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レポートを絞り込む

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

  • 各種レポート検索条件の価値を説明する。
  • レポートに検索条件を適用する。
  • 検索条件ロジックを使用して検索条件に条件を追加する。
メモ

メモ

このバッジのハンズオン Challenge は日本語、スペイン語 (LATAM)、ポルトガル語 (ブラジル) に対応しています。Playground の言語を変更するには、こちらの指示に従ってください。日本語等、翻訳された言語と英語に差異がある可能性があります。英語以外の言語での指示に従って Challenge に合格できなかった場合は、[Language (言語)] と [Locale (地域)] をそれぞれ [English (英語)]、[United States (アメリカ合衆国)] に切り替えてからもう一度お試しください。

検索条件の追加

レポートビルダーを使用してデータに関する質問を行うとき、検索条件を使用するとより具体的なデータを取得できます。 

まず、これらの機能の概要を確認してから、手順に従って検索条件を作成しましょう。

次の条件オプションを使用してレポートのデータを絞り込むことができます。

検索条件種別 説明

標準の検索条件

ほとんどのオブジェクトには標準の検索条件が含まれています。標準の検索条件はオブジェクトによって異なりますが、ほとんどのオブジェクトには標準の検索条件 [Show Me (表示)] と [Created Date )作成日)] が含まれています。[Show Me (表示)] は、オブジェクトを共通のグルーピングで絞り込みます (「My accounts (私の取引先)」、「All Accounts (すべての取引先)」など)。[Date Field (日付項目)] は項目 ([Created Date (作成日)]、[Last Activity (最終活動日)] など) と日付範囲 (「All Time (常時)」、「Last Month (先月)」など) で絞り込みます。

項目の絞り込み

項目の絞り込みは、アプリケーションのレポート、リストビュー、ワークフロールール、およびその他の領域で使用できます。各検索条件で、項目、演算子、および値を設定します。項目の検索条件を追加するには、[Filters (検索条件)] タブの検索バーを使用するか、[Fields (項目)] リストから項目をドラッグします。

検索条件ロジック

Boolean 条件を追加し、項目の絞り込みをどう評価するか制御します。検索条件ロジックを適用する前に、項目の絞り込みを少なくとも 1 つ追加する必要があります。

クロス条件

「関連する」条件または「関連しない」条件を使用し、子オブジェクトでレポートを絞り込みます。さらに子オブジェクトの項目で絞り込むには、サブ条件を追加します。たとえば、クロス条件「Accounts with Opportunities (取引先 関連する 商談)」を指定した場合、[Add Opportunity Filter (商談の検索条件を追加)] をクリックしてサブ条件「Opportunity Name equals ACME (商談名 次の文字列と一致する ACME)」を作成し、条件に一致する商談のみを含めます。

行制限

グループ化されていない (表形式) レポートでは、表示する行の最大数を選択してから、並び替えする項目を選択し、並び替え順を指定します。表形式レポートが返す行数を制限すると、表形式レポートをダッシュボードテーブルコンポーネントまたはグラフコンポーネントのソースレポートとして使用できます。

Lance が検索条件を追加することでレポート結果を絞り込み、直接顧客のみを表示する方法を見てみましょう。

  1. [Reports (レポート)] に移動し、Direct Customer Accounts (直接顧客取引先) レポートを開き、[Edit (編集)] をクリックします。
  2. [Filters (検索条件)] をクリックします。
  3. [Show Me (表示)] 標準検索条件をクリックし、[My accounts (私の取引先)] を選択し、[Apply (適用)] をクリックします。
  4. [Filters (検索条件)] タブで、[Add filter (検索条件を追加)] をクリックします。
    1. [Type (種別)] 項目を選択します。
    2. 検索条件の演算子を [Equals (次の文字列と一致する)] に設定します。
    3. [Value (値)] には [Customer - Direct (顧客 - 直接)] を選択し、[Apply (適用)] をクリックします。
  5. [Save & Run (保存 & 実行)] をクリックします。

成功です。これで、Lance は種別が [Customer - Direct (顧客 - 直接)] の取引先すべてを表示するレポート条件を作成できました。 

メモ

この手順の練習に使用している組織によって、実行時にレポートにデータが表示されない場合があります。

上記の例では、[Equals (次の文字列と一致する)] 演算子を使用して条件を作成しましたが、レポートの作成で使用できる演算子は他にもあります。ただし、[Not equals (次の文字列と一致しない)] を使用する場合は、パフォーマンスが低下しないか注意深く監視する必要があります。[Not equals (次の文字列と一致しない)] 演算子を使用すると、レポートの実行が遅くなったり、タイムアウトしたりすることがあります。「検索条件の演算子リファレンス」で、検索条件の演算子の完全なリストを確認してください。

クロス条件を使用する

検索条件を作成したところで、次は少し高度なクロス条件に挑戦してみましょう。クロス条件を使用すると、レポートタイプに定義されている元のオブジェクトに関連するオブジェクトまでレポートを拡張できます。コードを書いたり数式を使用したりしなくても、結果を微調整できるのです。最も一般的な使用例は、例外レポートです。以下は Ursa Major Solar 社の営業チームから依頼された条件の例です。

  • 商談のある取引先: 営業サイクルの初期フェーズで停滞している商談がある取引先。Lance は午後にでも該当する取引先に連絡して次のフェーズに進められそうかを確かめたいと思っています。
  • 動きのない商談: 過去 90 日間に活動のなかった商談。Erin はこういう商談に連絡するのは時間の無駄だと思っています。
  • 孤立した取引先責任者: 取引先のない取引先責任者。Ursa Major Solar のアカウントエグゼクティブである Lincoln Ulrich は該当する取引先責任者を取引先に追加するか、または削除してしまおうと思っています。

