AppExchange を使用したレポート戦略の拡張
学習の目的
AppExchange からのアプリケーションのインストール
レポートやダッシュボードを作成する場合、まず既存のレポートをコピーして、ニーズに合わあせて変更するというのが一般的な方法です。でも変更元となるサンプルレポートやダッシュボードはどこから持ってくれば良いのでしょうか? Ursa Major Solar のシステム管理者である Maria は、AppExchange を使用しています。
AppExchange には、Salesforce Labs が作成したレポートおよびダッシュボードのサンプルパッケージが用意されています。これらはダウンロードして Sandbox や本番環境にインストールできます。パッケージは無料で、レポートやダッシュボードはすべてコピーしてニーズに合わせて変更できます。
人気があるのは次のトピックです。
- Salesforce Adoption ダッシュボード
- Salesforce CRM ダッシュボード
- Sales Activity ダッシュボード
- Clean Your Room! ダッシュボード
- サービス & サポートのダッシュボード
- 知識ベースのダッシュボードおよびレポート
- Salesforce Chatter ダッシュボード
- Chatter Challenge Dashboard
セールス、サービス、アクティビティ、CRM、採用関連など、どのダッシュボードにもサンプルレポートとダッシュボードが用意されています。
一部のアプリケーションにはタブ、項目、オブジェクトなどが含まれています。そして、組織に適用される Salesforce のガバナと制限があります。アプリケーションは管理パッケージと未管理パッケージのいずれかであり、どちらの種別を選択したかによって全体的な制限の影響は異なります。アプリケーションをインストールするときは、制限に留意してください。このトピックについての詳細を学ぶには、「AppExchange ソリューション」バッジを獲得してください。
主な選択肢としては次のようなものがあります。
- 本番と Sandbox のどちらにインストールするか?
- 通常、AppExchange のアプリケーションは最初に Sandbox にインストールするのがベストです。レポートおよびダッシュボードについては、次のことを考慮します。
- 一部のパッケージには、いくつかのカスタム項目がバンドルされています。
- レポート、ダッシュボード、フォルダ、カスタム項目にはすべて名前が付いており、組織の既存の名前と競合する可能性があります。
- すべてのパッケージには、レポートフォルダとダッシュボードフォルダのいずれかまたは両方が含まれています。
- インストールの内容が具体的に決まったところで、今度はインストール先を決めます。
- 通常、AppExchange のアプリケーションは最初に Sandbox にインストールするのがベストです。レポートおよびダッシュボードについては、次のことを考慮します。
パッケージ内のコンポーネントは、インストール中にすべてプレビューできます。
- 権限を付与する対象は、管理者のみ、すべてのユーザ、特定のプロファイルのどれにするか?
- これらのレポート、ダッシュボード、フォルダ、および場合によってはカスタム項目へのアクセス権を誰に付与するか、という問題をインストール前にある程度固めておくと良いでしょう。インストール後にプロファイルやフォルダ共有設定を更新する手間が省けます。
インストールが正常に完了すると、確認メールが届きます。これで準備完了です!
インストール済みパッケージへのアクセス
インストールしたパッケージを見つける手順は、次のとおりです。
- [設定] から、[クイック検索] ボックスに「インストール済みパッケージ」と入力し、[インストール済みパッケージ] を選択します。
- インストールしたパッケージの名前をクリックします。この名前は、AppExchange からパッケージをダウンロードしたページ上の名前と同じです。
- [コンポーネントを表示] をクリックします。
- [パッケージの詳細] ページが開き、レポート、ダッシュボード、フォルダ、カスタム項目などを含むすべてのコンポーネントが表示されます。すべてのレポートおよびダッシュボードを参照する最も簡単な方法は、Salesforce の [レポート] タブから参照することです。
これで先ほどインストールしたレポートとダッシュボードがすべて表示されました。
レポートの変更
既存のレポートを変更する前に、取っておく必要があるかもしれないレポートを上書きしてしまわないように、コピーを作成することを忘れないようにしましょう。
これで安全にレポートをカスタマイズできます。
Lightning Experience でサポートされない機能を含む AppExchange レポートまたはダッシュボードを開くと、サポートされない機能は抑制されますが、削除はされません。その機能は Lightning Experience には表示されませんが、Salesforce Classic でレポートまたはダッシュボードを開くと表示されます。詳細は、「Lightning Experience の制限」を参照してください。
既存のレポートの変更に慣れるまでは、列の追加や削除、列の順序の変更、日付範囲項目や条件の変更など簡単な操作を試してみましょう。慣れてきたら、新しい条件の追加やレポート形式の変更も行うことができます。変更するときには、必ず頻繁に保存してください。また、プレビューペインには限られたレコードしか表示されないため、[レポートを実行] をクリックして最終的な結果を確認してください。
ダッシュボードの変更
レポートと同様に、他のユーザのダッシュボードを変更してしまわないように、必ずコピーを作成してください。
ダッシュボードをコピーするには、ダッシュボードを開き、[編集] ボタンの右にある矢印をクリックして [別名で保存] を選択します。
名前を入力し、フォルダを指定して、[作成] をクリックします。次に、[編集] をクリックし、ドラッグアンドドロップダッシュボードビルダーの編集モードでダッシュボードを開きます。最初に作成された状態のダッシュボードが表示されます。では、詳しく見ていきましょう。 
コンポーネントと検索条件の追加 [1]、コンポーネントの変更 (
をクリック) [2]、コンポーネントのドラッグアンドドロップ [3]、コンポーネントの再配置 [4] ができます。
ダッシュボードを初めて変更するときには、ダッシュボードコンポーネントの種類のみを変更してみるのがベストです。これには、1 つのレポートを選択し、各種類のダッシュボードコンポーネントに表示されたのと同じレポートを使用してダッシュボードを作成します。これは、各種類のダッシュボードコンポーネントのしくみを理解するのに役立ちます。
一般的なカスタマイズ
レポートとダッシュボードパッケージをインストールする方法を覚え、パッケージの内容を理解したところで、いよいよ変更を行ってみましょう。開始する前に、必ず [別名で保存] を使用することを忘れないでください。
既存のレポートまたはダッシュボードの一般的なカスタマイズ方法として、次のようなものがあります。実際に試してみてください。
- 日付範囲を追加する
- 相対日付値を使用する (今日、昨日、先週、先月など)
- 所有者別にグループ化する
- ダッシュボードコンポーネントの種類を変更する
- 列の順序を変更する
- 列を追加または削除する
- レポート形式を表形式、サマリー形式、またはマトリックス形式に変更する
- ダッシュボードコンポーネントを追加する
