新規ユーザの追加

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

ユーザーアカウントとユーザーアカウントに含まれる情報の種別について説明する。
単一ユーザーまたは複数ユーザーを追加する。
Salesforce モバイルアプリケーションを使用して、外出中にユーザーを管理する。

ユーザーとは?

新しいシステム管理者は、ユーザーの作成や編集、パスワードのリセット、権限の付与、データアクセスの設定などのさまざまなユーザー管理タスクを実行します。この単元では、ユーザーについて説明し、さらにユーザーを Salesforce 組織に追加する方法について説明します。

さて、ユーザーとは何でしょう? ユーザーとは、Salesforce にログインする人のことです。ユーザーは、営業担当、マネージャー、IT 専門家などの会社の従業員で、会社の記録にアクセスする必要があります。

Salesforce 内のすべてのユーザーがユーザーアカウントを持っています。ユーザーアカウントによってユーザーが識別され、ユーザーアカウント設定によってユーザーがアクセスできる機能やレコードが決まります。各ユーザーアカウントには、少なくとも次の内容が含まれます。

ユーザー名
メールアドレス
ユーザーの名と姓
ライセンス
プロファイル
ロール (省略可能)

見慣れないものがあっても心配はいりません。後ほど詳しく説明します。

組織のユーザーを表示および管理するには、[設定] から、[クイック検索] ボックスに「ユーザー」と入力し、[ユーザー] を選択します。ユーザーリストには、組織内の全ユーザーが表示されます。リストから、次の操作が可能です。

ユーザーを作成する。
選択したユーザーのパスワードをリセットする。
名前、別名、またはユーザー名をクリックしてユーザーの詳細ページを参照する。
ユーザーの詳細を編集する。
任意のユーザーとしてログインする。ただし、システム権限が有効になっているか、ユーザーがシステム管理者のログインアクセスを許可する必要があります。

主な用語

ユーザーの追加を始めるための背景情報の説明では、さまざまな用語を使用しました。ここでは、知っておくべき主な用語とその定義をまとめます。

ユーザー名

各ユーザーには、ユーザー名とメールアドレスの両方があります。ユーザー名は、メールアドレスの形式である必要があり、すべての Salesforce 組織で一意である必要があります。一意であれば、ユーザーのメールアドレスを使用してもかまいません。

ユーザーライセンス

ユーザーライセンスによって、ユーザーが Salesforce 内でアクセスできる機能が決まります。たとえば、標準 Salesforce ライセンスでは、標準 Salesforce 機能と Chatter にアクセスできます。一方、Salesforce の一部の機能にのみユーザーにアクセス権を付与するには、多数のライセンスから選択できます。たとえば、Salesforce 内のデータの参照は許可せずに Chatter へのアクセス権を付与するには、ユーザーに Chatter Free ライセンスを付与できます。

プロファイル

プロファイルによって、ユーザーが Salesforce 内で実行できる操作が決まります。プロファイルには、特定のオブジェクトや項目、タブ、レコードへのアクセス権を付与する権限が含まれています。どのユーザーも 1 つのプロファイルしか設定できません。プロファイルは、ユーザーの職務に基づいて選択します。ほとんどのユーザーには、標準ユーザープロファイルが適しています。ユーザーが仕事で必要とする以上のアクセスを含むプロファイルを付与しないようにします。ユーザーが必要とする項目へのアクセス権を付与するには、権限セットを使用できます。

ロール

ロールがロール階層のどこに位置しているかによって、ユーザーが Salesforce 内で参照できる情報が決まります。階層の最上位のユーザーは、自分より下位のユーザーが所有するデータをすべて参照できます。下位レベルのユーザーは、自分より上位のユーザーや他のブランチのユーザーが所有するデータを参照できません。ただし、共有ルールでアクセス権を付与された場合は参照できます。ロールは省略可能ですが、どのユーザーにも 1 つのロールしか設定できません。組織に多くのユーザーがいる場合は、ユーザーを追加するときにロールを割り当てる方がおそらく簡単です。ただし、ロール階層の設定とユーザーへのロールの割り当てはいつでもできます。ロールを使用できるのは、Salesforce の Professional Edition、Enterprise Edition、Unlimited Edition、Performance Edition、Developer Edition のみです。

別名

別名とは、リストページ、レポート、その他の場所で、名前全体が納まらない場合にユーザーを識別するための短縮名です。デフォルトでは、別名はユーザーの名の最初の文字と姓の最初の 4 文字です。

ユーザーを追加するためのガイドライン

ユーザーを追加するためにはさまざまなオプションがあり、Salesforce には多くのツールが用意されています。作業を始める時には、次のガイドラインが役立ちます。

ユーザー名: 各ユーザーは、自分の組織だけではなく、すべての Salesforce 組織で一意のユーザー名を持つ必要があります。
ユーザー名の形式: ユーザー名は、メールアドレス形式 (jdoe@domain.com) にする必要がありますが、実際のメールアドレスでなくてもかまいません。実際のメールアドレスがすべての Salesforce 組織で一意であれば、そのメールアドレスを使用することもできます。
メール: ユーザーは、組織間で同じメールアドレスを持つことができます。
パスワード: ユーザーは、初回のログイン時にパスワードを変更する必要があります。
ログインリンク: サインアップメール内のログインリンクは、1 回のみ使用できます。リンクをクリックしたもののパスワードを設定しなかったユーザーがログインするには、システム管理者がパスワードをリセットする必要があります。

