび執行担当者は、訪問レコード、アクションプラン、一連の評価インジケーターを作成して、現場訪問中に検査担当者をガイドします。

• 訪問は、スケジュールと位置情報、検査担当者のアクションプランで構成されます。
  
• アクションプランには、評価や署名などの一連のタスクが記載され、訪問時に検査担当者がこのタスクを実施します。
  
• 評価インジケーターは、検査担当者が訪問中に完了するチェックリスト項目です。
  

Diego が Susan のビジネスライセンス申込書の初回のレビューを終えると、Salima に申込書がキューに追加されたというアラートが届きます。その申込書をクリックして [Approval Path (承認パス)] のガイドラインを確認したうえで訪問を作成し、アクションプランを訪問レコードに結び付けます。このアクションプランには、その事業の検査に固有の質問を含む評価タスクと、署名 ToDo が記載されています。

この単元では、検査を設定する手順を概説します。検査の設定とさまざまなコンポーネントについての詳細は、Trailhead モジュールの「Inspections with Public Sector Solutions (公共セクターソリューションを使用した検査)」を参照するか、「リソース」セクションにリストされたヘルプ記事を参照してください。

検査訪問を作成する

申込書レコードから訪問を作成するには、[Visit (訪問)] 関連リストの [New (新規)] をクリックします。訪問カードを 1 回クリックして、新しい訪問を作成することもできます。システム管理者は、組織の初期設定時にこのカードをビジネス申込書レコードページに追加できます。設定手順については、「公共セクターソリューションのライセンスと許可」ヘルプ記事を参照してください。

[Create New Visit (新規訪問を作成)] 画面に詳細を追加します。

この例では、Salima が訪問場所と時間、検査の優先度など、サロンの訪問の詳細を入力します。[Context (コンテキスト)] 項目を設定して、検査に関連付けられているビジネスライセンス申込書レコードへのリンクを設定することもできます。さらに、検査担当者が最新の防火安全基準をガイダンスとして参照するように特別な指示を記入できます。

訪問の作成についての詳細は、「リソース」セクションにあるリンクのヘルプ記事を参照してください。

アクションプランを訪問に結び付ける

次に、[Action Plans (アクションプラン)] カードをクリックして、アクションプランを訪問に結び付けます。アクションプランには、[Assessment Tasks (評価タスク)] と [Signature Tasks (署名 ToDo)] が含まれています。検査担当者は、スパ、サロン、理容室のような施設を訪問の際、この各タスクを実施します。

• [Assessment Tasks (評価タスク)] は、評価インジケーター定義のグループです。
  
• [Signature Tasks (署名 ToDo)] は、検査担当者や施設のオーナーなど、検査に関わる人の署名を記録します。
  

事前定義された [Action Plan Template (アクションプランテンプレート)] を使用すれば、今後のタスクの割り当てを加速し、検査時のミスを減らすことができます。アクションプランテンプレートは、想定される一連のタスクが同じである訪問を対象にした、再利用と設定が可能なタスクリストです。

アクションプランテンプレートは、機関のニーズに合わせて設定できます。

コンプライアンスおよび執行担当者の Salima は、訪問に [Salon Establishment Inspection (サロン施設検査)] アクションプランテンプレートを適用します。このアクションプランテンプレートには、事前定義された次の 3 つの評価タスクと 2 つの署名 ToDo が設定されています。

• Prohibited Products and Practices (禁止されている製品および行為)
  
• Posting and Public Information (掲載および公開情報)
  
• Establishment (施設)
  
• Capture Business Owner’s Signature (事業主の署名を取得する)
  
• Capture Inspector’s Signature (検査担当者の署名を取得する)
  

アクションプランテンプレートと訪問の関連付けについての詳細は、「リソース」セクションにあるリンクのヘルプ記事を参照してください。

規制コンポーネントと評価コンポーネント

続いて、評価インジケーター定義と規制コードを見ていきます。

一般的なワークフローでは、アクションプランテンプレートや評価タスクを作成する前に、これらのコンポーネントを設定します。

評価インジケーター定義を設定する

評価タスクには、[Assessment Indicator Definitions (評価インジケーター定義)] が含まれています。このインジケーターは、検査担当者がビジネスのコンプライアンスを評価するために使用するパラメーターです。

たとえば、[Establishment (施設)] 評価タスクの一部である評価インジケーター定義のリストを次に示します。

検査担当者が訪問時にモバイルアプリケーションで検査タスクを選択すると、評価インジケーターが表示され、チェックリストに従ってリアルタイムのデータを収集できます。

評価タスクインジケーターの設定方法についての詳細は、「リソース」セクションにあるリンクのヘルプ記事を参照してください。

規制コードを評価インジケーターに結び付ける

先ほど説明したとおり、検査担当者は、保健所や理容・美容委員会のような認可機関が定めた規制基準に照らして事業所を監査します。[Regulatory Codes (規制コード)] を評価インジケーターに結び付けると、この作業がしやすくなります。検査担当者が作業中に、関連付けられているコードをチェックリストで直接確認できるためです。

訪問対象関係者を割り当てる

前述のとおり、検査担当者は署名 ToDo を使用して、署名を取り付け、相手が検査結果を確認したことを記録できます。申込者の署名 ToDo を設定するには、訪問レコードページの [Visited Parties (訪問対象関係者)] カードを選択して、法人取引先責任者を追加します。

この例では、Salima は Susan Adams をサロン検査の訪問対象関係者として追加します。

訪問を割り当てる

訪問、アクションプラン、関連付けられたタスクを設定したら、ビジネス申込書レコードに戻り、キューの [Ready for Inspection (検査の準備完了)] 承認状況を選択します。すると、検査担当者に通知され、検査担当者は訪問の準備をすることができます。

この単元では、検査担当者が検査の実施に使用するコンポーネントを設定する方法を学習しました。次の単元では、検査担当者が公共セクターソリューションを使用して実地訪問を実施する方法を見ていきます。

リソース

• Salesforce ヘルプ: Understand Regulatory Compliance in Public Sector Solutions (公共セクターソリューションの規制コンプライアンスの理解)
• Salesforce ヘルプ: Configure Regulatory Authorizations in Public Sector Solutions (公共セクターソリューションの規制認可の設定)
• Trailhead: Inspections with Public Sector Solutions (公共セクターソリューションを使用した検査)
• Salesforce ヘルプ: Inspections in Public Sector Solutions (公共セクターソリューションの検査)
• Salesforce ヘルプ: 公共セクターソリューションでの検査訪問の作成