レポートビルダーを使用したレポートの作成

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。
  • ドラッグアンドドロップ方式のレポートビルダーを使用する。
  • 検索条件、クロス条件、検索条件ロジックを使用する利点について説明する。
  • 表レポートを作成する。

レポートタイプの選択

[レポート] タブからレポートビルダーを開くには、[新規レポート] をクリックします。 

次に、レポートタイプを選択します。適切なレポートタイプを選択することは、レポートの作成における最も重要なステップの 1 つです。レポートタイプを選択するときは、レポートに表示するレコードと項目を選択します。ここでちょっと一時停止して、レポートタイプの構造をしっかり理解しておきましょう。

各レポートタイプには、主オブジェクトリレーションと項目レイアウトがあります。

オブジェクトリレーションによって、レポートタイプに含まれるレコードが決まります。オブジェクトは、商談、取引先、商品などの標準またはカスタム Salesforce エンティティです。各オブジェクトリレーションでは、商談などの主オブジェクト、および必要に応じて 1 つ以上の関連オブジェクトを指定します。主オブジェクトのみを指定した場合、レポートタイプにはそのオブジェクトのレコードのみが含まれます。商品などの関連オブジェクトも指定した場合、レポートタイプには関連オブジェクトのある (または設定によっては関連オブジェクトのない) 主オブジェクトが含まれます。たとえば、[商品が関連する商談] レポートタイプには、1 つ以上の関連商品レコードがある商談レコードが含まれます。関連オブジェクトを追加する場合、次の方法でレポートタイプのオブジェクトリレーションを設定できます。

  • 関連オブジェクトありの主オブジェクト — 主オブジェクトに 1 つ以上の関連オブジェクトレコードがあるレコードのみが返されます。[商品が関連する商談] の例では、レポートに表示されるレコードは、1 つ以上の関連商品レコードがある商談のみです。
  • 関連オブジェクトあり/なしの主オブジェクト — 主オブジェクトに関連オブジェクトレコードがあるかないかに関係なくレコードが返されます。たとえば、カスタムレポートタイプ [Opportunities with or without Products] (商品あり/なしの商談) を作成した場合、商談は関連商品レコードがあるかどうかに関係なく表示されます。

最大 4 つの関連オブジェクトを設定でき、それぞれに「あり」または「あり/なし」を指定できます。

[権限セット概要] ページ

項目レイアウトによって、レポートタイプに含まれる項目が決まります。レポートでは、項目は多くの場合「列」になります。オブジェクトの単一インスタンス (レコード) は一連の項目で示され、各項目にもデータ型があります。データ型には、テキスト、数値、チェックボックス、日付/時間があります。たとえば、各商談レコードには [取引先名] (テキスト)、[金額] (数値)、[完了済み] (チェックボックス)、[完了予定日] (日付/時間) などの項目 (括弧内はデータ型) があります。

レポートタイプを選択したときに必要な項目がない場合や、項目が多すぎる場合は、項目を追加または非表示にするカスタムレポートタイプの作成や編集が必要となる場合があります。レポートタイプを作成、編集、または確認するには、[設定] から、[クイック検索] ボックスに「レポートタイプ」と入力し、[レポートタイプ] を選択します。

メモ

標準レポートタイプは編集できません。

次のセクションでは、条件を使用して特定の結果を取得する方法を説明します。

検索条件の追加

レポートビルダーを使用してデータに関する質問を行うとき、検索条件と検索条件ロジックを使用するとより具体的なデータを取得できます。また、行制限により表示される回答を限定できます。まず、これらの機能の概要を確認してから、手順に従って条件を作成しましょう。

