新規ユーザの追加

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。
  • ユーザアカウントとユーザアカウントに含まれる情報の種別について説明する。
  • 単一ユーザまたは複数ユーザを追加する。
  • Salesforce モバイルアプリケーションを使用して、外出中にユーザを管理する。

ユーザとは?

新しいシステム管理者は、ユーザの作成や編集、パスワードのリセット、権限の付与、データアクセスの設定などのさまざまなユーザ管理タスクを実行します。この単元では、ユーザについて説明し、さらにユーザを Salesforce 組織に追加する方法について説明します。

さて、ユーザとは何でしょう? ユーザとは、Salesforce にログインする人のことです。ユーザは、営業担当、マネージャ、IT 専門家などの会社の従業員で、会社の記録にアクセスする必要があります。

Salesforce 内のすべてのユーザがユーザアカウントを持っています。ユーザアカウントによってユーザが識別され、ユーザアカウント設定によってユーザがアクセスできる機能やレコードが決まります。各ユーザアカウントには、少なくとも次の内容が含まれます。
  • ユーザ名
  • メールアドレス
  • ユーザの名と姓
  • ライセンス
  • プロファイル
  • ロール (省略可能)

見慣れないものがあっても心配はいりません。後ほど詳しく説明します。

組織のユーザを表示および管理するには、[設定] から、[クイック検索] ボックスに「ユーザ」と入力し、[ユーザ] を選択します。ユーザリストには、組織内の全ユーザが表示されます。リストから、次の操作が可能です。
  • ユーザを作成する。
  • 選択したユーザのパスワードをリセットする。
  • 名前、別名、またはユーザ名をクリックしてユーザの詳細ページを参照する。
  • ユーザの詳細を編集する。
  • 任意のユーザとしてログインする。ただし、システム権限が有効になっているか、ユーザがシステム管理者のログインアクセスを許可する必要があります。

主な用語

ユーザの追加を始めるための背景情報の説明では、さまざまな用語を使用しました。ここでは、知っておくべき主な用語とその定義をまとめます。

ユーザ名
各ユーザには、ユーザ名とメールアドレスの両方があります。ユーザ名は、メールアドレスの形式である必要があり、すべての Salesforce 組織で一意である必要があります。一意であれば、ユーザのメールアドレスを使用してもかまいません。
ユーザライセンス
ユーザライセンスによって、ユーザが Salesforce 内でアクセスできる機能が決まります。たとえば、標準 Salesforce ライセンスでは、標準 Salesforce 機能と Chatter にアクセスできます。一方、Salesforce の一部の機能にのみユーザにアクセス権を付与するには、多数のライセンスから選択できます。たとえば、Salesforce 内のデータの参照は許可せずに Chatter へのアクセス権を付与するには、ユーザに Chatter Free ライセンスを付与できます。
プロファイル
プロファイルによって、ユーザが Salesforce 内で実行できる操作が決まります。プロファイルには、特定のオブジェクトや項目、タブ、レコードへのアクセス権を付与する権限が含まれています。どのユーザも 1 つのプロファイルしか設定できません。プロファイルは、ユーザの職務に基づいて選択します。ほとんどのユーザには、標準ユーザプロファイルが適しています。ユーザが仕事で必要とする以上のアクセスを含むプロファイルを付与しないようにします。ユーザが必要とする項目へのアクセス権を付与するには、権限セットを使用できます。
ロール
ロールがロール階層のどこに位置しているかによって、ユーザが Salesforce 内で参照できる情報が決まります。階層の最上位のユーザは、自分より下位のユーザが所有するデータをすべて参照できます。下位レベルのユーザは、自分より上位のユーザや他のブランチのユーザが所有するデータを参照できません。ただし、共有ルールでアクセス権を付与された場合は参照できます。ロールは省略可能ですが、どのユーザにも 1 つのロールしか設定できません。
組織に多くのユーザがいる場合は、ユーザを追加するときにロールを割り当てる方がおそらく簡単です。ただし、ロール階層の設定とユーザへのロールの割り当てはいつでもできます。ロールを使用できるのは、Salesforce の Professional Edition、Enterprise Edition、Unlimited Edition、Performance Edition、Developer Edition のみです。
別名
別名とは、リストページ、レポート、その他の場所で、名前全体が納まらない場合にユーザを識別するための短縮名です。デフォルトでは、別名はユーザの名の最初の文字と姓の最初の 4 文字です。

ユーザを追加するためのガイドライン

ユーザを追加するためにはさまざまなオプションがあり、Salesforce には多くのツールが用意されています。作業を始める時には、次のガイドラインが役立ちます。
  • ユーザ名: 各ユーザは、自分の組織だけではなく、すべての Salesforce 組織で一意のユーザ名を持つ必要があります。
  • ユーザ名の形式: ユーザ名は、メールアドレス形式 (jdoe@domain.com) にする必要がありますが、実際のメールアドレスでなくてもかまいません。実際のメールアドレスがすべての Salesforce 組織で一意であれば、そのメールアドレスを使用することもできます。
  • メール: ユーザは、組織間で同じメールアドレスを持つことができます。
  • パスワード: ユーザは、初回のログイン時にパスワードを変更する必要があります。
  • ログインリンク: サインアップメール内のログインリンクは、1 回のみ使用できます。リンクをクリックしたもののパスワードを設定しなかったユーザがログインするには、システム管理者がパスワードをリセットする必要があります。

