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レポートの形式設定

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。
  • レポート形式の表形式、サマリー形式、マトリックス形式について説明する。
  • マトリックスレポートを作成する。

レポート形式の使用

使用できるレポート形式は、表形式、サマリー形式、マトリックス形式の 3 つです。デフォルトは表形式です。

レポート形式 主な使用事例 ダッシュボードでのサポート レポートグラフのサポート バケット項目** 数式** クロスオブジェクト数式**
リストの作成 true を示すチェックアイコン* true を示すチェックアイコン
サマリー グループ化と集計 true を示すチェックアイコン true を示すチェックアイコン true を示すチェックアイコン true を示すチェックアイコン
マトリックス 行と列によるグループ化と集計 true を示すチェックアイコン true を示すチェックアイコン true を示すチェックアイコン true を示すチェックアイコン

* 行制限が必要。詳細はこちら

** バケット項目と数式は、このモジュールでは取り上げません。

手順に従って各レポート形式のサンプルレポートを作成しましょう。

表レポート

表レポートは、データを最も簡単かつ迅速に表示できる方法です。スプレッドシートと同様に、簡単に列に項目が並べられ、行にそれぞれの一致するレコードが表示されます。設定は容易ですが、データのグループ作成には使用できず、ダッシュボードでの使用には制限があります。そのため、メーリングリストの生成などの作業に最もよく使用されます。Lincoln から進行中の商談すべてのレポートを要求されたとき、Maria は表レポートが最適であると判断しました。

それでは、この表レポートを作成しましょう。

メモ

メモ

この手順の実行に使用する組織に応じて、レポートの実行時にデータが表示される場合とされない場合があります。

  1. [レポート] で、[新規レポート] をクリックし、[商談] レポートタイプを選択して [続行] をクリックします。
  2. [条件] をクリックし、次の検索条件を適用します。
    1. [表示] 標準検索条件に、[すべての商談] を選択し、[完了] をクリックします。
    2. [商談状況] 標準検索条件に、[進行中] を選択し、[適用] をクリックします。
    3. 標準の [日付] 検索条件で、範囲に [作成日][当会計年度] を選択し、[適用] をクリックします。
      メモ

      メモ

      結果を迅速に取得するには、日付範囲をできるだけ狭めて設定します。レポートで広い日付範囲を調べる必要がある場合、目的の情報を表示するまでの所要時間が長くなります。

  3. [商談名]、[種別]、[リードソース]、[金額]、[完了予定日]、[次のステップ]、[フェーズ]、[確度 (%)]、[会計期間]、[商談日数]、[作成日]、[商談 所有者]、[所有者ロール]、[取引先名] の各列はすでにレポートに含まれています。
  4. [保存] をクリックします。
  5. レポートに「Open Opportunities This Year」(今年度進行中の商談) と名前を付けます。
  6. 説明を入力し、[公開レポート] フォルダにレポートを保存します。
  7. [実行] をクリックします。レポートは、次のようになります。
表レポートの例

サマリーレポート

サマリーレポートは表レポートと似ていますが、データ行のグルーピング、小計の表示、およびグラフの作成も可能です。サマリーレポートでは、他にも多くのデータ整理オプションがあり、ダッシュボードでの使用に適しています。素晴らしいですね!

サマリーレポートは、レポートではよく使用されており、多くのレポートがこの形式を取っています。

Ursa Major Solar の COO、Roberto Alvarez は、すべてのオープンカスタマーサポートケースを優先度別にグループ化して確認しようとしています。Maria が Roberto 用のサマリーレポートを作成できるようにしましょう。

