Lightning Experience のユーザへのロールアウト
ロールアウトフェーズ: 移行計画の開始
ブロードウェイミュージカルのたとえを覚えていますか? あなたはディレクターで、ショーのゴーサインを取り付けたところです。さて、どうしますか?
これからは、Lightning Experience に向けた組織、そしてユーザの準備で忙しくなりそうです。ロールアウトフェーズでは、変更管理戦略に取りかかります。また、Lightning Experience 機能の実装、準備状況レポートに記載された高優先度の問題の調整など、リリース開発活動にも取り組みます。最後に、ユーザに新しいインターフェースへのアクセス権を付与して、本番稼働を開始します。
確かに、Lightning Experience 移行プロジェクトの実行では大変な作業もあります。けれども楽しい面もあるはずです! 結局のところ、何が起きるのかとユーザがわくわくしていないのなら、革新的な新機能を導入する意味がありません。そこで、稼働開始を会社の素晴らしいイベントに変えるアイデアをご紹介しましょう。
ユーザグループに段階的にロールアウトする場合は、このフェーズで新しいインターフェースが全員に行き渡るまで一定の活動を繰り返します。前述のとおり、すべて一度に対処する必要はありません。
では始めましょう。
Lightning Experience を操作するユーザの準備
いよいよ変更管理活動に取りかかり、この移行プロジェクトの終わりまで続けます。多忙なユーザは変更に前向きとは限りません。ですからこの時点では、コミュニケーション、トレーニング、そして多少のマーケティングで心をつかむことに注力します。稼働開始に向けてユーザの準備を整えるために、この過程の各ステップで Lightning Experience Transition Change Management Hub を使用します。
では、ロールアウトフェーズの要となる変更管理活動を見てみましょう。
ロールアウトチームのための Chatter グループを作成する
Lightning Experience をロールアウトしていく場合、関係者や影響を受けるユーザとのコミュニケーションやコラボレーションが可能な場所が必要です。Chatter グループを設定し、関係者全員を招待することをお勧めします。
Change Management Hub ではこの作業をすぐさま実行できます。適切なトーンの Chatter グループを開始する「歓迎メッセージ」テンプレートも用意されています。
Chatter グループを設定したら、ロールアウトのスケジュールの共有、更新情報の投稿、コンテキストでのコラボレーションなどを行うことができます。
Salesforce 擁護者の能力の活用
擁護者とは、実装の価値を理解し、その内容の改善に手を貸し、他のユーザが Salesforce を採用しやすくなるよう意欲的に取り組む従業員です。擁護者は従業員コミュニティに深く関与していることが多く、どのシステムやプロセスが使用され、どのような問題によって採用が妨げられているかを掌握しています。移行プロジェクトの早い段階で擁護者を引き込めば、Lightning Experience のエバンジェリストとなり、質問に答えたり、サポートしてもらったりすることができます。
擁護者に Lightning Experience を事前公開します。実際、ロールアウトフェーズの開始時に擁護者に協力を求め、ロールアウト計画の優先順位を検証してもらいます。擁護者に Lightning Experience を試用してもらいます。新しいインターフェースで 1 週間、各自の仕事をしてもらうのもよいでしょう。そして、何が機能し、何が機能していないかに関するフィードバックを聞き出します。こうしたフィードバックから、問題だと思っていたことが問題ではなかったり、ユーザが必要とする機能やプロセスを考慮していなかったことが判明することがあります。
ヒント
擁護者に協力を求めたい場合は、Salesforce ヘルプの「Lightning Experience のロールアウトの優先度の検証への擁護者の参加」にこの実行手順が記載されています。
擁護者のスーパーユーザステータスを正式に認定していることを、Chatter プロファイル写真上のカスタムアイコン、ボタン、T シャツなどでわかるようにします。この 3 つともを使用しても構いません。「Lightning Experience Rollout」Chatter グループのモデレータまたはマネージャに指定します。このすべてによって、移行プロジェクトのリーダーとしての役割が確立し、他のユーザを助けやすくなります。
盛り上げる! (稼働開始のプロモーション方法)
Lightning Experience に対するユーザの準備で重要な部分は、かなり前から稼働開始を宣伝しておくことです! これと同様に重要な点は、Lightning Experience の価値を示し、その内容をユーザに紹介することです。こうした目標を達成し、評判や期待を高めるために、シンプルなマーケティング戦略を利用します。
ロールアウトのこの部分では、プロジェクトにお楽しみの要素を組み込むことができます。たとえ予算に限りがあるとしても、創造力を駆使して稼働開始を本格的なイベントにして盛り上げます。そのためのアイデアをいくつかご紹介しましょう。
