インタラクション概要を操作する

学習の目的

この単元を完了すると、次のことができるようになります。

• インタラクション概要を作成する。
• 出席者をインタラクションに追加する。
• インタラクション概要を共有する。
• インタラクション概要を検索する。

Matt が Rob に、インタラクション概要機能の設定が済んだため、使用できるようになったと連絡しました。絶妙なタイミングです。Rob と Charlie はたった今、NTO の CEO である Carmen Daniel とのミーティングから戻ったところです。Rob は喜んですぐ組織にログインします。では、Rob がインタラクション概要をナビゲートするところを一緒に見ていきましょう。

インタラクション概要を作成する

Rob はまず、NTO の取引先レコードページにインタラクション概要を作成します。この概要に Carmen との協議の詳細を記録します。

1. NTO 取引先レコードを開きます。
2. [インタラクション概要] コンポーネントで、[新規] をクリックします。[新規インタラクション概要] ウィンドウが開きます。
3. [タイトル] 項目に、Discuss Dorjeling Kitchen Acquisition (Dorjeling Kitchen 買収の協議) と入力します。
4. [インタラクション] 項目で、既存のインタラクションを選択するか、新規作成します。Rob にとってはこれが 1 つ目のインタラクションであるため、新しいインタラクションを追加します。[+新規インタラクション] をクリックします。
5. [+新規インタラクション] ウィンドウで、次の情報を指定します。
   1. [名前] 項目に、Meeting with NTO CEO (NTO CEO とのミーティング) と入力します。
   2. [取引先] 項目で、[Northern Trail Outfitters (NTO)] を選択します。
   3. 開始/終了時刻、インタラクション種別、場所などの追加情報を入力します。
   4. [保存] をクリックします。
      
6. [新規インタラクション概要] ウィンドウに戻り、取引先、インタラクションの目的、機密種別、次のステップなどの詳細を入力します。
   
7. [保存] をクリックします。

[インタラクション概要] コンポーネントに、新規作成したインタラクション概要が表示されます。Rob がクリックすると、インタラクション概要レコードページが開き、関連する詳細が表示されます。ミーティングの細かな情報が整理されているのを見て Rob は感極まります。

出席者をインタラクションに追加する

Rob は続いて [インタラクション出席者] コンポーネントを使用して、ミーティング出席者を追加します。外部と内部のどちらの出席者も追加できます。内部出席者は、Charlie など組織の他のユーザーです。外部出席者は Carmen のような取引先責任者です。

Rob は次の手順に従って、Charlie と Carmen をインタラクション出席者として追加します。

1. [Meeting with NTO CEO (NTO CEO とのミーティング)] インタラクションレコードを開きます。
2. [インタラクション] コンポーネントで、[インタラクション出席者を追加] をクリックします。
3. 最初に、Rob は Charlie を内部出席者として追加します。[インタラクション出席者] ウィンドウで、次の情報を指定します。
   1. [出席者種別] 選択リストで、[内部] を選択します。
   2. [個人] 選択リストで、[ユーザー] を選択します。
   3. [ユーザー ID] 項目で、[Charlie Melly] を見つけて選択します。
   4. [追加] をクリックします。
4. 次に、Carmen を外部出席者として追加します。[インタラクション出席者] ウィンドウで、次の情報を指定します。
   1. [出席者種別] 選択リストで、[外部] を選択します。
   2. [個人] 選択リストで、[取引先責任者] を選択します。
   3. [取引先責任者 ID] 項目で、[Carmen Daniel] を見つけて選択します。
   4. [追加] をクリックします。

これで [インタラクション出席者] コンポーネントに Charlie と Carmen の両方がミーティングの出席者として表示されます。 

Rob が出席者をインタラクションに追加したときに、バックグラウンドで何かが行われました。[Discuss Dorjeling Kitchen Acquisition (Dorjeling Kitchen 買収の協議)] インタラクション概要レコードを開きます。何が表示されるのでしょうか? この [インタラクション出席者] コンポーネントにも Charlie と Carmen の名前が自動入力されています。一度に 2 つのタスクを済ませることができました!

インタラクション概要を共有する

初回の顔合わせの際、Rob は Carmen から Dorjeling Kitchen のキャッシュフロー分析を依頼されました。忘れないように依頼をインタラクション概要に書き留めていました。このインタラクション概要を Charlie と共有すれば、Charlie がキャッシュフロー分析を伴うレポートを作成できます。

