Chatter フィードからのレコードの承認

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。
  • Chatter での承認申請を有効にします。
  • 承認投稿のテンプレートを作成する。
  • ジャンプスタートウィザードを使用して単純な承認プロセスを作成する。

[Chatter での承認] の概要

承認プロセスでは、レコードがどの承認者を経由するかのルートを指定します。承認プロセスでは、承認申請を Chatter 投稿として送信できます。この投稿のテンプレートを作成すれば、どの申請でも同じ種類のデータが投稿されるようにすることができます。

[Chatter での承認] は Chatter と承認の両方に依存ているため、[Chatter での承認] を設定するには、この機能の有効化以外の操作も必要です。すべてが正しく動作し、承認申請がユーザに Chatter 投稿として表示されるようにするには、次の手順に従うことをお勧めします。

  1. Chatter での承認申請を有効にします。
  2. 承認投稿テンプレートを作成します。
  3. 承認プロセスを作成します。
  4. フィード追跡を有効にします。
    メモ

    メモ

    承認プロセスの基になるオブジェクトのフィード追跡を有効にします。たとえば、取引先の作成によって承認プロセスが開始されるようにする場合は、取引先オブジェクトでフィード追跡を有効にします。

  5. 承認プロセスで送信するオブジェクトごとに、ステップ 2 ～ 4 を実行します。

ユーザは、各自の Chatter 設定を使用して、承認申請を Chatter フィードの投稿として受け取らないようにできます。引き続きメールで通知されます。受信を除外しないユーザは、Chatter 投稿とメール通知の両方を受け取ります。

承認申請投稿が表示される場所

  • 割り当てられた承認者の Chatter フィード
  • 申請者のプロファイル (ただし、申請者が承認レコードをフォローしていなければ Chatter フィードには表示されない)
  • 承認レコードの Chatter フィード
  • 承認レコードをフォローしているユーザの Chatter フィード

Chatter での承認申請の有効化

Chatter での承認申請を有効にする手順は、次のとおりです。

  1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「Chatter 設定」と入力し、[Chatter 設定] をクリックします。
  2. [編集] をクリックします。
  3. [承認の投稿] セクションで、[承認を許可] を選択します。

    承認の投稿

  4. [保存] をクリックします。

承認申請投稿の受信を希望しないユーザはすべて、各自のフィードに投稿が表示されません。受信を希望するかどうかに関係なく、承認されるレコードにアクセスできるユーザはレコードフィードの承認投稿を参照できます。

メモ

メモ

[Chatter 設定] に [承認の投稿] セクションが表示されない場合は、ライセンスでサポートされていない可能性があります。Salesforce 担当者にお問い合わせください。

次は、Chatter 承認投稿のテンプレートを設定します。

投稿テンプレートの作成

Chatter に表示される承認投稿を標準化するには、事前に少し作業を行う必要があります。まず、投稿テンプレートを設定します。このテンプレートでは、投稿に表示されるレコードデータを指定します。その後、承認プロセスを定義するときに、そのテンプレートを関連付けることができます。
メモ

メモ

Chatter 投稿テンプレートの作成には、「アプリケーションのカスタマイズ」権限が必要です。

  1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「投稿テンプレート」と入力し、[投稿テンプレート] をクリックします。
  2. [新規テンプレート] をクリックします。

    [新規テンプレート] ボタン

  3. この承認は取引先用なので、[取引先] を選択し、[次へ] をクリックします。

    承認投稿テンプレートの設定

  4. 名前として「Account Approval Post Template (取引先承認投稿テンプレート)」と入力し、「A template for account approval request posts (投稿承認申請投稿用のテンプレート)」と説明を書きます。
  5. このテンプレートをすべての取引先承認申請投稿のデフォルトにするために [デフォルト] を選択します。
  6. [投稿テンプレートの項目] で、[取引先番号]、[取引先所有者]、[説明] を右列に移動します。右側の [選択済みの項目] 列に [取引先名] がまだない場合は、それも移動します。
    ヒント

    ヒント

    多くのテキストが入力される項目 ([コメント] や [説明] など) は下部に配置します。

  7. [保存] をクリックします。

これで、取引先の承認プロセスを定義する準備ができました。

承認プロセスの作成

単純な取引先の承認プロセスを作成しましょう。

ここでは、Allison Wheeler がすべての新規取引先と所有していない既存の取引先への変更を承認できるようにします。このシナリオの単純な承認プロセスは次のようになります。

  1. [設定] から、[クイック検索] ボックスに「承認プロセス」と入力し、[承認プロセス] をクリックします。
  2. [承認プロセスを管理するオブジェクト] で [取引先] を選択します。

    承認プロセスの管理オプション

  3. [承認プロセスの新規作成] をクリックして、[ジャンプスタートウィザードを使用] を選択します。

    承認ジャンプスタートウィザード

  4. [承認プロセス情報] セクションで次の操作を実行します。
    1. [名前] に「Account Approval Process (取引先承認プロセス)」と入力します。
    2. API で使用するこのプロセスの一意の名前を生成するには、[一意の名前] 項目をクリックします。
    3. [承認割り当てメールテンプレート] 項目は空白のままにして、デフォルトのメールテンプレートを使用します。
    4. [承認の投稿テンプレート] で、検索アイコンをクリックし、[Account Approval Post Template (取引先承認投稿テンプレート)] を選択します。これは前のセクションで作成したテンプレートです。
      メモ

      メモ

      [オブジェクト所有者の承認者項目を使用] 設定についての詳細は、「承認プロセスで自動化された承認者の選択」を参照してください。

    5. このオブジェクトのすべてのページレイアウトを更新するには、[[承認申請] ボタンと [承認履歴] 関連リストをすべてのオブジェクトページレイアウトに追加] を選択します。

      このオプションを選択すると、ユーザが承認申請を行い、その承認プロセスを追跡できます。

  5. [入力条件の指定] セクションで、この承認プロセスを開始するための条件を設定します。

    この例では、Allison Wheeler が自分が所有していないすべての取引先を承認するようにするため、最初の行に次の条件を入力します。

    • 項目: 取引先: 取引先所有者
    • 演算子: 次の文字列と一致しない
    • 値: Allison Wheeler
  6. [承認者の選択] セクションで、すべての承認申請を Allison Wheeler に割り当てます。
    • [自動的に承認者に割り当てる。] を選択します。
    • [ユーザ] を選択し、2 番目の項目に「Allison Wheeler」と入力します。
    • [複数の承認者が選択された場合:] で、[最初の応答に基づいて承認または却下する。] を選択します。選択した承認者全員に承認してもらいたい場合は、[選択したすべての承認者から全員の承認を得る必要がある] を選択します。
  7. [保存] をクリックします。
  8. [承認プロセスの詳細ページの参照] をクリックします。
  9. [Account: Account Approval Process (取引先: 取引先承認プロセス)] ページで、[有効化] をクリックして承認プロセスを有効にします。

これで、単純な承認プロセスが設定されました。Allison Wheeler 以外が取引先の作成や取引先の所有者の変更を行って取引先の承認を申請すると、Allison Wheeler が通知を受け取り、フィードには承認申請投稿が表示され、承認を申請するメールも受信します。