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Lightning Experience のレポートおよびダッシュボードの概要

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。
  • ビジネスニーズをレポートで回答可能な質問に言い換える。
  • レポート、ダッシュボード、レポートタイプの違いを説明する。

レポートおよびダッシュボードの概要

ビジネスで疑問が生じたとき、Salesforce データにその答えがあります。レポートの作成依頼は、通常、質問形式です。この質問には次のようなものがあります。
  • 売上上位の商品は?
  • 最も価値の高い見込み客は?
  • 最も成功しているマーケティングキャンペーンは?
  • 顧客の満足度は?

レポートを作成する前に、その質問を理解してフォローアップの質問をし、要件を記述してから、それらの要件をレポート条件に対応付けます。

Ursa Major Solar のシステム管理者である Maria Jimenez の事例を見てみましょう。ある日、同社の CEO である Sita Nagappan-Alvarez が、ビジネスが順調かどうかを聞きに来ました。特に、売上上位の商品が何かを知りたいようです。

売上上位の商品について話をしている Maria と Sita

Maria は Sita から元の質問を受け、フォローアップの質問でその内容を明確にしました。

情報の種別
元の質問 売上上位の商品は?
Maria のフォローアップの質問
  • 売上上位の商品の売上とは金額か、数量か?
  • 商品ファミリでグループ化した結果を表示する必要があるか?
  • どの日付の範囲を使用するか?
  • 販売が停止された商品も引き続きレポートに表示するか?
要件
  • ここでの「売上上位」は金額ではなく数量を意味する。
  • 商品ファミリで商品をグループ化する。
  • すべての [商談成立] 商談を表示する。
  • 無効な商品は表示しない。
条件
  • レポートタイプ = 商品が関連する商談
  • レポート形式 = サマリー
  • グルーピング = 商品ファミリ
  • 表示 = すべての商談
  • 日付項目 = 完了予定日
  • 範囲 = 当会計年度
  • 条件 = 商品 次の文字列と一致する 有効
  • 条件 = 商談 フェーズ 次の文字列と一致する 商談成立
  • 検索条件ロジック = 1 AND 2

上記の [条件] 項目のそれぞれが何を意味しているかわからない方もいらっしゃるでしょう。これらのトピックについては、このモジュールを進めるなかで詳細に説明しますので安心してください。

ここで抑えておくべき点は、会社のほとんどの人が、Sita が Maria に尋ねたような質問を抱えてあなたのところにやってくるということです。以下は、Ursa Major Solar の人々が Maria に尋ねる一般的な質問です。
  • その日の電話連絡の予定を立てているアカウントエグゼクティブの Lincoln Ulrich から、彼のチームがどの見込み客に最初に連絡すべきか質問される。
  • 去年の夏にセルフサービスコミュニティをロールアウトした後の偏向率の月次推移を分析している COO の Roberto Alvarez から、過去 1 年間の状況を尋ねられる。
  • 会社の年次計画の作成に追われている CEO の Sita から、今後の方向性を決定するために、リード数が最も多い都市はどこかと質問される。

日、月、年など期間を問わず、こうしたシナリオのそれぞれでレポートまたはダッシュボードを使用すれば、各チームメンバーがアクションを実行して成果を出すために必要なインサイトを提供できます。そのためには、質問をユーザが必要とするレポートまたはダッシュボードに変換する必要があります。

このまま読み進んで、会社のレポートとダッシュボードの使用を開始する方法を学習してください。さらに、次のレポートとダッシュボードの概要に関する動画をご覧いただくこともできます。

レポートとは?

最もシンプルな形式のレポートは、定義した条件を満たすレコード (商談や取引先など) を示すリストです。けれども、レポートは単なるリストに留まりません。必要なデータを取得するために、レコードの絞り込み、グループ化、算術処理を行うことができます。また、グラフにしてわかりやすく表示することも可能です!

Sita に売上上位の商品を尋ねられた Maria は、全商談とその商品のリストを返すレポートを作成しました。そして、次の操作を行いました。

  • 「有効」な商品の商談で、本会計年度に成立したもののみを表示するように絞り込む。
  • 商品ファミリ別にグループ化する。
  • 合計売上数を集計する。
  • 結果を縦棒グラフで表示して、Sita がすぐにわかるようにする。

Maria は自らの業務に関して疑問を抱いたときはいつもレポートを利用していますが、その理由はこうした高度な分析が可能であるためです。Ursa Major Solar の全員が Maria のレポートを当てにしています!

