Chatter グループとのコラボレーション

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

グループについて説明する。
グループの管理機能を見つけ、使用する。
公開グループと非公開グループを作成する。

グループの概要

グループは Chatter でメインにコラボレーションを行う場です。プロジェクトについてのグループを編成して、すべてのプロジェクト参加者を追加することができます。メンバーはグループフィードを使用して、情報交換や意思決定の処理、質疑応答を行います。プロジェクトやトピック、事業部門など、議論の内容を問わず、その内容をサポートするグループを作成できます。ユーザはグループを使用して、全員が足並みを揃えて業務を遂行するために不可欠な知識を形成、保持、共有できます。

グループページ

グループの種別

Salesforce では、さまざまな用途と利用者に対応するグループ種別を用意しています。

公開グループはすべての従業員に表示および公開されます。公開グループには社内の誰もが参加でき、投稿、コメント、ファイルの追加などを行うことができます。
非公開グループは、メンバー専用のグループです。ユーザは非公開グループへの参加申請をする必要があります。グループメンバーのみが、投稿、コメント、ファイルの追加を行うことができます。非メンバーには、グループの写真と説明が表示されますが、グループフィードやファイルは表示されません。顧客など外部ユーザのグループへの参加を許可する場合は、グループ所有者またはグループマネージャが招待する必要があります。
リストに記載しないグループは、招待によってのみ参加でき、リストビューまたは検索結果には表示されません。リストに記載しないグループは、グループメンバー以外には表示されません。リストに記載しないグループにユーザを招待して参加を許可できるのは、グループ所有者とグループマネージャのみです。システム管理者が、リストに記載しないグループを作成するオプションを有効にする必要があります。その手順については、この後すぐに説明します。
[ブロードキャストのみ] グループは発表を行うことを目的としています。ブロードキャストのみのグループの所有者とマネージャのみが投稿できます。ただし、それ以外のメンバーでも投稿へのコメントは可能です。種別を問わず、グループはすべてブロードキャストのみに設定できます。

メモ

システム管理者は、グループレイアウトを変更して、要素を含めたり、除外したりすることができます。たとえば、[グループを作成] ダイアログに [ブロードキャストのみ] オプションを表示するか否かを選択できます。グループの作成時に目的のコントロールが見当たらない場合は、[設定] | [グループレイアウト] を通じてグループレイアウトを調整します。

エンゲージメントをモニタリングする

すべてのグループには [エンゲージメント] タブがあり、グループのメンバーシップと活動を経時的にモニタリングできます。

グループの [エンゲージメント] タブ

[エンゲージメント] タブを使用すると、グループの活発度、活動の頻度やグループメンバーシップの安定性に加え、さまざまな計数の集計をモニタリングできます。計数には、メンバー数、投稿数、質問数、未回答の質問数、いいね! の数、コメント数などがあります。

グループの例

会社の Chatter を設定するときには、まず共通の関心事や機能チームを中心とするスターターグループを作成します。たとえば、研究開発やセールス、マーケティングで商品関連グループを作成したり、社内トレーニングや人事、設備などのグループを設定したりします。Chatter グループを利用すると、コラボレーションやプロジェクト管理が容易になり、最新情報も把握しやすくなります。

他社におけるグループの成功例をいくつかご紹介します。すでに説明したように、グループは公開して全従業員を対象にすることも、非公開にして特定のユーザを対象にすることもできます。

会社全体 (公開 — 社内向け) すべての従業員をこのグループに追加して、全社的なトピックの議論や連絡事項の伝達を行います。[プロジェクト名] チーム (非公開) チームメンバーをこのグループに追加して、プロジェクトでのコラボレーション、フィードバックの提供、ドキュメントの共有などを行えるようにします。競合 (公開 — 社内向け) 顧客対応をする従業員と社内の競合および商品のエキスパートをつなぎ、適切なメンバーが連絡を取り合い、情報を共有できるようにします。商品フィードバック (公開) セールスチームとカスタマーサービスチームはお客様からのフィードバックを直接、R&D やエンジニアリングに伝えることができます。マーケティング (非公開) クリエイティブキャンペーンのコンセプト、イベントの詳細、マーケティングのアイデアをチーム全体で共有します。セールス (公開 — 社内向け) 営業担当者が事例、戦略、契約獲得のヒントを共有できます。[顧客名] ミーティング (非公開) 案件の主要担当者全員がプレゼンテーション、計画、および商品について容易にコラボレーションできるグループを作成します。たとえば、「Acme July Meeting」という名前の顧客訪問用のグループを開設し、セールス、技術者、マーケティング、サポート、エンジニアリングを招待して全員で連携します。[部署名] ポリシー (ブロードキャスト — 社内向け) ディビジョン、部署、またはチームのポリシーをブロードキャストし、メンバーからのフィードバックを収集するためのフォーラムを提供します。メンバーは投稿はできませんが、投稿にコメントすることはできます。

