Chatter グループと協力

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。
  • グループについて説明する。
  • グループの管理機能を見つけ、使用する。
  • 公開グループと非公開グループを作成する。

グループの概要

グループは Chatter でメインにコラボレーションを行う場です。プロジェクトについてのグループを編成して、すべてのプロジェクト参加者を追加することができます。メンバーはグループフィードを使用して情報を交換したり、意思決定を処理したり、質問と回答をしたりします。議論の内容がプロジェクト、トピック、事業部門など何であれ、その内容をサポートするグループを作成できます。ユーザはグループを使用して、全員が足並みを揃えて業務を遂行するために不可欠な知識を形成、保持、共有できます。

グループページ

グループの種別

Salesforce では、さまざまな用途と利用者に対応するグループ種別を用意しています。
  • 公開グループはすべての従業員に表示および公開されます。公開グループには社内の誰もが参加でき、投稿、コメント、ファイルの追加などを行うことができます。
  • 非公開グループは、メンバー専用のグループです。ユーザは非公開グループへの参加申請をする必要があります。グループメンバーのみが、投稿、コメント、ファイルの追加を行うことができます。非メンバーには、グループの写真と説明が表示されますが、グループフィードやファイルは表示されません。顧客など外部ユーザのグループへの参加を許可する場合は、グループ所有者またはグループマネージャが招待する必要があります。
  • リストに記載しないグループは、招待によってのみ参加でき、リストビューまたは検索結果には表示されません。リストに記載しないグループは、グループメンバー以外には表示されません。グループ所有者またはグループマネージャのみが、ユーザを招待してリストに記載しないグループに参加させることができます。システム管理者が、リストに記載しないグループを作成するオプションを有効にする必要があります。その手順については、この後すぐに説明します。
  • [ブロードキャストのみ] グループは発表を行うためのものです。ブロードキャストのみのグループの所有者とマネージャのみが投稿できます。ただし、グループメンバーはそれらの投稿にコメントできます。どの種別のグループもブロードキャストのみにできます。
メモ

メモ

システム管理者は、グループレイアウトを変更して、要素を含めたり、除外したりすることができます。たとえば、[グループを作成] ダイアログに [ブロードキャストのみ] オプションを表示するか否かを選択できます。グループの作成時に目的のコントロールが見当たらない場合は、[設定] | [グループレイアウト] を通じてグループレイアウトを調整します。

エンゲージメントの監視

すべてのグループには [エンゲージメント] タブがあり、グループのメンバーシップと活動を経時的に監視できます。

グループの [エンゲージメント] タブ

[エンゲージメント] タブを使用すると、グループの活発度、活動の頻度やグループメンバーシップの安定性に加え、さまざまな計数の集計を監視できます。計数には、メンバー数、投稿数、質問数、未回答の質問数、いいね! の数、コメント数などがあります。

グループの例

会社の Chatter を設定するとき、初めに、共通の関心事や機能チームでまとめたグループを作成します。たとえば、研究開発、セールス、マーケティングで商品関連グループを作成したり、社内トレーニング、人事、設備などのグループを設定したりします。Chatter グループを利用すると、コラボレーションやプロジェクト管理が容易になり、最新情報も把握しやすくなります。

他の企業におけるグループの成功例として、次のようなものがあります。すでに説明したように、グループは公開して全従業員を対象にすることも、非公開にして特定のユーザを対象にすることもできます。

会社全体 (公開 — 社内向け)
すべての従業員をこのグループに追加し、グループを使用して全社的なトピックの議論や連絡事項の伝達を行います。
<プロジェクト名> チーム (非公開)
チームメンバーをこのグループに追加して、プロジェクトでのコラボレーション、フィードバックの提供、ドキュメントの共有などを行えるようにします。
競合 (公開 — 社内向け)
顧客対応をする従業員と社内の競合および商品のエキスパートをつなぎ、適切なメンバーが連絡を取り合い、情報を共有できるようにします。
商品フィードバック (公開)
セールスおよびカスタマーサービスチームが顧客のフィードバックを直接 R&D およびエンジニアリングに提供します。
マーケティング (非公開)
クリエイティブキャンペーンのコンセプト、イベントの詳細、およびマーケティングのアイデアをチーム全体で共有します。
セールス (公開 — 社内向け)
営業担当者が事例、戦略、契約獲得のヒントを共有できます。
<顧客名> チーム (非公開)
案件の主要担当者全員がプレゼンテーション、計画、および商品について容易にコラボレーションできるグループを作成します。たとえば、「Acme July Meeting」という名前の顧客訪問用のグループを開設し、セールス、技術者、マーケティング、サポート、エンジニアリングを招待して全員で連携します。
<部署名> ポリシー (ブロードキャスト — 社内向け)
ディビジョン、部署、またはチームのポリシーをブロードキャストし、メンバーからのフィードバックを収集するためのフォーラムを提供します。メンバーは投稿できませんが、投稿されたものにコメントできます。

