Salesforce の使用開始

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• Salesforce にログインします。
  
• ユーザー環境内を移動する。
  
• Lightning Experience と Salesforce Classic の違いを説明する。
  
• Salesforce で使用できる重要な機能の多くにアクセスする。
  

Lightning Experience にようこそ

Lightning Experience にようこそ! Lightning Experience は、ユーザーの作業効率を促進するために設計された最新の生産性の高い操作環境です。

Lightning Experience では、セールスプロセスとサービスプロセスをサポートするためにデスクトップエクスペリエンスの構想が練り直されました。その結果、営業担当とサービスエージェントの日々の業務をサポートできるように、より生産性の高いインターフェースが設計されました。

Lightning Experience とは何かと問われたら、セールスやサービス向けに Salesforce のページが最適化されていることや、いつ Salesforce にログインしても適切な活動に集中できる新しい機能があることや、その場でデータを視覚化してリアルタイムで案件を処理できる柔軟なインタラクティブツールが用意されていることなど、説明したことはたくさんあります。

もっと詳しく知りたくありませんか? まずはログインしてみましょう。

Salesforce へのログイン

ログイン方法は、Salesforce システム管理者が組織をどのように設定したかによって異なります。たとえば、ログインするために会社固有の URL に移動してログイン情報を入力すると、Salesforce が表示される場合などがあります。多要素認証 (MFA) が求められる場合もあるため、Salesforce システム管理者に会社のログインプロセスを確認してください。

標準プロセスによるユーザーのログイン手順は、次のようになります。

1. Salesforce システム管理者があなたを Salesforce 組織のユーザーとして設定します。
   
2. ログインしてパスワードを設定するためのリンクを含むメールが送られてきます。
   
3. リンクをクリックし、パスワードとセキュリティの質問を設定して、[保存] をクリックします。Salesforce 組織にリダイレクトされます。
   

以降のアクセス時のログイン手順は、次のようになります。

1. login.salesforce.com (または Salesforce システム管理者が指定したログイン URL) にアクセスします。
   
2. ユーザー名とパスワードを入力し、[Salesforce へのログイン] をクリックします。
   

Salesforce にログインすると、[ホーム] が表示されます。まずはこの [ホーム] について説明します。

ホーム

[ホーム] は、Salesforce にログインすると最初に表示される場所です。最新のインテリジェントな [ホーム] ページには、さまざまなツールが表示され、1 日をすばやく始めることができます。[ホーム] では、主要な取引先についてパフォーマンスを監視し、インサイトを取得できます。するべきことと行くべき場所のリストである [アシスタント] にもアクセスできます。ただし、Salesforce システム管理者がプロファイルごとに表示の異なるカスタムホームページを作成できるため、[ホーム] ページに別の機能が表示されていることもあります。

• [アシスタント] で今日の予定を正確に把握する
  
• [パフォーマンスグラフ] を使用して目標までどの程度近づいたかを監視する
  
• [ニュース] でインサイトをすばやく取得する
  
• [最も重要な商談] で営業活動の焦点を絞る
  

1. パフォーマンスグラフ: 目標までのパフォーマンスを監視して更新できます。
   
2. アシスタント: 注意が必要なリードと商談を確認して計画がぶれないようにします。
   
3. ニュース: 重要な取引先に関するインサイトを一目で把握できます。
   
4. 今後の行動: カレンダーで本日これから予定されているミーティングが 5 つ表示されます。
   
5. 今日の ToDo: 本日が期日の最大 5 つの ToDo が表示されます。
   
6. 最近参照したレコード: 最近参照したレコードへのリンクにアクセスできます。
   
7. 最も重要な商談: 見やすいリストで最も重要な進行中の商談を確認できます。
   

商談ワークスペース

前の単元で確認した定義によると、商談とは、購入すると評価されたリードのことです。[ホーム]、ナビゲーションメニュー、検索、Salesforce の関連レコードのいずれからアクセスする場合でも、商談を選択したら、強力なワークスペースで作業をすばやく終わらせ、エネルギーをセールスに集中することが必要です。

商談ワークスペースでは、セールスプロセスを中心として、セールスプロセスのフェーズごとにカスタマイズされたコーチングスクリプト、一目でわかるインサイトと活動タイムライン、数クリックですぐにレコードを作成できる機能を使用できます。

1. 強調表示パネル: 重要な情報がレコードの先頭に表示されます。
   
2. パス: セールスプロセスのフェーズごとにカスタマイズされたガイダンスにアクセスできます。
   
3. コンポーザー: 活動の記録、ToDo の作成、メールの送信をすばやく行えます。
   
4. 活動タイムライン: メール、ToDo、行動を次のステップや過去の活動でグループ化して表示できます。
   
5. クイックビュー: リンクされたレコードにポインターを置くと、ページを離れずに詳細を表示できます。
   

取引先と取引先責任者

リードが取引を開始すると、Salesforce に取引先と取引先責任者も作成されます。取引先は、ビジネスの相手となる会社であり、取引先責任者はその取引先に勤務する人物です。商談と同様に、取引先または取引先責任者にドリルインするときには、探している情報をすばやく見つける必要があります。一方で商談に比べ、更新が必要になる可能性は高くありません。そのため、これらのページのレイアウトはすばやく参照できるように最適化されており、一目で情報を見つけてインサイトを収集できます。