グループを作成する

ここでは、ほとんどの組織に有用な 2 つのグループを作成してみましょう。認証されれば誰でも参加できる公開グループと、お客様もメンバーになれる非公開グループです。どちらのグループにも、レコード (商談、取引先、ケースなど) を関連付けられるようにします。

重要

このモジュールの内容および実践的な Challenge に取り組むときには、必ず Trailhead Playground にログインしてください。Playground を使用すれば、本番組織のデータを変更してしまったり、会社の Chatter フィードに実際に投稿されてしまうようなことは起こりません。

リストに記載しないグループを有効にする

グループには、「リストに記載しない」という種別があります。リストに記載しないグループは検索しても見つかりません。リストに記載しないグループには、招待されないと参加できません。リストに記載しないグループを作成すると、公にできない内容について特定の対象者と話し合う非公開のスペースを設けることができます。たとえば、未確定でも可能性がありそうな案件や報酬、個人の業績について話せるような場が必要なことがあります。

リストに記載しないグループの作成はデフォルトで無効になっています。ですから、グループの作成を開始する前に、[Chatter 設定] に移動して、リストに記載しないグループを有効にします。

メモ

リストに記載しないグループを有効にするには、「リストに記載しないグループを管理」権限が必要です。

[設定] の [クイック検索] ボックスに「Chatter 設定」と入力し、[Chatter 設定] をクリックして [編集] をクリックします。
[グループ内のレコードを許可] (1) はデフォルトで選択されている可能性が高いですが、選択されていない場合は選択します。
[リストに記載しないグループを有効化] (2) を選択します。
[保存] (3) をクリックします。

公開グループを作成する

「Volunteer Central (ボランティアセントラル)」という公開グループを作成します。Volunteer Central は、ボランティアイベントに関する情報を共有するためのグループです。

Salesforce で、[グループ] タブをクリックします。表示されない場合は、アプリケーションランチャーを開き、「グループ」を検索して、その結果をクリックします。
[グループ] リストページで、[新規] をクリックして、[新規グループ] ウィンドウを開きます。グループのレイアウトと機能を選択できるようにグループをカスタマイズできます。グループをこのようにカスタマイズすると、ユーザに [グループの種別を選択] ダイアログが表示されます。グループレコードタイプを使用したグループのカスタマイズについての詳細は、この単元の「リソース」セクションを参照してください。
グループに関する情報を入力します。
- 名前: Volunteer Central (ボランティアセントラル)
- 説明: This is an open group for all employees to find information about volunteer opportunities, ask questions about volunteering, and share volunteer experiences. (全従業員がボランティアの機会に関する情報を探したり、ボランティアに関する質問をしたり、ボランティア体験を共有したりできるオープングループです。)
- [情報] に、共有するグループの詳細を入力し、リッチテキストエディタコントロールを使用して詳細の書式を設定します。ヒントグループを作成すると、グループメールアドレスが [グループのメール] に表示されます。グループメールアドレスは、グループページの右側の列にも表示されます。グループへのアクセス権があるユーザは、このアドレスを使用してメールでグループフィードに投稿できます。
- 所有者 — いずれかのユーザをグループ所有者に割り当てます。名前の入力を始めるとリストが表示されますから、そこからユーザを選択します。ここでは誰も指定しないで自分でグループを所有することもできます。グループの所有者は 1 人だけですが、マネージャは複数設定できます。所有者とマネージャには、グループに対する同じ権限があります。
- グループが作成されると、[メンバー数] に自動的に人数が表示されます。
- [レコードタイプ] には、手順 3 で選択したフィード種別 ([投稿] または [質問]) が表示されます (選択が可能であった場合)。
- アーカイブ — 適切なロールまたは権限があれば、グループを編集してここで [アーカイブ] とマークすることができます。デフォルトでは、90 日間活動がない場合、グループはアーカイブされます。自動的にアーカイブされないようにするには、[自動アーカイブを無効化] を選択します。 Chatter グループがアーカイブされると、グループメンバーはメッセージを投稿したり、グループでファイルを共有したりできなくなります。ただし、以前の投稿やコメント、ファイルは、引き続き参照できます。グループのメンション (@[group_name]) はそのグループのフィード活動としてはカウントされないため、グループのアーカイブが遅れることはありません。グループ所有者、グループマネージャ、「すべてのデータの編集」権限のあるユーザは、いつでもグループを手動でアーカイブしたり、グループの自動アーカイブ設定を編集したりできます。
- アクセス種別: 公開
- 顧客はこのグループに参加できないため、[顧客を許可] はオフのままにします。
- [ブロードキャストのみ] チェックボックスが選択可能でオフになっている場合も、オフのままにします。
[保存 & 次へ] をクリックします。
[画像をアップロード] をクリックして、ボランティアグループの画像を選択し、[次へ] をクリックします。
[メンバーの追加] ページで、ユーザを検索してグループに追加できます。メンバーは後から追加できるため、ここでは [完了] をクリックします。

