レポート、ダッシュボード、フィード、その他の機能

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

  • レポートを実行し、検索条件を追加する。
  • ダッシュボードを表示する。
  • リストビューを作成し、グラフを追加する。

リスト (ビュー) を作成して 2 度確認する

ナビゲーションメニューからページをクリックすると、オブジェクトのホームページが表示されます。オブジェクトのホームページには、表示するレコードリストのオプションが示されます。これをリストビューといいます。

各リストビューには、定義された検索条件に基づいてレコードのセットが表示されます。次のリストビューには、参照権限のあるすべての取引先が表示されます。

リストビューのコントロールと内容

標準のリストビューもあります。つまり、Salesforce によって作成され、すべてのユーザが参照できるビューです。システム管理者がカスタムリストビューを作成することもできます。また、権限があれば、ユーザもカスタムリストビューを作成したり、既存のリストビューを編集したりすることも可能です。

それでは、実際にリストビューグラフを追加してみましょう。

リストビューを作成する

検索条件を満たすレコードが無限にスクロール可能なリストで表示されるビューを作成します。

メモ

次の手順は Lightning Experience で実行できます。このタスクを開始するページの上部に Salesforce のロゴが表示されていれば、Lightning Experience を使用していることを意味します。季節画像が表示されている場合は、Salesforce Classic が使用されています。

リストビューで実行可能なアクションは [リストビューコントロール] メニューに表示されます。このメニューには、[リストビューコントロール] へのアクセスアイコン をクリックしてアクセスします。

  1. [リストビューコントロール] から、[新規] を選択します。ダイアログボックスが表示されます。
  2. リストの名前を入力します。
  3. このリストビューを誰が参照できるか (自分のみ、またはパートナーとカスタマーポータルユーザを含むすべてのユーザ) を選択します。
  4. [保存] をクリックします。[検索条件] パネルが表示されます。
  5. [所有者別に絞り込み] をクリックしてから、[すべてのオブジェクト] ([すべての取引先] など) または [私のオブジェクト] を選択します。
  6. [完了] をクリックします。
  7. 検索条件を追加して設定し、条件を満たすレコードのみを表示します。絞り込む項目と選択した演算子に応じて、異なるオプションが表示されます。
    1. [検索条件を追加] をクリックします。
    2. 絞り込む項目、演算子、値を選択します。たとえば、[次の文字列と一致する][次の文字列で始まる]、または [次の値を含まない] を選択します。
    3. [完了] をクリックします。
    4. 別の検索条件を設定するには、[検索条件を追加] をクリックします。
    5. 検索条件を削除するには、検索条件名の近くにある リストビュー検索条件を閉じるボタン をクリックします。
  8. リストビューに表示されるレコードをさらに絞り込むロジックを追加するには、[検索条件ロジック] をクリックします。ロジックステートメントの検索条件を参照するには、検索条件ごとに割り当てられている番号を使用します。重要ロジックステートメントには条件番号をすべて追加してください。ロジックステートメントで参照されていない検索条件は適用されません。
    オペランド 定義
    AND 両方の値と一致するレコードを検索します。1 AND 2
    OR いずれかの値と一致するレコードを検索します。1 OR 2
    NOT 値を除外するレコードを検索します。たとえば、検索条件 1 が「業種 次の文字列と一致する バイオテクノロジ」であるとします。検索条件ロジックは、「NOT 1」と設定します。レポートでは、「業種」の値に「バイオテクノロジ」が含まれないレコードが返されます。
    たとえば、交渉の後期フェーズにあるか、成立する見込みが高いか、またはその両方の条件を満たしていて、かつ特定の日付までに作成された商談をすべて表示したいとします。最終更新日を選択し、次の検索条件を適用します。 1.最終更新日 >= 任意の日付 (下のスクリーンショットはサンプルの日付を示しています)、2.フェーズ* 次の文字列を含む 提案書/見積書の作成, 最終交渉、3.確度 >= 50、次にロジックステートメント「1 AND (2 OR 3)」を追加します。最近の有望な商談の検索条件ロジック
  9. [保存] をクリックします。リストビュードロップダウンリストにビューが表示され、以降はリストから選択できるようになります。
  10. 必要に応じて、リストビューの列を選択して並び替えます。
    1. [リストビューコントロール] メニューから、[表示する項目を選択] を選択します。
    2. 列を追加するには、[選択可能な項目] から 1 つ以上の項目を選択し、矢印を使用して [参照可能項目] に移動します。
    3. 列を削除するには、[参照可能項目] から 1 つ以上の項目を選択し、矢印を使用して [選択可能な項目] に移動します。
    4. 列を並び替えるには、[参照可能項目] から 1 つ以上の項目を選択し、矢印を使用して上下に移動します。
    5. [保存] をクリックします。