Rob は小売業担当チームとも概要を共有する必要があります。このチームのメンバーは、取引の成り行きや最終価額に関心を寄せています。

Rob は次の手順に従って、インタラクション概要を Charlie と小売業担当チームと共有します。

1. [Discuss Dorjeling Kitchen Acquisition (Dorjeling Kitchen 買収の協議)] インタラクション概要を開きます。
2. [インタラクション概要の共有] コンポーネントで、[追加] をクリックします。
3. [インタラクション概要関係者の追加] ウィンドウで、次の情報を指定します。
   1. [ユーザーまたはグループ] 選択リストで、[ユーザー] を選択します。
   2. [Charlie Melly] を見つけて選択します。ユーザーやグループの候補リストから選択することもできます。
   3. [ユーザーまたはグループ] 選択リストで、[グループ] を選択します。
   4. [Retail Coverage Team (小売業担当チーム)] を見つけて選択します。
      
      
4. [次へ] をクリックします。
5. Charlie については [Analyst (アナリスト)] ロールを選択します。小売業担当チームについては、[Retail Coverage (小売業担当)] を選択します。
6. Charlie と小売業担当チームの両方で [有効] を選択します。
7. [完了] をクリックします。

Charlie はこのインタラクション概要に自動的にアクセスできます。その後、キャッシュフロー分析レポートを作成し終えたら、この概要に添付できます。

インタラクションも同じ方法で関係者と共有します。インタラクションを関係者と共有しても、関連する概要が自動的に共有されるわけではありません。同様に、概要を共有しても、その概要が属するインタラクションが自動的に共有されるわけではありません。 

インタラクション概要を検索する

Rob は大切なミーティングが控えています。買収の最終価額を MD に伝えるミーティングがスケジュールされています。このミーティングに備えて、以前の概要に目を通しておくことにします。ところが、リストを一目見て問題に気が付きました。クライアントとの価額の決定に関するインタラクションが複数存在したため、チームメンバーが Dorjeling、Dorjiling、Dorjilling などスペルの間違った概要を作成していました。困りました! スペルが間違った概要を 1 つずつ調べているうちに、重要な概要を見逃してしまうかもしれません。

ここで役立つのがスマート検索です! インタラクション概要の検索機能を使用すれば、古い概要を簡単に検索できます。概要のタイトル、メモ、次のステップなど、ほぼすべてのテキスト項目を検索できます。検索対象が定かでない場合は、アスタリスク (*) や疑問符 (?) などのワイルドカードを使用した高度な検索を実行して、適切な検索結果を取得します。結果が多すぎるときは、クイック検索条件を使用して、目的の概要に絞り込みます。 

Rob は次の手順に従って、Dorjeling Kitchen 買収取引の価額の詳細が記載されたインタラクション概要を探します。

1. ナビゲーションバーから、ホームページを開きます。
2. [インタラクション概要] コンポーネントの検索ボックスに、Dorj* と入力して、Enter キーを押します。検索結果に、「Dorj」という文字を含むすべての概要が示されます。
   
   
3. Rob はタイトルに「価額」という言葉が示されている 3 つの概要に着目します。最終価額が記載されている概要は、機密種別が「機密」に設定されていることを思い出しました。この情報を基に、Rob はクイック検索条件を使用して検索結果を絞り込みます。[検索条件] をクリックします。
4. [クイック検索条件] ボックスで、[機密種別] に [機密] を選択し、[適用] をクリックします。

結果が 1 つの概要に絞り込まれました。この概要のタイトルをクリックして詳細を確認すると、「大当たり!」でした。探していた概要が見つかりました。このミーティングメモに記載されている価額の詳細を確認し、MD とのミーティングに備えます。

ミーティングにまつわる業務の向上

インタラクション概要を使い始めてから、Rob とそのチームの生産性が上昇し、お客様との関係も向上しています。Rob がクライアントと協議中に重要な詳細を書き洩らすことがなくなりました。インテリジェントな検索を使用すれば、ミーティングの実施日時、協議した内容、出席した人々など、以前のインタラクションのあらゆるコンテキストを検索できます。クライアントは、以前のミーティングで言及した些細なフォローアップタスクを Rob がよく覚えていることに感動します。 

MNPI が記載された概要を共有する際、コンプライアンスや偶発的なデータ漏洩が常に Rob の懸念事項でしたが、そうした不安も払拭されました。CDS の厳密な共有のお陰で、誰がどのレベルの概要にアクセスできるかを全面的に管理できます。さらに、CDS により、Cumulus のコンプライアンスや社内規定に従ってインタラクションや概要が共有されます。

インタラクション概要はモバイルデバイスでも使えるため、Rob は移動中に概要を作成したり検索したりすることができます。この上なく便利な機能です!

Matt は今回も人々の役に立つことができました。インタラクション概要が適切に設定され、スムーズに機能していることから、Matt は Cumulus Capital の優秀なシステム管理者というタイトルを防衛することができました。

リソース

• Salesforce 開発者: インタラクション概要の作成
• Salesforce 開発者: インタラクションへの被招集者の追加
• Salesforce 開発者: インタラクション概要の共有
• Salesforce 開発者: インタラクション概要の検索