グループの作成

ほとんどの組織で役立つと思われるグループ、つまりメンバーである顧客を許可する公開グループと非公開グループの 2 つを作成してみることにしましょう。どちらのグループにも、レコード (商談、取引先、ケースなど) を関連付けられるようにします。
重要

重要

このモジュールの内容および実践的な Challenge に取り組むときには、必ず Trailhead Playground にログインしてください。Playground を使用すれば、本番組織のデータを変更してしまったり、会社の Chatter フィードに実際に投稿されてしまうようなことは起こりません。

リストに記載しないグループの有効化

グループには、「リストに記載しない」という種別があります。リストに記載しないグループは検索しても見つかりません。リストに記載しないグループには、招待されないと参加できません。リストに記載しないグループを作成すると、公にできない内容について特定の対象者と話し合う非公開のスペースを設けることができます。たとえば、未確定でも可能性がありそうな案件や報酬、個人の業績について話せるような場が必要なことがあります。

リストに記載しないグループの作成はデフォルトで無効になっています。ですから、グループの作成を開始する前に、[Chatter 設定] に移動して、リストに記載しないグループを有効にします。
メモ

メモ

リストに記載しないグループを有効にするには、「リストに記載しないグループを管理」権限が必要です。

  1. [設定] の [クイック検索] ボックスに「Chatter 設定」と入力し、[Chatter 設定] をクリックして [編集] をクリックします。

    [設定] の [Chatter 設定]
  2. [グループ内のレコードを許可] (1) はデフォルトで選択されている可能性が高いですが、選択されていない場合は選択します。
  3. [リストに記載しないグループを有効化] (2) を選択します。
  4. [保存] (3) をクリックします。

公開グループを作成する

「Volunteer Central (ボランティアセントラル)」という公開グループを作成します。Volunteer Central は、ボランティアイベントに関する情報を共有するためのグループです。

  1. Salesforce で、[グループ] タブをクリックします。表示されない場合は、アプリケーションランチャーを開き、「グループ」を検索して、その結果をクリックします。

    アプリケーションランチャー

  2. [グループ] リストページで、[新規] をクリックして、[新規グループ] ウィンドウを開きます。

    [新規グループ] ウィンドウ

    メモ

    メモ

    グループのレイアウトと機能を選択できるようにグループをカスタマイズできます。グループをこのようにカスタマイズすると、ユーザに [グループの種別を選択] ダイアログが表示されます。

    グループの種別ウィンドウ

    グループレコードタイプを使用したグループのカスタマイズについての詳細は、この単元の「リソース」セクションを参照してください。
  3. グループに関する情報を入力します。
    • 名前: Volunteer Central (ボランティアセントラル)
    • 説明: This is an open group for all employees to find information about volunteer opportunities, ask questions about volunteering, and share volunteer experiences. (全従業員がボランティアの機会に関する情報を探したり、ボランティアに関する質問をしたり、ボランティア体験を共有したりできるオープングループです。)
    • [情報] に、共有するグループの詳細を入力し、リッチテキストエディタコントロールを使用して詳細の書式を設定します。
      ヒント

      ヒント

      グループを作成すると、グループメールアドレスが [グループのメール] に表示されます。グループメールアドレスは、グループページの右側の列にも表示されます。

    • 所有者 — いずれかのユーザをグループ所有者に割り当てます。名前の入力を開始すると表示されるリストからユーザを選択します。ここでは誰も指定しないで自分でグループを所有することもできます。
    • グループが作成されると、[メンバー数] に自動的に人数が表示されます。
    • [レコードタイプ] には、手順 3 で選択したフィード種別 ([投稿] または [質問]) が表示されます (選択が可能であった場合)。
    • アーカイブ — 適切なロールまたは権限があれば、グループを編集してここで [アーカイブ] とマークすることができます。デフォルトでは、90 日間活動がない場合、グループはアーカイブされます。自動的にアーカイブされないようにするには、[自動アーカイブを無効化] を選択します。
      メモ

      メモ

      Chatter グループがアーカイブされると、グループメンバーはメッセージを投稿したり、グループでファイルを共有したりできなくなります。ただし、以前の投稿やコメント、ファイルは、引き続き参照できます。グループのメンション (@[group_name]) はそのグループのフィード活動としてカウントされず、グループのアーカイブを遅らせることにはなりません。グループ所有者、グループマネージャ、「すべてのデータの編集」権限のあるユーザは、いつでもグループを手動でアーカイブしたり、グループの自動アーカイブ設定を編集したりできます。