Lance のために、初期フェーズの商談がある取引先を検索するクロス条件を使用してレポートを作成しましょう。

  1. [Reports (レポート)] に移動して、[New Report (新規レポート)] をクリックします。
  2. [Accounts (取引先)] レポートタイプを選択し、[Start Report (レポートを開始)] をクリックします。
  3. [Filters (検索条件)] をクリックし、[Created Date (作成日)] の範囲を [All Time (常時)] に設定します。
  4. [Filters (検索条件)] タブで、[More Actions (追加アクション)] 矢印をクリックして、[Add Cross Filter (クロス条件を追加)] をクリックします。

[Add cross filter (クロス条件を追加)] メニュー項目。

5.[Show Me (表示)] ドロップダウンリストから親オブジェクトを選択します。選択した親オブジェクトによって、子オブジェクトリストに表示される関連オブジェクトが決まります。[Accounts (取引先)] を選択します。

6.演算子として [with (関連する)] を選択します。

7.子オブジェクトを [Secondary Object (セカンダリオブジェクト)] ドロップダウンから選択するか、名前で検索します。[Opportunities (商談)] を選択して、[Apply (適用)] をクリックします。
クロス条件を作成する設定。

8.必要に応じて、次の手順でサブ条件を追加します。

  1. [Add Opportunities Filter (商談の検索条件を追加)] 検索ボックスをクリックします。
  2. 項目を選択します。クロス条件の子オブジェクトによって使用可能な項目が決まります。たとえば、クロス条件が「Accounts with Opportunities (取引先 関連する 商談)」の場合、サブ条件に商談項目を使用できます。サブ条件の [Stage (フェーズ)] を選択します。
  3. [Operator (演算子)] に [equals (次の文字列と一致する)] を選択します。
  4. [Value(s) (値)] には [Prospecting (見込み客)][Qualification (評価)][Needs Analysis (ニーズ分析)][Value Proposition (価値提案)] を選択します。
  5. [Apply (適用)] をクリックします。
    複数のフェーズを選択してサブ条件を定義する操作。

9.[Save (保存)] をクリックします。

10.レポートに Accounts with Early Stage Opportunities (初期フェーズの商談がある取引先) という名前を付け、デフォルトの一意のレポート名を受け入れます。

11.[Save (保存)] をクリックします。

成功です。初期フェーズの商談に関連する取引先を表示するレポートを作成できました。リストをさらに絞り込みたい場合は、さらにサブ条件を追加できます。

検索条件ロジックの使用

検索条件ロジックでは、条件に基づいて検索条件を適用できます。Erin が今週は、成立する可能性がある程度高い商談と余分な労力を費やしてもよいほどの高額商談に営業活動を集中させたいと考えているとします。  

Erin のために、商談レポートを作成しましょう。まず、[Close Date (完了予定日)] を [All Time (常時)] に設定して、このサンプルレポートにデータが表示されるようにします。 

次に 2 つの検索条件を設定します。

  1. Amount (金額) > 100000
  2. Probability (%) (確度) > 50%

この設定では、データが 1 と 2 の両方に一致した場合に結果が返されます。一方、Erin はデータが検索条件のどちらかまたは両方に一致した場合に結果を表示したいと考えています。

この場合には検索条件ロジックを使用します。[Filters (検索条件)] ペインで [More Actions (追加アクション)] 矢印をクリックし、[Add Filter Logic (検索条件ロジックを追加)] を選択します。

「1 AND 2」を「1 OR 2」に変更し、[Apply (適用)] をクリックします。これで、商談金額が $100,000 より多いか、または確度が 50% より大きい場合にレポート結果が表示されます。

検索条件ロジックでは次の操作がサポートされています。グループ化するには、「(1 OR 2) AND 3 AND NOT 4」のように括弧を使用します。

演算子 定義

「かつ」

両方の値と一致するレコードを検索します。

「または」

いずれかの値と一致するレコードを検索します。

NOT

値を除外するレコードを検索します。検索条件ロジックで NOT を使用するか、検索条件定義で [Not eaual (次の文字列と一致しない)] または [Does not contain (次の文字列を含まない)] を使用することで、値を除外できます。 

レポート実行ページで検索条件をロックする

レポートビルダーで検索条件を追加すると、レポート実行ページで検索条件値を選択できるようになります。レポートを表示しているユーザーはレポートビルダーで設定された値とは異なる検索条件値を選択できます。

ただし、レポート実行ページで検索条件値を変更されないようにする場合はどうすればよいでしょうか?

Erin は間接販売チームと共有したい商談レポートがありますが、パートナー商談のデータのみを共有し、その他のリードソースのデータは共有しないようにしたいと考えています。どうすればよいでしょうか? それには検索条件値をロックします。 

商談レポートで、Erin は [Lead Source (リードソース)] 検索条件を設定し、検索条件値を [Contains (次の文字列を含む)]、Partner (パートナー) とします。[Locked (ロック済み)] チェックボックスをオンにして、[Apply (適用)] をクリックします。

[Locked (ロック済み)] チェックボックスの場所。

これで、レポート実行ページで条件アイコンをクリックすると、この検索条件が設定されてロックされていることが表示されます。 

条件アイコン、ロックされている [Partner (パートナー)] 検索条件、[Lead Source (リードソース)] 列のエントリが強調表示されているレポート実行ページ。

リソース

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