リストビューにグラフを追加する

リストビューデータを視覚化するグラフを作成します。縦棒グラフ、横棒グラフ、ドーナツグラフの 3 つの種類のグラフがあります。どのリストビューグラフでも、データ表示は必要に応じて別種のグラフに変更できます。商談やリードなどのオブジェクトのリストビューグラフを作成すると、グラフはそのオブジェクトに関連付けられます。そのオブジェクトに対する参照権限があれば、どのリストビューでもグラフを利用できます。ただし、[最近参照したデータ] リストは別です。

メモ

次の手順は Salesforce Lightning Experience で実行できます。このタスクを開始するページの上部に「Salesforce」のロゴが表示されていれば、Lightning Experience を使用していることを意味します。季節画像が表示されている場合は、Salesforce Classic が使用されています。

  1. オブジェクトのホームページで、視覚化したいデータが含まれているリストビューを選択します。
  2. リストビューグラフアイコン をクリックします。
  3. 表示された [グラフ] パネルで、リストビューグラフのギアアイコン をクリックします。
  4. [新規グラフ] を選択します。ダイアログボックスが表示されます。
  5. グラフ名を入力します。
  6. 縦棒グラフ、横棒グラフ、ドーナツグラフのいずれかのグラフの種類を選択します。
  7. 集計の種別、集計項目、およびグルーピング項目を選択します。メモ 集計の種別では、項目データの計算方法 (合計、計数、平均) を指定します。集計項目では、計算するデータの種類を指定します。グルーピング項目により、グラフの区分にラベルが付けられます。
  8. グラフを表示するには、[保存] をクリックします。

必要なデータを表示してスライスする

Salesforce のレポートを使用すると、スプレッドシートと同様に、レコードのセットを表形式、サマリー形式、またはマトリックス形式で表示できます。

フロート表示テキストがあるレポートアイコン

レポートにアクセスするには、ナビゲーションメニューから [レポート] をクリックします。

レポートを選択して実行します。

Chris Closer's Opportunities というレポートが表示されている [最近使ったレポート] リスト。

Lightning Experience でレポートを実行するときには、リストビューのじょうごアイコン アイコンをクリックし、検索条件を追加してデータをスライスできます。

また、リストビューグラフアイコン アイコンをクリックすると、簡単にレポートグラフを追加できます。グラフの形式を変更するには、ギアアイコンをクリックして表示オプションを選択します。

グラフの表示と属性のオプションが表示されているギアアイコンメニュー。

検索条件とグラフをレポートに追加すると、簡単にレコードを視覚化して主要なインサイトを読み取ることができます。次の例では、8 月の業績は優秀で、9 月にはさらに上回ることが期待されますが、10 月には新規リードが必要であることがわかります。

10 月の商談が 1 件のみ表示されている Chris Closer's Opportunities レポート。

ダッシュボードの優れた視覚化機能

ダッシュボードでは、レポートが視覚的に表示されます。複数のダッシュボードコンポーネントを使用して、1 つのダッシュボードに複数のレポートを組み込むことができます。

商談パイプライン、最も規模の大きい案件、ビジネスの前月比、ビジネスの実績対目標、進行中の商談が視覚化されている Sales Executive Dashboard。

ダッシュボードを使用すれば、集計データに瞬時にアクセスできます。また、セールスミーティングを実施したり、どの商談が成立し、パイプラインにどの商談が残っているかを上層部に報告したりする際の強力なツールとしてもダッシュボードを活用できます。

次のステップ

これで、Salesforce へのログイン方法から Lightning Experience を使用してセールスプロセスを強化する方法まで、Salesforce を活用する方法を学習できました。次は何をすればよいでしょうか。

このツアーでは、Salesforce を会社のセールスフェーズに合わせてカスタマイズする方法、役に立つコーチングのヒント、レポートとダッシュボードなどを見てきました。みなさんの Salesforce 組織も同じような方法でカスタマイズされます。ここで学習したことを活かし、自分の Salesforce 組織で自分だけのツアーを実施して、システム管理者がエクスペリエンスをどうカスタマイズしているかを確認してください。

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