次の条件オプションを使用してレポートのデータを絞り込むことができます。

検索条件種別
 説明
標準の検索条件
 標準の検索条件は、ほとんどのオブジェクトにデフォルトで適用されます。標準の検索条件はオブジェクトによって異なりますが、ほとんどのオブジェクトには標準の検索条件 [表示] と [日付項目] が含まれています。[表示] は、オブジェクトを共通のグルーピングで絞り込みます (「私の取引先」、「すべての取引先」など)。[日付項目] は項目 ([作成日]、[最終活動日] など) と日付範囲 (「常時」、「先月」など) で絞り込みます。
項目の絞り込み
 項目の絞り込みは、アプリケーションのレポート、リストビュー、ワークフロールール、およびその他の領域で使用できます。各検索条件で、項目、演算子、および値を設定します。表形式レポート、サマリーレポート、およびマトリックスレポートでは、[項目] ペインから [条件] ペインに項目をドラッグして、レポート検索条件を追加できます。
検索条件ロジック
 Boolean 条件を追加し、項目の絞り込みをどう評価するか制御します。検索条件ロジックを適用する前に、項目の絞り込みを少なくとも 1 つ追加する必要があります。
クロス条件
 「関連する」条件または「関連しない」条件を使用し、子オブジェクトでレポートを絞り込みます。さらに子オブジェクトの項目で絞り込むには、サブ条件を追加します。たとえば、クロス条件「取引先 関連する 商談」を指定した場合、[商談の検索条件を追加] をクリックしてサブ条件「商談名 次の文字列と一致する ACME」を作成し、条件に一致する商談のみを含めます。
行制限
 表形式レポートでは、表示する行の最大数を選択してから、並び替えする項目と並び替え順を選択します。表形式レポートが返す行数を制限すると、表形式レポートをダッシュボードテーブルコンポーネントまたはグラフコンポーネントのソースレポートとして使用できます。

ここまで理解できたところで、早速レポートを作成して絞り込みをやってみましょう。営業担当の Lance Park が Chatter で Maria をメンションし、直接顧客である取引先のレポートが欲しいと依頼しました。

  1. [レポート] に移動して、[新規レポート] をクリックします。
  2. [取引先] レポートタイプを選択し、[続行] をクリックします。
  3. 絞り込みを開始するには、[条件] をクリックします。
  4. [表示] 標準検索条件をクリックし、[私の取引先] を選択します。[適用] をクリックします。
  5. [日付項目] 標準検索条件をクリックし、[作成日] を選択します。[範囲] に、[常時] を選択します。[適用] をクリックします。
  6. [条件] ペインで、[検索条件を追加...] をクリックして、[項目の絞り込み] を含めます。
    1. 最初のドロップダウンリストから項目を選択します。この例では、[種別] を選択します。
    2. 検索条件の演算子を [次の文字列と一致する] に設定します。
    3. [値] には [顧客 - 直接] を選択し、[適用] をクリックします。
  7. [保存] をクリックします。
  8. レポートを「Direct Customer Accounts」 (直接顧客取引先) という名前で保存し、自動生成される一意の名前を受け入れます。

成功です。これで、種別が [顧客 - 直接] の取引先すべてを表示するレポート条件を作成できました。[実行] をクリックして結果を確認します。この手順の練習に使用している組織によって、実行時にレポートにデータが表示される場合とされない場合があります。

次に、便利な方法を紹介します。条件を作成するとき、項目を [項目] ペインから [条件] ペインにドラッグしてみてください。次の条件を作成する準備ができました。先行入力機能を使用して、項目を検索することもできます。

上記の例では、[次の文字列と一致する] 演算子を使用して条件を作成しましたが、他にもレポートの作成に使用できる演算子があります。ただし、演算子として [次の文字列と一致しない] を使用する場合は、パフォーマンスが低下しないか注意深く監視する必要があります。レポートのパフォーマンスが悪くなったり、タイムアウトしたりすることがあります。「検索条件の演算子リファレンス」で、検索条件の演算子の完全なリストを確認してください。

クロスオブジェクト条件の使用

条件を作成したところで、次は少し高度なクロスオブジェクト条件 (クロス条件) に挑戦してみましょう。クロス条件を使用すると、レポートタイプに定義されている元のオブジェクトに関連するオブジェクトまでレポートを拡張できます。コードを書いたり、式を使用したりしなくても、結果を微調整できるのです。最も一般的な使用例は、例外レポートです。以下は Ursa Major Solar 社の営業チームから依頼された条件の例です。

