パスと Kanban による成功の視覚化

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• パスを使用してレコードのフェーズまたは状況を更新する。
  
• Kanban ビューでレコードを更新する。
  
• Kanban ビューで検索条件を使用し、グラフを表示する。
  

パスを使用して商談を追跡する

パスは、強力な機能を備えたシンプルなツールです。このモジュールの他の単元を学習しているときに、リードレコードや商談レコードに表示されるパスに気づいていた方もいるかも知れません。

パスを見れば、レコードがセールスプロセスのどこにあるかを一目で確認できます。自分が今どこにいて、これからどこに向かうのかを視覚的に捉えることができるインジケーターとして利用できる便利な機能です。

メモ

Salesforce システム管理者がパスを有効化して設定する必要があります。

[Key Fields (重要な項目)] には、レコードを開いたときに最も必要な情報が強調表示されますから、タブを切り替えたり、スクロールしたりせずに重要なデータを見つけることができます。

仕事や会社にまだ慣れていないなら、(パスの各ステップに表示される) [Guidance for Success (成功へのガイダンス)] を参考にすれば、重要な活動を見落とすことなく、仕事のやり方に慣れていくことができます。

パスを使用してレコードの状況を更新するには、[Mark Status as Complete (状況を完了としてマーク)] をクリックします。そうすると、レコードはパスの次のステップに進みます。商談が停滞して以前の状況に後退する場合や、非常に速く進んで先を飛ばす場合は、簡単に別の状況を選択できます。パスの移動先のステップをクリックし、[現在の状況としてマーク] をクリックします。

パスを作成する手順は、次のとおりです。

1. [Setup (設定)] に移動して、[Quick Find (クイック検索)] ボックスに path (パス) と入力します。[Path Settings (パス設定)] を選択します。
   
2. まだパスを有効化していない場合は、有効化します。[New Path (新しいパス)] を選択します。
   
3. パスに関する次の情報を入力します。
   
   • パス名
     
   • パスの基準となるオブジェクト
     
   • レコードタイプ
     
   • パスの基準となる選択リスト
     
4. [Next (次へ)] をクリックします。
   
5. 重要な項目を選択して成功へのガイダンスを入力します。メモ: パスのステップごとに、最大 5 個の重要な項目を選択し、最大 1,000 文字のガイダンスを入力します。
   
6. [Next (次へ)] をクリックします。
   
7. 次のいずれかを実行します。
   
   • パスを今すぐ有効化する。
     
   • [Path Settings (パス設定)] に戻り、後でパスを有効化する。
     
8. 選択リスト値と、お祝いアニメーションをトリガーする頻度を選択します。
   
9. [Finish (完了)] をクリックします。
   

Kanban ビューでレコードを管理する

Kanban ビューでは、作業すべての全体像を把握できます。商談の並び替え、集計、絞り込み、パイプラインでの進行を簡単に行うことができます。Kanban ビューはワークスペースとして使用できます。

商談の Kanban ビューを確認しましょう。

1. [Opportunities (商談)] タブを選択します。
   
2. [すべての商談] リストビューを選択します。
   
3. [Select list display (リスト表示を選択)] ドロップダウンから、[Kanban] を選択します。
   

ここでは、この単元で使用するほとんどのデータを表示できる [All Opportunities (すべての商談)] リストビューを選択しましたが、Kanban ビューはほぼすべてのリストビューで表示できます。

次のフェーズに商談を移行する

デフォルトでは、商談の Kanban はフェーズ別に整理されています。各列が 1 つのフェーズを表します。

このビューでは、次の操作で商談を次のフェーズに進めることができます。

1. 左側の列で案件を選択します。
   
2. マウスボタンを押したまま、案件のカードを別の列にドラッグします。
   
3. マウスボタンを放します。
   

これで完了です。

商談レコードでアクションを実行する

他の変更を加えることもできます。Kanban カードの下矢印をクリックし、[Edit (編集)] をクリックします。Kanban ビュー内で直接レコードを更新します。

レコードの削除や商談の所有者の変更もできます。

リストビューデータのグラフを表示する

Kanban には、データを表示するオプションがいくつかあります。

• [Show charts (グラフを表示)] を選択すると、リストビューのデータを集計したグラフが表示されます。
  
• [Pipeline by Account (取引先別パイプライン)] を選択すると、最も多くの取引をしている取引先が表示されます。
  
• [Pipeline by Stage (フェーズ別パイプライン)] を選択すると、各案件のフェーズが表示されます。詳細を表示するには、グラフのセクションにカーソルを置くか、グラフの下を参照します。
  
• フェーズ別パイプライングラフの形式を変更するには、[Settings (設定)] をクリックします。
  
• グラフの確認が終わったら、[X] をクリックしてグラフのサイドバーを閉じます。
  

Kanban ビューを絞り込む

多くの取引が入ってくる場合は、検索条件を使用してレコードを絞り込み、リストビューで特定のレコードをすばやく確認できます。

1. [条件を表示] をクリックします。
   
2. [Add Filter (検索条件を追加)] をクリックします。
   
3. 検索条件を次のように追加します。
   
   1. Field (項目): Account Name (取引先名)
      
   2. Operator (演算子): contains (次の文字列を含む)
      
   3. Value (値): United Oil
4. [完了] をクリックします。
   

8. [Save (保存)] をクリックします。
   
9. 条件設定を非表示にするには、[X] をクリックします。
   

Kanban ビューには、取引先名に United Oil という文字列を含む取引先レコード (取引先 United Oil Plant Standby Generators との成立した案件) が表示されるようになりました。

検索条件を使用してレコードを複数の方法で選別できます。たとえば、特定の日付より後に作成された案件や、[Last Activity (最終活動日)] がかなり古い案件を見つけることができます。

どのようにレコードを絞り込んだ場合でも、終わったら忘れずに検索条件を無効にしてください。検索条件を無効にするには、[Remove All (すべて削除)] をクリックします。続いて、[Save (保存)] をクリックします。

Kanban ビューを切り替える

デフォルトでは、商談の Kanban ビューはレコードがフェーズ別の列に整理されます。また、各列の商談金額の合計に基づいて、各列の案件の概要が表示されます。ただし、レコードを整理する列と、概要で使用する数値は変更できます。

1. [Select list display (リスト表示を選択)] ボタン [代替テキスト” “”] をクリックします。
   
2. [Kanban] を選択します。
   

3. [List View Controls (リストビューコントロール)] をクリックして、[Kanban Settings (Kanban 設定)] を選択します。
   
4. [Summarize By (集計基準)] を [Expected Revenue (期待収益)] に変更します。
   
5. [Group By (グループ化単位)] を [Type (種別)] に変更します。
   

6. [Save (保存)] をクリックします。
   

Kanban ビューが再読み込みされると、商談がその種別に基づいて列に整理されて表示されます。各列の上部にある概要は、各種別の期待収益の合計です。

まとめ

パスと Kanban を使用すれば、レコードの追跡や管理、更新が格段に簡単になります。すべての Salesforce ユーザーが、リード、ToDo など、ほとんどのオブジェクトで Kanban ビューを使用できます。パスは、Salesforce システム管理者が有効にして設定する必要があります。

リソース

• Salesforce ヘルプ: Kanban を使用したレコードのグラフィカルビューの操作