コンプライアンスについて確認し、検査に備える

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

コンプライアンスおよび執行担当者が公共セクターソリューションをどのように使用しているかを説明する。
ライセンスおよび許可アプリケーションを使用する主な利点について説明する。
ライセンスおよび許可アプリケーションを使用して、規制コード、評価タスク、訪問を管理する方法を説明する。

コンプライアンスの確認

申込書の最初のレビューの後、コンプライアンスおよび執行担当者は規制ガイドラインを確認し、申込者がコンプライアンスのすべての基準を満たしていることを確認するための次のステップを決定します。次のステップには、フォローアップ ToDo (追加情報を収集するための現場検査など) の割り当てが含まれることがあります。すべてのレビュー、違反、苦情、収集されたその他の情報に基づいて、コンプライアンスおよび執行担当者は、ライセンスまたは許可を発行、キャンセル、サスペンド、または取り消すかどうかを決定します。

たとえば、Salima Sheikh は Cosville のコンプライアンスおよび執行担当者です。

Cosville のコンプライアンスおよび執行担当者である Salima Sheikh。

Salima の業務でとりわけ重要なのは、検査担当者から報告された違反に基づいて規制コードを適用し、該当する是正措置を決定することです。

検査訪問コンポーネント

申込書で検査が必要な場合、コンプライアンスおよび執行担当者は、訪問レコード、アクションプラン、一連の評価インジケーターを作成して、現場訪問中に検査担当者をガイドします。

各項目を確認しましょう。

訪問には、訪問のスケジュールと場所の情報、検査担当者が訪問中に完了するアクションプランが含まれています。
アクションプランには、評価タスクや署名 ToDo などの一連のタスクが含まれています。検査担当者は訪問中にこれを完了してコンプライアンスを確認します。
評価インジケーターは、検査担当者が訪問中に完了するチェックリスト項目です。

たとえば、Diego が Susan のビジネスライセンス申込書の最初のレビューを完了すると、Salima は申込書がキューに追加されたというアラートを受信します。申込書をクリックし、[Approval Path (承認パス)] のガイドラインを表示します。次に、訪問を作成し、アクションプランを訪問レコードに結び付けます。このアクションプランには、事業の検査に固有の質問を含む評価タスクと、署名 ToDo が含まれています。

メモ: この単元では、検査を設定する手順の概要を説明します。検査の設定とさまざまなコンポーネントについての詳細は、Trailhead モジュールの「Inspections with Public Sector Solutions (公共セクターソリューションを使用した検査)」を参照するか、「リソース」セクションにリストされたヘルプ記事を参照してください。

検査訪問を作成する

まず、訪問を作成します。これを行うには、申込書レコードの [Visit (訪問)] 関連リストで [New (新規)] をクリックします。または、訪問カードを 1 回クリックするだけで新しい訪問を作成できます。システム管理者は、組織の初期設定時にこのカードをビジネス申込書レコードページに追加できます。

[Create New Visit (新規訪問を作成)] 画面に情報を入力します。

[Create New Visit (新規訪問を作成)] 画面。

この例では、Salima はサロン訪問に関する次の詳細を入力します。

Place (場所): Sunshine Spa and Salon の事業所の住所
Context (訪問の目的): ビジネスライセンス申込書レコード
Planned Start Time (予定開始時刻): 10 月 6 日午前 10 時
Priority (優先度): 高
Account (取引先): Sunshine Spa and Salon
Visitor (訪問者): Amelia Zhu
Visit Type (訪問種別): Salon Establishment Inspection (サロン施設検査)
Special Instructions (特別指示): Make sure you use the updated fire safety regulation standards to assess. (必ず、最新の火災安全規制基準を使用して評価してください。)

訪問の作成についての詳細は、「リソース」セクションにあるリンクのヘルプ記事を参照してください。

アクションプランを訪問に結び付ける

次に、[Action Plans (アクションプラン)] カードをクリックして、アクションプランを訪問に結び付けます。アクションプランには、[Assessment Tasks (評価タスク)] と [Signature Tasks (署名 ToDo)] が含まれています。検査担当者は、スパ、サロン、理容室、または類似する施設への訪問時に各タスクを処理します。