• 統合された Twitter とニュースにより顧客に関する最新ニュースを入手できる
  
• 項目レベルの重複照合により、効率よく作業し、データをクリーンに保てる
  
• すばやく参照できるように特別に設計されたレイアウトで重要なデータを効率よく見つけることができる
  
• 過去と今後の活動を一目で確認できる
  

1. 強調表示パネル: 重要な情報がレコードの先頭に表示されます。
   
2. ニュースおよび Twitter インテグレーション: 顧客に影響する最新ニュースを入手し、ソーシャルメディアを通じてつながりを維持できます。
   
3. 最適化されたテンプレート: 関連レコードと情報一覧を簡単に参照できます。
   
4. 活動タイムライン: メール、ToDo、行動を次のステップや過去の活動でグループ化して表示できます。
   

リストビュー

リストビューには、本人にとって重要なレコードを表示できます。検索条件を使用して、取引先、取引先責任者、商談、その他の Salesforce レコードをカスタマイズしたリストを作成できます。たとえば、所有する商談のリストビューを作成して金額の検索条件を追加すると、パイプラインで最大規模の案件を見つけやすくなります。

リストビューは、単なるテキスト列ではありません。手軽な操作でデータを視覚化できるリストビューグラフを使用すれば、生産性が増大します。そしてどのグラフも、システム管理者の手助けなしにその場ですぐに作成できます。

• リストビューグラフで瞬時にデータを視覚化する
  
• 検索条件をその場で作成し、必要な方法でデータをすぐにスライスする
  
• 先行入力検索を使用して、お気に入りのリストビューをすばやく見つける
  

リストビューのドロップダウンメニューで、(1) をクリックしてリストビューにアクセスします。

リストアイコンを固定するには、(2) をクリックしてリストビューを固定します。固定リストがそのオブジェクトのデフォルトリストビューです。 アイコンは固定リストを示します。別のリストを固定するには、代わりに別のリストビューを選択して固定します。

[リストビューコントロール] メニュー (3) をクリックすると、リストビューの作成や名前変更、コピー、共有など、リストビューアクションにアクセスできます。リストに表示する項目を選択し、適用した検索条件を編集することもできます。

レイアウトアイコン (4) をクリックすると、リストの表示を標準テーブルビュー ( ) または Kanban ビュー ( ) に切り替えることができます。選択したビューに合わせてアイコンが変化します。Kanban はワークフロー視覚化ツールです。Kanban については、後で説明します。ToDo リストを使用するときには、分割ビュー () を使用して、ページの左側にすべての ToDo を表示し、右側に選択した ToDo の詳細を表示することもできます。

更新アイコン (5) をクリックすると、ページ全体を再読み込みするよりも速くリストの最新ビューを取得できます。

編集アイコン (6) をクリックすると、リストの項目を更新できます。リストの最初の編集可能な項目に移動します。編集された項目は、変更の保存を促すために黄色で強調表示されます。

グラフアイコン (7) をクリックすると、リストデータが簡単で理解しやすい画像に変換され、割合、取引先別合計、犬派と猫派の比率など、役に立つ情報が表示されます。

検索条件アイコン (8) をクリックすると、検索条件を追加、変更、または削除して、リストビューに表示されるレコードの絞り込みや拡大を行うことができます。

Kanban ビュー

Kanban ビューには一連のレコードが列に表示されるため、一目で進捗状況を把握できます。レコードの状況を更新するには、レコードを別の列にドラッグします。ボードは、基づく項目、列、集計を選択することで設定できます。また、進行中の主な商談に表示されるアラートをカスタマイズできます。

• フェーズや状況ごとに作業を視覚化する
  
• ドラッグアンドドロップ機能を使用して列間でレコードを移動する
  
• 列と集計項目をその場で設定する
  
• レコードを編集または削除して、最新の状態に保つ
  
• 目的に応じてデータを絞り込むための検索条件をすばやく作成する
  
• 商談については、重要な案件でアクションが必要になったらアラートを表示して通知されるように設定できる
  

1. Kanban ビューでは、選択されたリストビューに基づくレコードが表示されます。
   
2. リストビューのグリッドビューと Kanban ビューは簡単に切り替えられます。
   
3. レコードを絞り込んで、レコードの特定のサブセットを表示することができます。
   
4. 現在のビュー内でレコードを検索できます。
   
5. 表示するレコードタイプを選択します。
   
6. 列はグルーピング項目に基づいて作成されます。
   
7. 列の編成・集計方法を変更するには Kanban 設定を使用します。
   
8. カードをドラッグすれば、レコードを簡単に別の列に移動できます。
   
9. 商談については、ToDo や行動を作成するなど、取引を円滑に進めるために必要な作業をアラート機能が教えてくれます。
   

レポートとダッシュボード

リストビューと同様に、レポートは定義した条件を満たすレコードのリストです。ただし、リストビューとは異なり、レポートでは、より複雑な絞り込みロジックの適用や、データの集計とグルーピング、計算の実行、ダッシュボードを使用したより高度なデータの視覚化を行うことができます。

