Lightning Experience のユーザーへのロールアウト

• Lightning Experience への移行に向けてユーザーを準備する。
• 各自のビジネスにとって最も価値の高い Lightning Experience 機能を実装する。
• 既存の機能やカスタマイズを調整する。
• Lightning Experience を稼働する。

Lightning Experience をロールアウトしていく場合、関係者や影響を受けるユーザーとのコミュニケーションやコラボレーションが可能な場所が必要です。Chatter グループを設定し、関係者全員を招待することをお勧めします。

Change Management Hub ではこの作業をすぐさま実行できます。適切なトーンの Chatter グループを開始する「歓迎メッセージ」テンプレートも用意されています。

Chatter グループを設定したら、ロールアウトのスケジュールの共有、更新情報の投稿、コンテキストでのコラボレーションなどを行うことができます。

チャンピオン (支援者) とは、実装の価値を理解し、その内容の改善を手助けして、他のユーザーが Salesforce を導入しやすくなるように意欲的に取り組んでくれる従業員です。チャンピオンは従業員コミュニティに深く関与していることが多く、どのシステムやプロセスが使用され、どのような問題によって導入が妨げられているかを把握しています。移行プロジェクトの早い段階でチャンピオンを引き込めば、Lightning Experience のエバンジェリストとなり、質問に答えたり、サポートしてもらったりすることができます。

チャンピオンに Lightning Experience を事前公開します。実際、ロールアウトフェーズの開始時にチャンピオンに協力を求め、ロールアウト計画の優先順位を検証してもらいます。また、Lightning Experience を試してもらいます。新しいインターフェースで 1 週間、各自の仕事をしてもらうのもよいでしょう。その後、何が機能し、何が機能していないかに関するフィードバックを聞き出します。こうしたフィードバックから、問題だと思っていたことが問題ではなかったり、ユーザーが必要とする機能やプロセスを考慮していなかったりしたことが判明する場合があります。

ヒント: 擁護者に協力を求めたい場合は、Salesforce ヘルプの「Lightning Experience のロールアウトの優先度の検証への擁護者の参加」にこの実行手順が記載されています。

チャンピオンのスーパーユーザーステータスを正式に認定していることを、Chatter プロファイル写真上のカスタムアイコン、ボタン、T シャツなどでわかるようにします。この 3 つともを使用しても構いません。「Lightning Experience Rollout」Chatter グループのモデレーターまたはマネージャーに指定します。このすべてによって、移行プロジェクトのリーダーとしての役割が確立し、他のユーザーを助けやすくなります。

Lightning Experience に対するユーザーの準備で重要な部分は、かなり前から稼働開始を宣伝しておくことです! これと同様に重要な点は、Lightning Experience の価値を示し、その内容をユーザーに紹介することです。こうした目標を達成し、評判や期待を高めるために、シンプルなマーケティング計画を利用します。

ロールアウトのこの部分では、プロジェクトにお楽しみの要素を組み込むことができます。たとえ予算に限りがあるとしても、創造力を駆使して稼働開始を本格的なイベントにして盛り上げます。そのためのアイデアをいくつかご紹介しましょう。

• Chatter にあらゆる最新情報を伝達するためのトピックを作成する。プロジェクトの早い段階から、定期的に投稿して認知度を高めます。稼働開始日が近づいたら、特定のメリットや機能に的を絞ります。「今週の機能」というセグメントを作成することが考えられます。
• Lightning Experience をプロモーションし、ユーザーに役立つ機能を紹介するドリップキャンペーンを実行する。Change Management Hub (と Enablement Pack のロールアウトフェーズフォルダー) に、Lightning Experience の重要な機能を案内するキャンペーンテンプレートがいくつか用意されています。独自の実装に合わせてメッセージを調整できます。このハブを使用してキャンペーンを Chatter に公開することや、メールなどの他のコミュニケーションチャネルを使用することも考えられます。
• ギフトカードや有給休暇、役員とのランチなどの賞品が当たるくじを実施する。
• カップケーキやケーキを用意して稼働開始パーティを開く。
• 販促品やブランド名の入ったグッズを注文して、稼働開始日に配る。

重要なマイルストーンを記したコミュニケーション/イベント用のカレンダーを用意しておくと便利です。たとえば、稼働開始日には、Chatter の投稿や担当役員、営業担当副社長、または CEO からのメールを使用し、会社全体に対して公式のコミュニケーションを発信します。

コミュニケーションタイムラインのサンプルを次に示します。

Lightning Experience で業務を遂行するためのユーザートレーニングを実施して、稼働開始の初日からユーザーが安心して生産的に仕事に取り組めるようにします。