[Assessment Tasks (評価タスク)] は、評価インジケーター定義のグループです。
[Signature Tasks (署名 ToDo)] は、検査担当者や施設のオーナーなど、検査に関わる人の署名を記録します。

今後のタスクの割り当てを迅速化するために、事前定義された Action Plan Template (アクションプランテンプレート) を使用できます。アクションプランテンプレートは、想定される一連のタスクが同じである訪問を対象にした、再利用と設定が可能なタスクリストです。

アクションプランレコードの [Assessment Tasks (評価タスク)] リストと [Signature Tasks (署名 ToDo)] リスト。

アクションプランテンプレートは、機関のニーズに合わせて設定できます。

Salima は、Salon Establishment Inspection (サロン施設検査) アクションプランテンプレートを訪問に適用します。

この特定のアクションプランテンプレートには、次の 3 つの定義済みの評価タスクと 2 つの署名 ToDo があります。

Prohibited Products and Practices (禁止されている製品および行為)
Posting and Public Information (掲載および公開情報)
Establishment (施設)
Capture Business Owner’s Signature (事業主の署名を取得する)
Capture Inspector’s Signature (検査担当者の署名を取得する)

アクションプランテンプレートと訪問の関連付けについての詳細は、「リソース」セクションにあるリンクのヘルプ記事を参照してください。

規制コンポーネントと評価コンポーネント

次に、評価インジケーター定義と規制コードについて見ていきましょう。

メモ: 一般的なワークフローでは、アクションプランテンプレートと評価タスクを作成する前に、これらのコンポーネントを設定します。

評価インジケーター定義を設定する

評価タスクには、[Assessment Indicator Definitions (評価インジケーター定義)] が含まれています。このインジケーターは、検査担当者がビジネスのコンプライアンスを評価するために使用するパラメーターです。

たとえば、[Establishment (施設)] 評価タスクの一部である評価インジケーター定義のリストを次に示します。

[Establishment (施設)] 評価タスクの評価インジケーター定義のリスト。

訪問時、モバイルアプリケーションで検査タスクを選択すると、評価インジケーターが表示されるため、検査担当者はチェックリストに従うだけでリアルタイムのデータを取得できます。

評価タスクインジケーターの設定方法についての詳細は、「リソース」セクションにあるリンクのヘルプ記事を参照してください。

規制コード設定する

検査担当者は、保健所や Board of Barbering and Cosmetology (理容・美容委員会) などの認可機関が定めた規制基準に照らして、事業所を監査します。この作業をサポートするために、[Regulatory Codes (規制コード)] を設定し、評価インジケーターに関連付けることができます。これにより、検査担当者は作業中に関連付けられているコードをチェックリストから直接確認できます。

たとえば、規制局である理容・美容委員会によって標準化された規制コードレコードを次に示します。

規制コードレコード。

この規制コードは、規制フレームワーク内の章である親コードのセクションであることに注意してください。この説明は、施設が適切に修理されているかどうかを判断するときのガイダンスを提供します。

規制フレームワークの設定方法についての詳細は、「リソース」セクションにあるリンクのヘルプ記事を参照してください。

訪問対象関係者を割り当てる

前述したように、検査担当者は署名 ToDo を使用して、検査結果の署名とドキュメント確認を記録できます。申込者の署名 ToDo を設定するには、訪問レコードページの [Visited Parties (訪問対象関係者)] カードをクリックし、法人取引先責任者を追加します。

訪問対象関係者レコード。

この例では、Salima は Susan Adams をサロン検査の訪問対象関係者として追加します。

訪問を割り当てる

訪問、アクションプラン、関連付けられたタスクを設定したら、ビジネス申込書レコードに戻り、キューの [Ready for Inspection (検査の準備完了)] 承認状況を選択します。すると、検査担当者に通知され、検査担当者は訪問の準備をすることができます。

この単元では、検査担当者が検査を実施するために必要なコンポーネントを設定する方法を学習しました。次の単元では、検査担当者が現場訪問を実施するために公共セクターソリューションをどのように使用するかを見ていきます。

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