パスと Kanban による成功の視覚化

この単元では、パスと Kanban ビューがレコードの追跡、管理、更新にどう役立つかを探ります。

パスは、強力な機能を備えたシンプルなツールです。このモジュールの他の単元を学習しているときに、リードレコードや商談レコードに表示されるパスに気づいていた方もいるかも知れません。

パスを見れば、レコードがセールスプロセスのどこにあるかを一目で確認できます。自分が今どこにいて、これからどこに向かうのかを視覚的に捉えることができるインジケーターとして利用できる便利な機能です。

[重要な項目] には、レコードを開いたときに最も必要な情報が強調表示されますから、タブを切り替えたり、スクロールしたりせずに重要なデータを見つけることができます。

仕事や会社にまだ慣れていないなら、(パスの各ステップに表示される) [成功へのガイダンス] を参考にすれば、重要な活動を見落とすことなく、仕事のやり方に慣れていくことができます。

パスを使用してレコードの状況を更新するには、[状況を完了としてマーク] をクリックしてレコードをパスの次のステップに進めます。商談が停滞して以前の状況に後退する場合や、非常に速く進んで先を飛ばす場合は、簡単に別の状況を選択できます。パスの移動先のステップをクリックし、[現在の状況としてマーク] をクリックします。

Kanban ビューは、リストビューに含まれるレコードの視覚的な概要です。作業すべての全体像を把握でき、商談の並び替え、集計、絞り込み、パイプラインでの進行を簡単に行うことができます。Kanban ビューはワークスペースとして使用できます。商談の Kanban ビューを確認しましょう。

1. [商談] タブを選択します。
2. [すべての商談] リストビューを選択します。
3. [表示名] メニュー () から、[Kanban] を選択します。

ここでは、この単元で使用するほとんどのデータを表示できる [すべての商談] リストビューを選択しましたが、Kanban ビューはほぼすべてのリストビューで表示できます。

Kanban ビューは一見シンプルですが、その外観に惑わされてはいけません。作業を効率的に管理するのに役立つ強力なツールです。何ができるのか見てみましょう。

デフォルトでは、商談の Kanban はフェーズ別に整理されています。各列が 1 つのフェーズを表します。

そのため、このビューでは簡単に商談を次のフェーズに進めることができます。

1. 左側の列で案件を選択します。
2. マウスボタンを押したまま、案件のカードを別の列にドラッグします。
3. マウスボタンを放します。
   
   

これで完了です。

他の変更も必要に応じて加えることができます。Kanban カードの下矢印をクリックし、[編集] をクリックします (1)。レコードでどのような変更が必要でも、Kanban ビュー内で直接行うことができます。

レコードの削除や商談の所有者の変更もできます。

商談に ToDo や行動の予定がない場合、Kanban カードには警告記号 (2) が表示され、案件が停滞しないように活動の設定が必要であることを知らせます。

[グラフを表示] (1) をクリックすると、リストビューのデータをさまざまな方法で集計したグラフを表示できます。たとえば、[取引先別パイプライン] を選択すると、最も多くの取引をしている取引先をすばやく確認できます。または、[フェーズ別パイプライン] を選択すると、案件がどのフェーズにあるかを一目で見つけることができます。詳細を表示するには、グラフのセクションにカーソルを置くか、グラフの下を参照します。

[フェーズ別パイプライン] グラフをドーナツグラフではなく棒グラフで表示する場合は、[設定] (2) をクリックし、別の種類のグラフを選択します。

グラフの確認が終わったら、X (3) をクリックして [グラフ] サイドバーを閉じるか、[グラフを表示] (1) を再度クリックします。

ビジネスが活況のときは、レコードを絞り込んで一部のレコードのみを表示したい場合もあります。検索条件を使用すると、簡単かつ一時的にすばやくリストビューのレコードを探しているものだけに絞ることができます。

1. [条件を表示] をクリックします。
2. [検索条件を追加] をクリックします。
3. 検索条件を次のように追加します。
   1. 項目: 取引先名
   2. 演算子: 次の文字列を含む
   3. 値: United Oil
      
      
      
      
4. [完了] をクリックします。
5. [Save (保存)] をクリックします。
6. 条件設定を非表示にするには、[X] をクリックします。

Kanban ビューには数件のレコード (取引先 United Oil Plant Standby Generators との成立した案件) のみが表示されるようになりました。

検索条件を使用してレコードを複数の方法で選別できます。たとえば、特定の日付より後に作成された案件や、[最終活動日] がかなり古い案件を見つけることができます。

どのオプションでレコードを絞り込んだ場合でも、終わったら忘れずに検索条件を無効にしてください。検索条件を無効にするには、[すべて削除] をクリックし、[Save (保存)] をクリックします。

もう Kanban ビューのことは何もかも分かった、なんて思っていませんか? 確かに Kanban ビューはとてもシンプルに見えますが、実は非常に強力なツールなのです。実際、Kanban ビューを使用してレコードを表示できる方法は他にもあります。

デフォルトでは、商談の Kanban ビューでは、レコードがフェーズ別の列に整理され、各列の商談金額の合計に基づいて、各列の案件の概要が表示されます。レコードを整理する列と概要で使用する数値の両方を変更できます。

1. [リストビューコントロール] () をクリックして、[Kanban 設定] を選択します。
2. [集計基準] を [期待収益] に変更します。
3. [Group By (グループ化単位)] を [Type (種別)] に変更します。
   
   
   
   
4. [Save (保存)] をクリックします。

Kanban ビューが再読み込みされると、商談がその種別に基づいて列に整理されて表示されます。各列の上部にある概要は、各種別の期待収益の合計です。

何件かのレコードで種別を選択するのを忘れた人がいるようですね。下矢印をクリックし、[編集] を選択して、レコード全体を表示し、[種別] 項目を更新できます。必要な変更がそれだけの場合は、レコードを新しい種別の列にドラッグすると、レコードの種別をよりすばやく更新できます。

パスと Kanban を使用すれば、レコードの追跡や管理、更新が格段に簡単になります。すべての Salesforce ユーザーが、リード、ToDo など、ほとんどのオブジェクトで Kanban ビューを使用できます。パスは、Salesforce システム管理者が有効にして設定する必要があります。