ユーザーの追加

設定ウィザードを起動したなら、ユーザはすでに追加済みかもしれません。それでも、将来、特に会社が成長するにつれて従業員を新たに雇うときなど、さらにユーザを追加する必要が出てくるでしょう。

組織の規模または新人採用プロセスに応じて、一度に追加するユーザは 1 人のこともあれば、数人のこともあります。Salesforce なら、どちらもできます。追加できるユーザの最大数は、Salesforce のエディションと、購入したユーザライセンス数によって決まります。

ユーザを追加する手順は、次のとおりです。
  1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「ユーザ」と入力し、[ユーザ] を選択します。
  2. 単一ユーザを追加するには、[新規ユーザ] をクリックし、一度に最大 10 人のユーザを追加するには、[複数のユーザを追加] をクリックします。
  3. ユーザ名、メールアドレス、そしてメールアドレス形式の一意のユーザ名を入力します。デフォルトでは、ユーザ名はメールアドレスと同じですが、それを上書きできます。
  4. 作成するユーザに関連付けるユーザライセンスを選択します。ライセンスによって、各ユーザにどのプロファイルを使用できるかが決まります。
  5. プロファイルを選択します。
  6. 各新規ユーザにログイン名と仮のパスワードをメールで送信するには、[パスワードをメールで送付する] を選択します。
  7. [保存] をクリックします。

これで、Salesforce 組織にユーザを追加する方法を学習しました。次の単元では、ユーザがアクセスできる内容を設定することで、データを安全に保つ方法について説明します。

外出先でのユーザ管理

ユーザ管理と [設定] へのアクセスは、デスクトップだけに限られたものではありません。外出中に管理業務を行う必要がある場合は、SalesforceA モバイルアプリケーションを使用して、外出先で [設定] を実行できます。

パスワードのリセット、ユーザの凍結、現在のシステム状態の表示などの重要な管理業務をモバイルデバイスから実行できます。

iOS および Android モバイルデバイス用の SalesforceA を入手できます。App Store™ または Google Play™ から SalesforceA をダウンロードしてください。

Salesforce モバイルアプリケーションへのログイン

Salesforce モバイルアプリケーションにはごく簡単にログインできます。モバイルアプリケーションにログインするには、いくつかの重要な要素が必要です。
  • ユーザ名
  • 極秘のパスワード
  • 正しいインスタンス

最後の項目は重要です。インスタンスは、本番、Sandbox、カスタムドメインによって異なります。デフォルトでは、Salesforce モバイルアプリケーションは本番環境に接続します。テスト目的で Sandbox 環境に接続したり、組織に対してカスタムドメインが設定されている場合はカスタムドメインに接続したりできます。すべての要素の準備が整えば、いつでもログインできます。

ログイン画面
  1. Salesforce モバイルアプリケーションを開きます。
  2. [サインイン] をタップします。
    • iOS ユーザが Sandbox またはカスタムドメインにログインするには、設定アイコン をタップして適切な環境を選択します。Android ユーザは オーバーフローアイコン をタップして、適切な環境を選択します。
  3. ユーザ名とパスワードを入力します。
  4. [ログイン] をタップします。

Trust 状況の監視

SalesforceA にログインしたら、最近のシステム状況と最近表示されたユーザを示す [概要] ページが表示されます。

[概要] 画面

[最近のシステム状況] セクションには、過去 24 時間のインスタンスのシステムパフォーマンスに関する trust.salesforce.com からの情報が表示されます。Trust.salesforce.com は Salesforce の Web サイトで、サービスの使用可能状態、パフォーマンス、セキュリティ、プライバシー、およびコンプライアンスに関する透明性を実現します。Trust 状況によって組織のパフォーマンスが影響を受けているかどうかを素早く簡単に確認し、変化があった場合はユーザに知らせることができます。

どこからでもユーザを凍結できる

抜き打ちテスト: あなたが席を外してコーヒーを飲んでいると、ユーザの Salesforce アカウントが不正アクセスされた可能性があるというメールが届きました。どうすればよいでしょうか?

SalesforceA をインストールしているので大丈夫。落ち着いてラテを一口飲み、モバイルデバイスから業務を遂行しましょう。

不正アクセスされたユーザのプロファイルページに移動し、[凍結] をタップして選択します。

ユーザの凍結

これで不正アクセスされたユーザのアカウントはトラブル防止のために凍結されました。安心してコーヒーブレイクを楽しむことができます。

ここでは、SalesforceA で外出時に [設定] を実行してできることについて確認しました。組織の Trust 状況を監視したり、アカウントが不正アクセスされたユーザを凍結したりできます。コーヒーブレイクから戻ったら、デスクトップの [設定] で実行できる内容についてさらに詳しく掘り下げていきましょう。

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