メモ

メモ

この手順の実行に使用する組織に応じて、レポートの実行時にデータが表示される場合とされない場合があります。

  1. [レポート] タブで、[新規レポート] をクリックし、[カスタマーサポートレポート] フォルダから [ケース] レポートタイプを選択して [続行] をクリックします。
  2. [条件] をクリックし、次の標準検索条件を適用します。
    1. [表示] で、[すべてのケース] を選択し、[適用] をクリックします。
    2. [日付項目] で、範囲に [作成日][常時] を選択します。[適用] をクリックします。
  3. [検索条件を追加...] 選択リストから、[オープン][True] と一致するケースの項目検索条件を次のように適用します。
    1. [オープン] 検索して選択します。
    2. ドロップダウンリストから [True] を選択して、[適用] をクリックします。
  4. [ケース所有者]、[件名]、[オープン日時]、[対応期間]、[オープン]、[クローズ]、[取引先名] の各列がレポートに表示されていることを確認します。必要に応じてこれらの項目を追加します。
  5. このレポートをサマリーレポートにするには、行をグループ化する必要があります。行をグループ化するには、[アウトライン] をクリックします。
  6. [行をグループ化] で [グループを追加...] 選択リストから [優先度] を選択します。
    サマリーレポートの作成
  7. プレビューページの下部にある [詳細行] をオフにして、優先度レベルごとの合計のみが表示されるようにします。
  8. レポートに「Open Cases for All Time」(全期間のオープンケース) と名前を付け、自動生成される一意の名前を受け入れます。
  9. 説明を入力し、[公開レポート] フォルダを選択し、[保存] をクリックします。
  10. [実行] をクリックします。レポートは、次のようになります。
    サマリーレポートの例
メモ

メモ

サマリーレポートで列の表示と非表示を切り替えるには、[詳細行] をクリックします。

マトリックスレポート

マトリックスレポートでは、行および列ごとにレコードをグループ化できます。マトリックスレポートは、設定に最も時間がかかりますが、データを最も詳細に表示できる形式でもあります。

さて、マトリックスレポートはどのような場合に使用するのでしょうか? データ、特に総収益や商品の販売数量などのデータの概要を一目で把握できる方法をお探しなら、マトリックスレポート形式が最適です。

次の 2 つのレポートを見比べれば、はっきりわかります。この事例は、前会計四半期の成立月でグループ化された商談件数と合計金額を示したものです。データは同じですが、一目で理解しやすいのはどちらのレポートでしょうか?

マトリックスレポートとサマリーレポートの比較

納得できたところで、マトリックスレポートを作成してみましょう。CEO の Sita は来年度の計画を立てており、月ごとの収益のトレンドを知りたいと考えています。

基本的なレポートの作成から始めましょう。このステップでは、各月の種別ごとの売上を示すマトリックスレポートを作成します。

  1. [レポート] タブで、[新規レポート] をクリックし、[商談] レポートタイプを選択して [続行] をクリックします。
  2. [条件] をクリックし、次の標準検索条件を適用します。
    1. [表示] 標準検索条件に、[すべての商談] を選択し、[完了] をクリックします。
    2. [商談状況] 標準検索条件に、[商談成立] を選択し、[適用] をクリックします。
    3. [日付項目] 標準検索条件に、[完了予定日] を選択します。[範囲] に、[当会計四半期] を選択します。[Apply (適用)] をクリックします。
      メモ

      メモ

      結果を迅速に取得するには、日付範囲をできるだけ狭めて設定します。レポートで広い日付範囲を調べる必要がある場合、目的の情報を表示するまでの所要時間が長くなります。

  3. レポートを合計金額で集計するには、[金額] 列の [追加アクション] ドロップダウン矢印をクリックします。次に、[集計] をクリックし、[合計] を選択します。
  4. レポート形式をマトリックスに変更するには、まず行を [完了予定月]、列を種別でグループ化します。グループ化を開始するには、[アウトライン] をクリックします。
    1. [行をグループ化] で [グループを追加...] 選択リストから [完了予定月] を選択します。
    2. [列をグループ化] で [グループを追加...] 選択リストから [種別] を選択します。
  5. マトリックスレポートを表示するときに、レポートの詳細を非表示にする場合もあります。通常は、その方が理解しやすくなります。レポートの詳細を非表示にするには、[詳細行] をオフにします。
  6. レポートを「Opportunities by Sum of Amount」(合計金額別商談) という名前で保存し、自動生成される一意の名前を受け入れます。
  7. [レポート実行] をクリックします。
  8. レポートは、次のようになります。
    マトリックスレポートの例