Salesforce CRM の日常的な活用

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• チームがビジネスを行う上で、一般的なセールスアプリケーション機能がいかに役立つかを説明する。
• 取引先、取引先責任者、商談、レポートを作成する。
• 検索機能を使用してレコードを見つけ出す。

Home (ホーム)

営業チームは普段、どのような 1 日を過ごしているでしょうか? おそらく、お客様とのつながりを築き、商談に取り組み、ビジネス機会を監視していることと思います。この単元では、営業チームが Salesforce CRM を使用してそのような業務の目標を達成する方法を学びます。まずは、販売業者ホームについて説明します。

販売業者ホームは最新のインテリジェントなホームページで、さまざまなツールが搭載され、営業チームは 1 日を効率よく始めることができます。営業担当は、販売業者ホームから主要な取引先について目標までのパフォーマンスを監視し、インサイトを取得できます。

• 進行中の商談の概要を把握する。
• 最近追加された取引先責任者やリードと関連する活動のサマリーを確認する。
• 目標を設定して進行状況を確認する。
• 今日の行動と ToDo の概要を把握する。

取引先と取引先責任者

リードが取引を開始すると、Salesforce に取引先と取引先責任者も作成されます。取引先は、ビジネスの相手となる会社であり、取引先責任者はその取引先に勤務する人物です。営業担当が取引先や取引先責任者にドリルインする場合、探している詳細情報をすばやく見つける必要がありますが、その詳細情報を頻繁に変更する必要はおそらくありません。そのため、これらのページのレイアウトはすばやく参照できるように最適化されており、営業担当は一目で情報を見つけてインサイトを収集できます。

• 統合された Twitter とニュースにより顧客の最新ニュースを入手できる
• 項目レベルの重複照合により、効率よく作業し、データをクリーンに保てる
• すばやく参照できるように特別に設計されたレイアウトで重要なデータを効率よく見つけることができる
• 過去と今後の活動を一目で確認できる

では、取引先を作成するプロセスを Trailhead Playground で実際に確認してみましょう。

1. まだ Trailhead Playground を開いていない場合は、Challenge セクションまでスクロールダウンし、[起動] をクリックして開きます。
2. アプリケーションランチャー () をクリックし、[セールス] タイルをクリックします(セールスアプリケーションがすでに開いている場合もあります)。
3. ナビゲーションバーで、[取引先] をクリックします。
4. [新規] をクリックします。
5. [取引先名] に Maria’s Machining (Maria の機械加工) と入力します。
6. [種別] で [Customer - Direct (顧客 - 直接)] を選択します。
7. [業種] で [Manufacturing (製造業)] を選択します。
8. [保存] をクリックします。

これで、使用する新しい取引先ができました。取引先の詳細を取得するための多数の項目が事前作成されています。各自のビジネスに特化した他の詳細を把握する必要がある場合は、Salesforce システム管理者がカスタム項目を作成できます。この画面が表示されている間に、Maria の取引先責任者を作成しましょう。

1. [取引先責任者] 関連リストで、[新規] をクリックします。
2. [名] に Maria と入力します。
3. [姓] に Villarico と入力します。
4. [電話] に (650) 555-6789 と入力します。
5. [保存] をクリックします。

これで、Maria とビジネスを行う準備ができました。今後、多くの商談が待ち受けています。

商談ワークスペース

この単元で最初に確認した定義によると、商談とは、購入すると評価されたリードのことです。営業担当者が商談をクリックすると、強力なワークスペースが表示され、そこで作業を迅速に処理し、営業に注力することができます。

商談ワークスペースでは、セールスプロセスを中心として、セールスプロセスのフェーズごとにカスタマイズされたコーチングスクリプト、一目でわかるインサイトと活動タイムライン、数クリックですぐにレコードを作成できる機能を使用できます。

• レコード上部に固定されたカスタマイズ可能な強調表示パネルで紹介されている重要な詳細情報を確認する
• 便利なコンポーザーを使用して活動の記録、ToDo の作成、メールの送信などをすばやく行う
• セールスプロセスをサポートするためのカスタマイズ可能なセールスパスと共に主要なコーチングの詳細情報を入手する
• クイックビューを使用して商談ページを開いたまま豊富な情報を表示する
• コンテキストに取引先責任者などの関連レコードを追加する

営業チームはたまにしか取引先レコードを更新しませんが、商談レコードの更新はおそらく 1 日に数回行います。Maria’s Machining の商談を作成してみましょう。

1. Maria’s Machining 取引先が表示されていない場合は、ナビゲーションバーの [取引先] をクリックし、[Maria’s Machining] をクリックします。
2. [取引先責任者] 関連リストで、[Maria Villarico] をクリックします。
3. [商談] 関連リストで、[新規] をクリックします。
4. [商談名] に、Backup generator for expansion site (拡張現場用の補助発電機) と入力します。
5. [金額] に、200000 と入力します。
6. [完了予定日] で、今日から 1 週間後の日付を選択します。
7. [フェーズ] で、[Prospecting (見込み)] を選択します。
8. [保存] をクリックします。

