新規ユーザの追加

新しいシステム管理者は、ユーザの作成や編集、パスワードのリセット、権限の付与、データアクセスの設定などのさまざまなユーザ管理タスクを実行します。この単元では、ユーザについて説明し、さらにユーザを Salesforce 組織に追加する方法について説明します。

さて、ユーザとは何でしょう? ユーザとは、Salesforce にログインする人のことです。ユーザは、営業担当、マネージャ、IT 専門家などの会社の従業員で、会社の記録にアクセスする必要があります。

見慣れないものがあっても心配はいりません。後ほど詳しく説明します。

ユーザの追加を始めるための背景情報の説明では、さまざまな用語を使用しました。ここでは、知っておくべき主な用語とその定義をまとめます。

ユーザ名

各ユーザには、ユーザ名とメールアドレスの両方があります。ユーザ名は、メールアドレスの形式である必要があり、すべての Salesforce 組織で一意である必要があります。一意であれば、ユーザのメールアドレスを使用してもかまいません。

ユーザライセンス

ユーザライセンスによって、ユーザが Salesforce 内でアクセスできる機能が決まります。たとえば、標準 Salesforce ライセンスでは、標準 Salesforce 機能と Chatter にアクセスできます。一方、Salesforce の一部の機能にのみユーザにアクセス権を付与するには、多数のライセンスから選択できます。たとえば、Salesforce 内のデータの参照は許可せずに Chatter へのアクセス権を付与するには、ユーザに Chatter Free ライセンスを付与できます。

プロファイル

プロファイルによって、ユーザが Salesforce 内で実行できる操作が決まります。プロファイルには、特定のオブジェクトや項目、タブ、レコードへのアクセス権を付与する権限が含まれています。どのユーザも 1 つのプロファイルしか設定できません。プロファイルは、ユーザの職務に基づいて選択します。ほとんどのユーザには、標準ユーザプロファイルが適しています。ユーザが仕事で必要とする以上のアクセスを含むプロファイルを付与しないようにします。ユーザが必要とする項目へのアクセス権を付与するには、権限セットを使用できます。

ロール

ロールがロール階層のどこに位置しているかによって、ユーザが Salesforce 内で参照できる情報が決まります。階層の最上位のユーザは、自分より下位のユーザが所有するデータをすべて参照できます。下位レベルのユーザは、自分より上位のユーザや他のブランチのユーザが所有するデータを参照できません。ただし、共有ルールでアクセス権を付与された場合は参照できます。ロールは省略可能ですが、どのユーザにも 1 つのロールしか設定できません。

組織に多くのユーザがいる場合は、ユーザを追加するときにロールを割り当てる方がおそらく簡単です。ただし、ロール階層の設定とユーザへのロールの割り当てはいつでもできます。ロールを使用できるのは、Salesforce の Professional Edition、Enterprise Edition、Unlimited Edition、Performance Edition、Developer Edition のみです。

別名

別名とは、リストページ、レポート、その他の場所で、名前全体が納まらない場合にユーザを識別するための短縮名です。デフォルトでは、別名はユーザの名の最初の文字と姓の最初の 4 文字です。

設定ウィザードを起動したなら、ユーザはすでに追加済みかもしれません。それでも、将来、特に会社が成長するにつれて従業員を新たに雇うときなど、さらにユーザを追加する必要が出てくるでしょう。

組織の規模または新人採用プロセスに応じて、一度に追加するユーザは 1 人のこともあれば、数人のこともあります。Salesforce なら、どちらもできます。追加できるユーザの最大数は、Salesforce のエディションと、購入したユーザライセンス数によって決まります。

これで、Salesforce 組織にユーザを追加する方法を学習しました。次の単元では、ユーザがアクセスできる内容を設定することで、データを安全に保つ方法について説明します。