- Chatter にあらゆる最新情報を伝達するためのトピックを作成する。プロジェクトの早い段階から、定期的に投稿して認知度を高めます。稼働開始日が近づいたら、特定のメリットや機能に的を絞ります。「今週の機能」というセグメントを作成することが考えられます。
- Lightning Experience をプロモーションし、ユーザに役立つ機能を紹介するドリップキャンペーンを実行する。Change Management Hub (と Enablement Pack のロールアウトフェーズフォルダ) に、Lightning Experience の重要な機能を案内するキャンペーンテンプレートがいくつか用意されています。独自の実装に合わせてメッセージを調整できます。このハブを使用してキャンペーンを Chatter に公開することや、メールなどの他のコミュニケーションチャネルを使用することも考えられます。
- ギフトカードや有給休暇、役員とのランチなどの賞品が当たるくじを実施する。
- カップケーキやケーキを用意して稼働開始パーティを開く。
- 販促品やブランド名の入ったグッズを注文して、稼働開始日に配る。
重要なマイルストンを記したコミュニケーション/イベント用のカレンダーを用意しておくと便利です。たとえば、稼働開始日には、Chatter の投稿や担当役員、営業担当副社長、または CEO からのメールを使用し、会社全体に対して公式のコミュニケーションを発信します。
コミュニケーションタイムラインのサンプルを次に示します。
| 4 週間前 | 担当役員からのメール |
| 4 週間前 | Chatter グループを作成 |
| 3 週間前 | メールドリップキャンペーン 1 |
| 3 週間前 | 擁護者の認定と発表 |
| 2 週間前 | メールドリップキャンペーン 2 |
| 2 週間前 | くじの発表 |
| 1 週間前 | メールドリップキャンペーン 3 |
| 1 週間前 | 社長からのメール |
| 1 日前 | リマインダー、手順、サポートを受ける方法についてのメール |
| 稼働開始日 | 会社の CEO からの Chatter 投稿と稼働開始パーティ |
Lightning Experience の操作に関するユーザトレーニングの実施
Lightning Experience で業務を遂行するためのユーザトレーニングを実施して、稼働開始の初日からユーザが安心して生産的に仕事に取り組めるようにします。
この出発点となるのが自分のペースで受講できるトレーニングです。ユーザに Trailhead と「Lightning Experience の操作方法」トレイルを紹介します。このトレイルの 2 つのモジュールは、Salesforce Classic ユーザに Lightning Experience に切り替える方法を説明することを目的とするものです。
ユーザインターフェースのカスタマイズの度合や、プロセスの複雑度によっては、対面式のトレーニングセッションも実施する必要のある場合があります。Enablement Pack のロールアウトフェーズフォルダにカスタマイズ可能なトレーニングデッキが用意され、出発点として使用できます。
トレーニングセッションの準備をするときは、次の点を自問します。
| 目標 | 達成したい具体的な結果は何か? |
| トレーニング講師 | 誰がトレーニングを実施するか? |
| トレーニングの受講者 | トレーニングを受ける必要があるのは誰か? |
| 教材 | トレーニングにどのような教材が必要か? 何を作成する必要があるか? |
| 場所 | リモートトレーニングと対面トレーニングのどちらを行うか? |
| 指標 | トレーニングが成功したかどうかをどのように判断するか? |
トレーニングの範囲を広げるために、擁護者に協力してもらえる場合はトレーニング講師として養成することを検討します。ユーザ全員に直接トレーニングを行うのではなく、擁護者にトレーニングを行います。そして、擁護者にユーザへのトレーニングセッションを実施してもらいます。擁護者は、Lightning Experience の価値とユーザのニーズを理解しているため、他のユーザに採用を勧める最適なリーダーです。
また、稼働開始後にトレーニングのフォローアップセッションや相談に応じる時間を設けて、ユーザの適切な行動を推進し、常に最新情報を伝えることを検討します。サポートチームがある場合は、サポートチームもトレーニングに関与するようにして、ユーザからの質問に備えます。
Lightning Experience 機能の実装
Lightning Experience にはたくさんの革新的な機能が用意されており、これを活用すればユーザの仕事のやり方が大きく変わります。多くの選択肢があるため、移行する各ユーザグループに直接のメリットがある機能から始めましょう。その後、価値を追加することを繰り返していきます。
いくつかの考慮すべき候補を次に示します。
- 活動タイムライン
- ユーザはもっと簡単で効率的な方法で現在と過去の活動を追跡できるようになります。ToDo、ミーティング、活動の記録、送信したメールごとの主要な詳細がすべてまとめられ、他のレコードの詳細と一緒にページ上に表示されます。
- Shared Activities