この出発点となるのが自分のペースで受講できるトレーニングです。ユーザーに Trailhead と「Salesforce Classic ユーザーのための Lightning Experience」モジュールを紹介します。このモジュールは、Salesforce Classic ユーザーに Lightning Experience に切り替える方法を説明することを目的とするものです。

ユーザーインターフェースのカスタマイズの度合や、プロセスの複雑度によっては、対面式のトレーニングセッションも実施する必要のある場合があります。Enablement Pack のロールアウトフェーズフォルダーにカスタマイズ可能なトレーニングデッキが用意され、出発点として使用できます。

トレーニングセッションの準備をするときは、次の点を自問します。

トレーニングの範囲を広げるために、チャンピオンに協力してもらえる場合はトレーニング講師として養成することを検討します。ユーザー全員に直接トレーニングを行うのではなく、チャンピオンにトレーニングを行います。その後、チャンピオンにユーザーへのトレーニングセッションを実施してもらいます。チャンピオンは、Lightning Experience の価値とユーザーのニーズを理解しているため、他のユーザーに導入を勧める最適なリーダーです。

また、稼働開始後にトレーニングのフォローアップセッションや相談に応じる時間を設けて、ユーザーの適切な行動を推進し、常に最新情報を伝えることを検討します。サポートチームがある場合は、サポートチームもトレーニングに関与するようにして、ユーザーからの質問に備えます。

Salesforce カスタマイズのほとんどは Lightning Experience でそのまま機能します。けれども、新しいインターフェースで最善の結果を得るためには、実装の中に注意を要するものがあります。Lightning Experience 準備状況レポート、Lightning Experience 設定コンバーター、および旧来のテストを使用して、現在の状況を把握します。

準備状況レポートの各セクションと設定コンバーターの使用状況データを参考に、問題に対応するべきかどうかを判断します。たとえば、カスタム JavaScript ボタンがあっても、誰も使用していなければ、Lightning Experience 用に変換する必要はありません。

実行すべき作業がある場合は、自分が使用できる切り替えツールを確認します。こうしたツールで調整を自動化したり、残りの手順を合理化したりすれば、作業量が軽減します。

上記の各ツールについての詳細は、Salesforce ヘルプの「既存のカスタマイズの調整」を参照してください。

どの成功プロジェクトにも、すべてを計画し、その計画をすべて実行した後に、開始日がやってきます。ブロードウェイのミュージカルなら、これは公演初日。Salesforce 管理者の晴れ舞台です!

使用開始時には、目的のユーザーのグループ向けに Lightning Experience へのアクセスを設定します。「一括」ロールアウトを実行する場合は、組織のすべてのユーザーを設定します。他方、ユーザーに段階的にロールアウトしている場合は、最初のグループのユーザーのみを設定します (順番に設定します)。では、詳しく見ていきましょう。

重要な更新「Lightning Experience の有効化」は、2020 年 1 月にこの更新をまだ有効にしていない組織で自動的に有効になります。そのため、ロールアウトフェーズで実行するステップが 1 つ減ります。組織で Lightning Experience が有効になっているかどうかを確認するには、Lightning Experience 切り替えアシスタントを使用します。詳細は、Salesforce ヘルプの「Lightning Experience が有効になっているかどうかの確認」を参照してください。

Lightning Experience を使用できるユーザーの決定

Lightning Experience へのアクセスが可能になったときのユーザー別の変化

お疲れさまでした。Lightning Experience を正常に稼働させ、ユーザーが新しいインターフェースを堪能できるようになりました。移行の次のフェーズに直行する前に、小休止してお祝いしましょう。稼働開始パーティを開いて、全員の取り組みに感謝します。これまでの努力のご褒美としてケーキを楽しんでください。

では次の単元に進み、移行を成功裏に終わらせるために、全員が Lightning Experience で必要な機能を確実に使用できるようにする方法を見ていきます。

• 動画: 移行を成功させるための変更管理
• 動画: Lightning Experience 切り替えツール
• ヘルプ: Lightning Experience 設定コンバーターの使用開始
• 動画: JavaScript ボタンの変換
• 動画: Visualforce ページの準備
• AppExchange: Magic Mover for Notes and Attachments
• 動画: Lightning Knowledge 移行ツール
• ブログ: Lightning Experience のプロのヒントシリーズ
• 動画: Lightning Experience を独自のペースで
• ヘルプ: Lightning Experience のユーザーの設定
• ヘルプ: ユーザーを Lightning Experience に移行