この潜在的な販売がレコードに追加されました。このレコードを操作しながら、この販売を成功に導いていくことができます。金額を更新し、次のフェーズに進めましょう。

1. Maria’s Machining 取引先の商談リストで、[Backup generator for expansion site] をクリックします。
2. [編集] をクリックします。
3. [金額] の値を 300000 に変更します。
4. [保存] をクリックします。
5. [フェーズを完了としてマーク] をクリックします。

これで、商談の成立に 1 歩近づきました。今後、この有望な商談を監視していく必要があります。

リストビュー

リストビューを使用すると、重要なレコードを表示できます。営業担当は、検索条件を使用して、取引先、取引先責任者、商談、または他の Salesforce レコードのカスタマイズしたリストを作成できます。たとえば、所有する商談のリストビューを作成し、金額の検索条件を追加して、パイプラインで最も規模の大きい案件を見つけることができます。

ただし、Lightning Experience では、リストビューは、単なるテキスト列ではありません。営業担当はリストビューグラフによって、扱いやすいグラフでデータをグラフィカルに視覚化し、生産性を向上できます。システム管理者のサポートがなくてもすべてその場ですぐに作成できます。

• リストビューグラフで瞬時にデータを視覚化する
• 目的に応じてデータを絞り込むための検索条件をすばやく作成できる
• 先行入力検索を使用して、お気に入りのリストビューをすばやく見つける

商談 Kanban

営業担当は、商談の可視化ツールである商談 Kanban を使用して、商談をパイプラインの各フェーズ別に整理して確認することができます。ドラッグアンドドロップ機能を使用して、商談を別のフェーズに移動し、主要な商談に関するカスタマイズしたアラートをリアルタイムで表示できます。

• 営業サイクルのフェーズごとに商談を視覚化する
• ドラッグアンドドロップ機能を使用してフェーズ間で商談を移動する
• 重要な商談に対するアクションが必要になったら通知するアラートを設定する
• 目的に応じてデータを絞り込むための検索条件をすばやく作成できる

Trailhead Playground の商談 Kanban を確認すると、補助発電機商談が [Qualification (評価)] フェーズであると表示されています。

1. ナビゲーションバーで、[商談] をクリックします。
2. [テーブルとして表示] ボタン () をクリックし、[Kanban] をクリックします。

いつでも、この同じボタンを使用してテーブル表示に戻ることができます。

レポートとダッシュボード

リストビューと同様に、レポートは定義した条件を満たすレコードのリストです。ただし、リストビューとは異なり、レポートでは、より複雑な絞り込みロジックの適用や、データの集計とグルーピング、計算の実行、ダッシュボードを使用したより高度なデータの視覚化を行うことができます。

Lightning Experience を使用すると、営業担当はレポートに対して独自の検索条件を作成できるようになります。また、システム管理者は、ダッシュボードエディターの拡張列や柔軟なレイアウトを利用して、1 つのダッシュボードにさまざまなサイズの多数のダッシュボードコンポーネント (グラフ) を表示できるように設定できます。

• レポートの検索条件を作成できる
• 柔軟なレイアウトとスパン列で視覚的に優れたダッシュボードを作成する
• マトリックスレポートの詳細の自動非表示、レコード実行ページの合計とサブグループの非表示機能により、重要な情報にアクセスしやすい

全期間の重要商談に関するレポートを作成し、確度でグループ化してみましょう。

1. ナビゲーションバーで、[レポート] をクリックします。
2. [新規レポート] をクリックします。
3. カテゴリリストの [商談] を選択し、[レポートタイプ名] 列の [商談] をクリックします。
4. [レポートを開始] をクリックします。
5. [グループを追加...] 検索ボックスで、[フェーズ] を見つけて選択します。
6. [検索条件] をクリックします。
7. [完了予定日] をクリックします。
8. [範囲] で、[常時] を選択します。
9. [適用] をクリックします。
10. [検索条件を追加...] 検索ボックスで、[金額] を見つけて選択します。
11. [演算子] で、[＞] を選択します。
12. [値] に 100000 と入力します。
13. [適用] をクリックします。
14. [保存 & 実行] をクリックします。
15. [レポート名] に Opportunities 100k+ (10 万以上の商談) と入力します。
16. [保存] をクリックします。

これで、すべての重要商談をすばやく確認できるようになりました。レポートには Maria’s Machining の商談が含まれ、フェーズごとに表示されています。

レコードの検索

Salesforce には、多くの便利なデータがあります。必要なものを必要なときに、どのように手に入れますか? データを閲覧している時間のある人などもういない、という現実を受け止めましょう。大事なのは検索です。ここでは、Lightning Experience グローバル検索ボックスについて説明します。この検索ボックスはあらゆるページの上部にあり、必要な情報が最も早く手に入る場所です。