- 営業担当が複数の取引先責任者を個々の行動や ToDo に関連付けられるようにすることで、活動リレーションがより正確に表されます。Shared Activities は期限なく使用できます。Shared Activities はいったん有効にすると、無効にすることはできません。
- 拡張されたメモ
- 拡張されたメモ取り機能を活用すれば、情報を常に整理しておくことができます。リッチテキストのメモを簡単に作成し、すばやく特定のレコードに関連付けることができます。拡張されたメモを有効にするときには、必ず新しい [メモ] 関連リストをページレイアウトに追加するようにしてください。[メモ] 関連リストを追加すると、ユーザはレコードから直接メモの作成や参照ができるようになります。
- Salesforce Files
- 標準の Salesforce オブジェクトとカスタムオブジェクトから、Salesforce Files の充実した機能と柔軟性を活用できます。ページレイアウトに新しい [ファイル] 関連リストを追加します。[ファイル] 関連リストを追加すると、ユーザは、ファイルをレコードにアップロードし、レコードに関連付けられたファイルを表示できます。また、視覚的にリッチなプレビュープレーヤーで、ファイルをページ単位ですばやく参照できます。
- パス
- 仕事の効率化や商談成立数の向上を実現するには、ユーザが会社のプロセスに適応できるようにサポートする必要があります。プロセスはオブジェクトの状況やフェーズに基づいて設定します。プロセスの各ステップに成功へのガイダンスを追加します。
- ニュース
- 営業担当が、取引先、取引先責任者、リード、商談に関連するタイムリーなニュースにすばやくアクセスできます。この機能は英語のみで提供されます。組織で英語以外の主言語を使用している場合は、このオプションが必要かどうか検討してください。
- ホームページ
- Lightning Experience のホームページでは、1 日のスケジュール管理に必要なすべての情報やツールをユーザに提供できます。営業担当は、四半期のパフォーマンスサマリーや、大切な ToDo および商談に関する重要な最新情報を参照できます。さらに、さまざまな種別のユーザ向けにページをカスタマイズして、プロファイルごとにカスタムページを割り当てることができます。
- 重複管理
- ユーザが重複レコードを作成しそうになるとアラートがを表示されるようにするには、重複ルールを作成します。重複ルールは、ユーザが Salesforce 内に重複レコードを作成できるかどうか、作成できる場合はどのような場合に作成できるかを規定するものです。
- リードの取引開始
- 営業担当が評価済みリードを取引先責任者に変換できるようにすることで、セールスプロセスを促進します。リードの取引開始時に、営業担当は新しく作成した取引先責任者の取引先を選択します。Salesforce にまだ取引先が存在しない場合は取引先を作成します。営業担当は、その場で商談を作成することもできます。[変換] ボタンをリードページレイアウトに追加できます。
- Lightning アプリケーション
- 必要なデータとツールのすべてにアクセスできるようにすることで、ユーザの作業効率を促進します。営業担当にとって最も重要なものは、取引先、行動、そして組織ですが、営業マネージャの場合は、レポートやダッシュボードが特に重要になります。Classic アプリケーションのさらに上を行く Lightning アプリケーションは、カスタムカラーやロゴ、ユーティリティバーでアプリケーションをブランド設定できるところが違います。
- Lightning コンソールアプリケーション
- コールセンターやコンタクトセンターなど、慌ただしい環境で仕事するユーザがいるなら、コンソールアプリケーションは最適です。ユーザは、複数のレコードおよび各関連レコードを同じ画面に表示し、分割ビューを使用してリストのレコードをすばやく参照できます。何に対して何の作業を行っているかをしっかり把握しながら、リストとレコードを簡単に切り替えることができます。
- 私のドメイン
- Salesforce の [私のドメイン] 機能を使用して、サブドメインを作成できます。[私のドメイン] サブドメインを設定しておくと、ログインや認証の管理が容易になります。Lightning コンポーネントを Lightning コンポーネントタブ、Lightning ページ、Lightning アプリケーションビルダー、またはスタンドアロンアプリケーションで使用する場合は、[私のドメイン] サブドメインを設定します。本番組織でサブドメインを設定する場合は、「ユーザ認証」モジュールを参照してください。Trailhead Playground では [私のドメイン] はすでにオンになっています。Trailhead Playground で [私のドメイン] をオンにしたり、設定を変更しようとしないでください。
既存の機能やカスタマイズの調整
Salesforce カスタマイズのほとんどは Lightning Experience でそのまま機能します。けれども、新しいインターフェースで最善の結果を得るためには、実装の中に注意を要するものがあります。Lightning Experience 準備状況レポート、Lightning Experience 設定コンバータ、および旧来のテストを使用して、現在の状況を把握します。