特に、独自の検索条件をその場で作成できる機能が便利です。システム管理者が作成するダッシュボードでは、必要なデータがスパン列を含む柔軟なレイアウトで強調表示されるため、1 つのダッシュボードにより多くのダッシュボードコンポーネント (グラフ) をさまざまなサイズで表示できます。

• レポートの検索条件をその場で作成する
  
• 柔軟なレイアウトとスパン列で視覚的に優れたダッシュボードを作成する
  
• フィードを介して他のユーザーとコラボレーションする
  

[代替テキスト: Alt text: グラフビューと条件パネルが表示されているレポート]

1. レポートグラフ: オンデマンドでデータをすぐに視覚化できます。
   
2. 検索条件: 必要に応じてその場で検索条件を追加してデータをスライスできます。
   
3. シンプルなレイアウト: 必要な列を追加して表示し、必要に応じて並び替えできます。
   
4. Enable Field Editing (項目編集を有効化): インライン編集でレポートとオブジェクトレコードを効率的に更新し、ページの切り替えを最小限に抑えます。
   

事前設定済みのダッシュボード管理パッケージには、担当役員やマネージャー、営業担当向けのすぐに使用できるダッシュボードとレポートが用意されています。

レコードの検索

Salesforce のすべての便利なデータを使用して検索することで、必要なときに必要な情報を最短で見つけることができます。Lightning Experience では、各ページの上部で検索を実行できます。

この動画では、Lightning Experience での検索および検索結果のナビゲーションについて説明します。

探している内容が見つからない場合

• スペルと、検索語全体を入力したことを確認します。
  
• オブジェクトまたは項目が検索可能かどうかを確認します。
  
• レコードへのアクセス権があることを確認します。検索では、ユーザーが参照権限を持っている結果のみが表示されます。
  
• 最近レコードを作成または更新した場合は、検索可能になるまで数分間待機します。15 分経ってもレコードを見つけられない場合は、システム管理者に連絡してください。
  

その他の機能

その他にも次のような機能があります。

• 省スペースの折りたたみ可能な左ナビゲーションメニューを使用して簡単にページ間を移動する。
  
• 自動保存、リッチテキスト機能、メモを複数のレコードに関連付ける機能などを備えたメモツールで簡単にメモを取る。
  
• プロファイルメニューでユーザーアカウント間または組織間を切り替える。
  

Salesforce Classic はどうなるのか

Salesforce の新しいイノベーションはすべて Lightning Experience で行われるため、Lightning Experience に焦点を当ててて説明してきましたが、Salesforce Classic もまだ利用することができます。

一見すると、Salesforce Classic と Lightning Experience は同じように見えますが、後でわかるように外見は当てになりません。

Lightning Experience の拡張機能の多くは Salesforce Classic では使用できず、Salesforce Classic で使用できる一部の機能は、Lightning Experience ではまだサポートされていません。したがって、必要に応じて Lightning Experience と Salesforce Classic を切り替えることができます。

これは、Salesforce にスイッチャーが表示されているかどうかで調べることができます。では、少し時間を取ってこのしくみを説明しましょう。

スイッチャーの概要

スイッチャーを使用すると Lightning Experience と Salesforce Classic 間を移動できます。これからスイッチャーのスマートな機能を紹介します。Lightning Experience または Salesforce Classic に切り替えると常に、そのユーザーエクスペリエンスが新しいデフォルト設定として記憶されるのです。

それでは、スイッチャーにはどのようにしてアクセスすればよいのでしょうか。右上にある自分の写真をクリックしてみてください。すると、Salesforce Classic に切り替えるオプションが表示されます。

このオプションをクリックすると、デフォルト設定が Salesforce Classic に変更されることを覚えておいてください。

Lightning Experience に戻る準備ができたら、右上にある自分の名前を選択して [Lightning Experience に切り替え] をクリックします。

ここではデフォルト設定を Lightning Experience に戻していることを忘れないように。お帰りなさい!

このしくみを理解すれば、Salesforce システム管理者に聞かなければならなかった質問が 1 つ減ります。システム管理者と言えば、次の単元では、システム管理者と連携して Salesforce を最大限に活用するためのベストプラクティスについて説明します。