すべてのレポートはフォルダに保存されます。レポートフォルダによって、誰が「参照」、「編集」、または「管理」権限を持ち、どのような方法でレポートにアクセスできるかが制御されます。フォルダは、公開、非表示、共有のいずれにもできます。フォルダの内容へのアクセス権を持つユーザの制御は、ロール、権限、公開グループ、テリトリー、ライセンスの種類に基づいて行います。フォルダを組織全体で使用できるようにしたり、非公開にして所有者のみにアクセス権を与えたりすることもできます。

ダッシュボードとは?

ダッシュボードとは、組織のレコードの主要な総計値とトレンドを視覚的に表示するものです。ダッシュボードコンポーネントとレポートは 1:1 の関係です。つまり、ダッシュボードコンポーネントごとに、1 つのソースレポートが存在します。ただし、同じレポートを 1 つのダッシュボードの複数のダッシュボードコンポーネントに使用することは可能です (たとえば、同じレポートを棒グラフと円グラフの両方に使用できます)。1 つのダッシュボードページに複数のダッシュボードコンポーネントを表示できるため、効果的な視覚表示が可能で、また、営業パフォーマンスやカスタマーサポートなど、テーマが共通する複数のレポートを取り込む手段になります。

レポートと同様、ダッシュボードはフォルダに保存され、フォルダ単位でユーザのアクセスが制御されます。フォルダにアクセスできれば、そのダッシュボードを表示できます。ただし、ダッシュボードコンポーネントを表示するには、基礎となるレポートへのアクセス権も必要です。

各ダッシュボードには実行ユーザがおり、そのユーザのセキュリティ設定によってダッシュボードに表示されるデータが決まります。実行ユーザが特定の 1 ユーザである場合、すべてのダッシュボード閲覧者には、閲覧者個々のセキュリティ設定に関係なく、実行ユーザのセキュリティ設定に基づいてデータが表示されます。このため、情報が必要以上に開示されないように、実行ユーザは慎重に選択する必要があります。たとえば、営業マネージャをチームのリーダーボードの実行ユーザに設定します。これにより、チームメンバーは自分のチームのリーダーボードを閲覧できますが、他のチームのリーダーボードは閲覧できません。

動的ダッシュボードは、実行ユーザが常にログインユーザであるダッシュボードです。そのため、ユーザにはそれぞれのアクセスレベルに応じたダッシュボードが表示されます。必要以上のアクセス権が付与されることに懸念がある場合は、動的ダッシュボードを検討してください。

レポートタイプとは?

レポートタイプとは、テンプレートと同様、レポートを簡単に作成できるようにするものです。レポートタイプによって、レポート作成時に使用可能な項目とレコードが決まります。これは、主オブジェクトと関連オブジェクト間のリレーションに基づいています。たとえば、[取引先と取引先責任者] レポートタイプでは、「取引先責任者」が主オブジェクトで「取引先」が関連オブジェクトです。

レポートには、レポートタイプで定義された条件を満たすレコードのみが表示されます。Salesforce では、定義済みの標準レポートタイプが用意されています。標準レポートタイプに必要な項目が含まれていない場合は、カスタムレポートタイプの作成が必要になることもあります。

たとえば、Lincoln が Chatter で Maria をメンションし、リード数が最多の都市はどこかと質問するとします。Maria が「リード」という標準レポートタイプを基にリードレポートを作成すれば、その答えがわかります。けれども、Lincoln が「活動」のあるリードのみを知りたい場合には対応できません。「リード」標準レポートタイプでは (活動の有無を問わず) すべてのリードが返されるためです。Maria は平然と対応します! リードを主オブジェクト、活動を関連オブジェクトとする「Leads with Activities (活動が関連するリード)」という名前のカスタムレポートタイプを作成すればいいことを心得ているためです。このレポートでは活動のあるリードのみが返されます。ですから Maria が新しい「Leads with Activities 」レポートタイプに基づくレポートを作成すれば、質問に回答できます。

フォルダ、ダッシュボード、レポート、レポートタイプ間のリレーションを示す画像