準備状況レポートの各セクションと設定コンバータの使用状況データを参考に、問題に取り組む価値があるかどうかを判断します。たとえば、カスタム JavaScript ボタンがあっても、誰も使用していなければ、Lightning Experience 用に変換する必要はありません。
実行すべき作業がある場合は、自身が使用できる切り替えツールを確認します。こうしたツールで調整を自動化したり、残りの手順を合理化すれば、作業量が軽減します。
| 問題 | 切り替えツール | 詳細 |
|---|---|---|
| アクションとボタンが不足している | Lightning Experience 設定コンバータ — [Actions and Buttons (アクションとボタン)] タブ | Lightning Experience のページに [活動の記録] や [新規 ToDo] などのアクションが不足している場合でも、設定コンバータを使用すれば適切な場所に自動的に配置されます。 |
| JavaScript ボタン、リンク、アラート | Lightning Experience 設定コンバータ — [JavaScript Buttons (JavaScript ボタン)] タブ | JavaScript ボタン、リンク、アラートは、Lightning Experience ではサポートされていないため、設定コンバータを使用して組織をスキャンして探してください。設定コンバータは、多数のボタンやリンク、アラートを Lightning に対応したバージョンに自動的に変換してくれるツールです。自動的に変換できない項目については手動で再作成する方法を教えてくれます。 |
| ハードコードされた URL | Lightning Experience 設定コンバータ — [Hard-Coded URLs (ハードコードされた URL)] タブ | [私のドメイン] が有効の場合、組織の元の URL に対するハードコードされた参照が機能しないことがあります。設定コンバータを使用して、ハードコードされた URL を見つけてから 1 回のクリック操作で更新します。 |
| Visualforce ページ | Lightning Experience 設定コンバータ — [Visualforce Pages (Visualforce ページ)] タブ | 大半の Visualforce ページは Lightning Experience でそのまま機能します。ただし、Salesforce Classic の機能や属性の中には新しいインターフェースと互換性がないものがあります。設定コンバータが組織をスキャンして、変更を要する可能性があるページを特定し、変更方法を表示してくれます。 またこのツールを使用して、Lightning のデザインを Visualforce ページに自動的に適用することもできます (Salesforce Classic での表示には影響ありません)。 |
| AppExchange パッケージ | Lightning Experience 設定コンバータ — [AppExchange Packages (AppExchange パッケージ)] タブ | 組織をスキャンして AppExchange パッケージを探し、Lightning Experience への移行準備ができているパッケージと、更新や置換が必要なパッケージを識別します。 |
| 添付ファイルと従来のメモ | Magic Mover for Notes and Attachments ツール | 組織を添付ファイルや従来のメモから切り離すことで、ユーザのエクスペリエンスを向上させ、不要な機能のサポートを停止することができます。AppExchange からこの Salesforce Labs アプリケーションをダウンロードして実行し、従来のメモから拡張されたメモへの変換と、添付ファイルから Salesforce Files への変換を自動化します。 |
| Classic の知識ベース | Lightning Knowledge 移行ツール | 会社で Classic ナレッジを使用している場合、Lightning Experience ユーザは、ナレッジ記事の検索や作成などの操作を行うのに Salesforce Classic に切り替える必要があります。Classic の知識ベースを Lightning Knowledge に移動することで、Lightning Experience ユーザにシームレスなエクスペリエンスと大幅に改善されたワークフローが提供されます。準備が整ったら、後は Lightning Knowledge 移行ツールが面倒な作業のほとんどを自動で実行してくれます。 |
上記の各ツールについての詳細は、Salesforce ヘルプの「既存のカスタマイズの調整」を参照してください。
ユーザに対する Lightning Experience の稼働
どの成功プロジェクトも、綿密な計画を立て、その計画をすべて実行した後に、稼働開始日がやってきます。ブロードウェイのミュージカルなら、これは公演初日。Salesforce 管理者の晴れ舞台です!