  • 商談のある取引先 - 営業サイクルの初期フェーズで停滞している商談がある取引先。Lance は午後にでも該当する取引先に連絡して次のフェーズに進められそうかを確かめたいと思っています。
  • 動きのない商談 - 過去 90 日間に活動のなかった商談。Erin はこういう商談に連絡するのは時間の無駄だと思っています。
  • 孤立した取引先責任者 - 取引先のない取引先責任者。Lincoln は該当する取引先責任者を取引先に追加するか、または削除してしまおうと思っています。

Maria は、クロス条件を使用してチームの役に立つレポートを作成できます。

  1. [レポート] に移動して、[新規レポート] をクリックします。
  2. [取引先] レポートタイプを選択し、[続行] をクリックします。
  3. [検索条件] をクリックし、[作成日] の範囲を [常時] に設定します。
  4. [追加アクション] 矢印をクリックして、[クロス条件を追加] を選択します。
    クロス条件の追加
  5. [表示] ドロップダウンリストから親オブジェクトを選択します。選択した親オブジェクトによって、子オブジェクトリストに表示される関連オブジェクトが決まります。[取引先] を選択します。
  6. 演算子として [関連する] を選択します。
  7. 子オブジェクトを [セカンダリオブジェクト] ドロップダウンから選択するか、名前で検索します。ドロップダウンリストには、選択した親オブジェクトに適合するすべての子オブジェクトが含まれます。[商談] を選択して、[適用] をクリックします。
  8. 必要に応じて、次の手順でサブ条件を追加します。
    1. [商談の検索条件を追加] をクリックします。
    2. 項目を選択します。クロス条件の子オブジェクトによって使用可能な項目が決まります。たとえば、クロス条件が「取引先 関連する 商談」の場合、サブ条件に商談項目を使用できます。サブ条件の [フェーズ] を選択します。
    3. [演算子] に [次の文字列と一致する] を選択します。
    4. [値] には [Prospecting (見込み客)]、[Qualification (評価)]、[Needs Analysis (ニーズ分析)]、[Value Proposition (価値提案)] を選択します。
    5. [適用] をクリックします。
  9. [保存] をクリックします。
  10. レポートに「Accounts with Early Stage Opportunities」 (初期フェーズの商談がある取引先) という名前を付けます。[保存] をクリックします。

成功です。初期フェーズの商談に関連する取引先を表示するレポートを作成できました。そして、取引先と商談の関係を別の角度からも見たい場合は、さらにサブ条件を追加できます。

検索条件ロジックの使用

検索条件ロジックでは、条件に基づいて検索条件を適用できます。たとえば、Erin が Ursa Major のソーラー機器の直接顧客または再販業者である取引先責任者を確認する必要があるとします。標準の取引先レポートを絞り込めば、Erin が必要とする条件はほぼ満たされます。

  1. 取引先 所有者 次の文字列と一致する Erin Donaghue
  2. 種別 次の文字列と一致する 顧客 - 直接
  3. 種別 次の文字列と一致する チャネルパートナー/再販業者

ただし、検索条件 2 と 3 は競合するため、レポートでデータが返されません。目的が満たされるようにこのレポートを修正するには、検索条件ロジックを追加する必要があります。検索条件ロジックを追加するには、レポートビルダーの [条件] ペインを開き、[条件] をクリックします。次に、[検索条件ロジックを追加] をクリックします。最後に、レポートに検索条件が適用される方法を指定します。検索条件ロジックの適用に使用できる演算子は次のとおりです。

演算子
 定義
「かつ」
 両方の値と一致するレコードを検索します。
「または」
 いずれかの値と一致するレコードを検索します。
NOT
 値を除外するレコードを検索します。

Erin のニーズを満たすには、検索条件ロジックを「1 AND (2 OR 3)」に設定します。これで、レポートには Erin が所有する顧客または再販業者の取引先のみが含まれます。このレポートによって、Erin は当四半期の目標を間違いなく達成できるでしょう。

メモ

条件を追加するときは常に、検索条件ロジックに問題が生じないか必ず再確認してください。
検索条件ロジックはクロス条件には適用されません。

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