レポートビルダーを使用したレポートの作成

レポートタイプの選択

[レポート] タブからレポートビルダーを開くには、[新規レポート] をクリックします。次に、レポートタイプを選択します。

適切なレポートタイプを選択することは、レポートの作成における最も重要なステップの 1 つです。レポートタイプを選択するときは、レポートに表示するレコードと項目を選択します。ここでちょっと一時停止して、レポートタイプの構造をしっかり理解しておきましょう。

各レポートタイプには、主オブジェクトリレーションと項目レイアウトがあります。

オブジェクトリレーションによって、レポートタイプに含まれるレコードが決まります。オブジェクトは、商談、取引先、商品などの標準またはカスタム Salesforce エンティティです。各オブジェクトリレーションでは、商談などの主オブジェクト、および必要に応じて 1 つ以上の関連オブジェクトを指定します。主オブジェクトのみを指定した場合、レポートタイプにはそのオブジェクトのレコードのみが含まれます。商品などの関連オブジェクトも指定した場合、レポートタイプには関連オブジェクトのある (または設定によっては関連オブジェクトのない) 主オブジェクトが含まれます。たとえば、[商品が関連する商談] レポートタイプには、1 つ以上の関連商品レコードがある商談レコードが含まれます。関連オブジェクトを追加する場合、次の方法でレポートタイプのオブジェクトリレーションを設定できます。

• 関連オブジェクトありの主オブジェクト — 主オブジェクトに 1 つ以上の関連オブジェクトレコードがあるレコードのみが返されます。[商品が関連する商談] の例では、レポートに表示されるレコードは、1 つ以上の関連商品レコードがある商談のみです。
• 関連オブジェクトあり/なしの主オブジェクト — 主オブジェクトに関連オブジェクトレコードがあるかないかに関係なくレコードが返されます。たとえば、カスタムレポートタイプ [Opportunities with or without Products] (商品あり/なしの商談) を作成した場合、商談は関連商品レコードがあるかどうかに関係なく表示されます。

最大 4 つの関連オブジェクトを設定でき、それぞれに「あり」または「あり/なし」を指定できます。

項目レイアウトによって、レポートタイプに含まれる項目が決まります。レポートでは、項目は多くの場合「列」になります。オブジェクトの単一インスタンス (レコード) は一連の項目で示され、各項目にもデータ型があります。データ型には、テキスト、数値、チェックボックス、日付/時間があります。たとえば、各商談レコードには [取引先名] (テキスト)、[金額] (数値)、[完了済み] (チェックボックス)、[完了予定日] (日付/時間) などの項目 (括弧内はデータ型) があります。

レポートタイプを選択したときに必要な項目がない場合や、項目が多すぎる場合は、項目を追加または非表示にするカスタムレポートタイプの作成や編集が必要となる場合があります。レポートタイプを作成、編集、または確認するには、[設定] から、[クイック検索] ボックスに「レポートタイプ」と入力し、[レポートタイプ] を選択します。

クロスオブジェクト条件の使用

条件を作成したところで、次は少し高度なクロスオブジェクト条件 (クロス条件) に挑戦してみましょう。クロス条件を使用すると、レポートタイプに定義されている元のオブジェクトに関連するオブジェクトまでレポートを拡張できます。コードを書いたり、式を使用したりしなくても、結果を微調整できるのです。最も一般的な使用例は、例外レポートです。以下は Ursa Major Solar 社の営業チームから依頼された条件の例です。

• 動きのない商談 - 過去 30 日間に活動のなかった商談。Erin はこういう商談に連絡するのは時間の無駄だと思っています。
• 孤立した取引先責任者 - 取引先のない取引先責任者。Lincoln は該当する取引先責任者を取引先に追加するか、または削除してしまおうと思っています。
• 未活動取引先 - 商談のない取引先。Lance は午後にでも該当する取引先に連絡して感触を確かめたいと思っています。

Maria は、クロス条件を使用してチームの役に立つレポートを作成できます。

1. [レポート] に移動して、[新規レポート] をクリックします。
2. [取引先と取引先責任者] レポートタイプを選択し、[続行] をクリックします。
3. [条件] をクリックし、[追加アクション] 矢印をクリックして、[クロス条件を追加] をクリックします。
   
4. [表示] ドロップダウンリストから親オブジェクトを選択します。選択した親オブジェクトによって、子オブジェクトリストに表示される関連オブジェクトが決まります。[取引先責任者] を選択します。
5. 演算子として [関連する] を選択します。
6. 子オブジェクトを [セカンダリオブジェクト] ドロップダウンから選択するか、名前で検索します。ドロップダウンリストには、選択した親オブジェクトに適合するすべての子オブジェクトが含まれます。[商談] を選択して、[適用] をクリックします。
7. 必要に応じて、次の手順でサブ条件を追加します。
   1. [商談の検索条件を追加] をクリックします。
   2. 項目を選択します。クロス条件の子オブジェクトによって使用可能な項目が決まります。たとえば、クロス条件が「取引先責任者 関連する 商談」の場合、サブ条件に商談項目を使用できます。サブ条件の [フェーズ] を選択します。
   3. [演算子] に [次の文字列と一致する] を選択します。
   4. [値] で、[商談成立] を選択します。
   5. [適用] をクリックします。
   6. [保存] をクリックします。
   7. レポートに「Contacts & Accounts with Closed Won Opportunities」 (成立した商談がある取引先責任者と取引先) という名前を付けます。[保存] をクリックします。

成功です。[商談成立] の商談に関連する取引先責任者について、取引先責任者と取引先を表示するレポートを作成できました。この種のレポートは、光熱費を削減しようとしている顧客を「Solar Celebration」に招待するために取引先責任者を識別する場合に役立ちます。[商談 金額] や [完了予定日] に別のサブ条件を追加すると、商談の規模やいつ成立したかについて詳細を調べることができます。

検索条件ロジックの使用

検索条件ロジックでは、条件に基づいて検索条件を適用できます。たとえば、Erin が Ursa Major のソーラー機器の直接顧客または再販業者である取引先責任者を確認する必要があるとします。標準の取引先レポートを絞り込めば、Erin が必要とする条件はほぼ満たされます。

1. 取引先 所有者 次の文字列と一致する Erin Donaghue
2. 種別 次の文字列と一致する 顧客 - 直接
3. 種別 次の文字列と一致する チャネルパートナー/再販業者

ただし、検索条件 2 と 3 は競合するため、レポートでデータが返されません。目的が満たされるようにこのレポートを修正するには、検索条件ロジックを追加する必要があります。検索条件ロジックを追加するには、レポートビルダーの [条件] ペインを開き、[条件] をクリックします。次に、[検索条件ロジックを追加] をクリックします。最後に、レポートに検索条件が適用される方法を指定します。検索条件ロジックの適用に使用できる演算子は次のとおりです。

Erin のニーズを満たすには、検索条件ロジックを「1 AND (2 OR 3)」に設定します。これで、レポートには Erin が所有する顧客または再販業者の取引先のみが含まれます。このレポートによって、Erin は当四半期の目標を間違いなく達成できるでしょう。