ユーザーを追加する

設定ウィザードを起動したなら、ユーザーはすでに追加済みかもしれません。それでも、将来、特に会社が成長するにつれて従業員を新たに雇うときなど、さらにユーザーを追加する必要が出てくるでしょう。

組織の規模または新人採用プロセスに応じて、一度に追加するユーザーは 1 人のこともあれば、数人のこともあります。Salesforce なら、どちらもできます。追加できるユーザーの最大数は、Salesforce のエディションと、購入したユーザーライセンス数によって決まります。

ユーザーを追加する手順は、次のとおりです。

[設定] から、[クイック検索] ボックスに「ユーザー」と入力し、[ユーザー] を選択します。
単一ユーザーを追加するには、[新規ユーザー] をクリックし、一度に最大 10 人のユーザーを追加するには、[複数のユーザーを追加] をクリックします。
ユーザー名、メールアドレス、そしてメールアドレス形式の一意のユーザー名を入力します。デフォルトでは、ユーザー名はメールアドレスと同じですが、それを上書きできます。
作成するユーザーに関連付けるユーザーライセンスを選択します。ライセンスによって、各ユーザーにどのプロファイルを使用できるかが決まります。
プロファイルを選択します。
各新規ユーザーにログイン名と仮のパスワードをメールで送信するには、[パスワードをメールで送付する] を選択します。
[保存] をクリックします。

これで、Salesforce 組織にユーザーを追加する方法を学習しました。次の単元では、ユーザーがアクセスできる内容を設定することで、データを安全に保つ方法について説明します。

外出先でユーザーを管理する

ユーザー管理と [設定] へのアクセスは、デスクトップだけに限られたものではありません。外出中に管理業務を行う必要がある場合は、Salesforce モバイルアプリケーションを使用して、外出先で [設定] を実行できます。

パスワードのリセット、ユーザーの凍結、現在のシステム状態の表示などの重要な管理業務をモバイルデバイスから実行できます。

iOS および Android モバイルデバイス用の Salesforce を入手できます。App Store™ または Google Play™ から Salesforce をダウンロードしてください。

Salesforce モバイルアプリケーションへのログイン

Salesforce モバイルアプリケーションにはごく簡単にログインできます。モバイルアプリケーションにログインするには、いくつかの重要な要素が必要です。

ユーザー名
極秘のパスワード
正しいログイン URL

最後の項目は重要です。デフォルトでは、Salesforce モバイルアプリケーションは login.salesforce.com を使用する本番環境に接続します。ログイン URL は本番組織、Sandbox 組織、Developer Edition 組織で異なり、システム管理者から会社固有のログイン URL の使用を要求される場合もあります。

すべての要素の準備が整えば、いつでもログインできます。

Salesforce モバイルアプリケーションを開きます。
[サインイン] をタップします。
- iOS ユーザーが Login.salesforce.com 以外のログイン URL を使用する場合 (会社固有の [私のドメイン] ログイン URL や Sandbox にアクセスするためのログイン URL など)、をタップして適切な環境を選択します。Android ユーザーはをタップして、適切な環境を選択します。
ユーザー名とパスワードを入力します。
[ログイン] をタップします。

Trust 状況をモニタリングする

Salesforce にログインしたら、最近のシステム状況と最近表示されたユーザーを示す [概要] ページが表示されます。

[最近のシステム状況] セクションには、過去 24 時間のインスタンスのシステムパフォーマンスに関する trust.salesforce.com からの情報が表示されます。Trust.salesforce.com は Salesforce の Web サイトで、サービスの使用可能状態、パフォーマンス、セキュリティ、プライバシー、およびコンプライアンスに関する透明性を実現します。Trust 状況によって組織のパフォーマンスが影響を受けているかどうかを素早く簡単に確認し、変化があった場合はユーザーに知らせることができます。

どこからでもユーザーを凍結できる

抜き打ちテスト: あなたが席を外してコーヒーを飲んでいると、ユーザーの Salesforce アカウントが不正アクセスされた可能性があるというメールが届きました。どうすればよいでしょうか?

Salesforce をインストールしているので大丈夫。落ち着いてラテを一口飲み、モバイルデバイスから業務を遂行しましょう。

不正アクセスされたユーザーのプロファイルページに移動し、[凍結] をタップして選択します。

これで不正アクセスされたユーザーのアカウントはトラブル防止のために凍結されました。安心してコーヒーブレイクを楽しむことができます。

ここでは、Salesforce で外出時に [設定] を実行してできることについて確認しました。組織の Trust 状況を監視したり、アカウントが不正アクセスされたユーザーを凍結したりできます。コーヒーブレイクから戻ったら、デスクトップの [設定] で実行できる内容についてさらに詳しく掘り下げていきましょう。