検索は、非常に賢明な個人秘書のようなものです。お客様のニーズを予測し、アプリケーション内のどこにいても求めている内容を見つけるお手伝いをします。

インスタント結果の取得、上位の結果など

ボックスをクリックすると、すぐに検索が開始されます。最近使ったデータのリストには、最近参照したレコードへのクイックリンクがあります。

入力を開始すると、検索可能なすべてのオブジェクトの一致結果により、リストが動的に更新されます。探している内容が見つかったら、選択してレコードに直接移動します。

ドロップダウンリストに目的の内容が表示されませんか? 心配はいりません。オプションがあります。自分に関連するオブジェクトのみを結果に表示する場合は、インスタント結果のドロップダウンリストで 2 番目のオプションを選択します。

あるいは 1 番目のオプションを選択することも、Enter キーを押して、組織全体を検索することもできます。[上位の結果] ページに移動します。最も頻繁に使用するオブジェクトの最も関連性の高い結果が表示されます。

必要なものを見つけるために検索がどのように役立つかについても垣間見ることができます。スペル修正やシノニムのような機能により、検索語に類似する結果が返されます。ちょうど探していたものが見つかるかもしれません。

検索対象のオブジェクトがわかっていますか? グローバル検索ボックスの横で、オブジェクト名の入力を開始します。ドロップダウンリストを絞り込むか (1)、スクロールして探しているオブジェクトを見つけることができます。特に頻繁に使用するオブジェクトが最上部に表示され (2)、その後にすべての検索可能なオブジェクトがアルファベット順にリストされます (3)。

強調表示されたオブジェクトを選択するには、クリックして Enter キーを押します。検索語を入力していくと、インスタント結果が選択したオブジェクトに制限されます。Enter キーを押すと、そのオブジェクトのみの全部検索結果が表示されます。

検索条件を削除するには、オブジェクトを [すべて] に変更します。

結果の絞り込み

上位の結果の概要からわかるように、必要な情報に簡単にたどり着くことができます。特定のオブジェクトの結果を表示するには、左側の [検索結果] の下からオブジェクトを選択します。オブジェクトごとに結果の件数が表示されます。

[検索結果] の下に必要なオブジェクトが表示されていなくても心配はいりません。まもなく表示されます。[さらに表示] を選択すると、使用可能なすべてのオブジェクトがアルファベット順に表示されます。

検索結果を取引先、ケース、取引先責任者、ダッシュボード、ファイル、ナレッジ記事、リード、メモ、商談、人、ToDo、カスタムオブジェクトに絞り込むことができます。絞り込みのオプションを表示するには、[検索結果] サイドバーでオブジェクト名をクリックします。

また、ほとんどの検索結果は並び替えができます。検索結果ページに初めて移動すると、表示された結果は関連性で並び替えられています。スマートに聞こえますが、実際にスマートなんです! ただし、これは厳密にはどういうことでしょうか? 次のような、いくつかの事項が考慮されます。

• 検索語の一意性、
• 検索語がレコードに表示される頻度、
• 検索者が所有している項目かどうかなどです。

列ヘッダーをクリックするか、並び替えドロップダウンメニューを使用して、検索結果の並び替えもできます。

列ヘッダーの境界線をクリックしてドラッグすることで、検索結果ページの列幅を調整できます。

テキストの折り返しは、デフォルトでオンになっていますが、列に対するこの設定は列ヘッダーの下矢印をクリックして変更できます。

探しているものが見つかりませんか?

• 表示される検索結果が多すぎる場合は、より多く、そしてより具体的な検索語を使用します。
• オブジェクトまたは項目が検索可能かどうかを確認します。
• レコードへのアクセス権があることを確認します。検索では、ユーザーが参照権限を持っている結果のみが表示されます。
• 最近レコードを作成または更新した場合は、インデックスが作成されるまで数分間待機します。15 分経ってもレコードを見つけられない場合は、システム管理者に連絡してください。

その他のヒントは、「リソース」セクションの「レコードの検索」を参照してください。

これで、幅広い視野を持ち、重要な情報へと導いてくれる完璧な秘書を見つけたことに納得して頂けたことと思います。時間と労力を大幅に削減できるため、もうこれなしでは作業を終わらせられない気がしてきましたね。

取引先、取引先責任者、商談、レポートの使用についての詳細は、「リソース」セクションの Trailhead バッジのリンク先を参照してください。詳しい説明とハンズオンアクティビティが用意されています。

リソース

• Trailhead: Lightning Experience の取引先と取引先責任者
• Trailhead: Lightning Experience のリードと商談
• Trailhead: Lightning Experience のレポートおよびダッシュボード
• ヘルプ: レコードの検索