    • アクセス種別: 公開
    • 顧客はこのグループに参加できないため、[顧客を許可] はオフのままにします。
    • [ブロードキャストのみ] チェックボックスが選択可能でオフになっている場合も、オフのままにします。
  4. [保存 & 次へ] をクリックします。
  5. [画像をアップロード] をクリックして、ボランティアグループの画像を選択し、[次へ] をクリックします。
  6. [メンバーの追加] ページで、ユーザを検索してグループに追加できます。メンバーは後から追加できるため、ここでは [完了] をクリックします。

これで完了です。最初のグループを作成できました。

[Volunteer Central] グループページ

グループレイアウトへのアクションの追加

グループレイアウトは、グループで使用できるアクションや設定の種別を調整する場所です。グループからケースを作成できるアクションで、グループレイアウトをカスタマイズしてみましょう。

  1. [設定] の [クイック検索] ボックスに「グループ」と入力し、[グループレイアウト] をクリックします。
  2. [グループレイアウト] 行で、[編集] をクリックします。
  3. ページ上部の [グループレイアウト] パネルで、[モバイルおよび Lightning のアクション] を選択します。[新規ケース] が [Salesforce モバイルおよび Lightning Experience アクション] 領域にまだない場合は、ドラッグします。

    [設定] の [グループレイアウト] ページ

    メモ

    メモ

    [Salesforce モバイルおよび Lightning Experience アクション] 領域のアクションの順序は、ドラッグアンドドロップで並び替えることができます。[新規ケース] アクションをリストの先頭に移動してみましょう。

    [設定] の [グループレイアウト] ページのセクション

  4. ページの上部にある [グループレイアウト] の下にある [保存] クリックします。

成功です。グループレイアウトに新規ケースアクションを追加してカスタマイズしました。

次は、Volunteer Central の結果を見てみましょう。

グループページのカスタム [新規ケース] アクション

グループページに [新規ケース] アクションが表示されています。

また、アクションオーバーフローメニューの [グループを編集] をクリックしてグループをさらにカスタマイズすることもできます。グループの画像、名前、詳細、所有者を変更できます。メンバーを検索して追加することもできます。

顧客を含む非公開グループを作成する

非公開 Chatter グループを使用すると、プロジェクトチームは円滑にコラボレーションと機密情報を共有できます。非公開グループには外部メンバーも参加できます。たとえば、非公開グループを作成して、顧客や社外の専門分野のエキスパートとコラボレーションできます。

非公開グループに顧客を含めるよう選択した場合は、グループページに明確に表示されます。グループの下に [非公開、顧客を含む] という表示ラベルが表示されます。この一文を常に確認してください。これで、このグループで共有する情報の種別を示します。

顧客を含む非公開グループのインジケータ

非公開グループも公開グループと同じ方法で作成しますが、選択するグループ種別が異なります。

  1. [グループ] ページに移動するには、[グループ] タブをクリックするか、アプリケーションランチャーで [グループ] を見つけて選択します。
  2. [新規] をクリックします。
  3. グループに関する情報を入力します。
    • グループに名前を付け、その目的を説明します。
    • 共有するグループの詳細を入力し、リッチテキストエディタコントロールを使用して詳細の書式を設定します。
    • いずれかのユーザをグループ所有者に割り当てます。名前の入力を始めると表示されるリストから選択するか、自分の名前をそのままグループ所有者として使用します。
    • [非公開] アクセス種別を選択し、[顧客を許可] ボックスをオンにします。
  4. [保存 & 次へ]、[次へ]、[完了] の順にクリックします。

メンバーの追加と昇格

グループを作成した後に、簡単にメンバーを追加できます。グループに移動し、グループバナーにあるアクションメニューを開き、[メンバーの管理] を選択します。[メンバーの追加] ダイアログで、追加するユーザを検索し、ユーザ名の横にある [追加] をクリックします。

既存のメンバーを検索して、メンバーをマネージャに昇格することもできます。グループマネージャには、グループ所有者と同じ権限が付与されます。マネージャは、グループの編集やメンバーシップの管理など、グループ所有者が実行できるアクションを実行できます。グループ管理の責務を共有するには、これは非常に便利な方法です。

メンバーをマネージャに昇格する手順は、次のとおりです。

  1. [メンバーの追加] ダイアログを開きます。
  2. 既存のメンバーを検索します。
  3. ユーザ名の横にあるメニューで [マネージャ] を選択します。

グループでどんなことができるかを学んだところで、次はレコードの項目の値が変更されたときにフィードで通知を受け取る方法について見てみましょう。