お疲れさまでした! 最初のグループを作成できました。

[Volunteer Central] グループページ

グループレイアウトにアクションを追加する

グループレイアウトは、グループで使用できるアクションや設定の種別を調整する場所です。グループからケースを作成できるアクションで、グループレイアウトをカスタマイズしてみましょう。

[設定] の [クイック検索] ボックスに「グループ」と入力し、[グループレイアウト] をクリックします。
[グループレイアウト] 行で、[編集] をクリックします。
ページ上部の [グループレイアウト] パネルで、[モバイルおよび Lightning のアクション] を選択します。[新規ケース] が [Salesforce モバイルおよび Lightning Experience アクション] 領域にまだない場合は、ドラッグします。 [Salesforce モバイルおよび Lightning Experience アクション] 領域のアクションの順序は、ドラッグアンドドロップで並び替えることができます。[新規ケース] アクションをリストの先頭に移動してみましょう。
ページの上部にある [グループレイアウト] の下にある [保存] クリックします。

お疲れ様でした。グループレイアウトに新規ケースアクションを追加してカスタマイズしました。

次は、Volunteer Central の結果を見てみましょう。

グループページのカスタム [新規ケース] アクション

グループページに [新規ケース] アクションが表示されています。

また、アクションオーバーフローメニューの [グループを編集] をクリックしてグループをさらにカスタマイズすることもできます。グループの画像、名前、詳細、所有者を変更できます。メンバーを検索して追加することもできます。

顧客を含む非公開グループを作成する

非公開 Chatter グループを使用すると、プロジェクトチームは円滑にコラボレーションと機密情報を共有できます。非公開グループには外部メンバーも参加できます。たとえば、非公開グループを作成して、顧客や社外の専門分野のエキスパートとコラボレーションできます。

非公開グループに顧客を含めるよう選択した場合は、グループページに明確に表示されます。グループの下に [非公開、顧客を含む] という表示ラベルが表示されます。このラベルは必ず確認してください。これで、このグループで共有する情報の種別を示します。

顧客を含む非公開グループのインジケータ

非公開グループも公開グループと同じ方法で作成しますが、選択するグループ種別が異なります。

[グループ] ページに移動するには、[グループ] タブをクリックするか、アプリケーションランチャーで [グループ] を見つけて選択します。
[新規] をクリックします。
グループに関する情報を入力します。
- グループに名前を付け、その目的を説明します。
- 共有するグループの詳細を入力し、リッチテキストエディタコントロールを使用して詳細の書式を設定します。
- いずれかのユーザをグループ所有者に割り当てます。名前の入力を始めるとリストが表示されますから、リストから選択してください。または、自分の名前をそのままグループ所有者として使用しても構いません。
- [非公開] アクセス種別を選択し、[顧客を許可] ボックスをオンにします。
[保存 & 次へ]、[次へ]、[完了] の順にクリックします。

メンバーの追加と昇格

グループを作成した後に、簡単にメンバーを追加できます。グループに移動し、グループバナーにあるアクションメニューを開き、[メンバーの管理] を選択します。[メンバーの追加] ダイアログで、追加するユーザを検索し、ユーザ名の横にある [追加] をクリックします。

既存のメンバーを検索して、メンバーをマネージャに昇格することもできます。グループマネージャには、グループ所有者と同じ権限が付与されます。マネージャは、グループの編集やメンバーシップの管理など、グループ所有者が実行できるアクションを実行できます。グループ管理の責務を共有するには、これは非常に便利な方法です。

メンバーをマネージャに昇格する手順は、次のとおりです。

[メンバーの追加] ダイアログを開きます。
既存のメンバーを検索します。
ユーザ名の横にあるメニューで [マネージャ] を選択します。

グループでどんなことができるかを学んだところで、次はレコードの項目の値が変更されたときにフィードで通知を受け取る方法について見てみましょう。ただし、まずはこれまでに学んだ知識をテストしてみましょう。

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