使用開始時には、目的のユーザのグループ向けに Lightning Experience へのアクセスを設定します。「一括」ロールアウトを実行する場合は、組織のすべてのユーザを設定します。他方、ユーザに段階的にロールアウトしている場合は、最初のグループのユーザのみを設定します (順番に設定します)。では、詳しく見ていきましょう。
メモ
重要な更新「Lightning Experience の有効化」は、2020 年 1 月にこの更新をまだ有効にしていない組織で自動的に有効になります。そのため、ロールアウトフェーズで実行するステップが 1 つ減ります。組織で Lightning Experience が有効になっているかどうかを確認するには、Lightning Experience 切り替えアシスタントを使用します。詳細は、Salesforce ヘルプの「Lightning Experience が有効なっているかどうかの確認」を参照してください。
Lightning Experience を使用できるユーザの決定
ユーザが Lightning Experience を使用するには「Lightning Experience ユーザ」権限が必要です。この権限は、すべての標準 Salesforce プロファイルで自動的に有効になっています。他方、カスタムプロファイルには通常、デフォルトでこの権限が含まれていません。
Lightning Experience を一度に全員にロールアウトする場合でも、段階的に実施する場合でも、以下のチェックリストを使用して、あるユーザを誤って含めたり、除外したりしないようにします。
| カスタムプロファイルに割り当てられているすべてのユーザにアクセス権を付与するのではなく、カスタムプロファイルユーザの少人数のグループにロールアウトする場合 | 「Lightning Experience ユーザ」権限を含む権限セットを作成します。そして、この権限を各ユーザに適用します。 |
| 特定のカスタムプロファイルに割り当てられたすべてのユーザにロールアウトする場合 | プロファイルを編集して、「Lightning Experience ユーザ」権限を有効にします。 |
| 標準プロファイルをコピーしてカスタムプロファイルを作成している場合、 | Winter ’16 以降、カスタムプロファイルは標準プロファイルから「Lightning Experience ユーザ」権限を継承します。必要に応じて、これらのプロファイルを編集してユーザ権限を無効にできます。 |
| 標準プロファイルがあるが、まだ Lightning Experience の準備ができていないユーザがいる場合 | これらのユーザを「Lightning Experience ユーザ」権限のないカスタムプロファイルに移動します。 |
Lightning Experience へのアクセスが可能になったときのユーザ別の変化
| ユーザが Salesforce に追加されたときの状況 | 「Lightning Experience ユーザ」権限を取得したときのデフォルトインターフェース | 使用方法 |
|---|---|---|
| Lightning Experience が有効になる前 | Salesforce Classic | これらのユーザは Lightning Experience にアクセスできますが、各自で新しいインターフェースに切り替えるまで Salesforce Classic が表示されます。 必要に応じて、ユーザの一部または全員のデフォルトを Lightning Experience にすることができます。設定方法は、Salesforce ヘルプの「ユーザを Lightning Experience に移行」を参照してください。 |
| Lightning Experience が有効になった後 | Lightning Experience | これらのユーザは Lightning Experience に直接ログインします。必要に応じて、Salesforce Classic にもアクセスできます。 |
Lightning Experience を有効にしいてるユーザの全員にスイッチャが自動的に表示されます。スイッチャを使用して、必要なときにいつでも Lightning Experience と Salesforce Classic を切り替えられます。
- Salesforce Classic ヘッダーで [Lightning Experience に切り替え] をクリックします。
- Lightning Experience ヘッダーでプロファイル画像をクリックし、[Salesforce Classic に切り替え] を選択します。
ロールアウトの任務完了
これで完了です。Lightning Experience を正常に稼働させ、ユーザが新しいインターフェースを堪能できるようになりました。移行の次のフェーズに直行する前に、ちょっと時間をとってお祝いしましょう。稼働開始パーティを開きます。全員の取り組みに感謝します。努力に報いるケーキを楽しみましょう。
では次の単元に進み、移行を成功裏に終わらせるために、全員が Lightning Experience で必要な機能を確実に使用できるようにする方法を見ていきます。
リソース
- 動画: 移行を成功させるための変更管理
- 動画: Lightning Experience 切り替えツール
- ヘルプ: 私のドメイン
- ヘルプ: Lightning Experience 設定コンバータの使用開始
- 動画: JavaScript ボタンの変換
- 動画: Visualforce ページの準備
- AppExchange: Magic Mover for Notes and Attachments
- 動画: Lightning Knowledge 移行ツール
- ブログ: Lightning Experience のプロのヒントシリーズ
- 動画: Lightning Experience を独自のペースで
- ヘルプ: Lightning Experience のユーザの設定
- ヘルプ: ユーザを Lightning Experience に移行